Order from Chaos creëren: 9 geweldige ideeën voor het beheren van uw computerbestanden

Advertentie

Het is frustrerend als je dat bestand niet kunt vinden, toch? Wanneer u elke denkbare map op uw computer heeft doorzocht en op de een of andere manier verloren is gegaan... of erger, verwijderd. Nu zijn er uitstekende zoekhulpmiddelen voor Windows 6 Geweldige alternatieven voor Windows SearchDuurt het zoeken naar een Windows-systeem u langer om dingen te vinden dan een handmatig zoeken? Je bent niet alleen. Laat ons u efficiëntere Windows-zoekhulpmiddelen tonen. Lees verder waarmee u uw bestanden kunt vinden, maar ze werken alleen als u de naam van het bestand kent. En u wilt geen programma openen om elk bestand en elke map te vinden die u nodig hebt. Het is gewoon leuk om dingen netjes en gemakkelijk toegankelijk te hebben wanneer je ze nodig hebt.

Ik heb een lijst samengesteld met 9 dingen die u kunt doen om computerbestanden te beheren en het maximale uit uw computer te halen. Omdat dat het doel is - zijn meer nuttig, niet minder nuttig. Maar computers zijn vaak gecompliceerder op sommige manieren als ze niet correct zijn ingesteld en gebruikt, wat in wezen contraproductief is.

Begin nu - Stel het niet uit

“Dit klinkt ingewikkeld. Ik doe het later". Laat die gedachte niet binnensluipen, of u kunt net zo goed de rest van dit artikel niet lezen. Dit is meer een 'geen excuses'-tip dan een technisch idee, maar zoals bij veel dingen, is er heel weinig vaardigheid nodig om daadwerkelijk georganiseerd en efficiënt te zijn. De grootste bron is tijd, maar zelfs dat is niet vereist. In plaats van jezelf te vertellen 'Ik kom hier later op terug“, Doe het gewoon snel daar en dan.

Natuurlijk zijn prioriteiten altijd belangrijk om in gedachten te houden en dit is geen artikel over tijdbeheer. Het is echter verrassend hoe weinig moeite het kost om het proces te starten. De grootste bron die nodig is, is gewoon een algemeen bewustzijn om dit bestand of deze map op de juiste plaats te zetten.

Stel jezelf de volgende vraag - zou je gewoon een heleboel bestanden of mappen over je bureau gooien op het werk of thuis? Hoe zit het met uw woonkamer, vloer, bed, kast... moet ik doorgaan? Het antwoord is hopelijk niet. Uw computer kan worden vergeleken met uw huis. Niet alleen uw kantoor of werkruimte - we doen nu alles op onze computers, dus het is belangrijk dat alles schoon wordt gehouden, net als uw huis.

Gebruik mappen... Alsjeblieft!

Laat me je vertellen over een man en zijn flashdrive. Hij heeft het een keer op mijn computer aangesloten en het had geen mappen, alleen bestanden... veel van bestanden. Ik heb al uitgelegd waarom je je bestanden moet organiseren, dus ik ben er vrij zeker van dat het duidelijk is waarom je mappen nodig hebt. Maar in het geval dat het niet is, zijn mappen de ruggengraat van de organisatie, maar zelfs als u mappen heeft, kunt u nog steeds erg ongeorganiseerd zijn.

Een map die niet correct is gelabeld of op de verkeerde plaats staat, is net zo slecht, zo niet erger, dan bestanden op uw hele computer zonder een thuismap (map).

Eén plek voor alles

Vergis u niet met het plaatsen van al uw bestanden in één map... of zelfs al uw mappen in één map... of erger, het bureaublad. Maar je hebt wel een plek nodig waar je bent weten dat u daar uw bestanden en mappen kunt openen. De Mijn Documenten map is de logische en perfecte plaats hiervoor - maar nogmaals, dit is geen plek om al uw bestanden te vullen, dit is een thuis voor uw mappen, die uw bestanden bevatten. Denk erover in de zin dat u uw mappen niet in de tuin zou plaatsen en uw archiefkast ook niet in de tuin zou plaatsen... u plaatst ze allebei in huis. Uw Mijn Documenten map is je "soort huis".

