Hoe u de perfecte professionele e-mail schrijft (ondersteund door gegevens)

Advertentie

Effectieve e-mails schrijven lijkt eenvoudig genoeg. Maar als u wilt dat uw e-mails nog beter presteren, houd dan rekening met de volgende door wetenschap ondersteunde regels.

In het verleden hebben we vermeld 12 redenen waarom mensen je e-mails nog steeds negeren 12 redenen waarom mensen uw e-mails NOG STEEDS negerenWorstel je er vaak mee om mensen te laten reageren op je e-mails? We laten u zien waarom mensen uw e-mails negeren en hoe u ze opmerkt en reageert op uw bericht. Lees verder . We hebben u zelfs stapsgewijze instructies gegeven over mensen druk krijgen om op uw berichten te reageren 6 manieren om bezette mensen uw e-mails te laten beantwoordenEr zijn een hele reeks regels als het gaat om e-mailen die een persoon zal aanmoedigen of ontmoedigen om op de knop "beantwoorden" te klikken en u te antwoorden. Leer de regels voor e-mailsucces. Lees verder . Maar nu is het tijd om nog meer specifieke, bruikbare tips te delen - ondersteund door gegevens.

Elk van deze tips vergroot niet alleen de kans dat uw e-mails worden gelezen, maar ook dat u een positieve reactie op die e-mails ontvangt. Dit is belangrijk omdat e-mail nog steeds de belangrijkste vorm van communicatie is in de zakenwereld. Door te weten hoe u effectieve e-mails kunt maken, geeft u uzelf een duidelijk voordeel ten opzichte van uw collega's.

1. Krijg op Voornaam Voorwaarden

Dit klinkt voor de hand liggend, maar als je echt wilt dat mensen opletten wanneer ze een e-mail van je ontvangen, gebruik dan hun naam. En gebruik het meer dan eens.

Onderzoek gepubliceerd in 2006 toonde aan dat verschillende hersengebieden "een grotere activering van de eigen naam vertonen", wat bewijst dat "het horen van de eigen naam een ​​unieke activering van de hersenfunctie heeft".

Gebruik de naam van uw ontvanger in het e-mailonderwerp en e-mail body is daarom een ​​psychologische truc die de aandacht kan trekken. Afsluiten met "Ik hoop snel van je te horen, Stan" is veel effectiever dan alleen "Ik hoop snel van je te horen".

2. Omarm de Halo-effect

Mensen worden beïnvloed door mensen die ze vertrouwen. Als een manager u adviseert om contact op te nemen met de directeur van uw bedrijf, noem die manager dan in uw inleidende e-mail. Koude e-mails zijn vreselijk om te ontvangen. Het is daarom uiterst belangrijk om te laten zien dat u de steun heeft van iemand die uw ontvanger vertrouwt.

Dit komt gedeeltelijk door een theorie genaamd de Halo-effect. Dit is een soort bevestigingsbias. In dit geval zou de bias waarschijnlijk de algemene indruk van de regisseur verbeteren u simpelweg vanwege hun gunstige indruk van de manager die u heeft doorverwezen.

U hoeft echter niet vast te houden aan het noemen van meerderen. Door gebruik te maken van de opvattingen en ideeën van experts, klanten, wederzijdse vrienden en menigten, kan uw e-mail ook worden versterkt, op voorwaarde dat de ontvanger de mening van de mensen waarnaar u verwijst, waardeert.

3. Wees boos of blij. Maar nooit neutraal

Wanneer Boemerang, een toonaangevende Gmail-app, analyseerde zijn gegevens, vonden ze iets ongelooflijk interessants. "Een van de belangrijkste factoren bij het bepalen van de responspercentages is hoe positief (woorden als geweldig) of negatief (woorden als slecht) de woorden in de boodschap zijn".

Beiden redelijk positief en negatieve e-mails ontvingen 5-15% meer reacties dan neutrale e-mails. Dat gezegd hebbende, uiterst vijandige e-mails 10 e-mailtips voor het omgaan met boze, trollen of onbeleefde e-mailsHet is ongelooflijk frustrerend om alleen je e-mailinbox te controleren om een ​​volledig hatelijk bericht te vinden. Waarom doen mensen in hemelsnaam zo? Dat gezegd hebbende, zou je moeten leren hoe je jezelf kunt verdedigen terwijl ... Lees verder kreeg nauwelijks antwoord. Overmatig vleiende e-mails presteerden ook niet veel beter. Met andere woorden, breng uw gevoelens over, maar reageer niet overdreven.

