Hoe u het laatste perfecte tijdbeheersysteem maakt dat u ooit zult gebruiken

Advertentie

J.R.R. Tolkien schreef ooit, door het karakter van Gandalf: 'Alles wat we moeten beslissen is wat te doen met de tijd die wordt gegeven aan ons." Als je het geheim wilt weten van het creëren van 's werelds perfecte tijdbeheersysteem, dan moet je luisteren Gandalf.

Mijn eigen persoonlijke weg naar het perfecte tijdbeheersysteem was lang en het is bezaaid met de karkassen van eerdere pogingen. Ze zeggen dat de weg naar de hel geplaveid is met goede bedoelingen. Laten we zeggen dat ik elk nieuw systeem altijd met zeer goede bedoelingen ben gaan gebruiken.

Ik heb geprobeerd Gqueues Breng Google Taakbeheer en planning naar een geheel nieuw niveau met GQueuesGoogle Tasks werkt niet als je verder wilt gaan dan het tijdbeheer van vandaag naar de visionaire planning van morgen. Dit is waar GQueues naar de plaat gaat. Lees verder , ToDoist Hoeveel productiever is ToDoist Premium? Hier zijn 6 goede redenen om te upgradenIk bleef ToDoist een tijdje gratis gebruiken. Maar kwam steeds weer dingen tegen die ik wilde doen en niet kon. E-mailherinneringen. Notities toevoegen aan taak. Dingen die echt heel veel zouden toevoegen ...

Lees verder , Google Tasks Transformeer Google Tasks in een Task Management Suite met Google Tasks Offline [Chrome]Het gebruik van Google Tasks is als een haat-liefdeverhouding. Het probleem met het rechtstreeks gebruiken van Google-taken in bijvoorbeeld Google Agenda of in Google Mail is dat de lay-out en de gebruikersinterface extreem vereenvoudigd zijn en ... Lees verder en elke levensmanagementtruc tussenin. Als je op mij lijkt, heb je waarschijnlijk hetzelfde gedaan. Het is een constante zoektocht naar meer organisatie met minder werk. Een manier om meer tijd in je schema te creëren, om alles te bereiken wat je droomt te bereiken, zonder de slaap te verliezen.

Wat is het perfecte tijdmanagementsysteem?

Als je op mij lijkt, heb je waarschijnlijk het gevoel dat je een systeem hebt dat is bijna wat je nodig hebt, maar niet helemaal. Er ontbreekt bijna altijd iets.

Het perfecte tijdmanagementsysteem moet de volgende eigenschappen hebben.

• Biedt u een "rustige plek" om uw levensdoelen en dromen te overdenken
• Biedt naadloze integratie van taken die verband houden met uw doelen
• Hiermee kunt u gemakkelijk uw wekelijkse en dagelijkse verantwoordelijkheden organiseren en plannen
• Helpt u te voorkomen dat u belangrijke taken vergeet
• Is compact en eenvoudig, maar efficiënt en allesomvattend

Die laatste is als vragen om de maan, nietwaar? Het is de behoefte aan eenvoud in combinatie met de vereiste dat het allesomvattend is, wat het zo onmogelijk maakt om het perfecte systeem te vinden.

Maak een assemblagelijn voor tijdbeheer

Het ideale tijdbeheersysteem moet werken als een efficiënte assemblagelijn. Je hebt inkomend werk (taken) en die moeten worden georganiseerd en gepland en vervolgens in je agenda worden geïntegreerd. Dat proces ziet er ongeveer zo uit:

Het probleem met de meeste pogingen om een ​​single te gebruiken app zoals gTasks Gebruik gTasks om uw taken te synchroniseren met Google [Android]Tegenwoordig zijn er een miljoen geweldige manieren om een ​​takenlijst online en via mobiele apps te beheren. Dat gezegd hebbende, er zijn vaak nog steeds een paar mensen die nog geen gebruik maken van een van ... Lees verder of iets dergelijks is dat deze apps gespecialiseerd zijn om een ​​of twee delen van dit proces heel goed af te handelen.

