Advertentie
Iedereen heeft een hekel aan vergaderingen, maar iedereen weet dat ze tegelijkertijd essentieel zijn. Dus hoe maak je vergaderingen efficiënter in plaats van tijdverspilling? Deze websites en apps kunnen helpen.
De tools in dit artikel zijn beter geschikt voor persoonlijke vergaderingen. Hoewel u ze ook voor externe teams kunt gebruiken, kunt u beter de beste gratis online vergadertools om met uw team samen te werken De 6 beste gratis online vergadertools om samen te werken met uw teamKleine teams hebben geen dure enterprise-apps nodig voor samenwerking. Hier zijn zes fantastische tools die u kunt gebruiken om de gegevens, communicatie en meer van uw team te beheren. Gratis. Lees verder . Van videoconferenties tot projectbeheer, er is voor elk wat wils in die lijst.
Sla ontmoeten (Web): zoeken wanneer u elkaar kunt ontmoeten, geen aanmelding nodig
Het is vervelend om voor elke kleine taak een nieuwe service aan te melden. Lettuce Meet is een eenvoudige web-app om de meest geschikte datum en tijd voor iedereen te vinden, door te vragen naar ieders voorkeuren.
Zo simpel is het. Start een gewenste vergadering met zijn naam en doel, voeg vervolgens de datums toe waarop u kunt afspreken en kies tijdvakken op elke dag dat u vrij bent. Stuur de unieke Lettuce Meet-URL naar iemand anders, die op dezelfde manier zijn eigen beschikbaarheid kan toevoegen. De gratis slots van alle deelnemers (aangegeven als groen) zullen elkaar overlappen, zodat je de beste tijden ziet om elkaar te ontmoeten.
Lettuce Meet is een van die simpele samenwerkingstools zonder aanmelding 10+ samenwerkingstools zonder aanmelding die u in 10 seconden kunt gebruikenOnline samenwerken kan u en uw team zowel tijd als geld besparen. Snel samenwerken kan iets meer besparen. Deze tools zijn klaar voor gebruik wanneer u dat bent. Geen registratie vereist. Lees verder waarmee u dingen voor elkaar krijgt zonder door hoepels te springen. Binnen uw eigen bedrijf is het gemakkelijker om Google Agenda of Microsoft Outlook te gebruiken. Maar als het een vergadering is met externe mensen, zoals klanten of klanten, is een tool zonder gedoe zoals Lettuce Meet een neutralere weg.
Moet u vaak lange en zinloze vergaderingen doorstaan? Dat gebeurt meestal omdat de persoon die de vergadering leidt, zich niet goed genoeg heeft voorbereid. Deze Team Meeting Checklist zorgt ervoor dat de meeting soepel verloopt voor zowel de leider als de deelnemers.
De checklist is onderverdeeld in taken voor, tijdens en na een vergadering. Het gedeelte 'Tijdens' staat vol met kleine weetjes waar u op moet letten, want dat zijn de dingen die vergaderingen vaak doen ontsporen. Bijvoorbeeld, "één onderwerp zal tegelijk worden besproken" en "elk agendapunt wordt hardop afgesloten" lijken triviaal, maar ze zullen een lange weg afleggen om ervoor te zorgen dat de vergadering een succes was.
U kunt de volledige checklist afdrukken om mee te nemen naar de vergadering. Team Meeting Checklist moedigt u aan om op alle knoppen van de checklist te klikken en deze naar alle deelnemers te e-mailen, aangezien het hardop bekendmaken van uw doelen een beetje sociale druk creëert om u te helpen presteren. Het lijkt op het hebben van een mastermind groep om doelen te bereiken Hoe een Mastermind-groep u kan helpen meer doelen te bereikenDe term 'mastermind group' wordt tegenwoordig veel rondgegooid op het gebied van persoonlijke ontwikkeling, maar wat zijn ze precies, werken ze en hoe kun je je eigen groep opzetten? Lees verder .
Elke bijeenkomst heeft een vaste agenda nodig. Als je dat niet hebt, ben je op weg naar een meanderende discussie waar niets wordt gedaan en iedereen zijn tijd verspilt. Gebruik deze gratis sjablonen als gidsen om te leren hoe u de vergaderagenda instelt.
De lijst met gratis sjablonen van Smartsheet omvat een reeks verschillende vergaderscenario's: informele vergadering, zakelijke vergadering, bestuursvergadering, teamvergadering, eenvoudige vergadering, wekelijkse vergadering, enzovoort. U kunt deze sjablonen gebruiken in Microsoft Word, Google Docs of elke andere tekstverwerker die het DocX-bestandsformaat ondersteunt.
