Hoe u superproductief kunt worden door uw dagelijkse taken uit te besteden

Advertentie

We weten allemaal dat één persoon die door het leven lijkt te glijden, op een dag meer gedaan krijgt dan de meesten van ons mogelijk binnen een week zouden kunnen. Maar door te leren wat u kunt uitbesteden, plus een paar 'best practices'-tips voor het delegeren van uw dagelijkse taken, u kunt ook superproductief worden.

In dit artikel wordt uitgelegd hoe u taken kunt kiezen om online uit te besteden, enkele voorbeelden te zien en enkele tips om een ​​efficiënte en bekwame online outsourcer te worden.

Wat is outsourcing?

Kortom, delegatie. Sinds de lancering (en het daaropvolgende succes) van boeken en blogs zoals de Werkweek van 4 uurhebben enorme aantallen technisch onderlegde mensen zich tot websites als Elance, Odesk, TaskRabbit en vele andere manieren om taken te delegeren De 5 beste websites om een ​​virtuele assistent te vindenEen virtuele assistent is een echte persoon die u of uw bedrijf op afstand ondersteunt vanuit hun thuiskantoor. Ze kunnen vrijwel overal zijn en de services die ze bieden, variëren van professionele administratieve, technische, persoonlijke of ...

Lees verder , klusjes en zelfs geheel banen voor freelancers over de hele wereld.

Door iemand anders taken te laten overnemen die u niet (of gewoon niet wilt) zelf kunt doen, heeft u ineens toegang tot meer (mogelijk veel meer) dan 24 uur per dag.

Hoe weet ik wat ik moet uitbesteden?

Veel mensen hebben outsourcing overwogen, maar trokken zich op het laatste moment terug omdat ze het gewoon niet geloofden haalbaar is om iemand anders de controle te laten hebben over bepaalde aspecten van hun leven, hoe klein of groot dat deel ook is kan zijn.

Dit is een hindernis die ik mezelf vier jaar geleden heb moeten overwinnen, toen ik voor het eerst uitbesteedde, en geleerd dat er van elke taak vijf vragen moeten worden gesteld om te beslissen of dit wel of niet zou moeten zijn uitbesteed.

1. Vrees: Vult de gedachte om deze taak te beginnen me met angst?
2. Gebrek aan kennis: Is er iemand anders die deze taak beter zou kunnen doen dan ik?
3. Herhaling: Doe ik deze taak keer op keer, zonder dat het echte waarde toevoegt aan wat ik beoog?
4. Uitstelgedrag: Stel ik het uit, in plaats van deze taak te beginnen?
5. Tijd: Kan ik mijn tijd beter besteden aan iets anders doen?

Als ik antwoord Ja op een van de bovenstaande vragen, kies ik er meestal voor om de taak uit te besteden. De enige keer dat ik niet uitbesteden van de taak in deze situaties is als uitbesteding moeilijker of tijdrovend zal zijn dan het daadwerkelijk voltooien van de taak zelf.

Wat voor dagelijkse taken kan ik realistisch uitbesteden?

Toen ik begon met uitbesteden, begon ik met het inhuren van freelancers voor gegevensinvoertaken en fundamenteel onderzoek, maar naarmate ik meer leerde en meer over hoe ik effectief kon uitbesteden, kwam ik er al snel achter dat de soorten taken die ik kon delegeren alleen door mij werden beperkt verbeelding.

E-mail

Je hebt waarschijnlijk net huiverde bij de gedachte om de verantwoordelijkheid van je inbox over te dragen aan iemand die je net van internet hebt gehuurd en die halverwege de wereld werkt. Geloof me, ik begrijp het. Je inbox is je toevluchtsoord, toch? Dus begin klein, stuur gewoon de vreemde e-mail door naar uw freelancer, zodat ze die single kunnen afhandelen verzoek (bijvoorbeeld een afspraak in uw agenda invoeren), dan kunt u dat broodnodige geleidelijk opbouwen vertrouwen.

Naarmate het vertrouwen in uw freelancer toeneemt, kunt u andere e-mailverantwoordelijkheden overdragen en uiteindelijk toestaan om door uw hele inbox te filteren, zodat u alleen de meest prangende en productieve hoeft te beantwoorden berichten.