Tools voor tijdregistratie 4 Uitstekende gratis tools voor tijdregistratie [Android]Het maakt niet uit wie je bent, tijd is een ongelooflijk belangrijk goed. We krijgen allemaal evenveel tijd toegewezen - 86.400 seconden per dag - en het is aan ons hoe we die tijd besteden ... Lees verder of met behulp van de Pomodoro-techniek Pomodoro Web App Tomato.es is eenvoudig tijdbeheerKunt u zich niet concentreren? Ga nu aan het werk. Tomato.es is een gratis Pomodoro-timer die je rechtstreeks in je browser kunt gebruiken - en het is misschien wel de beste app die ik ooit heb gebruikt. De Pomodoro-techniek is eenvoudig: ... Lees verder Maak je stel minder uit Waarom uitstelgedrag niet kan worden opgelost door taakbeheer-apps [mening]Ik heb lang met tijdmanagement geworsteld en in sommige opzichten doe ik dat nog steeds. Een van mijn vele methoden om mijn gebrek aan tijdbeheer te 'overwinnen' was het gebruik van taakbeheertoepassingen. IK... Lees verder door uw wekelijkse schema te beheren, maar u niet te helpen bij het organiseren van uw taken.

Pas toen Justin me zijn techniek met het gebruik liet zien LEGOS als tijdmanagementmethode Hoe LEGO's te gebruiken om uw tijd beter te beherenIk denk dat ik de ultieme productiviteitstool heb gevonden: LEGO's. Ga niet weg! Laat het me uitleggen. Lees verder dat ik een vermoeden kreeg van iets dat misschien beter voor mij zou werken. Dit leidde tot wat ik dacht dat mijn beste en laatste tijdbeheersysteem aller tijden zou worden, met Trello Trello - Een uniek, eenvoudig en krachtig projectbeheersysteem vanuit een goed huisZegt de naam Joel Spolsky u iets? Als dat zo is, wil je dit bericht lezen, omdat het het nieuwste en beste project van Spolsky laat zien. En zo niet, dan moet u weten dat dit is ... Lees verder .

De stukken samenvoegen

Trello was echter nog steeds geen gemakkelijke plek plan levensdoelen Hoe u een Vision Board maakt en uw grote doelen bereiktJe kunt ze noemen als grote rotsen of grote, harige, gedurfde doelen. Sommigen noemen het een bucketlist. Het leegmaken van die emmer vraagt ​​om actie. Dit is waar een visuele tool zoals Trello nuttig blijkt te zijn. Lees verder en het beheren van taken van de ene stap van de planning naar de volgende was erg onhandig.

Om deze redenen heb ik uiteindelijk besloten om alle lessen te nemen die ik heb geleerd van systemen uit het verleden Ik heb alles getest en combineer alles in één geautomatiseerd tijdmanagementsysteem dat het doet allemaal.

1e - Maak uw Master Time Management Sheet

De workflow die ik van Justin heb gestolen en in het Trello-systeem heb gebruikt, werkt goed. Kortom, u begint aan de ene kant met al uw inkomende nieuwe taken die u op de een of andere manier in uw schema moet passen. Aan de linkerkant daarvan heb je een lijst met alle taken die je deze maand wilt voltooien. Links daarvan, deze week.

Dit systeem werkte ongeveer vier of vijf maanden voor mij. Ik begon dingen te vergeten die op sommige van de lijsten stonden. Ze werden niet verplaatst naar "vandaag" en werden daarna gewoon begraven. Het systeem begon me in de steek te laten.

Dus dit is wat ik deed. U moet eerst een Google-spreadsheet maken en vier bladen maken.

In dit geval begin je aan de linkerkant en maak je een Inkomend vel. Dit geeft een overzicht van alle inkomende taken van uw verschillende andere systemen.

Rechts hiervan maak je een Maandelijkse eisen vel. Maak rechts daarvan een Wekelijkse eisen vel. Maak daar rechts van je Wekelijkse planning vel.

We zullen die afzonderlijke bladen in een oogwenk opmaken. Maar maak eerst een wekelijkse kalender in de Wekelijkse planning blad door een rij dagen van de week en een kolom van elk half uur voor een hele dag te maken.

Nu je je wekelijkse schema klaar hebt voor gebruik, is het tijd om te beginnen met het invoeren van taken in je nieuwe tijdbeheersysteem!

Op de Inkomend blad, headers maken voor Taak, Project, Datum toegevoegd, Etiket, Prioriteit, Koppeling, Gepland, en Gedaan.

Deze velden zullen allemaal logisch zijn op het moment dat we beginnen met het invoeren van uw "Inkomend" blad met geautomatiseerde feeds.

2e - Creëer en automatiseer uw levensdoelen

De eerste van die feeds zijn uw levensdoelen.

De belangrijkste les die ik heb geleerd, is dat als het gaat om de grote doelen, je daar een ruimte voor nodig hebt is schoon en slechts voor één doel bedoeld - nadenken over de dingen die het belangrijkst zijn u.