Hoewel de sjablonen een goede ruggengraat vormen om de agenda te bepalen, moet je ook lezen Harvard Business Review's tips voor het ontwerpen van een vergaderagenda. Het heeft een aantal geweldige trucs, zoals het vermelden van onderwerpen als vragen die het team moet beantwoorden, in plaats van generieke titels met een open einde.
Als je ten slotte niet vindt wat je nodig hebt in de bovenstaande agendasjablonen, bekijk dan onze lijst met een ander 15 vergaderagendasjablonen voor Word 15 gratis vergaderagendasjablonen voor Microsoft WordDeze gratis sjablonen voor vergaderagenda voor Microsoft Word kunnen u een goede start geven voor elk type vergadering. Lees verder .
Mee eens (Web): notulen maken, ze delen en taken toewijzen
In elke vergadering moet één persoon de taak krijgen notulen te maken. 'Notulen van de vergadering' is in feite een lijst van alle opmerkelijke gebeurtenissen. Dit kunnen taken, informatie, onderwerpdiscussies of meer zijn. AgreeDo helpt u dat gemakkelijk en gratis te scheiden.
U kunt eenvoudig een account maken, een vergadering opzetten en deelnemers uitnodigen. Elk item kan worden gemarkeerd als een van de vier typen: informatie, beslissing, taak of onderwerp. Dit maakt het gemakkelijker voor iemand die minuten neemt om dingen nu snel op te schrijven en ze later in de juiste categorie te veranderen.
Taken kunnen aan deelnemers worden toegewezen door hun e-mailadres toe te voegen en u kunt het ook een deadline geven. U kunt ook aan elke vergadering een bijlage toevoegen. Deelnemers kunnen ook opmerkingen toevoegen aan de notulen.
De gratis versie van AgreeDo beperkt u tot vier vergaderingen per maand en drie deelnemers en één bijlage per vergadering. De premium-versie kan deze limieten verhogen naargelang uw behoeften.
Het is een goede gewoonte om elke vergadering af te sluiten door de notulen te doorlopen en ervoor te zorgen dat iedereen het met hen eens is. Als AgreeDo niet jouw ding is, kun je het gebruiken sjablonen voor vergadernotulen De 12 beste sjablonen voor vergaderminuten voor professionalsDe notulen van het vergaderformaat bevatten de essentie. Gebruik een van deze sjablonen voor vergaderminuten om snel het MOM-formaat toe te passen. Lees verder voor Microsoft Word of Google Docs.
Het gaat niet alleen om opstaan (eBook): gratis gids voor dagelijkse ochtendvergaderingen
Bij de projectbeheer-app Qlutter draait alles om het werk efficiënt te maken. Ze stelden een gratis e-boek samen dat hun eigen praktijken leert hoe ze een efficiënte en effectieve dagelijkse ochtendvergadering kunnen houden.
In acht hoofdstukken vertelt het e-boek over de voordelen van ochtendvergaderingen, hoe u uw team aan boord kunt krijgen met het idee en hoe u de vergadering kunt leiden. Het is een kort boek van 44 pagina's, maar aan het einde voel je je beter uitgerust om dagelijkse vergaderingen te houden in de vorm van stand-up- of scrum-vergaderingen.
Je moet je aanmelden voor de Qlutter-nieuwsbrief als je het boek wilt hebben, waarna je het in pdf-, mobi- of epub-indeling kunt krijgen. Het is gemakkelijker om het rechtstreeks naar je Kindle te sturen.
Downloaden: Het gaat niet alleen om opstaan (e-boek)
Wat u moet doen als u de vergadering niet leidt
Dus nu heb je eenvoudige tools om de vergadering op te zetten, een checklist te maken om het op schema te houden, een agenda op te stellen en notulen te maken. U weet zelfs hoe u een dagelijkse vergadering efficiënt kunt uitvoeren. Maar dat is allemaal nutteloos als u de vergadering niet leidt.
Als de vergadering door uw baas is gebeld en zij de neiging hebben om vergaderingen doelloos te laten afdwalen, moet u er iets aan doen. Begin met het verzenden van dit artikel op de acht regels die een baas moet kennen voor efficiënte vergaderingen Ben je de inefficiënte vergaderingen zat? Stuur deze 8 regels naar je baasAls een vergadering goed georganiseerd is, is er geen reden waarom het de productiviteit, het doel en het moreel niet kan verbeteren. Hier zijn enkele regels die u moet volgen voor effectieve vergaderingen. Lees verder . Doe het echter beleefd of stuur het anoniem.
Mihir Patkar schrijft over technologie en productiviteit wanneer hij niet aan het kijken is naar herhalingen.
