Advertentie
Vergaderingen zijn een normaal onderdeel van het leven in de zakenwereld. Helaas, niet alle vergaderingen zijn succesvol Ben je de inefficiënte vergaderingen zat? Stuur deze 8 regels naar je baasAls een vergadering goed georganiseerd is, is er geen reden waarom het de productiviteit, het doel en het moreel niet kan verbeteren. Hier zijn enkele regels die u moet volgen voor effectieve vergaderingen. Lees verder in hun doel. Vaak komt dit door een gebrek aan vergaderorganisatie.
Met de volgende gratis vergadersjablonen kunt u uw vergaderingen eenvoudig voorbereiden, opnemen en samenvatten voor een effectief totaalresultaat.
1. Vóór de vergadering
Een van de belangrijkste onderdelen van een vergadering is de agenda. Hierdoor kan de facilitator van de vergadering de deelnemers voorzien van objectieve, discussiepunten en wie er aanwezig zal zijn. Daarnaast kan een agenda met een voorbereidingsgedeelte nuttig zijn. Hiermee kunt u documenten en ander materiaal opnemen dat essentieel is voor de discussie.
Je deelnemers zo goed mogelijk voorbereiden op de bijeenkomst is onderdeel van je taak als coördinator. Plus, het houdt de bijeenkomst georganiseerd en beweegt mee 15 gratis vergaderagendasjablonen voor Microsoft WordDeze gratis sjablonen voor vergaderagenda voor Microsoft Word kunnen u een goede start geven voor elk type vergadering. Lees verder .
De sjabloon
Deze Microsoft Word-sjabloon van TidyForms is een aantrekkelijke, professionele en overzichtelijke optie. Het zorgt voor een strak, op tafels gebaseerd uiterlijk voor zowel gemakkelijk lezen als eenvoudig scannen. De sjabloon begint met de basisgegevens van de vergadering, zoals titel, facilitator, datum, tijd en locatie.
In de volgende sectie beschrijf je het doel van de bijeenkomst. Dit is een belangrijk onderdeel van de agenda, zodat alle deelnemers een duidelijk beeld hebben van de bedoeling van de bijeenkomst. Een tot twee zinnen zijn meestal voldoende, mits beknopt.
In het derde gedeelte kunt u de deelnemers aan de vergadering samen met hun afdeling, e-mailadres en telefoonnummer vermelden. Uiteraard zijn de velden optioneel, afhankelijk van het bedrijf en uw bedrijf.
Vervolgens vermeldt u de agendapunten voor de vergadering met het onderwerp, de eigenaar en de tijd. Dit weer laat de deelnemers zich voorbereiden voor hun deel van de vergadering. U kunt uw vergadering ook op schema houden door de toegewezen tijd voor elk onderwerp op te sommen.
Ten slotte voltooit u de voorbereidingssectie. U moet als voorbeelden items toevoegen, zoals documenten, diagrammen of e-mails, en wie verantwoordelijk is voor het verstrekken van elk item.
Elke sectie van deze agendasjabloon heeft zijn eigen doel en stelt u in staat de mensen en materialen te verzamelen en verwachtingen te stellen voor uw vergadering.
2. Tijdens de vergadering
Het vastleggen van aantekeningen tijdens een vergadering is de volgende hoofdverantwoordelijkheid van de facilitator, hoewel u moet streven naar het aanstellen van een specifieke notulist. Hoe dan ook, het maken van nauwkeurige vergadernotities is essentieel voor het slagen van de vergaderdoelstelling.
Deze notities dienen als herinneringen voor vervolgacties, acties, problemen en conclusies voor alle deelnemers. Dus als je een sjabloon voor vergadernotulen De 12 beste sjablonen voor vergaderminuten voor professionalsDe notulen van het vergaderformaat bevatten de essentie. Gebruik een van deze sjablonen voor vergaderminuten om snel het MOM-formaat toe te passen. Lees verder , het maken van die aantekeningen zal veel eenvoudiger zijn.
De sjabloon
De agendasjabloon van TidyForms hierboven komt met een tweede pagina voor notulen. Het formaat van deze pagina is hetzelfde als de agenda en drie van de vier secties zijn exact hetzelfde.
Het enige verschil is dat actiepunten de voorbereidingssectie vervangen en dat er een vervolgsectie is voor de volgende vergadering. Als je geïnteresseerd bent in een consistente look en feel voor zowel je agenda als notulen, dan is dit een geweldige manier om te gaan.
