Delegatie: een leiderschapskwalificatie die u moet hebben om uw werkdruk te verminderen

Advertentie

Misschien bent u nieuw in een leiderschapsrol of worstelt u gewoon met de taak van delegatie. Als leider is het delegeren van taken aan anderen noodzakelijk, maar kan een uitdaging zijn. Als je onlangs je eigen team verworven Wat is het verschil tussen een baas en een leider? Lees verder of heb gewoon wat hulp nodig bij delegeren, hier zijn enkele handige tips.

De beste manier om te beschrijven hoe te delegeren is met de vijf W's: wie, wat, wanneer, waar en waarom. Om een ​​duidelijk beeld te schetsen, beginnen we met het waarom.

Waarom is delegatie nodig?

Delegeren heeft veel voordelen, zowel voor u als leider als voor uw organisatie en uw team. Veel mensen hebben echter moeite met het delegeren van taken.

Sommigen denken misschien dat het gemakkelijker is om zelf taken uit te voeren in plaats van ze te delegeren. Anderen kunnen een gevoel van waarde voelen door taken alleen aan te pakken. Nog meer zijn misschien gewoon onervaren bij delegatie.

De Harvard Business Review online staten:

Delegatie komt ten goede aan managers, directe rapporten en organisaties. Toch blijft het een van de meest onderbenutte en onderontwikkelde beheercapaciteiten.

En verder de tijdmanagement studie waarnaar Harvard Business Review verwijst, concludeerde dat:

332 ondervraagde bedrijven waren bezorgd over de delegatievaardigheden van hun werknemers. Tegelijkertijd bood slechts 28 procent van die bedrijven een training over het onderwerp aan.

Voordelen voor u als leider

• U kunt uw aandacht richten op andere items.
• U kunt uw tijd effectief plannen.
• U kunt tijdens de werkdag meer bereiken.

Voordelen voor uw teamleden

• Ze kunnen nieuwe leren of huidige vaardigheden verbeteren.
• Ze kunnen zich onderdeel voelen van een vertrouwd team en een vertrouwde omgeving.
• Ze kunnen hun zelfvertrouwen en motivatie verbeteren.

Voordelen voor uw organisatie

• Het kan een verhoogde productiviteit behalen.
• Het kan succesvolle processen bieden voor klanten en klanten.
• Het kan een verbonden cultuur opbouwen voor alle werknemers.

Zoals u kunt zien, raken de voordelen van delegeren meer dan alleen een leider. Dus als u zich hebt ingehouden, beïnvloedt u ook uw bedrijf en uw team.

Wat moet u delegeren?

Nu u het belang van delegatie als leider kent, is de volgende stap om te beslissen wat u moet delegeren.

In veel gevallen is het delegeren van bepaalde taken een goed idee. U zou bijvoorbeeld geen programmeertaak aan een verkoopmedewerker toewijzen. Als het echter om uw eigen taken gaat, kan het moeilijker zijn om te beslissen welke delegatie gerechtvaardigd is.

Stel jezelf deze vragen:

• Is dit een taak die alleen ik heb om te doen?
• Vermijd ik het toewijzen van deze taak omdat niemand anders tijd heeft?
• Houd ik taken vast omdat ik het allemaal zelf wil doen?
• Is dit een terugkerende of routinematige taak?
• Ben ik echt verantwoordelijk voor deze taak?

Een North Carolina State University-project vermeldt dit in hun lijst met de soorten taken die moeten worden gedelegeerd:

Mensen houden vaak taken die ze het leukst vinden voor zichzelf, zelfs als de taak niet hun verantwoordelijkheid is. Deze taken zijn niet de beste manier om je tijd en energie te spenderen.

Als je eenmaal hebt besloten wat je wilt delegeren, blijf dan bij die beslissing. Vervolgens, regel uw planning en takenlijst 9 beste tijdmanagementtools om georganiseerd te blijvenDe hier getoonde tijdmanagementtools helpen u om het meeste uit uw dagen te halen. Geschikt voor elke zakelijke of persoonlijke situatie. Dit is het moment om je leven te organiseren! Lees verder om de andere belangrijke items waar u op moet letten, onder te brengen.

Wie is de juiste persoon voor de taak?

Na te hebben bepaald welke items moeten worden gedelegeerd, is het logisch om te beslissen wie de taak moet aanpakken. Als u de leider bent, of het nu gaat om een ​​kleine vaste groep of een flexibel projectteam, uw teamleden kennen De 5 beste projectmanagementtips voor beginnersAls u voor het eerst een rol als projectmanager opneemt, volgen hier slechts vijf tips voor projectbeheer om u op weg te helpen. Lees verder is essentieel.

