Een Excel-draaitabel gebruiken voor gegevensanalyse

Advertentie

De draaitabel is een van de meest populaire krachtige tools in het Excel 2013 repertoire 5 Microsoft Word- en Excel-vaardigheden die u op kantoor moet hebben behaald'Geef me dat rapport zo snel mogelijk!' Een basisset van Microsoft Excel- en Word-trucs kan deze taak minder stressvol maken en u helpen in een mum van tijd een stijlvol rapport op te stellen. Lees verder . Het wordt vaak gebruikt voor analyse van grote gegevens.

U kunt de draaitabel gebruiken als een interactief hulpmiddel voor het samenvatten van gegevens om grote gegevenssets automatisch in een afzonderlijke, beknopte tabel samen te brengen. U kunt het gebruiken om een ​​informatieve samenvatting te maken van een grote dataset of regionale vergelijkingen te maken tussen merkverkopen.

Draaitabellen hoeven niet intimiderend te zijn - verre van dat - en we zijn hier om u te helpen een van de echte verborgen elektrische gereedschappen van Excel te ontgrendelen.

Om de kracht van draaitabellen te demonstreren, gebruiken we de dataset van de Britse regering

2013 Britse vlootlandingen door ICES Rectangle die je kunt downloaden via de gelinkte pagina [Niet meer beschikbaar], als je thuis mee wilt spelen.

Samenvatten Allemaal Uw gegevens - Small Vs. Grote datasets

Hoe u uw gegevens organiseert en groepeert, kan belangrijke verschillen maken het ontdekken van trends Wat is er trending? Ontdek het met deze realtime gegevenswebsitesHet is verbazingwekkend hoe snel informatie zich tegenwoordig van persoon tot persoon kan verspreiden dankzij internet en sociale media. Is het mogelijk om bij te blijven? Het korte antwoord is ja - met een addertje onder het gras. Lees verder . In een kleine steekproef, zoals in ons voorbeeld hieronder, is het gemakkelijk om trends te herkennen:

• Directeuren worden meer betaald
• Creative Directors hebben het laagste gemiddelde loon
• Postgraduaten verdienen gemiddeld £ 9.000 meer dan mensen met een universitaire opleiding

Opschalen naar een dataset van de overheid vraagt ​​om een ​​andere aanpak. Wat een kolossale lijst met onbewerkte, niet-gekoppelde gegevens lijkt te zijn, kan in feite de sleutel tot zakelijk succes of falen bevatten. Draaitabellen zijn geschikt voor grotere datasets en om echt goed te werken, moeten ze aan een paar basiscriteria voldoen:

• Numerieke informatie: Uw subtotalen hebben deze gegevens nodig.
• Duplicaten: Ten minste één kolom met dubbele gegevensbereiken. Met dubbele gegevensbereiken kunnen we onze informatie effectiever filteren en analyseren, door numerieke gegevensbereiken te bieden voor de dubbele bronnen.

Importeer ruwe gegevens in een draaitabel

Gelukkig voor ons, Excel 2013 Microsoft Office 2013: de niet-officiële gidsAls u een upgrade naar Office 2013 overweegt, of u heeft net voor het pakket betaald en u er het beste van wilt maken, dan is deze Microsoft Office 2013-gids iets voor u. Lees verder bevat de meest up-to-date draaitabeltool en biedt nu zelfs voorgestelde draaitabellen aan over het volledige spectrum van uw beschikbare dataset. Als de voorinstellingen echter niet bij de rekening passen, kunt u altijd handmatig de draaitabelwizard selecteren om u op weg te helpen:

Klikken op ‘Draaitabel’ brengt u dan naar dit menu:

Blijf voorlopig bij de bestaande instellingen, maar zoals u kunt zien, zijn er opties om een ​​externe gegevensbron (bijv. MS Access) aan te sluiten, of de draaitabel binnen het bestaande werkblad te plaatsen. Zorg ervoor dat u voor de laatste optie controleert of uw nieuwe draaitabel uw bestaande gegevens niet zal verdoezelen of breken (hoewel u altijd kunt druk op CTRL + Z Oeps! 10 sneltoetsen die gebruikers per ongeluk rakenVindt u dat uw toetsenbord niet correct typt? Hier zijn veelvoorkomende sneltoetsen die problemen veroorzaken en hoe u deze kunt oplossen. Lees verder als iets verschrikkelijk gebeurt!).

Dus als u op OK klikt, zou u een geheel nieuw werkblad moeten zien voor uw gloednieuwe draaitabel. Ben je al opgewonden? Je zou moeten zijn: dit is waar de datamagie gebeurt!

