5 Instellingen voor Google Spreadsheets essentieel voor teamwerk

Advertentie

Services zoals Google Docs en Google Spreadsheets hebben de digitale generatie stormenderhand veroverd en worden over de hele wereld gebruikt om samen te werken aan school- en professionele projecten.

Google Spreadsheets is de online equivalent van Excel Excel vs. Google Spreadsheets: welke is beter voor u?Heeft u echt Excel nodig? Zowel desktop- als online-oplossingen hebben hun voordelen. Als u problemen heeft om te kiezen tussen Excel en Google Spreadsheets voor het beheren van uw spreadsheets, laten we u helpen beslissen. Lees verder en het is niet het eerste hulpmiddel dat in je opkomt op het gebied van teamwork. Maar wanneer u collectief gegevens aanlevert, wordt de spreadsheet als hulpmiddel voor informatieverwerking onvermijdelijk.

In dit artikel vindt u de functies en functies van Google Spreadsheets die essentieel zijn voor groepsprojecten. Sommige zijn universeel en zijn te vinden in Excel, andere zijn uniek voor Google Spreadsheets en de samenwerkingsopties die het biedt.

De basis

Onderwerp van de demonstratie

Om de kracht van Google Spreadsheets te demonstreren, gebruik ik een spreadsheet die is opgezet om de resultaten van een teamdynamiekoefening te evalueren. Het doel van de oefening is om te identificeren welke teamleden welke rollen binnen het team hebben aangenomen, zoals gezien door hun collega's. Als je meer wilt weten over teamdynamiek en rollen, raad ik je aan de Belbin raamwerk.

Spreadsheetconfiguratie en gegevensbron

Kort gezegd, ik heb voor elke deelnemer één blad opgesteld, waarop ze elk ander teamlid kunnen beoordelen voor elk van de negen rollen in het Belbin-raamwerk. Nadat ik de eerste sjabloon had gemaakt, heb ik deze gedupliceerd om meerdere identieke bladen te maken. De gegevens worden geïmporteerd in een verwerkingsblad, dat op zijn beurt de resultaten vrijgeeft aan het hoofdblad. Als ik bladen zeg, bedoel ik tabbladen binnen één spreadsheetdocument. Afgezien van de gemiddelde beoordeling voor elk teamlid en elke rol, laat het masterblad ook zien welke rollen door het team worden gedekt en welke ontbreken of ondervertegenwoordigd zijn.

Om een ​​willekeurige set gegevens voor deze demonstratie te maken, heb ik de Willekeurige generator, een van vele nuttige add-ons voor Google Drive 5 Google Drive-add-ons die u moet gebruikenGoogle Docs en Google Spreadsheet zijn beide geweldige gratis services, maar wanneer u enkele van de hier vermelde add-ons opneemt, kan het deze tools nieuw leven inblazen. Lees verder .

Ik markeerde de cellen die ik moest vullen, stel de add-on in om in te voegen Geheel getal nummers van 0 tot 3 (de beoordelingsopties voor onze test), het vinkje voor verwijderd Unieke waardenen klikte Genereer. Ik herhaalde het proces voor alle individuele gegevensbladen. Aangezien teamleden zichzelf niet zouden moeten beoordelen, ging ik naar binnen en verwijderde de respectieve willekeurige gegevenspunten van elk blad, waardoor een lege regel ontstond.

Naast het invoeren van gehele getallen, kunt u ook de willekeurige generator gebruiken om toe te voegen Booleaanse waarden Word beter in het vinden van dingen met zoekmachines: Booleaanse zoeklogica uitgelegdHet kost slechts duizenden servers van Google een halve seconde om ongeveer 50 miljard geïndexeerde pagina's te doorzoeken, het duurt aanzienlijk langer om alleen de eerste pagina met zoekresultaten te scannen. Daarbovenop,... Lees verder , datums, aangepaste lijsten en tekenreeksen.

Hoe u de formules kunt vinden die u nodig heeft

Merk op dat wanneer u begint met het typen van een formule, d.w.z. een gelijkteken gevolgd door ten minste één letter, automatisch voorstellen verschijnt met beschikbare functies. Plaats de muisaanwijzer op de voorgestelde functies om te zien waarvoor ze zijn ontworpen.

U kunt alle formules bekijken in de Functielijst van Google of bekijk een paar basisregels door de Cursus Eenvoudige formules maken op GCFLearnFree.org.

Laat Google Spreadsheets voor u werken

Gegevens importeren uit andere Google-spreadsheets

Mits je kijkrechten hebt, kan dat importeer gegevens van elk Google-blad Gegevens importeren uit andere Google-spreadsheetsDe meeste gebruikers gebruiken slechts een klein deel van het potentieel van Google Spreadsheet. Weet u hoe u informatie van de ene Google-spreadsheet in een andere kunt krijgen? Hier is een celfunctie om het werk te doen. Lees verder , of het nu een ander tabblad in uw huidige blad of een ander spreadsheetdocument is. U kunt afzonderlijke cellen of hele kolommen en / of rijen importeren; de basisformule is hetzelfde:

= ImportRange ("SHEET_ID", "TAB_NAME! CELL_OR_RANGE")

SHEET_ID verwijst naar de reeks letters tussen twee voorwaartse schuine strepen in de document-URL, zoals weergegeven in de onderstaande schermafbeelding. De snaar kan vrij lang zijn.

