Maandelijkse facturen automatisch verzenden vanuit Google Spreadsheets

Advertentie

Als u thuis werkt of een eigen bedrijf heeft, is het niet altijd gemakkelijk om te onthouden dat u uw facturen op tijd opstuurt.

In dit artikel lees je hoe je een Google Script schrijft (ZEER simpel, maak je geen zorgen).

We laten u ook zien hoe u hetzelfde kunt doen met een macro. Een macro kan uw factuur mooi verpakken en deze naar elk gewenst e-mailadres (of adressen) e-mailen.

Stap 1: bereid uw maandelijkse factuur voor

Als u uw facturen momenteel niet bijhoudt met Google Spreadsheets, zou u dat echt moeten doen. Zelfs als je dat hebt gedaan nooit iets in je leven geprogrammeerd De 10 beste beginnersprojecten voor nieuwe programmeursWil je programmeren leren, maar weet je niet waar je moet beginnen? Deze programmeerprojecten en tutorials voor beginners zullen je op weg helpen. Lees verder .

Google Spreadsheets wordt opgeslagen in de cloud, waar je ook hebt de kracht van Google-scripts 3 Zeker manieren om uw productiviteit te verhogen met Google ScriptsHet is mogelijk om allerlei echt coole automatiseringen te doen met Google Scripts, en je hoeft ze niet eens helemaal opnieuw te maken. Verhoog uw productiviteit op een grote manier.

Lees verder binnen handbereik. Hierdoor is Google Spreadsheets veel meer geschikt voor internet dan Excel.

Het maakt niet echt uit hoe u uw factuur opmaakt om deze oplossing te laten werken. Laten we een paar dingen nemen die u moet regelen voordat u uw Google Script aanpakt.

Dit is niet ingewikkeld. Het enige dat u hoeft te doen, is ervoor zorgen dat het blad van uw huidige maand altijd dezelfde naam heeft. In mijn geval noem ik het "Factuur".

Op de 1e van de maand wordt de factuur automatisch verzonden. Enige tijd later tijdens de eerste week hernoem ik het gewoon naar die maand en dat jaar.

Maak vervolgens het "Factuur" -blad opnieuw aan en begin opnieuw met loggen voor de huidige maand.

Stap 2: Maak het Google-script

Om vanuit Google Spreadsheets naar de Google Script-editor te gaan, klikt u gewoon op Hulpmiddelen in het menu. Dan klikken Scripteditor.

Het is slim om de naam van het project te hernoemen naar iets dat u later zult onthouden als u ooit door uw scripts heen moet gaan om het aan te passen.

Plak vervolgens het volgende script.

functie myFunction () {var ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet (); var filename = "Huidige maand" + ss.getName (); var SendBook = ss.copy (bestandsnaam); var ToUser = "[email protected]" MailApp.sendEmail ({to: ToUser, subject: 'Hier is mijn factuur van de afgelopen maand!'), body: 'Hallo! Ik heb mijn factuur voor deze maand bijgevoegd. Bedankt voor het werk, waardeer het enorm! -Ryan ', bijlagen: [SendBook.getBlob (). SetName (bestandsnaam)]}); }

We hebben gedekt de sendEmail-functie E-mail verzenden in een Google-blad met Google ScriptsLeer hoe u Google Scripts gebruikt om Google-productiviteitstools zoals Spreadsheets en Documenten te automatiseren en bespaar uzelf uren tijd. Lees verder in het verleden als je geïnteresseerd bent in hoe dat werkt.

Bewerk de juiste delen van dat script zodat het naar het juiste e-mailadres gaat. Zorg ervoor dat het ook de juiste naam gebruikt van de persoon naar wie je het verzendt in het lichaam.

Om te testen of uw script werkt, vult u de "ToUser" -tekst in met uw eigen e-mailadres.

Klik op de Sparen schijfpictogram in het menu om het script op te slaan. Klik vervolgens op de Speel pictogram (ziet eruit als een pijl naar rechts).

Het vraagt ​​je om de autorisatie voor het script te bevestigen om toegang te krijgen tot je andere Google-gegevens (zoals Gmail en Spreadsheets).

Mogelijk krijgt u een waarschuwing dat het script onveilig is. Dit komt alleen omdat u een aangepast script schrijft dat Google niet heeft beoordeeld of geautoriseerd voor breder gebruik.

U kunt deze waarschuwing negeren omdat u het script heeft gemaakt en u weet dat het veilig is.

