Maak eenvoudig vergaderagenda's met vergaderverwachtingen [iPad]

Advertentie

Hoewel niemand van ons uitkijkt naar het bijwonen van vergaderingen, zijn er gelukkig een aantal handige online en mobiele applicaties, zoals Mee eens Agreedo: schrijf en beheer uw zakelijke vergaderminuten gratis onlineSinds een aantal weken ben ik op zoek naar een gebruiksvriendelijke website of applicatie waarmee ik de notulen van vergaderingen kan bewaren en opslaan. De traditionele benadering van tekstdocumenten is niet langer een productieve ... Lees verder , die het gemakkelijker maken om vergaderingen te plannen. Alle succesvolle vergaderingen beginnen met een goed doordachte agenda die voor elk agendapunt een duidelijk omschreven doel en doel bevat. Een goed ontwikkelde agenda kan u en uw teamleden helpen om gefocust te blijven en misschien de tijd die u ontmoet te verminderen.

Ik gebruik regelmatig MyCommittee MyCommittee is de beste online tool voor het maken van online agenda's en minutenOnline tools en bronnen voor het organiseren van effectieve vergaderingen zijn breed en gevarieerd en uiterst nuttig. Met sites zoals MyCommittee.com kunt u de behoefte aan heen en weer e-mails en doorstuurdocumenten verminderen om samen te komen ...

Lees verder om agenda's te ontwikkelen en notulen te maken voor de meeste vergaderingen die ik organiseer en faciliteer. Maar ik heb ook een goed doordachte iPad-app ontdekt Vergaderingen Verwachtingen (gratis), ontworpen voor het maken en delen van vergaderagenda's. Hoewel de app niet is ontworpen om minuten te duren, bevat deze wel een functie die voor dat doel in een mum van tijd kan worden gebruikt.

Basisinstellingen

Aan de verwachtingen voldoen heeft een schone gebruikersinterface die u eigenlijk een paar tikken bespaart bij het toevoegen van gegevens. Om een ​​agenda op te stellen, tik je gewoon op de + knop linksboven in de menubalk. Er zijn invoervelden voor de verplichte titel, locatie, datum en tijdsduur van de vergadering.

Er is ook een "doel”Veld dat niet over het hoofd mag worden gezien. Een goed doordachte bijeenkomst moet een duidelijk omschreven doel hebben dat begint met een soort actiewerkwoord - b.v. 'de huidige marketingstrategie evalueren ”.

Meeting Expectations bevat ook een functie voor deelnemers die verbinding maakt met de lijst met contactpersonen van uw iPad. De mensen met wie u ontmoet, staan ​​ongetwijfeld in uw lijst met contactpersonen of zouden dat moeten zijn. Als een deelnemer niet op uw lijst staat, kunt u vanuit de app nieuwe contacten toevoegen. Deze functie bespaart niet alleen tijd, omdat het de noodzaak om namen en e-mailadressen in te voeren vermindert, het is ook handig om de agenda snel met deelnemers te delen via e-mail.

Agendapunten instellen

Meeting Expectations is echt een tijdbesparing als het gaat om het ontwikkelen van een agenda. U voegt natuurlijk agenda-items toe via het invoerveld, maar de app bespaart u een paar tikken op basis van hoe deze is ingesteld. Nadat u uw invoer hebt getypt en op de tikt Gedaan knop, de applicatie voegt het item toe aan de lijst, maar gelukkig sluit het toetsenbord niet.

Opmerking: agendapunten moeten doorgaans beginnen met een actiewerkwoord, bijv. Herzien, evalueren, bespreken, brainstormen, rapporteren, nabespreking.

U kunt agendapunten blijven toevoegen, die elk standaard 15 minuten krijgen toegewezen. Maak je op dit moment geen zorgen over het instellen van de tijdsduur voor elk agendapunt.

Meeting Expectations bevat ook een handige kleine functie voor het toevoegen van lunch- en koffiepauzes aan uw agenda. De standaardtijd voor deze items is respectievelijk 45 en 15 minuten, maar de tijden kunnen worden aangepast.