Als je nog steeds bij me bent, en ik hoop echt dat je dat bent, zou je pagina eruit moeten zien zoals in de bovenstaande schermafbeelding, of iets vergelijkbaars als je een ander werkblad hebt gekozen. Excel heeft onze draaitabelvelden heel vriendelijk gesorteerd, zodat we op twee manieren kunnen werken:

1. Slepen en neerzetten: De draaitabelvelden die aan de rechterkant worden vermeld, kunnen naar de 4 onderstaande gebieden worden gesleept (filters, kolommen, rijen en waarden). U kunt specifieke gegevensitems selecteren die u wilt vergelijken met een willekeurig aantal verschillen.
2. Toevoegen aan rapport: Als u op afzonderlijke gegevenssetvelden klikt, worden ze rechtstreeks aan de wachttabel toegevoegd (draaitabel2 in bovenstaande schermafbeelding). Deze methode kan worden gebruikt om de beschikbare gegevens snel te bouwen, analyseren, verzamelen en wijzigen.

Hoewel beide methoden vergelijkbare resultaten opleveren, Toevoegen aan rapport kunt u eenvoudig het gegevensveld van uw voorkeur selecteren en u verwonderen terwijl uw rapporttabel wordt getransformeerd. Als bonus wordt elke keer dat we op een nieuw gegevensveld klikken, het automatisch toegevoegd aan het gebied dat Excel correct acht, terwijl het ons eraan herinnert dat we kan geen gegevensveld met meer dan 16384 items toevoegen aan het kolomgebied. Bedankt, Excel, altijd op zoek naar de zakelijke persoon, is niet u?

Gegevensvelden kiezen en vergelijken

Klik nu Nationaliteit van het vaartuig, soortnaam, aangeladen gewicht (ton) en Waarde (£). De subtotalen van uw gegevens zouden er nu als volgt uit moeten zien:

Terwijl uw draaitabelvelden hieraan moeten voldoen:

We kunnen nu snel een blik werpen op onze aangepaste draaitabelgegevensvelden en de beschikbare gegevens analyseren om trends vast te stellen. Als gevolg van onze acties weten we nu dat Engeland in het hele VK de meeste baars vist, hoewel de vis zelf in Wales meer waard is. Inzicht verkregen!

Uw gegevens filteren

Voel je vrij om op dit punt te spelen met de verschillende velden, leer welke soorten data beknopt produceren correlatie, welke gegevensvelden moeten worden aangepast om hun geheimen te onthullen en om de waardeacties van filters te begrijpen instellingen:

1. Plaats de muisaanwijzer op het gewenste gegevensveld en let op de kleine zwarte pijl rechts van de tekst
2. Als u de zwarte pijlpunt selecteert, wordt een dropdown-menu 'Filter' weergegeven - uiterst handig voor het isoleren van gegevens binnen één veld of voor vergelijkingen tussen vergelijkbare gegevensbereiken over meerdere gegevensbronnen.
3. Selecteer de Nationaliteit van het vaartuig filtermenu.
4. Standaard zijn alle gegevensbereiken geselecteerd. Alles deselecteren (door op te drukken selecteer alles), gevolgd door opnieuw selecteren Engeland en Schotland. Dit isoleert de gegevens voor deze landen en vult onze draaitabel met beknopte, vergelijkende gegevens die we kunnen beginnen te analyseren op potentiële trends.

Het wijzigen van de filters van elk beschikbaar veld zal bijna altijd direct de gegevens in de draaitabel wijzigen en is een zekere brandmethode ontsluit het ware potentieel van uw gegevens Voer visionaire webonderzoeken uit met Deep Web Data & Excel Web QueriesWat zou je zeggen als ik je zou vertellen dat je de tools tot je beschikking hebt om grensverleggend, wereldschokkend onderzoek te doen? Nou, dat doe je, en ik zal je laten zien hoe. Lees verder .

Grootte doet er toe

Voor dit voorbeeld hebben we een klein deel van een relatief grote dataset gebruikt. Draaitabellen werken het beste als ze enkele duizenden afzonderlijke records, meerdere gegevensvelden en een reeks dubbele numerieke cijfers hebben. Dat wil niet zeggen dat hun relevantie strikt wordt geassocieerd met grote datasets, maar wanneer ze te maken hebben met een enorme hoeveelheid onbewerkte gegevens, niets kan de draaitabel verslaan in gebruiksgemak, gegevensfiltering of de beknopte samenvatting voorzieningen.

Heeft dit ‘Hoe’ u geholpen of hebben we iets gemist? We horen graag uw draaitabelervaringen hieronder!