Visualiseer uw gegevens en maak uw spreadsheets gebruiksvriendelijk met een Excel-dashboard

Advertentie

Heb je ooit het gevoel gehad dat je Excel beter zou gebruiken als je een betere manier had om je gegevens te presenteren? Excel kan een zeer krachtig programma zijn in de juiste handen, maar soms is een eenvoudig spreadsheetformaat niet boeiend genoeg om uw gegevens toegankelijk te maken voor een lezer. Een manier om dit te omzeilen is het produceren van een dashboard; een omgeving die alle belangrijke informatie uit uw document haalt en presenteert in een gemakkelijk te verteren formaat.

Waar kan ik een Excel-dashboard voor gebruiken?

De belangrijkste functie van een Excel Dashboard is om veel informatie om te zetten in één overzichtelijk scherm. Wat u ervoor kiest om op dat scherm te plaatsen, is aan u, maar deze gids zal u leren hoe u verschillende soorten Excel-inhoud het beste kunt samenbrengen in één omgeving. Van daaruit kunt u ervoor kiezen om het te implementeren om de voortgang van het project op uw bedrijfslocatie in de gaten te houden, of misschien wel gebruik het thuis om uw financiën te volgen

15 Excel-spreadsheetsjablonen voor het beheren van uw financiënHoud altijd uw financiële gezondheid in de gaten. Deze gratis Excel-spreadsheetsjablonen zijn de tools die u nodig hebt om uw geld te beheren. Lees verder - dezelfde technieken kunnen worden toegepast op een breed spectrum van toepassingen.

Ermee beginnen

Het eerste dat u tot uw beschikking moet hebben, zijn de gegevens die u wilt presenteren. Als voorbeeld zal dit specifieke dashboard functioneren als een manier voor een student om het geheel van hun opdrachten te bekijken een schooljaar - maar nogmaals, je Dashboard kan alle informatie presenteren die je kiest - dus dit is de eerste hoeveelheid gegevens die ik zal nodig hebben.

Zoals je kunt zien, Ik heb een eenvoudige functie gebruikt Excel-formules: stel uw Excel-vragen aan experts Lees verder om de kolom ‘Voortgang’ het cijfer te laten weergeven dat is ingevoerd in ‘Wordcount Progress’ over ‘Total Wordcount’. Dit stelt de gebruiker in staat om snel hun cijfers aan te passen naarmate ze vooruitgang boeken, wat dan zal worden weerspiegeld in het uiteindelijke dashboard. We moeten ook de SOM-functie gebruiken om de totalen voor ‘Wordcount Progress’ en ‘Total Wordcount’ uit te werken - voer hiervoor de volgende formule in cel C15 in zonder aanhalingstekens "= SOM (C3, C4, C5, C7, C8, C9, C11, C12, C13)" en sleep vervolgens uit de rechterbenedenhoek van de cel zodat het D15 invult met een vergelijkbare formule voor ‘Totaal Aantal woorden'.

Voeg wat kleur toe

Nu is het tijd om deze informatie presentabel te maken. Het doel van dit dashboard is om u direct toegang te geven tot een reeks hoogwaardige informatie, dus een eenvoudige 'verkeerslichten'-methode werkt redelijk goed. Eerst moet je met de rechtermuisknop op de bovenkant van de kolombalk met ‘Wordcount Progress’ klikken en ‘Invoegen’ selecteren om een ​​extra, lege kolom toe te voegen.

Hier plaatsen we de verkeerslichten. Om dit te doen, zet u het ‘Wordcount Progress’ cijfer om in een percentage met behulp van een eenvoudige formule. Voer "= (D3 / E3) * 100" in zonder de aanhalingstekens in cel C3 en vervolgens sleep de rechterbenedenhoek van de cel naar beneden Tijd besparen in Excel met behulp van de vulhendelHet beheersen van de vulgreep is de eerste stap om een ​​Excel-wizard te worden. Lees verder vul in cel C13 de rest van de percentages die we nodig hebben - cellen C6 en C10 werken niet correct omdat het titelrijen van de tabel zijn, dus verwijder gewoon de formule uit die individuele cellen. Test uw formules door de ‘Wordcount Progress’ -waarden in de D-kolom te wijzigen en zorg ervoor dat uw C-kolom dienovereenkomstig verandert.

Nu zul je het doen gebruik voorwaardelijke opmaak 3 gekke Excel-formules die geweldige dingen doenExcel-formules hebben een krachtig hulpmiddel bij voorwaardelijke opmaak. Dit artikel behandelt drie manieren om de productiviteit te verhogen met MS Excel. Lees verder om deze percentages te veranderen in leesbare iconen. Selecteer de hele kolom C en klik vervolgens op ‘Voorwaardelijke opmaak’ in het ‘Stijlen’ gedeelte van het ‘Home’ lint. Kies vervolgens ‘Pictogrammensets’ in het vervolgkeuzemenu en selecteer een van de drieledige sets gekleurde pictogrammen. Gegevensbalken en kleurenschalen kunnen ook werken, maar het hangt allemaal af van wat voor soort informatie u wilt laten zien. Hier zijn de belangrijke details of de individuele essays zijn voltooid, in uitvoering of nog niet zijn gestart, dus een 'stoplicht'-indeling werkt goed.