Er is echter nog een andere sjabloon voor Word van de Website van Microsoft Office dat biedt een beetje meer organisatie van uw aantekeningen. U zult zien dat deze sjabloon, zoals de meeste, bovenaan de basisinformatie over de vergadering bevat.
Maar wat het biedt, is een sectie voor elk onderwerp dat tijdens de vergadering wordt besproken en alle details die van toepassing zijn op dat specifieke onderwerp eronder. Deze lay-out is meer gestructureerd omdat u per agendapunt het onderwerp, de toegewezen tijd, de presentator, wat er is besproken, de conclusies en de resulterende actiepunten kunt opnemen. op één plek. Terwijl de TidyForms-notuliersjablonen een apart gedeelte onderaan hebben voor alle actie-items zonder veel details.
Een andere handige functie van deze sjabloon is het gedeelte helemaal aan het einde waarin u speciale opmerkingen kunt toevoegen. Dit kan erg handig zijn als er extra items opduiken die mogelijk geen betrekking hebben op een specifiek besproken onderwerp.
U kunt ook de namen van opnemen mensen die binnenkomen in uw vergadering onverwacht in de Waarnemers sectie.
3. Na de vergadering
Nu uw vergadering is verdaagd, is het tijd om uw deelnemers een vervolg te geven. Deze samenvatting van de vergadering moet een samenvatting bevatten van de gemaakte aantekeningen en de verwachte actiepunten.
Houd er rekening mee dat verzenden het verzenden van een samenvatting De waarheid over vergaderingen - en het is lelijkVergaderen is bedoeld om productief te zijn, toch? Lees verder is altijd een goed idee, ook als er geen actiepunten uit de bijeenkomst zijn voortgekomen. Het samenvattingsoverzicht kan dienen als referentie voor vergelijkbare vergaderingen en onderwerpen of problemen die weer naar boven komen.
De sjabloon
Deze sjabloon van Template Lab is een goede optie. Vul gewoon de secties titel, datum, deelnemers, locatie en notulist bovenaan in. Gebruik vervolgens de tabel om uw follow-ups op te nemen.
Onder Problemenkunt u het gerelateerde agendaonderwerp opnemen voor Door voeg de presentator toe en onder Discussie meebrengen van dezelfde details uit de notulen. Voeg de Verantwoordelijk persoon, Deadline, en je bent klaar.
U kunt dit ook gebruiken om continu op te volgen wanneer actie-items zijn voltooid. U kunt bijvoorbeeld een kolom aan de tabel toevoegen en een markeren X of datum naast voltooide acties.
Als alternatief kunt u een hele rij doorhalen om de voltooiing ervan te laten zien. Sla vervolgens op met een nieuwe naam of datum en verzend het opnieuw naar de deelnemers totdat alle items zijn voltooid.
Als er geen actie-items uit uw vergadering zijn voortgekomen, kunt u deze sjabloon nog steeds gebruiken om een overzicht van de vergadering te geven. Vul de tabel in met de juiste details en vervolgens onder Deadline, voer een indicator in dat deze is voltooid of niet van toepassing is.
Als je deze sjabloon leuk vindt, kun je deze downloaden van de Pagina met notulen van Template Lab-vergadering. Blader vervolgens naar beneden Sjabloon voor vergadernotities 17 om deze sjabloon te downloaden.
Maak van uw bijeenkomst een succes
Zakelijke sjablonen kunnen handig zijn De beste businessplan-sjablonenElk bedrijf heeft een plan nodig. Deze sjablonen maken het schrijven van uw bedrijfsplan eenvoudig. Een slimme structuur, leidende vragen en een slim ontwerp geven je een voorsprong in je nieuwe carrière. Lees verder en voor vergaderingen kunnen ze tijd besparen. Je moet je richten op het doel en de inhoud van de vergadering, niet op het maken van documenten. Dus bekijk voor uw volgende vergadering deze handige sjablonen voor een goed uitgevoerd resultaat.
Als u nog andere suggesties heeft voor het organiseren van vergaderingen die u wilt delen, kunt u hieronder reageren!
Afbeeldingscredits: Rawpixel.com/Shutterstock
Met haar BS in informatietechnologie werkte Sandy vele jaren in de IT-industrie als projectmanager, afdelingsmanager en PMO-leider. Ze besloot toen haar droom te volgen en schrijft nu fulltime over technologie.