TAB_NAME verwijst naar de naam van het individuele blad in een document. Zorg ervoor dat u het iets eenvoudigs maakt, idealiter zonder spaties. Als de tabnaam spaties bevat, gebruik dan enkele aanhalingstekens om deze in te pakken. Het is gescheiden van CELL_OR_RANGE met een uitroepteken. CELL_OR_RANGE kan verwijzen naar een enkele cel, zoiets als B4, of een celbereik, zoiets als B: B naar kopieer een hele kolom, B4: J4 om vanaf een enkele regel te kopiëren, of B4: J15 om over meerdere regels te kopiëren en kolommen.

Voeg de formule toe aan de eerste cel van uw gewenste "importbereik" en het vult automatisch alle gevraagde cellen rechts en / of eronder in. Maar als je dat voor het eerst probeert, krijg je misschien een #REF! fout, zoals hieronder weergegeven. Klik gewoon Toegang te verlenen om de import voort te zetten.

Als u verwijst naar gegevens vanuit hetzelfde spreadsheetdocument, zou een vereenvoudigde formule moeten werken, hoewel het voor mij alleen werkte met afzonderlijke cellen:

= TAB_NAME! CELL

Tel gegevenspunten en bereken gemiddelden

Om de gemiddelde beoordeling voor elk teamlid te berekenen, heb ik hun beoordelingen van alle afzonderlijke bladen geïmporteerd in een verwerkingsblad met behulp van de bovenstaande formule. Met andere woorden, voor elk teamlid heb ik 11 rijen met gegevens, met minstens één lege rij, aangezien niemand zichzelf beoordeelt. Ik moest er ook rekening mee houden dat als minder dan 11 deelnemers opdagen voor de oefening, meer dan één regel leeg zal zijn, wat een uitdaging vormt voor het berekenen van het gemiddelde. Hier is hoe ik dat heb opgelost.

Om het gemiddelde te berekenen, heb ik het totaal van alle individuele beoordelingen bij elkaar opgeteld. Dit is de formule daarvoor:

= SOM (START: EINDE)

START verwijst naar de eerste cel, b.v. B5 en END verwijzen naar de laatste cel die u wilt opnemen, b.v. B15.

Om het aantal gegevenspunten te bepalen, heb ik de COUNTIF-formule gebruikt:

= AANTAL. (B5: B15, "<4")

Ik wist dat beoordelingen elk cijfer tussen 0 en 3 zouden zijn. Een cel die iets anders bevat dan een van die nummers, die allemaal kleiner zijn dan 4, idealiter een lege cel, hoeft niet te worden geteld. Het resultaat van deze telling is dus gelijk aan het aantal ingediende gegevenspunten.

Vervolgens combineerde ik de twee formules tot een geneste functie, d.w.z. om mijn SUM te VERDELEN met het COUNTIF-resultaat en zo het gemiddelde in een enkele cel te berekenen:

= VERDELEN ((SOM (B5: B15)), (AANTAL (B5: B15, "<4")))

Houd er rekening mee dat de functie tussen de haakjes eerst wordt verwerkt.

Merk op dat een ontbrekend haakje of citaat de meest voorkomende oorzaak is van een spreadsheetfout. Als u Europese nummeropmaak gebruikt, waarbij komma's in plaats van punten worden gebruikt om decimalen te scheiden, kunt u problemen krijgen met de komma die wordt gebruikt voor het scheiden van waarden in uw formule; probeer in plaats daarvan een puntkomma te gebruiken.

Ik heb deze formule opnieuw gebruikt om te tellen hoeveel mensen in specifieke rollen binnen ons team verschijnen. In dat geval heb ik "> 1" gebruikt, aangezien beoordelingen groter dan 1, d.w.z. 2 of 3, aangeven dat de vaardigheid wordt toegepast.

Jij kan gebruik de COUNTIF formule Mini Excel-zelfstudie: geavanceerde tel- en optelfuncties gebruiken in ExcelHet tellen en toevoegen van formules kan alledaags lijken in vergelijking met meer geavanceerde Excel-formules. Maar ze kunnen u helpen veel tijd te besparen wanneer u informatie over de gegevens in uw spreadsheet moet verzamelen. Lees verder voor veel geavanceerde bewerkingen, zoals we in een apart artikel hebben uiteengezet. Evenzo, als u specifieke informatie in een spreadsheet moet vinden, kunt u de universele gebruiken opzoekfuncties 4 Excel-zoekfuncties om efficiënt in spreadsheets te zoekenZoeken in een grote Excel-spreadsheet is niet altijd eenvoudig. Gebruik opzoekformules om tijd te besparen en efficiënt in spreadsheets te zoeken. Lees verder . Ten slotte, als je nieuwsgierig bent naar voorwaardelijke opmaak, gegevens uit verschillende cellen combineert of externe gegevens importeert, raad ik ons ​​artikel aan over handige Google Spreadsheets-functies Voer geweldige prestaties uit met deze handige Google-spreadsheetfunctiesIk schaam me om toe te geven dat ik pas onlangs heb besloten om te gaan experimenteren met Google Spreadsheets, en wat ik heb ontdekt, is dat Excel alle aantrekkingskracht of kracht had vanwege het verbazingwekkende dingen... Lees verder .