Nu moeten we nog wat aanpassingen maken aan de regel die uw pictogrammen opmaakt. Selecteer kolom C en klik op ‘Voorwaardelijke opmaak’ en vervolgens ‘Beheer regels’ in de vervolgkeuzelijst. Er zou daar maar één regel moeten zijn, dus selecteer deze en klik op ‘Regel bewerken’. Verander hier de waarde die is toegewezen aan het groene pictogram in 100 en de ondergrens van het oranje licht in 1 - dit betekent dat alle voltooide essay geeft een groen licht weer, een lopend essay geeft een oranje licht weer en elk niet begonnen essay geeft een rood licht weer licht. Vink ten slotte het vakje 'Alleen pictogram weergeven' aan, zodat het percentage zelf niet wordt weergegeven.

Zodra u dit hebt gedaan, moet de kolom C de juiste pictogrammen weergeven voor elke waarde in de kolom B. Het is de moeite waard om de kolom te centreren om de pictogrammen er een beetje netter uit te laten zien, en het formaat ervan te wijzigen zodat het beter bij het pictogram past, maar dit kan aan het einde worden gedaan, wanneer we alles bij elkaar brengen.

Thermometer

Maak vervolgens een versie van een thermometergrafiek waarmee iemand die naar dit dashboard kijkt, in één oogopslag kan zien hoeveel van het werk van het hele jaar is voltooid. Er zijn veel manieren om een ​​grafiek als deze te maken, maar de volgende methode zal laat het voortdurend updaten Hoe u zelf-update Microsoft Excel-grafieken maakt in 3 eenvoudige stappenZelf bijgewerkte Excel-grafieken zijn enorme tijdsbesparingen. Gebruik deze stappen om nieuwe gegevens toe te voegen en ze automatisch in een diagram te zien verschijnen. Lees verder volgens veranderingen in de ‘Wordcount Progress’ waarden. Eerst moet u een gegevenspool voor de grafiek instellen, zoals in de volgende afbeelding.

De cijfers aan de rechterkant geven de procentuele verhogingen weer waarin onze thermometer omhoog gaat en worden eenvoudig in de spreadsheet ingevoerd als gehele getallen. De linkerkolom berekent de overeenkomstige woordtotalen tot die percentagewaarden - en als zodanig zou de afgebeelde formule moeten zijn eenmaal ingevoerd in de bovenste cel en vervolgens gekopieerd naar de negen eronder door de rechterbenedenhoek van de cel naar beneden te slepen, zoals voordat.

Voer vervolgens "= $ D $ 15" zonder de aanhalingstekens in cel I3 in en sleep vanuit de rechter benedenhoek zodat alle cellen in deze kolom naar I13 ook deze waarde bevatten. De cellen moeten worden gevuld met het huidige ‘Wordcount Progress’ -cijfer dat is verzameld uit alle afzonderlijke waarden in de D-kolom. Vervolgens gebruiken we opnieuw voorwaardelijke opmaak om deze waarden om te zetten in een thermometerdiagram.

Markeer cellen I4 tot I13 - negeer momenteel I3 - en selecteer vervolgens de optie 'Groter dan' in 'Markeer cellenregels' in 'Voorwaardelijke opmaak'. Typ '= G4' in het dialoogvenster 'Groter dan' dat u te zien krijgt en kies vervolgens 'Aangepast formaat' in de vervolgkeuzelijst aan de rechterkant. Kies in het volgende scherm het tabblad 'Vullen' en vervolgens een felrood staal - hoewel elke kleur het echt doet Hoe u een kleurenschema kiest als een professionalKleuren zijn lastig. Het lijkt misschien gemakkelijk genoeg om een ​​handvol kleuren te kiezen die er goed uitzien, maar zoals elke ontwerper die uren heeft besteed aan het aanpassen van tinten, zal hij je vertellen: het is lastig. Lees verder .

Nu moeten de onderste paar cellen die u hebt geselecteerd rood zijn geworden, maar er zijn nog een paar stappen voordat onze thermometer klaar is. Selecteer eerst alleen cel I3 en herhaal wat je hebt gedaan voor de cellen eronder, dit keer door ‘Regels cellen markeren’ en ‘Meer regels’ te kiezen. Daar moet u 'groter dan of gelijk aan' selecteren in de vervolgkeuzelijst, '= G3' invoeren zonder de aanhalingstekens in het veld rechts ervan en de cel opmaken met een rode vulling zoals u hierboven deed. Dit zorgt ervoor dat het mogelijk is om uw thermometer te 'vullen'.