Afspraken en reserveringen

Het hebben van een freelance assistent die uw afspraken en reserveringen voor u kan maken en beheren, bespaart u niet alleen tijd en moeite. Het maakt ook je ervaringen beter.

Vorig jaar boekte mijn freelance assistent een hotel waar mijn vriendin en ik in konden blijven. De avond voor het verblijf belde hij de receptie en zorgde ervoor dat alles in orde was voor de boeking (hij zei ook dat het de verjaardag van mijn vriendin was). Toen we de volgende dag aankwamen, neem ik aan dat het hotelpersoneel dacht dat ik een of andere hot-shot was (die van mijzelf) assistent en zo), en we kwamen aan in een opgewaardeerde kamer, met een fles wijn en een handgeschreven kaart achtergelaten door de bed.

Als mijn assistent niet van tevoren had gebeld, was dit waarschijnlijk nooit gebeurd. U kunt uw assistent oproepen laten plannen, doktersafspraken maken, vluchten boeken, kaartjes kopen voor optredens - wat u maar nodig heeft!

Online winkelen

Hoorde ik ooit Ramit Sethi vertellen hoe hij zijn online winkelen heeft vereenvoudigd. In het verleden zou hij praten met een vriend die een boek, film of album had aanbevolen. Hij zou, zoals de meesten van ons, de naam van de aanbeveling noteren, het gesprek voortzetten en nooit echt rondkomen om de aankoop te doen. Dus wanneer hij nu een aanbeveling ontvangt, stuurt hij een supersnelle e-mail naar zijn assistent:

Koop boek: The Great Gatsby

Uit eerdere instructies weet zijn assistent precies wat hij moet doen, d.w.z. hoe hij moet kiezen welke editie hij wil kopen, hoeveel hij mag uitgeven, waar het boek moet worden bezorgd. Dit is een uitbestedingsmethode die ik onlangs heb toegepast, en ik wou dat ik het eerder had gedaan. En het kan worden uitgebreid tot andere vormen van winkelen, zoals eten of kleding (zolang je je assistent hebt geleerd wat je leuk vindt).

Surfen op het internet

Hoe vaak ben je doelloos op internet aan het surfen, in de hoop dat iets je interesse wekt? Hoeveel uur per week verspilt u het openen van tabblad na tabblad terwijl u in de trein zit of tv kijkt, om ze weer te sluiten zonder een enkel woord op de pagina te lezen?

Door je assistent te leren over je interesses, het soort dingen waarover je meer wilt lezen of op de hoogte wilt blijven, kun je omzeilen het zinloze surfstadium, en in plaats daarvan weet je dat je altijd een gestage stroom aan content zult hebben die echt interessant zal zijn voor u.

Voor mij vindt mijn assistent inhoud die ik leuk vind (of over onderwerpen die ik moet leren), en slaat ze op in mijn Instapaper-account Beheer uw bladwijzers en leeslijst met Instapaper Lees verder , zodat ik ze kan openen op mijn telefoon, iPad of laptop, waardoor ik talloze uren zinloze online omzwervingen bespaar.

Transcriberen

Ik vermoed dat je de tel bent kwijtgeraakt van het aantal vergaderingen dat je hebt bijgewoond en volledig uitgesplitst, en een behoorlijk deel van een belangrijk gesprek mist. Je bent waarschijnlijk ook uit een vergadering gekomen met de bedoeling een paar aantekeningen en actiepunten te schrijven, alleen om op een zijspoor te komen, waarbij je helemaal vergeet wat je in de eerste plaats moest schrijven.

Om dit probleem te omzeilen, kunt u proberen uw vergaderingen op te nemen en het audiobestand naar een freelancer sturen die dat kan het gesprek transcriberen, of ze kunnen eenvoudig belangrijke punten noteren, zodat u er in de toekomst.

Er zijn honderden andere taken die u kunt uitbesteden, zowel persoonlijk als zakelijk. Van webdesign, advies en schrijven tot modeadvies, reisplanning en zelfs solliciteren. Wat u uitbesteedt, moet gebaseerd zijn op de vijf vragen die bovenaan dit artikel worden vermeld, om ervoor te zorgen dat u uw tijd investeert in de meest intensieve taken.

