Advertentie
Dante had het mis; er zijn tien cirkels van de hel, waarvan de diepste is gereserveerd voor degenen die de meest gruwelijke e-mailzonden begaan. E-mail is hier om te blijven, maar er zijn enkele zondaars die het voor de rest van ons nog erger maken. Vandaag ga ik kijken naar enkele van de meest pijnlijke manieren waarop mensen e-mail kunnen misbruiken en het leven waardeloos maken voor de rest van ons.
Maar maak je geen zorgen, ook al ben je een zondaar, je bent niet gedoemd tot een eeuwigheid van lijden. Omarm een boete van een week om de dwaling van je wegen te corrigeren en je e-mailzonde te bekeren en alles zal je vergeven worden.
Lees verder om erachter te komen of u dat bent een e-mailheilige 7 Netiquette-richtlijnen voor het schrijven van e-mails en forumberichtenNetiquette is een afkorting voor netwerk- of internetetiquette. Het omvat de speciale reeks sociale conventies die te vinden zijn in online interacties. Hoewel netiquette erg lijkt op goed gedrag of etiquette in offline ontmoetingen, zijn er ... Lees verder of zondaar.
E-mails naar te veel mensen verzenden
E-mail is ongelooflijk goedkoop om te verzenden. Eén persoon kan vijf minuten besteden aan het schrijven van een e-mail en deze naar duizenden of zelfs honderdduizenden ontvangers sturen. Het is ook in grote lijnen extreem duur om te ontvangen. Als het twee minuten duurt om te lezen, of zelfs maar 30 seconden om te negeren, is het aantal mensenminuten dat een enkele e-mail kan verspillen enorm. Dit komt neer op een enorme verspilling van productieve tijd. Zelfs als je maatregelen neemt om de impact te minimaliseren, zoals het opzetten van een meerlagig communicatiesysteem Gebruik dit 3-Tier communicatiesysteem om afleiding te weerstaanDe noodzaak om constant verbonden te blijven leidt af. Om uw relaties en tijd te beheren, moet u ook de manier beheren waarop u met de wereld communiceert. Maak een slim drieledig plan. Lees verder , je moet er op een gegeven moment nog mee te maken krijgen.
Te veel organisaties hebben een beleid waarbij iedereen, iedereen en de hond van iedereen op alle e-mails wordt vermeld. Niet iedereen hoeft elke e-mail te ontvangen. Als u een van de mensen bent die dat beleid maakt, of gewoon iedereen uit gewoonte CCing wanneer het niet hoeft, bent u een e-mail zondaar.
Maar maak je geen zorgen, de boete is simpel. Stuur een week lang alleen e-mails naar de mensen die ze absoluut nodig hebben. Stuur bij twijfel de e-mail niet. Je zult er waarschijnlijk versteld van staan hoe weinig effect het heeft op hoe alles werkt.
Als bonus geldt dat hoe meer e-mail u verzendt, hoe meer u waarschijnlijk zult ontvangen, dus als u wordt geconfronteerd met uw eigen e-mailoverbelasting, kan dit ook helpen.
Overmatig alles beantwoorden
E-mail is op zijn best wanneer het precies als een brief wordt gebruikt: de ene persoon stuurt een andere persoon een enkel bericht en wacht tot ze reageren. E-mail werkt ook wanneer één persoon één bericht naar heel veel mensen stuurt (zolang ze maar allemaal nodig hebben om het te ontvangen). Zelfs met geweldige functies zoals threaded berichten 7 redenen waarom u moet stoppen met het gebruik van desktop-e-mailclientsHeeft een webgebaseerde e-mailclient de voorkeur boven een desktopoptie? We hebben de verschillende voor- en nadelen bekeken en hebben een antwoord voor je gevonden. Lees verder , e-mail is gewoon niet ontworpen om meerdere berichten correct af te handelen.
Het probleem wordt echt duidelijk bij groeps-e-mails. Ik rangschik ze iets hoger dan de atoombom als de slechtste technologische ontwikkeling van de 20e eeuw. Een e-mailthread met 15 of 20 mensen kan snel uit de hand lopen als mensen niet oppassen Over jezelf niet struikelen: 5 e-mailgedragingen van groepen om te vermijdenEen goede e-mail opstellen is niet eenvoudig en het is een kunst die maar weinig mensen kunnen perfectioneren. Groeps-e-mails zijn niet eenvoudiger. Deze tips zouden moeten helpen om uw berichten te verbeteren. Lees verder . En vergeet niet dat elk verzonden bericht een andere melding is voor iemand ergens.
Hoewel het eerste bericht mogelijk voor iedereen in de organisatie relevant was, is de kans groot dat de antwoorden niet zijn. Als uw baas een vraag aan het hele personeel stuurt, doe dan uw collega's werkelijk moet je antwoord zien? Overmatig gebruik van de knop Alles beantwoorden is een van de grootste e-mailzonden die u kunt begaan.
Nogmaals, de boete is vrij eenvoudig. Voor een week mag u alleen de antwoordknop gebruiken. Als meer dan één persoon het antwoord moet zien, moet u ze handmatig CC. De knop Allen beantwoorden is een kwade verleiding die moet worden weerstaan.