Organiseren op categorie

Een manier om uw mappen en bestanden te ordenen is per categorie of type. Stel dat u documenten heeft voor school, werk, persoonlijk en professioneel (los van het werk), evenals muziek, foto's en films. Uiteraard moeten muziek, foto's, video's en documenten allemaal gescheiden worden gehouden, maar organiseren gaat nog een stap verder. U moet bijvoorbeeld ook de soorten documenten organiseren die u hebt. Er zijn een paar manieren om dit te doen.

Je zou kunnen organiseren op bestandstype, wat ik niet erg aanbeveel. Natuurlijk is het beter, maar het is niet ideaal. Het wordt meestal gebruikt voor massa-organisatie en "quick fixing", hoewel er niet veel "fix" bij betrokken is. Deze methode kan vooral nuttig zijn als u dingen doorloopt die u op dit moment niet langer nodig hebt en / of niet te gedetailleerd wilt maken. Het heeft zijn plaats en ik heb een aantal bestanden die ik op deze manier heb georganiseerd, maar het laat je altijd weten dat je "die bestanden" moet organiseren. Om deze reden is het geen methode die ik ten zeerste aanbeveel - er zijn betere manieren.

U kunt ook ordenen op welke categorie het bestand het meest relevant is. Een schooldocument moet bijvoorbeeld in een schoolmap gaan.

Organiseren op datum

Ordenen op datum is ook handig, maar mag niet alleen worden gebruikt. De reden hiervoor is dat als u ooit een zoekopdracht naar een bestand uitvoert, u het misschien in een map met het label "04-11-2006" kunt vinden. Als dat alles is wat u moet doen, moet u waarschijnlijk de map openen om de inhoud te bekijken om te zien wat erin staat. Het kan erger worden als je alle bestanden op deze manier archiveert en allerlei soorten met elkaar vermengd hebt. Nogmaals, dit is niet erg georganiseerd en misschien erger dan helemaal niets.

Als u denkt dat het nodig is om een ​​datum toe te voegen (wat ik vaak doe voor tijdgevoelige bestanden of bestanden die worden bijgewerkt vaak, zoals een CV), voeg een beschrijving toe met de datum aan het einde of begin, afhankelijk van uw voorkeur.

Overdrijf de submappen niet

Submappen zijn een noodzaak om bestanden te organiseren. Het is een van de grote voordelen die een computer heeft ten opzichte van traditionele archiefkasten. Een voorbeeld van een goed gebruik van submappen zou uw hebben Werk map in Mijn Documenten, een projecten map in de Werk map, '[Naam van project en datum] map 'in de projecten map, enzovoort (als extra mappen nodig zijn).

Houd echter rekening met het aantal mappen in mappen, omdat het een ontmoedigende taak kan zijn om de map na het zoeken van uw bestanden te openen. Als er bestanden zijn waarvan u weet dat u deze snel moet openen, probeer ze dan slechts een of twee mappen te bewaren. Een deel hiervan heeft te maken met het systeem dat u maakt, hebt gecreëerd of waar u zich het meest comfortabel bij voelt, maar het moet ook te maken hebben met praktische bruikbaarheid en gemakkelijke toegang.

Bestanden en mappen een naam geven: kort, maar nauwkeurig

Een ander ding dat belangrijk is om te overwegen wanneer u uw bestanden organiseert, is om zo kort mogelijk te zijn, maar ook zo gedetailleerd mogelijk. In veel gevallen bent u misschien de enige die de mappen of bestanden gebruikt, maar als u besluit te delen iets met iemand, zowel op persoonlijke als professionele basis, wil je dat het ook voor hen duidelijk is wat jou betreft. U wilt niet nadenken over wat u in een maptitel probeerde te beschrijven. Noem geen map "schoolspullen" Noem maar op "School" - merk de nadruk op het kapitaliseren van dingen, waardoor dingen er ook mooier uitzien.

Vervolgens kun je onder je schoolmap dingen op school organiseren (als er meerdere zijn). Als u niet meer dan één school heeft bezocht, kunt u uw map een naam geven “School: [naam van school]."Als je de initialen van je school wilt inkorten, zou dat prima moeten zijn, omdat je waarschijnlijk weet wat ze betekenen. Pas echter op dat u niet overboord gaat met afkortingen. Hoewel ze handig kunnen zijn om namen kort te houden, is het belangrijkste dat je begrijpt wat er in dat bestand of die map zit.