Van alle apps voor tijdbeheer die ik ooit heb geprobeerd, is dit een doel waarvoor ToDoist is perfect.

Het is schoon en simpel. Je creëert die grote levensdoelen aan de linkerkant en vervolgens aan de rechterkant, breek je die echt grote doelen op in de subdoelen waar je je hele leven naar toe werkt.

Een van mijn levensdoelen is bijvoorbeeld om een ​​gelukkig gezin te hebben. Sommige subdoelen hiervan zouden zijn "Zorg voor een positieve jeugd" voor mijn kinderen, of "Wees een toegewijde en zorgzame echtgenoot". Onder die subdoelen gaan meer details. Zo zou het bouwen van een slaapkamer voor mijn dochter haar zeker een positievere jeugdervaring geven.

Dit is nu een bruikbaar taak. Wat u wilt doen, is labels instellen voor deze bruikbare taken, zodat ToDoist deze automatisch naar uw hoofdtijdbeheersysteem stuurt.

Je moet gebruiken ToDoist Premium om toegang te hebben tot labels (het is goedkoop en de moeite waard!)

Klik in ToDoist op etiketten in de linkernavigatiebalk en klik vervolgens op Label toevoegen knop.

In het bovenstaande voorbeeld heb ik voor het bouwen van een slaapkamer-taak, na het maken van een happy_family-label, "@happy_family" toegevoegd aan de taak zelf, om deze te labelen.

Waarom helpen deze labels je? Omdat je nu kunt gebruiken IFTTT om die gelabelde taken te herkennen en de taken in je gloednieuwe in te voegen Inkomend blad in Google Spreadsheets.

Kies in IFTTT gewoon de ToDoist-trigger en selecteer Nieuwe taak gemaakt met label.

Vervolgens kunt u kiezen uit een vervolgkeuzelijst met de labels die u hebt gemaakt, evenals het project waar u het label hebt gebruikt.

Stel tot slot de actie in op Google Drive en selecteer Rij toevoegen aan spreadsheeten typ de juiste naam van uw Google-spreadsheet waar u het blad "Inkomend" heeft gemaakt.

Let op de velden in die uitvoer? Dat zijn dezelfde velden die u zojuist in de spreadsheet heeft gemaakt.

Dus nu, elke keer dat u een levensdoelgerelateerde taak maakt in ToDoist en een van de labels toepast die dat zijn waarvoor je IFTTT-triggers hebt gemaakt, wordt die taak automatisch in de Inkomend geladen spreadsheet.

Denk er over na. Nu kunt u achterover leunen, uw geest zuiveren en gewoon uw levensdoelen plannen. U hoeft zich geen zorgen te maken over hoe u moet plannen wat u moet doen om ze te bereiken - brainstorm en label taken die u moet uitvoeren om daar te komen. Laat de automatisering de rest doen.

3e - Automatiseer uw dringende eisen

Natuurlijk is je leven meer dan alleen je levensdoelen. Laten we eerlijk zijn, dagelijkse eisen, telefoontjes en e-mails bombarderen je constant met nieuwe eisen en nieuwe taken. Je hebt ook een manier nodig om met die eisen om te gaan.

Het antwoord hierop is ook het automatiseren van een "Inkomende" feed vanuit uw e-mailaccount. Maak je geen zorgen, dit is heel eenvoudig. Creëer gewoon een IFTTT-trigger voor elke keer dat je ster een e-mail in je inbox.

Maak vervolgens dezelfde actie als voorheen - Rij toevoegen aan spreadsheet. Zorg ervoor dat u dezelfde spreadsheetnaam correct invoert. Je moet ook de aanpassen Opgemaakte rij zodat het de vereiste velden uitvoert voor de inkomende tabel die u hebt gemaakt.

Het belangrijkste is om ervoor te zorgen dat het onderwerp van de e-mail overeenkomt met het veld "Taak" in uw spreadsheet.

Telkens wanneer u een e-mail in uw inbox een ster geeft, wordt die onderwerpregel van de e-mail aan uw spreadsheet toegevoegd als een andere inkomende taak.

Het mooie hiervan is dat wanneer u e-mails scant en u een e-mail ziet die uw tijd nodig heeft, deze een taak moet worden die in uw workflow is gepland. Verspil geen tijd met het proberen om de taak onmiddellijk uit te voeren. Geef het gewoon een ster en ga verder.

Nu je levensdoelen en je dagelijkse e-mails allemaal geautomatiseerd zijn om de inkomende taken te vervullen wachtrij van uw nieuwe tijdbeheersysteem, is het tijd om de workflow daarvan te organiseren systeem.

