Agreedo: schrijf en beheer uw zakelijke vergaderminuten gratis online

Advertentie

Sinds enkele weken ben ik op zoek naar een gebruiksvriendelijke website of applicatie waarmee ik de notulen van vergaderingen kan bewaren en opslaan. De traditionele benadering van tekstdocumenten is niet langer een productieve manier van notuleren. Als u gewoon op een leeg bestand typt, kunt u niet snel samenwerken, de minuten bijwerken en ook geen back-up maken en de afgelopen minuten bekijken.

In januari hebben we de 6 Beste gratis online vergadertools om samen te werken met uw team De 6 beste gratis online vergadertools om samen te werken met uw teamKleine teams hebben geen dure enterprise-apps nodig voor samenwerking. Hier zijn zes fantastische tools die u kunt gebruiken om de gegevens, communicatie en meer van uw team te beheren. Gratis. Lees verder , maar nu zou ik toevoegen Agreedo als een handig hulpmiddel voor agenda-instelling, notulen en rapportage.

Vergaderingen opzetten

U begint met het opzetten van een vergadering op Agreedo en het verzenden van een uitnodiging voor teamleden om in te loggen op de site om de vergaderagenda te bekijken en zelfs input te geven.

Je kunt instellen online vergaderingen Online Meeting Guide: software en strategieModerne videoconferentieservices zijn gemakkelijk te gebruiken en beschikbaar voor bijna iedereen met een computer of smartphone. De mogelijkheid om online contact te leggen en mensen te ontmoeten, betekent dat we niet langer beperkt zijn door geografische locatie. Lees verder als Openbaar - die voor iedereen zichtbaar zijn - of Privé waar het alleen zichtbaar is voor mensen die als deelnemer zijn vermeld. U kunt ervoor kiezen minuten te laten 'modereren', wat betekent dat alleen de maker van de vergadering items kan toevoegen of wijzigen. Alle andere deelnemers kunnen alleen opmerkingen toevoegen.

Wanneer u uitnodigingen verstuurt, ontvangen genodigden een e-mail met een kalenderdatumbijlage die kan worden geopend in Outlook, Notes of iCal. De online tool zelf werkt in alle grote browsers.

Vergadering voorbereiding

Agreedo biedt vier verschillende agendapunten: Info, beslissing, taak, en Onderwerp. Deze items helpen je om te zien wat de belangrijkste informatie is om toe te voegen aan de notulen van vergaderingen. Er is meestal veel discussie en soms ruzie over zeer belangrijke kwesties tijdens een vergadering, maar om dingen voor elkaar te krijgen, moeten taken worden geïdentificeerd en toegewezen, en belangrijke beslissingen moeten worden genomen gemaakt.

Dus voordat een vergadering wordt gehouden, is het belangrijk om een ​​lijst met agendapunten voor de vergadering te maken en er prioriteit aan te geven. Als een vergadering uit dezelfde teamleden bestaat, wilt u de notulen wellicht niet modereren, zodat anderen items aan de notulen kunnen toevoegen.

Vergaderingsitems kunnen worden verplaatst, maar helaas is het niet mogelijk om tijdsduur aan elk agendapunt toe te wijzen, hoewel u een duur voor de hele vergadering zelf kunt instellen.

U kunt ook subitems onder elk hoofditem plaatsen en elke sectie met items kan worden verborgen wanneer ze in de vergadering zijn voltooid.

Samenwerkingsfuncties

Het meest handige aan Agreedo is dat agenda's online worden geplaatst, wat samenwerking mogelijk maakt. Teamleden kunnen zich ook aanmelden bij Agreedo door zich te registreren op de site of door hun Google-login te gebruiken.

Als u toestaat dat de notulen niet worden gewijzigd, kunnen uitgenodigde deelnemers agendapunten wijzigen. Dit is een goed idee, maar door een geavanceerder proces zouden alleen geselecteerde genodigden agendapunten kunnen wijzigen en niet elke deelnemer die voor een vergadering was uitgenodigd.

Als u ervoor kiest om een ​​vergadering te laten modereren, betekent dit dat deelnemers alleen opmerkingen aan de agendapunten kunnen toevoegen. Zelfs dit type samenwerking is nuttig om vergaderingen productiever te maken, omdat u daadwerkelijk input kunt krijgen voor de vergadering voordat de vergadering wordt gehouden. Naast het toevoegen van opmerkingen aan vergaderitems, kunnen bestanden ook aan agendapunten worden toegevoegd. Links naar online bronnen moeten echter in het opmerkingengedeelte worden geplaatst. Er is geen speciale tool voor URL's.

Een ander kenmerk dat ik Agreedo zou willen wensen, is dat het Besluit-item zo wordt ingesteld dat bijvoorbeeld directe peilingen kunnen worden geplaatst de datum van een evenement, het bedrag dat moet worden uitgegeven voor een begroot item en andere stembeslissingen die moeten worden genomen gemaakt.

Vergaderingen houden

Wanneer u vergaderingen houdt, heeft Agreedo een ingebouwde timer. Als u online een vergadering houdt, kunnen deelnemers een tool als WebEx gebruiken om de minuten online te bekijken. Of deelnemers kunnen inloggen op de notulen van de vergadering en de pagina vernieuwen terwijl de notulen worden bijgewerkt tijdens de vergadering.

Voor en tijdens de vergadering kunt u taken en vervaldatums toewijzen aan individuen in de vergadering.

Functies na vergadering

Wat een online tool als Agreedo nuttiger maakt dan traditionele methoden, is dat alle minuten online kunnen worden opgeslagen voor beoordeling, en kunnen worden afgedrukt of geëxporteerd als een Excel-document. U kunt ook online een link naar de notulen sturen. Deelnemers kunnen e-mailherinneringen ontvangen over de taken waarvoor ze zich hebben aangemeld, evenals alle taken die aan hen zijn toegewezen.

Er is ook een 'follow-up'-vergaderfunctie waarmee u agenda-items van de vorige vergadering naar de volgende kunt controleren en overdragen. Dit is een beetje tijdbesparing, vooral voor mensen die zijn aangewezen om minuten te nemen en de follow-up te doen.

Ongetwijfeld zullen veel gebruikers van Agreedo verschillende functieverzoeken voor deze online site hebben, maar voor nu ben ik gewoon blij dat het bestaat, want het is al lang geleden.

Agreedo is momenteel volledig gratis zonder prijsplannen. Laat ons weten wat u van deze site vindt en wat u er graag aan zou willen zien toevoegen.

Afbeelding tegoed: Shutterstock