Batch-taken met Google Agenda om focus en productiviteit te vergroten

Advertentie

De multitasking-mythe is alomtegenwoordig. Het maakt niet uit hoeveel multitasking-onderzoek we zien, dat blijven we onszelf vertellen meest mensen kunnen niet multitasken, maar wij kan.

Keer op keer blijkt uit onderzoek dat wanneer we denken dat we multitasken, we eigenlijk niet meer dan één ding tegelijk doen. We schakelen heen en weer tussen activiteiten en dat fenomeen dat bekend staat als 'overstap kosten”Maakt ons minder efficiënt (en kan ons in gevaar brengen).

Maar…

Er is een bepaald type multitasking dat efficiënter zou kunnen zijn. Misschien niet zo efficiënt als focussen op een enkele taak. Maar als je het gewoon niet kunt verdragen om je langer dan een paar minuten op één ding te concentreren, heb je misschien geluk.

(Om eerlijk te zijn, zijn er sommige gevallen waarin multitasking een efficiënte manier kan zijn om dingen te doen Single- vs. Multitasking: wat is het beste voor productiviteit?Multitasking is een veelgebruikte methode om de productiviteit te verhogen. Blijkt dat het niet noodzakelijk de zilveren kogel is voor productiviteit. De sleutel is om te weten wanneer je moet multitasken.

Lees verder .)

Een inleiding tot taakbatching

Verschillende productiviteitsgoeroes hebben taakbatching op enigszins verschillende manieren gedefinieerd. Maar waar het op neerkomt is dit:

"Taakbatching is de praktijk van het groeperen van vergelijkbare taken."

U hebt dus bijvoorbeeld een lijst met taken voor "codering", "foutopsporing", "documenteren" en "planning". In mijn eigen leven zou ik waarschijnlijk batchtaken uitvoeren als 'schrijven', 'bewerken', 'onderzoeken', 'pitchen', enzovoort.

Hoe is dit nuttig?

Taakbatching helpt u om productiever te worden door u aan te moedigen om bij een vergelijkbare groep taken te blijven om de overstapkosten te verminderen wanneer u ertussen gaat. Van het bewerken van foto's naar het beheren van uw e-mail is een grote omschakeling en kan hoge omschakelingskosten met zich meebrengen, aangezien uw brein moeite heeft om van versnelling te veranderen.

Als u overschakelt van het bewerken van foto's naar bijvoorbeeld het plaatsen van foto's op sites met stockfotografie, kunnen de overstapkosten lager zijn. Of stel je voor dat je overschakelt van het bellen naar potentiële klanten met verkooppraatjes naar het bellen van bestaande klanten om in te checken. Dat zou makkelijker zijn dan over te schakelen van pitch calls naar kwartaalrapporten.

En die lagere overstapkosten resulteren in meer focus.

Hoe u taken in batches plaatst, is aan u - het belangrijkste is dat ze op elkaar lijken. Als je het moeilijk vindt om tussen twee taken te schakelen, horen ze niet in dezelfde batch. U kunt een groot aantal batches of een kleinere batch hebben, afhankelijk van het soort dingen dat u moet doen.

Nadat u uw taken heeft gegroepeerd, kunt u tijd aan elke batch besteden.

Uw batches plannen

Dit is waar taakbatching echt nuttig wordt. Wanneer je wijs een specifiek tijdsblok aan Hoe tijd op Google Agenda te blokkeren voor een productieve werkdagWorstel je met tijdmanagement? We laten u zien hoe u de tijd in uw Google-agenda kunt blokkeren om de focus te vergroten, stress te verminderen en de productiviteit te verbeteren. Lees verder voor een bepaalde batch, staat het u vrij om te schakelen tussen taken binnen die batch. Dat is geweldig voor degenen onder ons die graag veel van project wisselen.

Zolang je niet overschakelt naar een taak buiten van die batch, ben je efficiënter. De kosten voor cognitief schakelen zijn lager en u krijgt meer gedaan.

Zo simpel is het.

En zodra u uw taakbatches in uw agenda plaatst, zodat u een vaste tijd heeft om eraan te werken, begint uw productiviteit omhoog te schieten. Omdat uw overstapkosten lager zijn, besteedt u minder tijd aan het opknappen van elke taak. En als u een vaste tijd heeft voor specifieke batches, kunt u afleiding verminderen (die een reusachtig overstap kosten).

Met behulp van een tijdbeheersysteem zoals de Pomodoro-techniek Hoe een eenvoudige Pomodoro-timer mijn leven beter maakteDe Pomodoro-techniek is een van de eenvoudigere life-hacks voor tijdbeheer. Doorbreek afleidingen met behulp van stukjes van 25 minuten en een timer. Het kan een levensveranderende routine veranderen als het je uitkomt. Lees verder of iets dergelijks zal uw productiviteit nog verder verhogen.

Als u klaar bent om taakbatching uit te proberen, moet u het volgende doen:

Batchtaken met Google Agenda

Het eerste dat u moet doen, is taakbatches maken. Omdat iedereen verschillende sets taken en verschillende batchmethoden heeft, is het helemaal aan jou hoe je dit proces doorloopt. Zoals ik al zei, is het misschien goed om met drie of vier categorieën te beginnen. Voor ons voorbeeld gebruiken we 'planning', 'bouwen', 'beoordelen' en 'rapporteren'.

We combineren deze batches met het concept van tijdsblokkering Time Blocking - The Secret Weapon For Better FocusBent u op zoek naar een efficiëntere manier om uw werkdagen te organiseren? Probeer Time Blocking. Deze tijdmanagementtactiek kan u helpen op het goede spoor te blijven terwijl u afleiding, uitstelgedrag en onproductieve multitasking op afstand houdt. Lees verder . Zet gewoon tijdsblokken in Google Agenda opzij voor specifieke batches.