4e - Organiseer uw tijdmanagementworkflow

Nu komt het leuke gedeelte. Als je ToDoist hebt gebruikt om je langetermijndoelen te plannen en je hebt belangrijke dingen in je e-mails gespeeld, zul je zien dat er een heleboel nieuwe taken in het blad zijn aangekomen!

Herinner de Gepland en Gedaan door u gemaakte velden? Nou, dat waren extra's die niet ingevuld worden door de automatisering. Dit komt omdat u bij het selecteren van elke taaknaam en deze naar de verplaatst Deze maand of Deze week werkbladen, moet u een notitie maken dat u die taak heeft gepland. Wanneer u de taak voltooit, kunt u deze als voltooid markeren in het veld Gereed.

Zodra een taak is gepland, staat deze in het maand- of weekblad. Het idee is dat u maandelijks alle inkomende taken waarvan u denkt dat u deze maand deze kunt volbrengen, moet verplaatsen naar de Deze maand vel.

De Deze maand en Deze week bladen moeten de volgende velden bevatten: Taak, Voor wie?, Frequentie, Herhaling en Levensdoel.

Als u een taaknaam verplaatst van Inkomend naar Deze maand, neem dan de tijd om die velden in te vullen. Voor wie (welke klant of persoon) is de taak bedoeld? Is het een taak die je elke maand moet herhalen? Komt het uit een van je levensdoelen?

Het belangrijkste is om te definiëren wanneer de taak moet zijn voltooid. Door op dit veld te sorteren, kunt u bepalen welke taken u moet uitvoeren wanneer u uw week plant.

Denk eraan, doe dit elke maand. Neem aan het begin van de week ook de tijd om taken te verplaatsen van de Deze maand blad aan het identieke Deze week vel. Of, in het geval dat de taak maandelijks wordt herhaald, kunt u de taak gewoon rechtstreeks aan uw wekelijkse kalender toevoegen en het veld "Vervaldatum" bijwerken.

Dit is het mooie van dit systeem. Het kan u helpen alles te beheren - taken die verband houden met die belangrijke levensdoelen, alledaagse dagelijkse taken die eruit komen e-mails, maandelijkse en wekelijkse taken die u moet uitvoeren, wat er ook gebeurt, en vervolgens de belangrijke taken die u toevoegt de Inkomend blad jezelf.

Naarmate de taken worden verwerkt en van tabblad naar tabblad stromen, worden ze gedateerd en geprioriteerd, en dan zul je het eindelijk toevoegen aan je schema voor de komende week. Dit is het schema op het allerlaatste tabblad, dat u aan het begin van dit artikel hebt gemaakt. Dit maakt gebruik van de tijd blokkerende strategie Time Blocking - The Secret Weapon For Better FocusBent u op zoek naar een efficiëntere manier om uw werkdagen te organiseren? Probeer Time Blocking. Deze tijdmanagementtactiek kan u helpen op het goede spoor te blijven terwijl u afleiding, uitstelgedrag en onproductieve multitasking op afstand houdt. Lees verder waar Rob onlangs over schreef - wat best goed werkt.

U kunt overwegen deze taken in kleur te coderen terwijl u ze aan uw weekplanning toevoegt. Maak misschien een kleurcode voor elke verschillende klant of gebruik verschillende kleuren om verschillende projecten of prioriteiten aan te duiden.

De sleutel van dit systeem is dat het alles aankan, van je levensplanning tot doelen stellen 5 kritieke fouten die u moet vermijden bij het stellen van doelenHet stellen van doelen is een geweldige manier om uitstelgedrag te verminderen en de productiviteit te verhogen. Als je geen doelen hebt, heb je geen richting. Zonder richting kun je je gemakkelijk verloren en verward voelen. Gelukkig,... Lees verder , voor de projecten waaraan u momenteel werkt.

Ze staan ​​dan gepland om te worden bereikt op de tweede en derde tabbladen, en uiteindelijk gepland en behaald op de laatste tab. Zolang u gedisciplineerd genoeg bent om te gaan zitten en dit systeem te gebruiken om uw komende maand en week te plannen, zal uw productiviteit vele malen toenemen.

Heeft u uw perfecte tijdmanagementsysteem al gevonden? Ziet dit eruit alsof het voor jou zou kunnen werken? Deel uw eigen tijdmanagementervaringen en tips in de opmerkingen hieronder!

Afbeeldingscredits: Tijdsbeheer Via Shutterstock