10 tips voor het beheren van gedeelde bestanden op Google Drive

Advertentie

Dit is een van die momenten waarop ik wil dat je helemaal naar de onderkant van de pagina springt. Google Drive werkte met drie auteurs uit drie hoeken van de VS. De drie auteurs hadden een uur de tijd om te schrijven en samen te werken aan een kort verhaal. Ze zijn geslaagd. Dat is realtime samenwerking op zijn best.

Delen met samenwerkende cloudplatforms zoals Google Drive is niet nieuw meer. Reuzen van de technische wereld vechten de oorlogen over bedrijven en consumenten. Het stof zal niet snel gaan liggen. Het is goed nieuws voor ons consumenten, aangezien we onze werkdag verbeteren met gedeelde bestanden, mappen en teams.

Dus ik moet je vragen - is het nog steeds supergemakkelijk deel bestanden met Google Drive? Of krijg je het nog steeds onder de knie? Hoe dan ook, deze tien tips zouden je moeten helpen om gedeelde bestanden vanaf vandaag een beetje beter te beheren.

Opmerking: Als u gevoelige bestanden deelt, zorg er dan voor schakel Google Drive-versleuteling op de client in

3 Handige tools om de beveiliging en privacy van Google Drive te verbeterenIs de geïntegreerde codering van Google Drive voldoende om uw privébestanden te beschermen tegen diefstal en inbraak? Laten wij het uitzoeken. Lees verder !

De basis van delen

Het draait allemaal om het creëren van de juiste rechten voor delen en het niveau van delen. Je kunt elk bestand of elke map op Google Drive delen. De video van twee minuten vat het proces samen.

Als eigenaar kunt u anderen de volledige eigendom van een bestand geven, of een bepaald niveau van toegang tot bekijken en bewerken.

• Kan bewerken: De samenwerkende spreadsheet waaraan u met uw team werkt.
• Kan reageren: Het boekontwerp dat u schrijft. Anderen kunnen opmerkingen over het bestand bekijken en toevoegen, maar kunnen het niet bewerken. Mappen hebben geen opmerkingen.
• Kan zien: De uitnodiging voor een weekendfeest die je zojuist hebt gemaakt met Presentation.

Hier is een diagram dat de toegang voor een kijker, commentator, redacteur of eigenaar vergelijkt:

1. Hoe kan ik gedeelde bestanden kopiëren, downloaden en afdrukken?

U kunt het downloaden, afdrukken en kopiëren van gedeelde bestanden niet toestaan. De geavanceerde functie voor het beheer van informatierechten verwijdert deze opties uit het menu van de kijker. Dit is weer een controlelaag over uw documenten.

Open Google Drive. Selecteer het gedeelde bestand en klik op Delen pictogram in de rechterbovenhoek.

Op de Deel met anderen dialoogvenster, voeg de naam van de medewerker toe en klik op Geavanceerd optie rechtsonder.

Selecteer de Schakel opties voor downloaden, afdrukken en kopiëren voor commentatoren en kijkers uit doos. Klik Sparen veranderingen.

Kijkers zien een melding 'Exportopties uitgeschakeld' boven aan de menu's Bestand en Bewerken voor de specifieke documenten, spreadsheets en presentaties.

Houd er rekening mee dat degenen met de machtigingen "bewerken" uw bestand nog steeds kunnen downloaden, afdrukken en kopiëren, zelfs als deze instelling is ingeschakeld.

2. Deel een map met niet-Google-gebruikers

Je vrienden en collega's hebben geen Google-account nodig om een ​​Google Drive-map of -document te bekijken. Dit is een van de weinig bekende mogelijkheden van Google Drive. Je kunt een uitnodiging sturen naar hun e-mailadres. Of gebruik een deelbare link.

Kies tussen Kan zien of Kan bewerken of Kan reageren. Klik op de Opslaan knop.

Je kunt naar de Geavanceerd instellingen voor delen en kies andere opties voor delen. De persoon die de uitnodiging ontvangt, hoeft zich niet te registreren en in te loggen met een Google-account om het bestand te bekijken. Maar ze hebben een Google-account nodig om een ​​bestand te bewerken of te reageren.

Delen via een link is een veiligheidsrisico Hoe veilig zijn uw documenten in Google Drive? Lees verder voor gevoelige documenten omdat iedereen met de link toegang heeft tot het bestand.

3. Download een volledige gedeelde map

Met Google Drive kunt u de volledige inhoud van een gedeelde map downloaden als een ZIP-archief. Dit is handig om lokale kopieën van gedeelde documenten op te slaan. De mappenstructuur met eventuele submappen blijft behouden in het archief.

Ga naar Gedeeld met mij Op je Google Drive. Klik met de rechtermuisknop op de map en kies Downloaden.