Hier heb ik evenementen toegevoegd die me vertellen wanneer ik aan specifieke batches zou moeten werken:

Ik heb ook een herinnering toegevoegd om ervoor te zorgen dat ik weet wanneer mijn rapportageblok begint:

Nu krijg ik een herinnering wanneer het tijd is om aan mijn rapportagetaken te werken. Gedurende die tijd zou ik de kunnen gebruiken Pomodoro-techniek De beste Pomodoro Timer-apps om uw productiviteit te verhogenAls je na een paar uur werken vaak een productiviteitsmuur raakt, kan een Pomodoro-timer je helpen je focus te houden. Deze selectie van timers heeft voor elk platform een ​​optie. Lees verder om mijn tijd te besteden aan verschillende taken. Of misschien laat ik het natuurlijker gebeuren, waarbij ik van taak verander wanneer ik maar wil. Dit deel is aan jou.

Je snapt het idee. Voeg nu gewoon meer batches toe aan uw agenda! Maar houd er rekening mee dat je nog steeds een niet-geblokkeerde tijd nodig hebt. Je hebt hier en daar een paar minuten nodig om e-mail te beheren, gesprekken bij te praten, te chatten met mensen op kantoor of gewoon even te ontspannen.

Een vraag die je nu misschien stelt: hoe kies ik wanneer ik elke batch moet plannen? Hier is geen goed antwoord op. Als u een specifiek type taak heeft waar u 's ochtends het beste in bent, plan deze dan vroeg in. Als je 's middags van minder cognitief intense taken houdt, plan ze daar dan in. Schakel je liever over naar iets heel anders als je van taak verandert? U kunt dat ook doen.

Je weet hoe en wanneer u het beste werkt Hoe u productief kunt blijven, of u nu een ochtendmens of een nachtuil bentStreef er niet naar om vroeg wakker te worden of laat te blijven. Optimaliseer in plaats daarvan systemen zodat u de fase kunt aangaan waarin uw productiviteit laag is. Hier zijn enkele slimme strategieën. Lees verder , en u kunt die kennis aan het werk zetten in uw batchschema.

Zodra u uw batches in de kalender heeft, bent u klaar om te gaan! Nu hoeft u alleen nog maar aan het werk te gaan.

Google Agenda gebruiken om uw productiviteit te verhogen

Het plannen van uw taakbatches in Google Agenda is misschien voldoende om uw productiviteit volledig te revolutioneren. Maar als je wat meer een boost nodig hebt, kun je de andere geweldige functies van Google Agenda gebruiken.

Dat kan bijvoorbeeld synchroniseer uw takenlijst met Google Agenda Hoe u uw Google-agenda synchroniseert met uw takenlijstBij het organiseren van uw leven zijn twee hulpmiddelen onmisbaar: uw agenda en uw takenlijst. Maar de meeste oplossingen voor taakbeheer houden deze twee dingen gescheiden. We laten u zien hoe u ze kunt combineren. Lees verder en bekijk uw belangrijke taken naast uw batchschema. Dit kan u helpen bij het prioriteren van taken in elke batch.

Of je zou de kunnen gebruiken bijgewerkte weergave met meerdere agenda's 5 nieuwe Google Agenda-functies die u moet proberen!Google Agenda is nu nog fantastischer geworden. Google heeft eindelijk zijn agenda bijgewerkt. We laten u zien hoe u het nieuwe ontwerp kunt krijgen en welke nieuwe functies u moet proberen. Lees verder om uw batchplanning gescheiden te houden van uw andere afspraken.

Je kan zelfs tag uw agenda-items Hoe u het meeste uit Google Agenda kunt halen met 7+ nieuwe toolsGebruik Google Agenda om tijd te besparen en het meeste uit uw werkdag te halen. Deze nieuwe Google Agenda-tools en -services bieden nog een paar productiviteitstrucs. Lees verder om te zien waar uw tijd naartoe gaat en hoe u uw tijdbeheer kunt verbeteren.

Er zijn zoveel functies en tools dat je bijna alles kunt doen wat je wilt met je Google-agenda.

Taakbatching op de lange termijn

Zo eenvoudig is het natuurlijk niet. Er is altijd onderhoud. U moet bijvoorbeeld regelmatig een paar minuten uittrekken om uw batches te beoordelen. Als u denkt dat een bepaalde taak niet samen met de andere taken in de batch wordt uitgevoerd, wilt u misschien een nieuwe batch maken om de overstapkosten te verlagen.

En misschien merkt u dat uw planning niet optimaal is. Misschien heb je meer tijd nodig tussen batches in, of heb je een volledige dag nodig zonder geplande activiteiten om bij te praten.

Zelfs als je de perfect productiviteitssysteem Hoe u het laatste perfecte tijdbeheersysteem maakt dat u ooit zult gebruikenProductiviteit is een constante zoektocht naar meer organisatie met minder werk. Een manier om alles te bereiken waar je van droomt, zonder de slaap te verliezen. Kan dit geautomatiseerde tijdbeheersysteem het allemaal? Lees verder , er zal altijd wat onderhoud nodig zijn. Batch taken zijn geen uitzondering.

Maar wanneer u uw taken met succes batchgewijs en in Google Agenda integreert, heeft u een bijna geautomatiseerd tijdbeheersysteem. En het wordt niet veel beter dan dat!

Heb je taakbatching geprobeerd? Wat doet u om de tijd en moeite die nodig is om van taak te wisselen tot een minimum te beperken? Deel uw advies in de onderstaande opmerkingen!

Beeldcredits: photographee.eu/Depositphotos