Als het goed werkt, zou u een e-mail moeten hebben ontvangen die er als volgt uitziet:

Zoals u kunt zien, wordt de spreadsheet als pdf aan de e-mail toegevoegd. Dit maakt het voor de ontvanger heel gemakkelijk om het te openen en te bekijken, zelfs als ze geen Google Spreadsheets gebruiken.

Nu moeten we dit automatiseren, zodat het op de eerste van elke maand wordt uitgevoerd.

Stap 3: Automatiseer uw facturatiescript

Om uw script te automatiseren, moet u een zogenaamde 'trigger' maken.

Ga terug naar je Google Script en klik op Bewerk in het menu en kies De triggers van het huidige project.

Aangezien u nog geen triggers voor dit project heeft gemaakt, is deze blanco.

Je ziet een blauwe link met de tekst 'Geen triggers ingesteld'. Klik Het.

Kiezen Tijdgestuurd gebeurtenissen, zet de timer op Maand timer, en laat het nummer op 1 staan.

Zodra u op Opslaan klikt, verstuurt Google Scripts de pdf-indeling van uw factuur per e-mail op de eerste van elke maand.

Dat is alles.

Het belangrijkste is om ervoor te zorgen dat u uw factuur gedurende de maand goed up-to-date houdt. Zorg ervoor dat het klaar is en klaar is voor gebruik op de eerste dag van de volgende maand.

Stap 4: maak een macro

Er is nog een andere niet-programmerende aanpak die u kunt volgen om hetzelfde te bereiken als het bovenstaande script: Google Spreadsheets nu bevat een macro-functie Hoe repetitieve taken in Google-spreadsheets met macro's te automatiserenMacro's zijn eindelijk beschikbaar voor gebruikers van Google Spreadsheets. U hebt geen kennis van codering nodig om repetitieve taken in documenten en spreadsheets te automatiseren. Lees verder . Met macro's kunt u een reeks acties opnemen om een ​​taak te volbrengen. In dit geval maakt u eerst de macro en activeert u deze vervolgens op dezelfde manier als waarop u uw Google Script heeft geactiveerd.

Ga eerst in uw factuurblad naar Extra> Macro'sen selecteer Macro opnemen.

Doorloop vervolgens de normale stappen om iemand het blad als PDF-bijlage te sturen.

Ga naar het dossieren klik op E-mail als bijlage.

Vul vervolgens alle formuliervelden in, zodat het onderwerp en lichaam er natuurlijk uitzien.

Dan klikken Sturen.

Klik in het pop-upvenster "Nieuwe macro opnemen" op Sparen. Hiermee is het macro-opnameproces voltooid. Geef de macro een naam die u zich herinnert en klik op Sparen nog een keer.

U had uw testmail moeten zien aankomen met de bijgevoegde pdf.

Stap 5: Automatiseer de macro

Nu is het tijd om de macro te automatiseren. U kunt macro's activeren, net zoals u Google Scripts activeert.

Ga terug naar Hulpmiddelen en Scripteditor. Klik op de macro's.gs-code.

Noteer de naam van de macrofunctie. In het bovenstaande voorbeeld is de macrofunctienaam myFunction1.

Ga nu naar binnen Bewerk, en De triggers van het huidige project.

Deze keer zie je in de vervolgkeuzelijst met functies de macrofunctie in de lijst. Selecteer het.

Stel vervolgens de rest van de trigger in zoals u hierboven deed voor de Google Script-trigger.

Stel Evenementen in op Tijdgestuurd. Kiezen Maand timer. Laat het nummer op 1 staan.

Nu wordt uw opgenomen macro elke maand uitgevoerd.

Het verzendt het factuurblad als een PDF naar alle e-mailadressen die u hebt gedefinieerd toen u de macro opnam.

Geautomatiseerde Google-spreadsheets kunnen tijd besparen

De triggersfunctie in Google Spreadsheets is echt de kracht achter deze automatisering. Hiermee kunt u al die alledaagse taken die u vaak doet, automatiseren, zodat u zich op belangrijkere dingen kunt concentreren.

Als u net begint met Google Scripts en u wilt meer weten, dan hebben we het behandeld andere voorbeelden van handige Google Scripts 4 Google-scripts die Google Spreadsheets krachtiger makenGoogle Spreadsheets is geweldig uit de verpakking, maar kan nog krachtiger zijn als u scripts van Google Spreadsheets gebruikt om de mogelijkheden ervan te verbeteren. Lees verder je kunt het nu proberen.