U kunt ook de drievoudige stippen icoon in de werkbalk om de map te downloaden.

Als u een Google-document, -blad of -dia downloadt, wordt het gedownload als een Office-document. Alle andere bestanden worden gedownload in hun oorspronkelijke formaat.

4. Draag het eigendom van bestanden over aan iemand anders

Er zijn veel redenen om het eigendom van documenten aan iemand anders over te dragen. Misschien neemt iemand anders een project over. Misschien heeft iemand je ontslagen. Beter nog, u gaat op vakantie en u wilt gewoon de verantwoordelijkheid voor de gedeelde documenten overdragen. Het proces om Google Drive-documenten en -mappen digitaal te "overhandigen" is eenvoudig.

Open Google Drive. Selecteer de gedeelde map of het gedeelde bestand in Documenten, Spreadsheets of Presentaties en klik op Delen pictogram in de rechterbovenhoek. Als de vermoedelijke eigenaar geen gedeelde toegang heeft... nodig dan uit door het e-mailadres in te typen in het veld "Mensen uitnodigen". Vervolgens Sparen.

Klik Geavanceerd in de rechterbenedenhoek van de deelbox. Klik op het vervolgkeuzemenu naast de naam van de persoon van wie je het bestand of de map wilt bezitten. Selecteer Is eigenaar. Klik Gedaan.

Je rol wordt van eigenaar veranderd in redacteur nadat je het eigendom hebt overgedragen.

Let op: Je kunt het eigendom van een gesynchroniseerd of geüpload bestand (zoals een pdf- of afbeeldingsbestand) niet overdragen.

5. Hoe toegang tot gedeelde bestanden aanvragen?

Wanneer u probeert toegang te krijgen tot een bestand via een gedeelde link, ziet u mogelijk een bericht met de tekst 'U heeft toestemming nodig'.

Soms delen eigenaren een link voordat ze de rechten hebben ingesteld. Mogelijk wilt u het bestand ook openen met een alternatieve Google-ID. Het is gemakkelijk om toegang te vragen met een enkele klik.

Op de desktop:

• Open een link naar het bestand.
• Klik op Toegang aanvragen.

Op Android:

Met de Drive voor Android-app kun je met één tik toegang aanvragen wanneer het bericht "Unable to access document" verschijnt. Als u toestemming vraagt, wordt er vanuit de app een e-mail naar de eigenaar gestuurd. Bestandseigenaren krijgen onmiddellijk een melding op Android en iOS. De mobiele app is bijgewerkt met deze functie onlangs.

6. Zoek naar een medewerker

Een document delen met 10 leden is eenvoudig. Het delen met 50 oproepen voor meer planning. Het beheren van gedeelde bestanden betekent ook bijhouden welke medewerker aan welk document werkt.

Ga naar Details bekijken (Klik op het "I" -pictogram op de werkbalk). Blader door de Activiteit tabblad om snel te zien welke bestanden u recentelijk hebt gedeeld.

Klik op Gedeeld met mij in het linkermenu van Google Drive. Je krijgt een lijst met alle documenten waartoe je toegang hebt.

Gebruik de Kracht van Google-zoekfilters. De productiviteitsvoordelen zullen geen verrassing zijn voor degenen die bekend zijn met Gmail-filters.

Gebruik het zoekvak bovenaan Google Drive. De zoekopdracht van Google Drive zoekt ook in de hoofdtekst van het document. U kunt zoeken in de eerste 100 pagina's van alle tekstdocumenten of op tekst gebaseerde pdf's die u heeft geüpload. U kunt ook zoeken naar tekst op de eerste 10 pagina's van alle afbeeldings-PDF's. Gebruik deze krachtige functie in plaats van door mappen te bladeren om snel naar een bestand te gaan.

Druk in Google Drive op slash-toets vooruit om uw cursor rechts in het zoekvak te plaatsen. Klik op de kleine vervolgkeuzepijl in het zoekvak om de basiszoekfilters weer te geven. Het leren van een paar handmatige parameters kan u tijd besparen.

Bijvoorbeeld: om documenten te zoeken die u met iemand hebt gedeeld, gebruikt u naar: [email protected].

Google Help heeft de volledige lijst.

7. Vereenvoudig het delen door contactgroepen te maken

Met e-mailcontactgroepen hoeft u geen individuele documentrechten in te stellen voor uw teamleden.

Inloggen Google Contacten. Klik in de linkerzijbalk op Nieuwe groep.

Geef het een beschrijvende naam volgens het teamproject. Of iets anders waardoor ze gemakkelijk te onthouden zijn. Jij kan benoem groepen door machtigingen zodat ze gemakkelijk te onthouden zijn.

Bijvoorbeeld: [email protected] of [email protected].

Vul de nieuwe groep in met de e-mailadressen van de teamleden.