Krijg snel toegang tot mappen en bestanden

Zoals ik eerder al zei, zorg ervoor dat je bestanden niet diep in het Subfolder Forest verborgen zijn, er zijn andere dingen die je kunt doen om je bestanden gemakkelijk toegankelijk te maken. Naast het voor de hand liggende dat je snel een bestand kunt vinden, speelt het ook een grote rol bij het handhaven van de status van je bestandsbeheer. Het is met andere woorden van essentieel belang dat u een nieuw bestand snel en eenvoudig op de juiste plek op uw computer kunt opslaan.

Wijzig uw weergave

In Windows Explorer zijn er talloze manieren om bestanden te bekijken. Naast het bekijken van bestanden in verschillende pictogramgroottes, is er ook een voorbeeldvenster om te zien hoe het bestand eruitziet voordat het wordt geopend. U kunt uw bestanden ook sorteren op datum, naam, enz. Dit hangt niet direct samen met het beheren van bestanden per zeg maar het zorgt voor een algehele betere ervaring. We streven naar minder werk en meer efficiëntie en hoe u uw bestanden bekijkt, kan precies dat doen.

Een andere functie in Windows Explorer is de mogelijkheid om een ​​map toe te voegen aan 'favorieten.” Als het een map is waar u veel toegang toe heeft, maar geen deel uitmaakt van de ingestelde mappen die Windows uw "favoriete, 'Kunt u mappen naar die sectie slepen en neerzetten. Zorg ervoor dat u de map niet naar een andere map sleept die al in de favorieten staat.

Om er zeker van te zijn dat u de map in het gedeelte 'Favorieten' heeft, zoekt u naar de zwarte ononderbroken lijn en een bericht met de tekst 'Maak een link in favorieten.”

Jump Lists

Windows 7 heeft een geweldige functie genaamd "Jump ListsWaarmee u mappen kunt vastzetten aan het pop-uppictogram van Windows Verkenner bij de Start-knop op de taakbalk. U kunt dit openen door met de rechtermuisknop te klikken en vervolgens te kiezen welke map u wilt openen. Om een ​​nieuwe map toe te voegen, pak je deze gewoon en sleep je deze naar het Windows Explorer-pictogram op de taakbalk. Vervolgens kunt u de mappen op elke gewenste manier verplaatsen.

Organiseer bureaubladmappen met hekken

In een vorig artikel van mij, Ruim uw Windows-bureaublad eens en voor altijd op Hoe u uw Windows-bureaublad voor eens en altijd kunt opschonenRommel is schadelijker dan je denkt. Een opgeruimde Windows-desktop maakt dingen gemakkelijker te vinden, is aangenamer om naar te kijken en vermindert stress. We laten u zien hoe u uw bureaublad op orde kunt krijgen. Lees verder , Ik noemde zowel Jump Lists als Fences. Fences is een uitstekend programma voor het organiseren van de mappen die u op uw bureaublad hebt. Ik raad je ten zeerste aan om dat artikel te bekijken voor een gedetailleerde blik in het opschonen van je bureaublad (wat op veel manieren gebeurt) is uw bestanden beheren, maar op een andere manier). Hoewel ik niet van teveel pictogrammen en snelkoppelingen op mijn bureaublad hou, biedt Fences een leuke manier om van pictogrammen naar geen pictogrammen te schakelen met een simpele dubbele klik.

Nogmaals, ik raad alleen aan om de essentiële mappen op uw bureaublad te hebben. Als je vaak toegang hebt tot je map met je cv's, voeg deze dan toe aan je bureaublad en gebruik Fences om de pictogrammen te verbergen wanneer je ze niet nodig hebt. Maar op veel manieren kunnen deze mappen ook aan uw Jump List worden toegevoegd en met dezelfde hoeveelheid tijd, klikken en moeite worden geopend.

Met een van deze opties moet u weten wat u toevoegt om ervoor te zorgen dat u niet teveel toevoegt en dat u verwijdert wat u niet meer gebruikt. Anders zul je hetzelfde probleem tegenkomen dat je nu probeert op te lossen: chaotische chaos.