Stop vervolgens de weergave van de waarden zelf in deze cellen. Markeer van I3 tot I13, klik met de rechtermuisknop en selecteer 'Cellen opmaken' 5 Microsoft Word- en Excel-vaardigheden die u op kantoor moet hebben behaald'Geef me dat rapport zo snel mogelijk!' Een basisset van Microsoft Excel- en Word-trucs kan deze taak minder stressvol maken en u helpen in een mum van tijd een stijlvol rapport op te stellen. Lees verder . Kies ‘Aangepast’ uit de lijst en voer "" in zonder het aanhalingsteken in het veld ‘Type’. Druk op OK en je cijferwaarden zouden moeten zijn verdwenen, waardoor alleen het rood van de thermometer overblijft.

We kunnen echter meer doen dan alleen de cellen een gekleurde balk laten vormen. Selecteer het gereedschap ‘Vormen’ uit het lint ‘Invoegen’ en kies de vaste vorm ‘Vrije vorm’ uit de subgroep ‘Lijnen’. Gebruik dit om de omtrek van een thermometer te tekenen om de rode balk te bevatten.

Teken met het gereedschap een soortgelijke vorm als hierboven en verbind deze tot een volledige vorm in plaats van een opening te laten zoals ik heb. Merk op dat we niet de thermometerbalk zelf tekenen, maar al het andere - onze vorm blokkeert gewoon de rode kleur die we niet willen zien. Gebruik het menu ‘Vormstijlen’ om de vulkleur te wijzigen in wit en de kleur en het gewicht van de omtrek in iets passender.

Alles bij elkaar brengen

Zodra u al deze elementen op hun plaats heeft, kunt u ze allemaal in uw dashboard samenvoegen. Wijzig eerst de naam van het blad waaraan u hebt gewerkt tot ‘gegevens’ of iets dergelijks, schakel vervolgens over naar een ander blad en hernoem dat ‘dashboard’. Vervolgens gebruiken we de camerafunctie, dus als je die nog niet aan je camera hebt toegevoegd Werkbalk Snelle toegang De werkbalk Snelle toegang van MS Office 2010 aanpassenDe Quick Access Toolbar maakt sinds de 2003-versie deel uit van MS Office, maar is sinds de introductie van MS Office 2007 en meer prominent aanwezig bij MS Office op de voorgrond getreden ... Lees verder , het is de moeite waard om het nu te doen, dus het is handig.

Open hiervoor Excel-opties en selecteer ‘Aanpassen’. Voeg vanaf hier de opdracht Camera toe vanuit de linkerkolom in de rechterkolom. Nu heb je de camera gemakkelijk toegankelijk, zodat we het dashboard kunnen samenstellen.

De camera zelf is heel eenvoudig te gebruiken; markeer eenvoudig de cellen die u ergens anders wilt weergeven, klik vervolgens op het camerapictogram en u kopieert ze de volgende keer dat u op een cel klikt. Vanaf nu zal die ‘foto’ van die cellen worden bijgewerkt als ze veranderen.

Gebruik het cameragereedschap om momentopnames te maken van de voortgangsgrafieken met verkeerslichten en je thermometer, en zet ze over naar het blad dat je 'Dashboard' noemde. Nu hoef je alleen maar dingen te ordenen en op te maken op een manier die je prettig vindt, en om eventueel andere elementen toe te voegen. Ik heb een to-do-lijst toegevoegd door deze eenvoudigweg op het 'Gegevens'-blad te maken en de camera te gebruiken om deze over te dragen.

Met behulp van deze technieken kunt u een soortgelijk dashboard maken voor vrijwel elke soort taak. Zodra u vertrouwd raakt met de basis van geavanceerde Excel-technieken Een Excel-draaitabel gebruiken voor gegevensanalyseDe draaitabel is een van de krachtigste tools in het Excel 2013-repertoire. Het wordt vaak gebruikt voor analyse van grote gegevens. Volg onze stapsgewijze demonstratie om er alles over te leren. Lees verder zoals voorwaardelijke opmaak en een greep uit tools zoals de camera, je hoeft alleen maar na te denken welke informatie u nodig heeft binnen handbereik en wat is de beste manier om die informatie te presenteren. Excel is meer dan alleen een kantoorhulpmiddel 10 Excel-sjablonen om uw gezondheid en conditie bij te houden Lees verder - er is ook genoeg voor u thuis.

Heb je zelf een tip om een ​​Excel Dashboard naar een hoger niveau te tillen? Of ben je op zoek naar meer informatie over een bepaald onderdeel van het proces? Neem contact met ons op door hieronder een reactie achter te laten.