Gebruik deze specifieke contactgroepen in de instellingen voor het delen van bestanden of mappen.

8. Zie Het aantal weergaven van een gedeeld document

Google houdt een versiegeschiedenis bij, maar er is geen manier om te zien hoe vaak een gedeeld document is bekeken. Ik kreeg het antwoord op deze vraag van een Stack Exchange discussie.

Dien uw documentlink naar de http://goo.gl URL-verkortingsservice en deel alleen die URL. Deze service biedt informatie over hoe vaak op die link is geklikt, wat er ongeveer zo dichtbij is als u momenteel kunt weten hoe vaak uw document is geopend.

Dit is handig als u een document openbaar wilt delen en de reactie wilt controleren. Houd er rekening mee dat openbare documenten en bestanden worden weergegeven in zoekresultaten.

Enkele ideeën om openbaar te delen:

• Upload en deel een eBook.
• Test de eerste reactie op een creatief product.
• Geef een Presentaties-presentatie vrij voor openbare weergave (zoals SlideShare).
• Vind open educatieve inhoud.

Tip: U kunt een eenvoudige Google Site Search gebruiken om naar openbare documenten te zoeken. Bijv. zoekwoordsite: drive.google.com

9. Deel met Slack

Slack is de nieuwe werkplek of de digitale waterkoeler van het kantoor. Als je nog niet met Slack werkt, is het tijd om het aan je team voor te stellen. Er zijn veel manieren om uw favoriete services met Slack te laten werken. Google Drive-integratie is een van de meest populaire.

Met Slack kun je Google Drive-bestanden importeren en delen via Slack. Alle geïmporteerde Google Drive-bestanden worden ook geïndexeerd door Slack voor eenvoudig zoeken en verwijzen. De bestanden worden niet opgeslagen op Slack - ze blijven in uw Google Drive-mappen staan. Slack fungeert als een kanaal.

Een klein voorbeeld: plak een link naar een Google-document in de Slack-chatroom. Slack toont een fragment van inhoud uit het bestand onder de link zodra het is geïntegreerd. Dit is nuttiger dan alleen het delen van blinde links.

Slack Help Center laat zien hoe u uw Google Drive op twee eenvoudige manieren kunt verbinden met Slack.

10. Deel Google Docs vanuit Microsoft Office

Google Drive versus Microsoft Word Google Docs vs. Microsoft Word: The Death Match for Research WritingOnline oplossingen worden de norm. We hebben besloten om te kijken hoe Microsoft Word zich verhoudt tot Google Docs. Welke zal het betere onderzoekspapier doen? Lees verder is misschien een dagelijkse aanval van twee kantoorsuites, maar de twee krachtpatsers spelen eindelijk goed. U kunt nu Word-, Excel- en PowerPoint-bestanden openen die op de Drive zijn opgeslagen, eraan werken in Microsoft Office en ze weer delen via Google Drive. Het is allemaal te danken aan een handige plug-in die fantasierijk wordt genoemd als: Google Drive-plug-in voor Microsoft Office.

De plug-in werkt met Microsoft Office 2007, 2010, 2013 en 2016.

Installeer de add-on en geef hem toestemming om toegang te krijgen tot uw Google Drive-mappen. De add-on verschijnt als een extra tabblad op het lint en als een nieuwe locatie in het scherm Opslaan.

Office-documenten die op de schijf zijn opgeslagen, zijn ook versiebeheer. U kunt eerdere versies van een Office-bestand volgen of teruggaan naar een oudere versie. Wanneer u aan een Google-document wilt werken, wordt het in het juiste Google Drive-programma geopend in een apart browservenster.

Deelt niet geweldig!

Je kunt het niet alleen doen in de 21^st Eeuw. Er zijn een aantal voordelen wanneer u in realtime samenwerkt Teamwerk: 10 tips voor effectieve realtime online samenwerking Lees verder . Er zijn ook uitdagingen. Maar verminder het aantal hoepels om gewoon een stukje informatie te delen en er zullen goede dingen gebeuren.

De video over het schrijfproject laat zien hoe meer kan worden bereikt met minder wanneer er gezamenlijke synergie plaatsvindt.

Breng wat tijd door met de samenwerkingsfuncties van Google Drive. De harmonie van teamwerk hangt ervan af. Ga met Google Drive verder dan een bestandsopslagsysteem met de vele tips en trucs die het op alle platforms biedt. Vertel ons over de rol van Google Drive in uw verbonden wereld.

Gebruik je het actief om elkaar bij elkaar te brengen rond een gemeenschappelijk project? Wat is de enige tip die u wilt delen die het beheer van Google Drive een beetje beter voor ons maakt? Of zelfs een klacht die je tegenhoudt?

Afbeelding tegoed: legpuzzel door Rido via Shutterstock