4. Hou het kort (Maar hoe kort?)

Ik weet het. Hierop zullen uitzonderingen zijn. Een van de mijn favoriete hersensites Lees meer intelligente inhoud in 2016 met deze 35 sitesWe zouden deze 35 sites allemaal vaker moeten lezen. Als je moe bent van verdomde inhoud, maak de dingen dan komend jaar wat attenter met deze superlijst. Lees verder , Brain Pickings stuurt ongelooflijk lange e-mails die heerlijk zijn om te lezen. Maar over het algemeen suggereren de gegevens dat u lange e-mails moet vermijden.

Naast die informatie over de soorten woorden die u in uw berichten moet gebruiken, vond Boomerang zelfs de 'ideale' lengte van een e-mail. Op basis van hun analyse van 40 miljoen e-mails ontdekten ze dat degenen die niet meer dan 50–175 woorden bevatten, de meeste kans hadden om een ​​antwoord te ontvangen (49–50%). Dit wordt ook ondersteund door de bevindingen van een MIT-studie uit 2010.

Dit is een wijs advies, maar het is niet altijd praktisch. Maar de les is om uw e-mails beknopt te houden. Een manier om dit te doen is door u te abonneren op de Vijf zinnen filosofie en stuur nooit e-mails met een lengte van meer dan vijf zinnen. Als investeerder en auteur Guy Kawasaki vertelde het aan Entrepreneur.com, "Minder dan vijf zinnen is vaak abrupt en grof, meer dan vijf zinnen verspilt tijd."

5. Gebruik het woord 'Omdat'

Als je het lef hebt om iemand te vragen iets voor je te doen, vertel het hem dan tenminste waarom. We weten dit sinds de jaren '70, toen hoogleraar psychologie aan de Harvard University, Ellen Langer heeft een onderzoek gepubliceerd het belang benadrukken van het woord "omdat".

We ontvangen veel te vaak e-mails die gewoon iets vragen ("Kun je me dat rapport om 14.00 uur sturen?"), Zonder uit te leggen waarom. Maar door het woord 'omdat' in ons verzoek te introduceren ('Kunt u mij dat rapport om 14.00 uur sturen omdat het om 17.00 uur moet worden aangepast), neemt de kans op naleving toe.

Volgens dat onderzoek zou dit kunnen komen doordat 'mensen ‘automatisch’ gedrag vertonen... als een vorm van heuristiek of kortere weg. En het horen van het woord ‘omdat’ gevolgd door een reden (hoe zwak de reden ook is), zorgt ervoor dat we hieraan voldoen. "

6. Bied niet meer dan 3 keuzes aan

De Paradox of Choice is waar we zo'n overvloed aan opties hebben dat we verlamd raken. Om ervoor te zorgen dat uw e-mails niet leiden tot een paradox naar keuze, probeer dan niet meer dan drie opties aan te bieden.

De menselijke geest houdt van de magie van drie. Daarom geven we drie medailles op de Olympische Spelen. We analyseren dingen in termen van optimistisch, realistisch en pessimistisch (of hoog, gemiddeld en laag). En daarom groeien de economische markten vaak tot slechts drie grote concurrenten.

Ook bij besluitvorming vertrouwen we graag op drie redenen, of drie keuzes. Dit werd aangetoond door onderzoek getiteld When Three Charms But Four Alarms, uitgevoerd door twee gedragswetenschappers. Toegepast op e-mail, als u een vergadering of een gesprek organiseert, probeer dan slechts drie tijd- en datumopties te geven. U kunt ook een tool voor vergaderplanning gebruiken tekening, wat we hebben beoordeeld 5 Kalenderbeheer- en planningstools voor het jaarBlijf op de hoogte van alles in uw schema. Hier zijn vijf gratis tools die bijzonder nuttig kunnen zijn om uw agenda op orde te houden. Lees verder vroeger.

