Time Blocking - The Secret Weapon For Better Focus

Advertentie

Bent u op zoek naar een efficiëntere manier om uw werkdagen te organiseren? Proberen Tijdsblokkering.

Een paar maanden geleden kwam ik over Cal Newport's verhelderende post over tijdblokkering - een productiviteits-hack die u helpt om het meeste uit uw werkdag te halen door zeer specifieke taken toe te wijzen aan zeer specifieke tijdsblokken. Dit is losjes gebaseerd op de wet van Parkinson, waarvan het idee is dat het werk zal eenvoudig worden uitgebreid om de beschikbare tijd voor voltooiing te vullen.

Voor sommigen is het idee om taken zo rigide in te plannen misschien contra-intuïtief. Maar als u een achterstand hebt bij het afwerken van taken of een deadline waar u zich aan moet houden, kan tijdsblokkering u op het goede spoor houden terwijl u wordt afgeleid, uitstelgedrag en onproductieve multitasking op afstand.

Newport besteedt over het algemeen ongeveer 15-20 minuten aan het einde van elke dag met het plannen van zijn 'tijdsblokken' voor de volgende dag, met als algemeen doel 'ervoor te zorgen dat er vooruitgang wordt geboekt met de juiste dingen in het juiste tempo voor het relevante deadlines ”. Zijn theorie is dat "een 40-urige werkweek met tijdblokkering, naar ik schat, evenveel output oplevert als een 60-urige werkweek zonder structuur".

Voor een potentiële belofte van een 50% productiviteitsverhoging (vooral gerelateerd aan diep, zwaar werk), de verleiding om deze hack een proefvaart te geven, is moeilijk te weerstaan.

Geef wat tijd om te plannen

Als je in de verleiding komt om dit uit te proberen, moet je eerst een korte tijd besteden aan het uitzoeken wat je moet voltooien voordat de week voorbij is. Bepaal wat een week goed besteedt.

Schrijf 3-5 van de belangrijkste taken op die u moet voltooien (deze besluitvormende apps Besluiteloos? Maak de juiste keuzes met deze appsKen je de paradox van keuze? Als je net als ik bent en last hebt van analyseverlamming, zullen deze apps je leven veranderen. Lees verder kan helpen), en alle andere noodzakelijk (hoewel niet altijd belangrijk) taken die je gewoon moet doen. Als u vervolgens een typische werkdag van 8 uur werkt, verdeelt u die 8 uur in stukken van verschillende grootte, waarbij elk stuk aan een specifieke taak (of reeks taken) is gewijd - belangrijk en noodzakelijk - waar je aan moet werken. Google kalender is hiervoor een perfect hulpmiddel, maar een stuk papier kan net zo goed werken.

Je kunt hieronder een basisvoorbeeld zien (voor slechts één dag) dat ik een paar dagen geleden heb gebruikt, hoewel je dit natuurlijk zo gedetailleerd mogelijk kunt maken. Probeer de taken door de week te verdelen op een manier die helpt om te bereiken allemaal van uw doelstellingen zonder uzelf te veel op te dringen.

Voordat je er echter direct in duikt, zijn er een paar dingen waar je rekening mee moet houden.

Wees eerlijk tegen jezelf

Probeer niet te veel in één dag te persen. Het is maar al te gemakkelijk om te onderschatten hoe lang een taak duurt - vooral als je ervan uitgaat dat je 50% efficiënter bent dan normaal. Als je iemand bent die dat nooit is volgde hun tijd 4 Uitstekende gratis tools voor tijdregistratie [Android]Het maakt niet uit wie je bent, tijd is een ongelooflijk belangrijk goed. We krijgen allemaal evenveel tijd toegewezen - 86.400 seconden per dag - en het is aan ons hoe we die tijd besteden ... Lees verder voor dit zullen neem even de tijd om te leren.

U moet de gemiddelde hoeveelheid productieve tijd die u in uw inbox doorbrengt, berekenen. Je moet precies weten hoelang je je daadwerkelijk kunt concentreren op diepe, moeilijk werk. Als u vier uur uittrekt voor diep werk, maar u kunt zich bijvoorbeeld slechts twee uur echt diep concentreren, dan is dat twee uur verspild, die had kunnen worden besteed aan minder veeleisende taken.