Archiveer wat u niet of niet nodig heeft

Eerst moeten we kijken naar de term 'archief“. Het verwijdert geen bestanden - dat wil je zelden doen (afhankelijk van het bestand). Het slaat mappen met bestanden op in een toegewezen map met de naam "Archief" of "Oude bestanden". Merk op dat ik zei "mappen met bestanden", omdat je niet alleen een stel verouderde bestanden in een map wilt gooien en het goed wilt noemen. Dat is gewoon toevoegen aan de puinhoop die je al hebt.

Waar moet deze map nu heen? Nou, je wilt waarschijnlijk niet dat het vermengd wordt met je andere bestanden, maar dat is helemaal aan jou. Persoonlijk raad ik aan het nog steeds in de Mijn Documenten map om dingen gemakkelijk te onthouden en consistent te houden. Met een naam als 'Archief"Het zal waarschijnlijk bovenaan de map staan ​​waarin u besluit het in te voeren. Om dit te wijzigen, kunt u een "z" en een punt toevoegen aan het begin van de naam, zodat de map er ongeveer zo uit kan zien “Z. Archief“. Hiermee wordt het onderaan de lijst geplaatst, zodat u zich geen zorgen hoeft te maken dat het de hele tijd in de weg zit.

Verwijderen en afzien van het maken van duplicaten

Hoe duplicaten worden gemaakt, blijft vaak een raadsel. Soms gebeurt het door bestanden per ongeluk naar een andere locatie te kopiëren. Gelukkig is er een gratis programma dat kan helpen bij het verwijderen van alle soorten duplicaten van uw computer. Ik heb het lang gebruikt Dubbele reiniger en het sterk aanbevelen. Het krijgt recente updates, heeft een eenvoudig te gebruiken interface en werkt gewoon.

Maak geen kopieën, maak snelkoppelingen

Om toekomstige kopieën van bestanden te voorkomen, is het belangrijk om snelkoppelingen naar bestanden en mappen te maken, geen kopieën. Het verschil tussen de twee is dat een kopie een exacte replica van het eerste bestand of de eerste map is, terwijl een snelkoppeling gewoon naar het bestand op de oorspronkelijke locatie leidt. Afgezien van niet zoveel hulp in rommel, nemen snelkoppelingen ook minder ruimte in beslag.

Om een ​​snelkoppeling te maken, klik met de rechtermuisknop op de map of het bestand en klik op 'Maak snelkoppeling“. Hiermee maakt u een snelkoppeling op dezelfde locatie waar het bestand zich bevindt. Je kunt dan die snelkoppeling nemen, deze naar elke gewenste locatie verplaatsen en zelfs de naam wijzigen als je dat wilt. Als u een snelkoppeling van iets op het bureaublad wilt maken, klikt u met de rechtermuisknop en beweegt u over 'Verzenden naar" dan klikken "Bureaublad“.

Voorkom rommel met cloudgebaseerde notitie- en documenttoepassingen

Er zijn dingen die u wilt opslaan, maar het lijkt vervelend om een ​​Office-document of tekstbestand te maken en op te slaan in een map op uw computer. Al snel wordt die map boordevol allerlei notitie-achtige documenten en wordt het overweldigend om zelfs naar een bepaalde notitie te zoeken. Om deze reden worden cloud-gebaseerde applicaties steeds populairder en zijn er veel om uit te kiezen.

Degenen die ik persoonlijk veel gebruik, zijn Evernote en Google documenten.

De reden dat ik denk dat Evernote slaagt, is vooral vanwege de lokale toepassing. U hebt geen webbrowser nodig om deze te gebruiken, maar u hebt wel toegang tot uw bestanden in de cloud. Ik geef de voorkeur aan Google Documenten omdat ik daarom mijn systeem heb ontwikkeld.

Als je net begint (of je nog niet in een of twee programma's hebt gevestigd), raad ik aan om deze vier en andere vergelijkbare apps te overwegen en te kijken welke het beste bij je passen).