Dus als het tijd is om taken te delegeren, moet je natuurlijk ieders vaardigheden erkennen. Maar tegelijkertijd moet u weten hoe goed ze presteren en wat hun verantwoordelijkheid is. Het toewijzen van een taak aan iemand die u kunt vertrouwen, is belangrijk voor de succesvolle voltooiing ervan.

Forbes biedt deze aan twee nuttige adviezen met betrekking tot delegeren:

Naast vertrouwen moet je ook de mensen aan wie je delegeert de kans geven om hun werk te doen.

Delegeer verantwoordelijkheid en autoriteit, niet alleen de taak.

Onthoud dat zodra u een taak delegeert, dat teamlid er verantwoordelijk voor moet zijn. Dit betekent niet dat je weg moet lopen, maar je teamlid de leiding moet laten nemen.

Wanneer moet u taken delegeren?

U weet dus wat u delegeert en aan wie, maar wanneer geeft u die heerschappij over? U zult veel variabelen vinden die een rol spelen bij het delegeren van een taak. U moet op zijn minst rekening houden met de vervaldatum, prioriteit en inspanning.

Bijvoorbeeld taken die urgent zijn en vallen in de vaardigheden van een teamlid moet natuurlijk vanaf het begin worden gedelegeerd. Maar degenen die een lage prioriteit hebben of die verschillende mensen aankunnen, kunnen misschien wachten.

Een nuttige manier om deze beslissing te nemen, is door een methode van taakprioritering te gebruiken. Een zo'n techniek, de Eisenhower Matrix genaamd, kan u helpen snel prioriteiten te stellen. Met behulp van deze methode kunt u uw taken in vier kwadranten plaatsen voor Eerst doen, Plannen, Delegeren en Niet doen.

Terwijl u de buckets voor Do First en Schedule bekijkt, kunt u taken gemakkelijk verplaatsen naar het gedeelte Gedelegeerde. Dit is ook een handige methode om te bepalen welke taken in het Don't Do-kwadrant kunnen vallen.

Waar moet u gedelegeerde taken beheren?

De taak is gedelegeerd en nu is het tijd om verder te gaan... bijna. U moet de taak nog steeds volgen en opvolgen totdat deze is voltooid.

U gebruikt waarschijnlijk verschillende applicaties en tools in uw positie Word een meer georganiseerde en productieve leider met WrikeOf u nu een enkel project op het werk leidt of een klein bedrijf leidt, voor beide rollen is extreme organisatie en planning vereist. Dit is niet altijd mogelijk met een traditionele planner of planner. Voer Wrike in, een ... Lees verder . Als u een betrouwbaar volgmechanisme heeft, moet u de taken die u delegeert, opnemen. Maar als je een paar suggesties nodig hebt, zijn hier vijf geweldige opties.

1. Outlook kunt u taken toewijzen en een kopie in uw eigen lijst bewaren.
2. Google biedt functies Bespaar tijd met 10 onderbenutte Google-functiesDe tools en services van Google doen alles voor ons. Maar er zijn veel functies die onderbenut blijven. Bespaar een paar seconden en krijg meer gedaan met de Google-tools die u elke dag gebruikt. Lees verder voor het delegeren van e-mails en agendataken met Gmail en Google kalender.
3. Trello gebruikt de Kanban-methode voor het beheren van projecten met functies om taken aan anderen toe te wijzen.
4. Podio biedt een duidelijke commentaarstructuur voor gedelegeerde taken om iedereen op de hoogte te houden.
5. Meistertask kunt u eenvoudig toewijzen en meldingen ontvangen over taakstatuswijzigingen.

Houd er rekening mee dat de tool die u gebruikt niet alleen de mogelijkheid moet bieden om taken toe te wijzen. U moet er een gebruiken die functies biedt zoals meldingen, vervolgmethoden en herinneringen.

Bronnen voor delegatietraining

Als u denkt dat u of uw organisatie baat zou kunnen hebben bij een delegatietrainingsprogramma, vindt u hier enkele bronnen om te verkennen.

• Business Training Works
• Dale Carnegie Training
• American Management Association
• CRM-leren

Hoe goed delegeert u?

De mogelijkheid om te delegeren aan anderen is een belangrijke vaardigheid voor elke leider 5 tips voor tijdbeheer waarmee u een leider op het gebied van leven en werk kunt wordenOf je het nu beseft of niet, je bent een leider. Zelfs als dat betekent dat je een leider van je eigen leven bent. Deze tips helpen je om een ​​nog betere te worden. Lees verder . En zoals u hier heeft gelezen, gelden de voordelen niet alleen voor u, maar ook voor uw organisatie en uw team. Dit maakt het een win-win-win-situatie.

Heb je het gevoel dat je gedegen delegatievaardigheden hebt? Of worstelt u met de taak van delegeren allemaal samen? Voel je vrij om je mening over dit onderwerp te delen in de reacties.

Afbeeldingscredits: Duncan Andison / Shutterstock