Laat de notulen werken: effectieve aantekeningen maken tijdens een vergadering

Advertentie

Het is een vaardigheid die maar weinig mensen hebben geperfectioneerd; de perfecte vergadernotulen.

Het is een bekend verhaal in een onvolmaakte wereld. Je werkt aan een project van cruciaal belang op het werk. Dit is een interdepartementale aangelegenheid, met alle pijnlijke interdepartementale politiek die daarbij hoort. Aangezien de deadline nadert en het project niet dichter bij de voltooiing komt, plant u een vergadering met uw collega's. Na het instellen van een agenda voor de vergadering Maak eenvoudig vergaderagenda's met vergaderverwachtingen [iPad]Hoewel niemand van ons ernaar uitkijkt om vergaderingen bij te wonen, zijn er gelukkig een aantal handige online en mobiele applicaties, zoals AgreeDo, die het plannen van vergaderingen eenvoudiger maken. Alle succesvolle vergaderingen beginnen ... Lees verder en twee uur lang saai gesprek, krijg je een afgesproken schema en plan van aanpak.

En dan wordt het afgesproken schema niet gehaald en wordt het afgesproken actieplan niet uitgevoerd. Je roept boos je collega's op - 'Wat is daar in godsnaam aan de hand? Dit is niet wat we hebben afgesproken ". Ze zijn er vast van overtuigd dat ze doen wat ze beloofd hebben. Ze zijn ervan overtuigd dat jij degene bent die ongelijk heeft. En helaas valt er niets te betwisten over hun versie van evenementen. Je nam geen minuten in beslag.

Helaas is het een van de meest essentiële vaardigheden die nodig zijn voor de moderne werkplek. Ze stellen u in staat om een ​​gevestigd overzicht op te stellen van gebeurtenissen die door alle partijen zijn overeengekomen, waardoor u later op de hoofdpijn wordt bespaard. Hier leest u hoe u effectieve notulen maakt tijdens een vergadering.

Neem geen minuten

Het klinkt contra-intuïtief, toch? Dit is een artikel over hoe u effectieve minuten kunt nemen, en ik zeg dat u ze niet mag nemen? Wat is dit voor waanzin?

Het is verdomd moeilijk om twee dingen tegelijk te doen. Als je een gesprek probeert bij te houden terwijl je minuten bezig bent, ga je waarschijnlijk ten minste een van die dingen slecht doen. En weet je nog hoe ik zei dat notulen een accurate weergave van gebeurtenissen zouden moeten zijn? Ze zijn echt iets dat je niet mag verknoeien.

Wanneer u een vergadering bijwoont, moet u iemand binnenhalen die geen deelnemer aan het gesprek zal zijn en hem of haar vragen om minuten te nemen. Dat laat u zich concentreren op het gesprek en u kunt er zeker van zijn dat de notulen Samenwerken en notities in realtime bewerken met Sync.inWanneer u online met een team moet werken, of zelfs als u alleen maar moet samenwerken met andere collega's die mogelijk op andere afgelegen locaties werken, de mogelijkheid om iets visueels te hebben om te kijken ... Lees verder zal van goede kwaliteit zijn. Als u deelneemt aan een online vergadering (misschien via WebEx of Google Hangouts), waarom start u dan niet op? Audacity Neem audiobestanden op met Audacity Lees verder en het gesprek opnemen voor toekomstig gebruik?

Denk aan de 5 W's

Denk terug aan een van je Engelse lessen op de basisschool. Je hebt waarschijnlijk ooit een verhaal geschreven en je hebt de '5 W's' geleerd. Om je geheugen op te frissen, zijn ze ‘wie’, ‘wat’, ‘wanneer’, ‘waarom’ en ‘waar’.

Als je erover nadenkt, zijn dat minuten. Ze creëren een verhaal over iets dat is gebeurd of wat er gaat gebeuren. En net als bij het opstellen van een rapport of artikel, moet u details toevoegen.

Dus waar je zoiets als dit zou kunnen hebben.

Upgrade WordPress naar 3.7

Je zou zoiets kunnen hebben.

Ben Smith gaat WordPress volgende week upgraden naar 3.7 voor beveiligingspatches.

Veel betekenisvoller, ja?

... Maar ga niet te ver.

Het kan niemand iets schelen dat Ben Smith volgende week alleen WordPress 3.7 upgradet omdat hij deze week op vakantie is in Barbados met zijn vrouw en zijn twee kinderen, maar zijn huisdier Chihuahua Gee-Fee verblijft in de lokale kennels terwijl ze weg zijn. Waarom zou je dat in je aantekeningen zetten?

Ja, het is belangrijk om kennis te nemen van alle belangrijke details. Expliciet zijn is super belangrijk. Dat gezegd hebbende, ga niet te ver waar u gegevens opneemt waar niemand baat bij heeft.

Spreek de minuten af

Je hebt dus een vergadering van drie uur. Als het klaar is, staat het rondhangen in de vergaderruimte waarschijnlijk vrij laag op de lijst met dingen die u zou willen doen. Je bent moe. Jij hebt dorst. Mensen verlaten het kantoor en gaan naar huis met warme bedden en America’s Got Talent.