De reden dat ik deze toepassingen aanbeveel boven de traditionele manier om een ​​document in Microsoft te maken Word of een ander kantooralternatief is omdat u hiermee uw notities heel gemakkelijk kunt organiseren, doorzoeken en maken gemakkelijk. Er is een overvloed aan artikelen op MakeUseOf, evenals de rest van het internet, die laten zien hoe dat te doen. Net zoals de titel van deze sectie impliceert, houdt het de rommel op uw computer laag.

Synchroniseer uw lokale bestanden met de cloud

Uw lokale bestanden synchroniseren met de cloud verschilt van het maken van notities en documenten in de cloud. Dit is een van de laatste stappen, omdat het belangrijk is dat u eerst alle voorgaande stappen begrijpt. Als u dat niet doet, kan het synchroniseren van meer bestanden naar de cloud de chaotische chaos van bestanden en mappen zelfs helpen. Er zijn veel opties op dit gebied, maar de grote spelers zijn SugarSync, Dropbox, Google Drive en Microsoft OneDrive. Dat zijn mijn persoonlijke favorieten en ik gebruik ze allemaal, maar er zijn zoveel anderen zoals Mozy, iDrive, enzovoort.

Ik raad SugarSync ten zeerste aan voor een algehele back-up van uw computermappen in de cloud. Voor afzonderlijke bestanden werken Dropbox, Google Drive en SkyDrive zeer vergelijkbaar. Of u een fan bent van Google Documenten of een fan van Microsoft Web Apps, kan bepalen of u Google Drive of SkyDrive gebruikt. Beide staan ​​tegenover elkaar en als je ze niet allebei hebt geprobeerd, raad ik je aan dat te doen.

Ik hou van Dropbox voor het delen van bestanden en SugarSync voor het maken van back-ups van en toegang tot al mijn documenten op een ander apparaat met internetverbinding. Ik heb SkyDrive ingesteld om een ​​back-up te maken van veel van mijn andere bestanden op mijn computer en ik gebruik Google Drive om bestanden te organiseren en toe te voegen aan Documenten zonder een webbrowser.

Blijf consistent en snel

Dit is een van de belangrijkste dingen om te doen. Zodra je het proces start, moet je het ijverig voortzetten, anders is het allemaal voor niets en krijg je een semi-georganiseerd bestandssysteem. Dat is niet alleen niet-productief, maar het herinnert je er ook aan dat je nooit klaar bent.

De sleutel hiervoor is om snel te zijn. Op het moment dat u een bestand moet opslaan of maken, plaatst u het op de juiste plek en als er nog geen plek voor is, maakt u er een. Of je dit nu in de cloud of lokaal doet, je moet alle voorgaande tips onthouden, zoals kort, maar gedetailleerd, refraining van het maken van duplicaten en aandacht besteden aan de maphiërarchie door te organiseren wat zinvol is, maar het niet overdrijven door te veel toe te voegen mappen.

Begin nu meteen met het organiseren van uw bestanden!

Vergeet niet dat het belangrijkste is om gewoon te beginnen. Wacht niet tot je "meer tijd hebt" - je zult nooit meer tijd hebben. Hoewel het op dit moment misschien niet het beste moment is om al je bestanden volledig te reviseren, kun je er toch wat mee beginnen mappen en vertragingen beginnen met het toevoegen van uw nieuwe bestanden die u op uw computer opslaat, of ze nu worden gedownload of creëren. Met de tijd kunt u zich vervolgens uitbreiden en meer op uw andere bestanden concentreren en ze op orde krijgen.

En als je hulp nodig hebt beheer van uw bestanden op Android Bestanden beheren op Android: 7 essentiële tips die u moet wetenLeer hoe u uw bestanden op Android kunt beheren dankzij deze uitgebreide gids. Lees verder of willen weten hoe iOS-bestanden app te gebruiken Hoe de nieuwe app voor bestanden van iOS 11 op iPhone en iPad te gebruikeniOS heeft een nieuwe nieuwe app Bestanden waarmee u eindelijk uw bestanden op de iPhone en iPad kunt beheren, en in echte Apple-stijl is dit gedaan zonder enige systeemfunctionaliteit bloot te leggen. Lees verder , we zijn er om u te helpen!

Afbeelding tegoed: Een archiefkastlade vol met bestanden en mappen via Shutterstock