Naarmate u meer leert over hoe u werkt en hoe lang elke taak echt duurt, worden uw tijdsblokschattingen steeds nauwkeuriger, waardoor u productiever kunt worden.

U kunt tijd blokkeren Reactief werk Te

Als veel van uw werk reactief is, denkt u misschien dat deze methode niet voor u werkt. Maar gelukkig jij kan wijs ook tijdsblokken toe aan reactief werk, om die 8 uur durende Ping-Pong-wedstrijd te vermijden wanneer je aan het werk bent.

Bijvoorbeeld…

Als een groot deel van je werk in je inbox wordt doorgebracht, plan dan elke 2 uur 30 minuten in je inbox (een groot probleem? Voeg wat informatie toe aan uw handtekening om mensen te laten weten dat u slechts een paar keer per dag e-mail controleert om de productiviteit op peil te houden).

Als u de hele dag door oproepen moet aannemen, draait u in plaats van de telefoon elke keer op te nemen wanneer deze overgaat het antwoordapparaat aan en plan overdag een aantal periodes waarop u op uw antwoord reageert berichten. Hierdoor worden uw andere tijdsblokken veel minder onderbroken, zodat u uw beste werk gedaan kunt krijgen.

Verwijder afleiding

Tijd blokkeren is in theorie allemaal goed en wel, maar als je je niet aan de principes houdt in praktijk, zult u zeker falen. Als je een paar uur diep werk doet met een Facebook-tabblad open, is je telefoon klaar en bereid om dat te doen oproepen aannemen en uw collega's het gevoel hebben dat ze u op elk moment kunnen onderbreken, daar zet u zich voor in mislukking.

Zorg ervoor dat mensen weten dat ze je niet mogen storen (het dragen van een koptelefoon kan de onderbrekingen drastisch verminderen). Zet de telefoon uit. Meld u af bij sociale media. Sluit alle onnodige tabbladen en concentreer u op de taak in kwestie gedurende de toegewezen periode. Je zult vaak verbaasd staan ​​hoeveel je gedaan krijgt.

Wees niet te specifiek

Dit hangt losjes samen met ons menselijk onvermogen om te voorspellen hoe lang het echt zal duren. Of zelfs als we de motivatie hebben om een ​​taak te voltooien. Als we te specifiek zijn met onze tijdsblokkering (d.w.z. "30 minuten om een ​​locatie voor het feest te reserveren"), dan zijn we al mislukt als we binnen 30 minuten geen locatie vinden. Houd in plaats daarvan je tijdsblokken relatief vaag, maar werk nog steeds aan een heel specifiek doel.

Zo werkt '30 minuten het feest organiseren' goed. In plaats van een locatie te laten boeken, kan het blok van 30 minuten resulteren in een shortlist van locaties - dus je hebt tenminste vooruitgang geboekt!

Deze quick wins houden u gemotiveerd om dit soort productiviteitssystemen bij te houden.

Tijdsblokkering betekent niet dat er geen keuze is

Sommige mensen verafschuwen geen keuze hebben gedurende de dag en bang zijn dat tijdsblokkering leidt tot een volledig gebrek aan keuze. Dit is echter niet het geval. Neem mijn persoonlijke Google Agenda-voorbeeld hierboven.

'Artikelen schrijven' is opzettelijk vaag. Ik heb een selectie van artikelen waar ik op elk moment aan kan werken, dus gedurende deze periode kan ik het ene artikel kiezen dat me op dat moment het meest opwindt. Het gaat erom ervoor te zorgen dat ik elke dag een bepaalde hoeveelheid tijd besteed aan schrijven, ongeacht wat ik eigenlijk schrijf.

Houd gedetailleerde aantekeningen bij

Wanneer uw dag regelmatig betrekking heeft op het wisselen van de ene taak naar de andere, kan het vaak te lang duren voordat u weer in de weer bent met de volgende taak. Als ik om 12:30 mijn telefoongesprekken stop en naar mijn diepe werk ga, moet ik weten dat ik gemakkelijk in de juiste gemoedstoestand kan komen om zo min mogelijk tijd te verspillen.

Om dit te doen, blijf ik gedetailleerd noteert op papier of in mijn Google-agenda waar ik ben, waar ik de vorige keer dat ik hieraan werkte, terechtkwam project, problemen waarmee ik werd geconfronteerd, doorbraken die ik heb gemaakt en wat de volgende stap is om de vooruitgang vooruit te helpen. Besteed de laatste paar minuten van elk tijdsblok aan het schrijven van deze aantekeningen, zodat u met een gerust hart het volgende tijdsblok kunt betreden.

