Tips voor het plannen en houden van effectieve vergaderingen met Google Hangouts

Advertentie

Met de huidige internettechnologie kan het houden van online vergaderingen zowel efficiënt als kostenbesparend zijn, vooral als u ze vooraf plant en gebruik maakt van tijdbesparende tools. De afgelopen maanden heb ik deelgenomen aan online vergaderingen met Google Hangouts.

Hoewel het beperkingen heeft, is het spraak- en videoplatform vrij eenvoudig te gebruiken en bevat het extra functies die handig zijn voor het houden van vergaderingen.

Google Hangouts-voorbereiding

De beste manier om deelnemers aan de vergadering aan boord te krijgen met Google Hangouts, is door hen instructies te sturen voor het downloaden en installeren van de Hangouts-plug-in. Doe dit enkele dagen voor de vergadering om ervoor te zorgen dat deelnemers tijd hebben om op te zetten.

Laat deelnemers weten dat ze een camera en een microfoon nodig hebben om deel te nemen. Een microfoon, zelfs als het een iPhone-oortelefoon is, scheidt de geluidsuitvoer van de audio-invoer, zodat stemmen niet weerklinken in het gesprek.

Ontwikkel vervolgens met een agenda voor de vergadering. Over agendavorming zou een heel artikel geschreven kunnen worden. Maar een belangrijk probleem bij het maken van agenda's is, naast het vermelden van agendapunten, moet u voor elk item ook een korte beschrijving of doel geven. Als het item bijvoorbeeld 'company potluck' of 'social networking' is, geeft u aan wat u of de andere leden met dat item willen bereiken.

Wil je bespreken waarom je moet een sociaal netwerk opbouwen, of wil je recensie een bestaand plan voor sociale netwerken? Of misschien is het doel verslag doen van en evalueren gegevens over sociale netwerken. Als u voor elk item een ​​doel opgeeft, kunt u bepalen hoeveel tijd elk item nodig heeft en welke middelen nodig zijn om ze te bespreken.

Stuur een uitnodiging voor de Hangout ten minste 30 minuten voordat de vergadering wordt gehouden. Dit geeft deelnemers de tijd om hun camera en microfoon in te stellen. Helaas moet je elke keer dat je een vergadering in Hangouts organiseert uitnodigingen versturen. Uitnodigingen kunnen worden gedaan via e-mail of via je Hangouts-pagina en er kunnen slechts negen mensen tegelijk deelnemen aan een Hangout. Probeer ook vergaderingen op tijd te starten en te beëindigen.

Meeting-apps

In het Hangouts-gebied is een van de eerste tools waar deelnemers op moeten letten de Chat-functie, helemaal links bovenaan de pagina. Schriftelijke chats kunnen handig zijn voor het brainstormen over items, het delen van links en het plaatsen van andere schriftelijke informatie.

De chatbox is snel en eenvoudig, maar Google Hangouts integreert met Google Docs, dat zich ook in de menubalk van Hangouts bevindt. Elke deelnemer kan een document starten in Hangouts, maar het document wordt pas door andere deelnemers gezien als ze Google Documenten selecteren in de menubalk.

U kunt natuurlijk bestaande documenten delen met deze tool, wat een andere effectieve manier is om vergaderingen productiever te maken. Als een agendapunt bijvoorbeeld vraagt ​​om een ​​persbericht te bespreken en te herzien, kan dat document tijdens de vergadering worden opgehaald en eraan worden meegewerkt.

De Screenshare-app is een ander handig hulpmiddel. Een deelnemer kan op de Screenshare-knop klikken en ervoor kiezen om een ​​open venster of een volledig scherm op zijn bureaublad te delen. De screenshare vervangt de videocamera en laat zien wat er op je bureaublad staat. U heft de selectie van de Screenshare-knop op om terug te gaan naar de camera.

Notulen nemen

Als u als groep, organisatie of bedrijf regelmatig vergadert, wilt u waarschijnlijk minuten nemen voor uw vergaderingen om taken, opdrachten en samenvattingen van discussies te bekijken. Hiervoor zijn verschillende tools. Een handige manier is om eenvoudig een minuten-sjabloon te maken in Google Documenten.

Wanneer u echter typt terwijl u in Google Hangouts bent, horen deelnemers het typen op uw toetsenbord, zelfs als u audiokoptelefoons gebruikt. Dus wie typt en minuten neemt, zal waarschijnlijk zijn of haar microfoon tijdens het typen moeten dempen.

Ik geef er echter de voorkeur aan om een ​​iPad-app te gebruiken MinuteTaker ($ 7,99.) Het is erg handig voor het maken en beheren van minuten, en er is geen achtergrondgeluid wanneer je het ingebouwde toetsenbord op de iPad gebruikt.

Als ik MinuteTaker gebruik, kan ik de notulen vrijwel direct na de vergadering afmaken en e-mailen. Het grootste nadeel van de app is dat je alleen minuten kunt delen in pdf-formaat; u kunt de inhoud echter wel kopiëren en in een gewoon tekstbestand plakken. De online app, minutes.io Laat de notulen werken: effectieve aantekeningen maken tijdens een vergaderingHet is een vaardigheid die maar weinig mensen hebben geperfectioneerd; de perfecte vergadernotulen. Het verslag van de gebeurtenissen scheelt u verderop in de hoofdpijn hoofdpijn. Hier leest u hoe u effectieve notulen maakt tijdens een vergadering. Lees verder , is ook een ander hulpmiddel voor het nemen van minuten.

Vergaderingen zijn nooit perfect, maar met een goede planning en de juiste tools kunnen ze efficiënter en minder tijdrovend zijn.

We hebben eerder geschreven over Google Hangouts. Bekijk enkele van de vorige artikelen hieronder:

Google+ Hangouts gebruiken om vrienden te ontmoeten Google+ Hangouts gebruiken om vrienden te ontmoetenGoogle Hangouts is een belangrijk kenmerk van Google+. Als je Hangouts nog niet gebruikt, mis je iets! Misschien ben je nog niet lid geworden van Google+. Nou, als je een Google-account hebt, doe dan mee ... Lees verder
5 redenen waarom Google Hangouts cooler zijn dan Skype voor videochats 5 redenen waarom Google Hangouts cooler zijn dan Skype voor videochatsHangouts is de kijk van Google op chatrooms. Zoals vele keren eerder heeft Google een goed idee omgezet in iets ongelooflijk nuttigs, met behoud van eenvoud en gebruiksgemak en het daardoor fantastisch gemaakt. In deze... Lees verder

Laat het ons weten als je Google Hangouts gebruikt om vergaderingen te houden. Wat zijn de voor- en nadelen?