Ga je erop uit? Nee! Als je je minuten met de hand hebt geschreven, ga je ze moeiteloos typen. Als je ze eenmaal hebt in een formaat dat vaag nuttig is, e-mail je ze naar elke deelnemer. U vraagt ​​hen te erkennen dat ze de notulen hebben gelezen en dat ze tevreden zijn met de inhoud.

Dat verduidelijkt de rol die elke persoon moet spelen, evenals zijn verantwoordelijkheden, en als iemand het niet eens is met het officiële overzicht van gebeurtenissen, kunnen ze dit corrigeren. EEN samenwerkingsbijeenkomst De 6 beste gratis online vergadertools om samen te werken met uw teamKleine teams hebben geen dure enterprise-apps nodig voor samenwerking. Hier zijn zes fantastische tools die u kunt gebruiken om de gegevens, communicatie en meer van uw team te beheren. Gratis. Lees verder komt hierdoor beter uit.

Leer steno

Afhankelijk van wie je het vraagt, is steno een geweldige manier om dingen snel op te schrijven, of het is een vorm van versleuteling die zelfs tegen de nieuwsgierige blikken van de NSA bestand is. Hoe je er ook over denkt, het is een nuttige vaardigheid om in je notitie-arsenaal te hebben.

Hoewel het nogal intimiderend is om naar te kijken, is steno niet zo moeilijk om te groeven. Het vervangt gangbare schrijfconstructies door symbolen en afkortingen, waardoor je honderden woorden per minuut kunt schrijven. Dit is wat Kim Fletcher, voorzitter van de Nationale Raad voor de Opleiding van Journalisten, moet doen zeg erover.

Als u een korte opmerking heeft, kunt u de quote heel snel vinden. Je gaat naar binnen met een bandrecorder of een digitale recorder, en als je daar een uur met je recorder hebt doorgebracht, heb je een uur tape om door te nemen, dat duurt best lang

Er zijn veel systemen om steno te schrijven, met de alfabetische systemen (AlphaHand, etc) een van de snelste terwijl Gregg Pre-verjaardag, Gregg verjaardag Laat de notulen werken: effectieve aantekeningen maken tijdens een vergaderingHet is een vaardigheid die maar weinig mensen hebben geperfectioneerd; de perfecte vergadernotulen. Het verslag van de gebeurtenissen scheelt u verderop in de hoofdpijn hoofdpijn. Hier leest u hoe u effectieve notulen maakt tijdens een vergadering. Lees verder , en Nieuwe tijdperk Pitman de snelste van het stel zijn. Speel met een paar en vind er een die je leuk vindt! Ik heb dat gevonden deze site is ongelooflijk nuttig bij het opsplitsen van de verschillen tussen elk van de vele methodologieën die er zijn.

Structureer uw notities

Wanneer je aantekeningen maakt, teken je een workflow of ga je vol Buzzfeed en zet je deze in een lijst? De effectiviteit van uw aantekeningen hangt volledig af van de manier waarop u de informatie die u vastlegt structureert.

Neemt u stappen op of maakt u aantekeningen van acties die mensen in de toekomst zullen ondernemen? Opsommingstekens kunnen hier nuttig zijn. Maakt u gedetailleerde gegevens over een gebeurtenis die eerder heeft plaatsgevonden? Misschien wilt u een stijl gebruiken die meer op een alinea lijkt.

Arty voelen? Een andere techniek die u misschien handig vindt, is het maken van aantekeningen. Hier voegt u context toe aan tekst door kleur, afbeeldingen en afbeeldingen toe te voegen. Door illustraties toe te voegen, kunt u extra informatie toevoegen zonder uw aantekeningen te ‘woord zwaar’ te maken.

Ten slotte zult u blij zijn te weten dat er een aantal tools zijn die het structureren van uw aantekeningen een fluitje van een cent maken. Microsoft heeft er een heleboel Microsoft Word-sjablonen om notulen te nemen tijdens een vergadering. Deze zouden niet misstaan ​​op een benauwde, ‘overhemd-en-stropdas'-werkplek, maar hebben toch wat kleurvlekken. Ik ben ook gaan gebruiken SimpleNote Move Over TextEdit, Simplenote is nu beschikbaar voor de MacAls u gewoon een schrijftool wilt openen en aan de slag wilt gaan zonder veel afleidende toeters en bellen, is Simplenote misschien precies wat u zoekt. Lees verder voor mijn minuten, vanwege de schone esthetiek en de ingebouwde cloudback-ups.

Conclusie

Minuten verwijderen is supereenvoudig, en dat is het ook een strategische vaardigheid voor het houden van effectieve vergaderingen Online Meeting Guide: software en strategieModerne videoconferentieservices zijn gemakkelijk te gebruiken en beschikbaar voor bijna iedereen met een computer of smartphone. De mogelijkheid om online contact te leggen en mensen te ontmoeten, betekent dat we niet langer beperkt zijn door geografische locatie. Lees verder wij allemaal moeten beheersen. Heeft u handige tips voor het maken van aantekeningen tijdens vergaderingen? Laat het me weten in de reacties hieronder!

Afbeelding tegoed: Mark Jensen John Bensondpstyles