7. Schrijf op derde leerjaar

Het leesniveau van uw e-mails kan een enorm effect hebben op uw responspercentages. Volgens Boomerange-mails die op leesniveau voor de universiteit waren geschreven, hadden een responspercentage van slechts 39%. Het meest effectieve leescijfer was het derde leerjaar, dat een responspercentage van 53% behaalde.

Het leesniveau wordt voornamelijk berekend door te kijken naar 'aantal lettergrepen in uw woorden en het aantal woorden in je zinnen. ' Om je responspercentage te verbeteren, bewaar dan zowel je zinnen als je woorden kort. Om de leesgraad van uw eigen e-mails te controleren, kopieert en plakt u ze in tools zoals Leesbaarheidsscore, of Hemingway Editor.

8. Proeflees uw tekst

Voor langere e-mails is dit vanzelfsprekend, maar voor kortere e-mails wordt proeflezen vaak over het hoofd gezien. Dit is een slecht idee.

In een Studie uit 2001Larry Beason toonde aan dat schrijffouten (waaronder spellings- en grammaticafouten, evenals logische fouten) verschillende negatieve effecten hebben op de perceptie van de schrijver.

Wanneer een lezer een fout opmerkt, maken ze automatisch aannames over de schrijver. In deze studie waren de meest voorkomende veronderstellingen dat de schrijver een gebrekkige denker was, geen gedetailleerd persoon, een slechte communicator en / of slecht opgeleide.

Dit zijn enkele behoorlijk schadelijke attributen die je kunt vermijden om gezien te worden, simpelweg door proeflezen Grammarly Lite - Een browserextensie voor al uw behoeften op het gebied van proeflezen [Chrome, Firefox, Safari]Hoe leest u momenteel wat u op uw computer typt? Typ het in Google? Plak je het in Word? Of gebruikt u een proefleeswebsite waar u uw tekst in plakt? Ik ben zeker ... Lees verder al uw e-mails.

9. Getallen weergeven als cijfers

Als cijfers zoals statistieken, gegevens, datums, tijd, etc. zijn belangrijk in uw bericht, geef deze weer als cijfers in plaats van ze uit te typen (12, in plaats van twaalf).

Eye-tracking studies hebben aangetoond dat de ogen van een lezer over het algemeen over tekst scannen, terwijl "cijfers vaak het dwalende oog stoppen". Dit komt omdat "cijfers feiten vertegenwoordigen". Getallen zijn harde gegevens die de geest snel kan kiezen. De lezer gaat ervan uit dat die cijfers een belangrijk onderdeel van de boodschap zijn.

Houd hier rekening mee bij het maken van uw eigen e-mails. Als cijfers een belangrijk onderdeel zijn van uw bericht, geeft u deze weer als cijfers, zodat uw lezer het belangrijke kan filteren op het onbelangrijke.

Laat e-mail voor u werken

Bij de meeste banen zijn e-mails een cruciaal onderdeel van hoe we met onze collega's communiceren. Of u nu 10 of 100 e-mails per dag verstuurt, het is een vaardigheid die u moet leren om te weten hoe u effectieve berichten kunt opstellen.

Zoals je hierboven kunt zien, is dit niet moeilijk. Kleine veranderingen, zoals het beknopter maken van uw e-mails, proeflezen of het veranderen van de emotie van uw schrijven, kunnen een grote impact hebben. En met gratis tools voor e-mailverbetering 5 tools die u kunnen helpen betere e-mails te schrijvenIedereen probeert nog steeds het e-mailprobleem op te lossen. Laten we het dus ook hebben over de meest elementaire gewoonte van allemaal: de kunst om betere e-mails te schrijven. Met behulp van een aantal coole tools. Lees verder om te helpen, is er geen excuus.

Deze kansen kunnen niet alleen de kans vergroten dat uw e-mails worden opgemerkt en beantwoord, maar zullen ook helpen om een ​​verbeterd professioneel beeld van uzelf te ontwikkelen.

Welke wijzigingen heeft u aangebracht in de manier waarop u e-mails schrijft die hun effectiviteit hebben verbeterd? We horen het graag!

Afbeeldingscredits: Knuffel door Hernán Piñera (Flickr), Vraagteken door Marco Bellucci (Flickr), Voorbeeld van proeflezen door volkspider (Flickr), E-mail door Dennis Sklay (Flickr)