E-mailen wanneer dat niet nodig is
Soms is e-mail de beste manier om iemand te bereiken. Soms is dat niet zo. Helaas wordt e-mail vaak als standaard gezien. E-mailen wanneer dat niet nodig is, is een andere manier om jezelf rechtstreeks naar de hel te laten e-mailen.
Soms zijn er betere manieren om dingen voor elkaar te krijgen. Als Tony tegenover je zit, tenzij je een papieren spoor moet maken, waarom zou je dan niet naar hem toe lopen en met hem praten? Evenzo, als iets veel heen en weer vergt, zal een persoonlijk of telefonisch gesprek waarschijnlijk veel efficiënter zijn. Een telefoontje van 30 minuten kan de plaats innemen van wekelijkse e-maildiscussies. Zorg ervoor dat je laat uw vergaderingen niet in een tijdvacuüm veranderen Ben je de inefficiënte vergaderingen zat? Stuur deze 8 regels naar je baasAls een vergadering goed georganiseerd is, is er geen reden waarom het de productiviteit, het doel en het moreel niet kan verbeteren. Hier zijn enkele regels die u moet volgen voor effectieve vergaderingen. Lees verder .
Je boete is om er alles aan te doen om een week lang geen e-mails te sturen. Als Tony niet aan zijn bureau zit als je eroverheen loopt, laat dan een handgeschreven briefje achter. Als Bob iets wil regelen, bel hem dan en sla het aan de telefoon. Bekijk hoe het wijzigen van uw standaard van 'stuur een e-mail' naar 'stuur alleen een e-mail als er geen andere optie is' van invloed is op hoe u werkt. De inbox van iedereen zal je bedanken.
Te lange e-mails verzenden
Net zoals het sturen van een korte e-mail naar te veel mensen een zonde is, kan het verzenden van heel lange e-mails naar slechts één persoon dat ook zijn. Als wat u probeert te zeggen een e-mail van 2000 woorden vereist, is de kans groot dat u de verkeerde communicatietool gebruikt. Hoe langer je e-mail is, hoe meer tijd het duurt voordat de andere persoon leest en hoe meer moeite het kost om te reageren. Lange e-mails kunnen echt slecht zijn!
"Ik had geen tijd om een korte e-mail te schrijven, dus schreef ik in plaats daarvan een lange." - Markeer "Marky" Twain
- Harry Guinness (@HarryGuinness) 28 april 2015
Er is een groeiende beweging van mensen die beloven houd alle e-mails onder de vijf zinnen. Ze zijn van mening dat als je de boodschap niet zo kort kunt overbrengen, je het verkeerd doet. Als je je schuldig maakt aan het schrijven van e-mails die het Tolstoj-achtige territorium binnendringen, dan is je boete om een week lang deel te nemen aan de menigte van vijf zinnen. Geen enkele e-mail die u verzendt, hoe noodzakelijk het ook lijkt, kan langer duren dan vijf - bij voorkeur korte - zinnen. Het is een goede gewoonte om erin te komen en te willen u productiever maken 7 e-mailefficiëntietips om meer e-mail sneller en sneller uit te voerenHet leven draait om communicatie en zonder deze wordt letterlijk niets bereikt. E-mail is een communicatiemiddel dat bedoeld is om uw leven gemakkelijker te maken. In plaats van een brief te moeten typen of iemand te proberen te vangen ... Lees verder .
Elk bericht beantwoorden
Dit is de zonde waaraan ik het meest schuldig was, en het kostte me een tijdje om er voorbij te komen. Wanneer u een e-mail ontvangt, is de natuurlijke impuls om onmiddellijk te antwoorden. Het probleem is dat dit je in onnodige, reactionaire uitwisselingen kan lokken en mensen zullen verwachten dat je altijd beschikbaar zult zijn om direct op e-mail te reageren. Onmiddellijk reageren op alle e-mails is slechts een kleine e-mailzonde, terwijl het omgekeerde, verwachten dat iedereen onmiddellijk antwoordt, een grotere zonde is.
Door snel te reageren op alles wat je het beest voedt, is dat de baas die op zaterdag om 4 uur e-mailreacties eist. Je moet niet naar zulke bazen gaan. Als boete voor deze zondemoet u minimaal een uur wachten voordat u op e-mails reageert en alleen reageren tijdens werkuren. Als iets een dringende reactie vereist, moet u een andere communicatiemethode gebruiken.
Ga nu in vrede
Ik hou ervan of haat het, e-mail is er om te blijven. Er zijn echter manieren om de ervaring voor iedereen beter te maken. Als je een vreselijke e-mail zondaar bent, bekeer je dan en breng enkele van deze eenvoudige oplossingen in praktijk. Mensen zullen je er dankbaar voor zijn. Als je daarentegen een e-mailheilige bent, stuur dit artikel dan door naar alle zondaars die je kent en vertel het goede woord.
Er zijn talloze andere e-mailzonden die er zijn. Welke denk je dat ik heb gemist? En welke boete zou je voorstellen?
Afbeeldingscredits: xkcd.org.