Hide & Protect Sheets

Om mijn team te helpen zich te concentreren op de gegevens die ertoe deden, koos ik ervoor om het verwerkingsblad te verbergen. Klik hiervoor op de pijl naast de bladnaam om het menu uit te vouwen en selecteer vervolgens Blad verbergen. Zoals je in de onderstaande schermafbeelding kunt zien, kun je een verborgen blad tonen door naar te gaan Beeld> Verborgen bladen en het opnieuw selecteren van het blad dat u wilt weergeven.

Om te voorkomen dat gebruikers per ongeluk complexe formules verprutsen of gegevens wijzigen, kunt u ook kiezen voor Blad beschermen… optie uit het menu hierboven weergegeven. Dit geeft u de mogelijkheid om een Bereik van cellen of een geheel Vel. Als je met het laatste gaat, kan dat Behalve bepaalde cellen. In beide gevallen kan dat Machtigingen instellen en Beperk wie dit bereik kan bewerken, waardoor geselecteerde gebruikers in wezen bewerkingen kunnen uitvoeren, of in het algemeen Geef een waarschuwing weer bij het bewerken van dit bereik.

Stel meldingen in om op de hoogte te worden gehouden van wijzigingen

Wanneer u een document vrijgeeft voor asynchrone groepssamenwerking, is het een goed idee om af en toe in te checken en te zien wat alle anderen hebben gedaan. Of stel meldingen in, zodat je precies weet wat er wanneer gebeurt.

Ga naar Extra> Meldingsregels ... en kies je favoriete routine. U kunt altijd een melding ontvangen Eventuele wijzigingen zijn aangebracht of wanneer Een gebruiker dient een formulier in en u kunt per e-mail op de hoogte worden gebracht van een dagelijkse samenvatting of meteen.

Aangezien Google Spreadsheets opmerkingen ondersteunt, kunt u ook meldingen ontvangen over opmerkingen of antwoorden. Klik Opmerkingen vouw rechtsboven uit Kennisgevingen menu en selecteer uw voorkeur.

Om eerst een opmerking te maken markeer de cel (len) waar je commentaar op wilt geven, ga dan naar Opmerkingen> Opmerking.

Gebruik de revisiegeschiedenis om documentversies te herstellen

Soms gebeuren er dingen die niet de bedoeling waren of misschien wil je een vel hergebruiken en verander het in een sjabloon 10 Verbazingwekkend nuttige spreadsheet-sjablonen om uw leven te organiserenIs je leven een puinhoop van gemiste deadlines, vergeten winkels en verbroken verplichtingen? Het klinkt alsof je je moet ordenen. Lees verder , wat betekent dat u alle gegevens die in de tussentijd zijn ingevoerd, moet wissen. Dat is wanneer de revisiegeschiedenis van pas komt. Je hebt er toegang toe Bestand> Zie revisiegeschiedenis of met de sneltoets CTRL + ALT + SHIFT + G.

In eerste instantie worden hierin de belangrijkste bewerkingen in de geschiedenis van het document vermeld, samen met de datum, tijd en de gebruikersnaam van de persoon die het document heeft bewerkt. Klik op om elke stap te zien Toon meer gedetailleerde herzieningen helemaal onderaan de lijst. Klik op wanneer u de staat heeft gevonden waarin u het document wilt zien Herstel deze revisie.

Doe meer met Google Spreadsheets

Het zijn niet alleen de samenwerkingsfuncties die Google Spreadsheets een veel veelzijdiger hulpmiddel maken dan Excel. In combinatie met andere Google-tools kunt u complexe bewerkingen maken. U kunt bijvoorbeeld Google Spreadsheets combineren met Google Formulieren om een zelfbeoordeling quiz Hoe u Google Formulieren gebruikt om uw eigen zelfbeoordelingquiz te makenBen je een leraar of trainer? Iemand betrokken bij een aanwervingsproces? Moet u op de een of andere manier controleren of andere mensen de vaardigheden of kennis hebben die u van hen verwacht? Nou, je gaat ... Lees verder of met Google Analytics naar een geautomatiseerd rapport opstellen Hoe u een geautomatiseerd Google-spreadsheetrapport maakt op basis van Analytics-gegevens Lees verder . Je fantasie is de limiet.

Wat doe je met Google Spreadsheets en welke formules,Google Spreadsheets-scripts Verhoog de productiviteit met deze uitstekende Google-spreadsheet-scriptsAls u een spreadsheetprogramma gebruikt om gegevens te crunchen, kunnen aangepaste scripts de hoofdsleutel zijn. Begin met rollen met deze uitstekende Google Spreadsheet-scripts en maak op nieuwe manieren gebruik van uw gegevens. Lees verder ,of invoegtoepassingen kunt u niet zonder?