Nieuwe en belangrijke agendapunten moeten ook de naam bevatten van de deelnemer die verantwoordelijk is voor dat item, evenals een korte beschrijving waarom het item aan de agenda wordt toegevoegd. De ontwikkelaars van Meeting Expectations begrepen duidelijk het belang van het definiëren van agendapunten.

U kunt op een agendapunt tikken en de naam toevoegen van het teamlid dat verantwoordelijk is voor dat item, een korte beschrijving en notities met betrekking tot wat tijdens dat gedeelte van de agenda wordt behandeld. In een mum van tijd kan deze functie ook worden gebruikt om minuten te nemen. Je agendabeschrijvingen zijn verborgen terwijl je de agenda-editor van de app bent, maar ze verschijnen op de opgeslagen startpagina en het document dat je e-mailt.

Zoals u zult zien, zal Meeting Expectations automatisch de duur van de meeting berekenen op basis van de toegewezen tijd voor elk agendapunt. Dit is een lieve kleine tijdbesparing en natuurlijk kunnen agendapunten en tijden worden bewerkt. Items kunnen ook gemakkelijk worden verplaatst of verwijderd. De mogelijkheid om de tijden aan te passen kan ook tijdens de meeting. Dus als u de tijd voor een bepaald punt overschrijdt, kunt u andere agendapunten aanpassen zodat de vergadering op schema eindigt.

Uw agenda delen

Wanneer u klaar bent met het instellen van uw agenda, wordt al uw invoer mooi opgemaakt op de startpagina van de applicatie. Zorg er echter voor dat u op tikt Sparen knop voordat u de toepassing sluit, anders worden al uw niet-opgeslagen gegevens verwijderd.

Met Meeting Expectations is het super eenvoudig om je agenda via e-mail te delen. De daadwerkelijke e-mail bevat alle agenda-invoer, inclusief datum en tijd, en agendapunten en notities voor de vergadering. Helaas moet u echter handmatig de e-mailadressen van de deelnemers invoeren in het veld "Aan" van de e-mail die Meetings Expectations maakt. Het zou enkele stappen besparen als de app dat voor u deed.

Desalniettemin is het verzenden van uw agenda naar de deelnemers een paar dagen of een week voor de vergadering een geweldige manier om samen te werken en extra input te krijgen voor de agenda.

Je kunt de datum en agenda-items ook opslaan in de Agenda-app op je iPad.

Andere mogelijkheden

Een andere enorme tijdsbesparing bij Meeting Expectations is de mogelijkheid om opgeslagen meetings te klonen. Dit betekent dat u de agendapunten van eerdere vergaderingen niet opnieuw hoeft in te voeren, maar die punten voor de volgende vergadering hoeft te bewerken. Dit is vooral een handige functie voor terugkerende, regelmatig geplande vergaderingen met zowel oude als nieuwe agendapunten.

U kunt agenda's ook opslaan als ongeplande concepten en al uw agenda's worden natuurlijk gearchiveerd.

Over het algemeen is Meeting Expectations een goed ontworpen, tijdbesparende mobiele app. Het zou nog beter zijn als desktopapplicatie. Voldoen aan verwachtingen vervangt de noodzaak om Microsoft Word-sjablonen of andere puur op tekst gebaseerde applicaties te gebruiken. Met deze app zien je agenda's er professioneel uit.

Meeting Expectations is in de eerste versie, dus ik hoop dat dit betekent dat er extra functies beschikbaar zijn, waaronder de mogelijkheid om agenda's op te slaan Dropbox en als pdf's. Enkele andere wensen zijn de mogelijkheid om namen toe te voegen aan notities uit de deelnemerslijst, in plaats van ze te moeten typen handmatig. Dit zijn kleine verzoeken, vooral omdat er maar een paar andere vergelijkbare mobiele apps in de iTunes App Store zijn.

Laat ons weten wat je ervan vindt Aan de verwachtingen voldoen. Ga je het proberen of gebruik je al een andere vergelijkbare oplossing?