Voer regelmatig beoordelingen uit

Voer aan het einde van elke week, maand of kwartaal (wat het beste bij u past) een evaluatie uit van de verschillende projecten die u bent geweest werken om te zien of uw tijdblokkerende aanpak voor u werkt en om te weten welke projecten u meer tijd moet toewijzen blokken naar. Dit is de enige echte manier waarop u weet hoe u uw tijd effectief kunt toewijzen. Stel jezelf tijdens een review de volgende vragen voor elk project:

1. Wat heb ik bereikt sinds de laatste review?
2. Welke taken moeten worden voltooid vóór de volgende beoordeling?
3. In welk stadium ben ik met elk van mijn projecten?

Met dit overzicht bent u veel beter in staat beslissingen te nemen voor de toekomst. Gebruik technologie... zoals deze tijdregistratie-apps op Android 4 Uitstekende gratis tools voor tijdregistratie [Android]Het maakt niet uit wie je bent, tijd is een ongelooflijk belangrijk goed. We krijgen allemaal evenveel tijd toegewezen - 86.400 seconden per dag - en het is aan ons hoe we die tijd besteden ... Lees verder .

Begrijp uw lichaamsklok

Lees dit artikel over Circadiane en ultradiaanse ritmes, en leer hoe u kunt zien welke uren per dag uw meest productieve zijn, en plan uw tijdsblokken dienovereenkomstig in. Veel auteurs merken dat ze in de vroege uurtjes het creatiefst zijn. Als u weet dat u zich in de vroege namiddag beter kunt concentreren, organiseer dan uw tijdsblokken om het meeste uit deze tijd te halen en uw topprioriteiten voor de week.

Wees niet te professioneel

Alle werk en geen spel maken Jack een saaie jongen. Zorg ervoor dat je tijd voor het spelen in je dagen plant. Maak tijd vrij om met je geliefde door te brengen. Tijd om alleen door te brengen. Tijd om te oefenen. Tijd om kerstinkopen te doen. Tijd om niets te doen. Anders kunnen deze allemaal wegvallen en zult u merken dat u allemaal op de hoogte bent als het op werk aankomt, maar volledig achterloopt in uw persoonlijke leven.

Gebruik herinneringen die werken

Of dat nu een agenda-popup is, e-mailherinnering Voeg planning, tracking en herinneringen toe aan Gmail met deze fantastische add-onLaten we eerlijk zijn, Gmail is vrijwel perfect. Het is geen toeval dat het nu een van de meest populaire e-mailproviders is, althans voor degenen die de voorkeur geven aan een webinterface. Er zijn echter verschillende ... Lees verder , een timer op je telefoon of een ouderwetse stopwatch, je moet ervoor zorgen dat je herinneringen instelt waarvan je zeker weet dat je je eraan zult houden. Als je bereid bent om 10 minuten extra aan elke taak te werken, loop je al snel achter op andere projecten. Is het het echt waard? Zorg ervoor dat je weet wanneer je tijdsblok afloopt, dus kom in de juiste gemoedstoestand om naar het volgende blok te gaan.

In wezen is tijdsblokkering een eenvoudige oefening om uw dag op te splitsen in verschillende delen van de tijd die, als we eraan vast blijven zitten, ons helpt alles te bereiken wat we nodig hebben, waardoor stress verminderen 4 manieren om de stress uit de productiviteit te halenMet een paar doelgerichte wijzigingen kunt u uw productiviteit met grote sprongen verhogen. Pas deze eenvoudige methoden toe op uw leven en het resultaat is wat u zou verwachten: beter werken met minder inspanning. Lees verder . Natuurlijk zijn er enkele problemen met motivatie, het vermogen om te voorspellen hoe lang het gaat duren en onvoorziene verstoringen. Maar het gebruik van deze methode kan ons helpen uitstelgedrag en verspilling tegen te gaan, efficiëntere werkdagen te maken en ons ook persoonlijke tijd terug te geven.

Bekijk deze video om de tijdblokkering in actie te zien:

Heb je ooit deze productiviteits-'hack 'gebruikt? Hoe heeft het voor jou gewerkt? Wat zijn de tools die u gebruikt om tijd te geven?