Enkele tips

Het valt niet te ontkennen dat outsourcing ontmoedigend kan zijn. Door iemand in te huren om een ​​aantal van uw dagelijkse activiteiten op zich te nemen, wordt u immers automatisch een manager. Hier zijn enkele tips om u op het goede spoor te houden:

Zorgvuldig huren

Wanneer u een vacature plaatst op Elance of Odesk, ontvangt u waarschijnlijk ten minste 30-40 voorstellen en is het uw taak om de persoon te vinden die bij u past. voordat u een definitieve beslissing neemt, stelt u een shortlist op van ongeveer 3-7 aanvragers en stelt u hen een eenvoudige taak. Zorg ervoor dat u zeer duidelijke instructies geeft en een deadline. Laat ze weten hoe u de gevraagde informatie wilt ontvangen. Als u wilt dat ze in de toekomst voor u bellen, vraag hen dan om u een audiobestand te sturen met een paar vragen zodat u hun ‘telefoonstem’ kunt horen.

Stel een ‘Over mij’ document op

Het laatste dat u wilt doen, is uw vereisten keer op keer herhalen aan uw assistent. Elke keer dat u hen nieuwe informatie geeft (winkels die u bevalt, het soort hotels waarin u wilt verblijven, uw vereisten bij het boeken van een vlucht, de tijden dat u beschikbaar bent voor oproepen, enz.) Laat ze deze informatie invoeren in een gedeeld document. Dit document zal hun eerste referentiepunt zijn als ze vragen hebben over een taak die u hen heeft opgedragen (waardoor u minder herhalingen hoeft te doen), plus als je ooit met een andere assistent gaat werken, kun je hem dit document gewoon geven en zij zullen veel meer over jou en je voorkeuren te weten komen snel.

Wees specifiek

Wees bij elke taak die u delegeert zo specifiek mogelijk. In plaats van stapsgewijze instructies te schrijven, kan het effectiever zijn een schermopname video opnemen Ashampoo Snap 7 Review: eenvoudige schermafbeelding en video-opnameOp zoek naar een eenvoudige en uitgebreide oplossing voor het vastleggen van desktops? Snap 7 biedt geavanceerde opties voor screenshot, waaronder multi-shots en video-opname. Maar is het 20 dollar waard? Lees onze recensie en test het zelf met de ... Lees verder om naar je assistent te sturen zodat ze kunnen kijken hoe u bepaalde taken zou uitvoeren. Zorg ervoor dat u uw assistent altijd laat weten hoelang ze kunnen besteden aan een taak (en / of uw budget), de deadline en eventuele vragen beantwoordt. vragen die ze zouden kunnen hebben voordat ze opduiken om het heen en weer sturen van e-mailverzending die kan volgen als u niet duidelijk bent te verminderen genoeg.

Wees eerlijk: Veel mensen huren freelancers in, omdat ze denken dat ze iemand kunnen inhuren om taak na taak uit te voeren voor $ 3 per uur. Wees eerlijk met wat u vraagt ​​en het uurtarief dat u aanbiedt. Hoe eerlijker je bent, des te beter krijg je resultaten.

Zoals u hoopt te zien, is de reikwijdte van hoe outsourcing kan helpen bij het vrijmaken van uw tijd en energie enorm, maar om er het maximale uit te halen outsourcing, moet u dit zien als een investering op lange termijn die meer en meer vruchten zal afwerpen naarmate uw assistent (en) meer over u te weten komen en hoe ze kan jou helpen.

Als je nog steeds niet overtuigd bent, bekijk dan dit interview met Dan Andrews van Tropische MBA over hoe hij erin geslaagd is het grootste deel van een miljoen dollar uit te besteden. Als dat je niet beïnvloedt, doet niets het!

Dit artikel richtte zich op online outsourcing, maar er zijn tal van taken die u ook offline kunt uitbesteden. Tools zoals TaskRabbit zijn gebouwd om te helpen bij alledaagse taken zoals schoonmaken en wassen, zelfs bij het kopen van vers voedsel.

Heeft u al uw dagelijkse taken uitbesteed? Zo ja, hoe is het gegaan?

Afbeelding tegoed: Marcos Meca Sam Wordley (Shutterstock)