Hoe u ervoor kunt zorgen dat u nooit meer een taak vergeet

Advertentie

Je bent een georganiseerde persoon. Je voegt aankomende evenementen toe aan je agenda, je plant je carrière in Trello en je hebt een degelijk labelsysteem in Gmail om ervoor te zorgen dat je altijd op dingen reageert. En toch, wanneer u uw takenlijst bekijkt, zijn er bepaalde taken van deze andere plaatsen die de lijst nog niet hebben gehaald.

Ja, je zou een systeem kunnen opzetten om items van deze plaatsen handmatig toe te voegen aan je takenlijst, maar dat kost tijd. Ideaal, het moet automatisch zijn. Wanneer u vervolgens uw takenlijst controleert met de ultieme Todoist-filters Hoe u de ultieme Todoist-filters instelt in 5 minutenDus je hebt al je taken in Todoist ingevoerd, maar het proces om ze door te werken is enigszins lukraak. Dat komt omdat je waarschijnlijk geen geweldige filters hebt. Dat gaat veranderen. Vandaag. Lees verder die je hebt gemaakt, je hebt al het essentiële daar en je mist nooit meer iets.

Laten we laten zien hoe u een taak niet kunt vergeten met behulp van Todoist als geheugenvastlegger.

Wees voorbereid op agenda-evenementen

Als je hele leven is gepland in Google Agenda, is het logisch om je takenlijst van bepaalde items erin te activeren. Bijvoorbeeld wanneer er een vergadering komt en u moet de zaken van tevoren voorbereiden. Dit vergt enige planning en er zijn twee manieren om dit te doen.

Eerst moet u herinneringsmeldingen instellen voor uw belangrijke agenda's. Ga naar de kalender in je lijst met agenda's, klik op de pijl aan de rechterkant en kies vervolgens Meldingen bewerken. Ik heb de mijne ingesteld om een ​​week voor de gebeurtenissen een e-mail te sturen, maar misschien heb je liever een ander tijdsbestek. Ik filter mijn e-mails ook als een gek, dus ik zie ze nooit echt, maar daar gaat het niet om. Het punt is dat zodra e-mail mijn inbox bereikt, ik deze coole dingen kan laten doen.

De tweede stap is het instellen van een filter in Gmail om alle evenementen waar je op focust op te vangen. Dus je zou bijvoorbeeld een filter instellen om e-mails op te vangen [email protected] met het woord "meeting" in het onderwerp. Dat is de manier om een ​​takenlijst-item een ​​week voor uw vergadering te activeren.

Nu zijn er twee manieren om vanaf dit punt naar een nieuw actiepunt in je Todoist-actielijst te gaan.

De eerste manier is om het filter in te stellen om de e-mail door te sturen naar het privé-e-mailadres voor een bepaald project. Ik zou hiervoor eigenlijk een nieuw project opzetten, zoiets als "Meeting Preparation". Deze optie werkt alleen voor Todoist premium Hoeveel productiever is ToDoist Premium? Hier zijn 6 goede redenen om te upgradenIk bleef ToDoist een tijdje gratis gebruiken. Maar kwam steeds weer dingen tegen die ik wilde doen en niet kon. E-mailherinneringen. Notities toevoegen aan taak. Dingen die echt heel veel zouden toevoegen ... Lees verder , omdat alleen premium gebruikers nieuwe taken via e-mail kunnen accepteren. Het gaat ook om het toevoegen [email protected] en [email protected] naar uw Todoist-lijst "Accepteer e-mail" en controleer de instellingen.

De tweede optie is voor iedereen beschikbaar en heel eenvoudig in te stellen, maar het gaat om het koppelen van zowel Gmail als Todoist IFTTT, wat niet iedereen graag doet. Maar de stappen zijn simpel.

1. Stel het Gmail-filter in om een ​​bepaald label aan de vergaderingsherinneringen toe te voegen.
2. Kies een uniek label dat alleen voor dit doel moet worden gebruikt.
3. Stel een IFTTT-recept in om te activeren wanneer er een nieuwe e-mail in dat label staat.
4. Stel het in om een ​​nieuw actiepunt te activeren in uw aangewezen project ter voorbereiding op de vergadering.
5. Je kunt ook een voorvoegsel of tekst toevoegen aan je onderwerpregel (helaas kun je het onderwerp niet bewerken).

Ik voeg de tekst "Prepare for" toe, wat voldoende is om het voor mij te begrijpen. U kunt ook de taakprioriteit en de vervaldatum instellen, of zelfs een notitie instellen die de hoofdtekst van de e-mail kan bevatten die de taak heeft geactiveerd. Als u labels aan uw taak wilt toevoegen, kunt u tekst toevoegen @Post of @Telefoon om dit in te stellen.

Opmerking: Als je Todoist niet gebruikt, kun je hetzelfde IFTTT-idee gebruiken om taken te maken in iOS-herinneringen, Evernote of Toodledo. Of u kunt de eerste methode gebruiken om taken in te maken elk takenlijstsysteem De 5 geboden voor het kiezen van de juiste doe-het-app voor productiviteitVerschillende mensen organiseren zich op verschillende manieren. Dus het kiezen van een to-do app hangt echt af van wat voor soort persoon je bent. Hier zijn vijf geboden die u kunt bedenken voor uw eigen productiviteitssysteem. Lees verder die e-mails accepteert, zoals Remember The Milk.

Welke andere triggers kan ik instellen vanuit Google Agenda?

Raak geïnspireerd - er zijn tal van andere dingen die u met dit systeem kunt doen.

• Als je een kalender voor verjaardagen hebt, stel dan een taak in die je eraan herinnert een cadeau te kopen.
• Als u vaak verblijft, activeer dan een taak om toeristische activiteiten en andere dingen voor hun aankomst voor te bereiden.
• Als u uw vaccinatieschema voor uw kinderen bijhoudt, activeer dan een taak om de afspraak te bellen.
• Als je graag voorbereid bent op feestjes die je bijwoont, activeer dan een taak om cadeaus en gedeeld eten klaar te maken.

Ik ontvang Google Agenda-meldingen om nieuwe actiepunten voor concerten en optredens te activeren, en herinner me eraan mijn muziek en outfits op orde te krijgen (omdat het altijd anders is). Een ander idee is om alles wat je als 'To-Do' bestempelt, naar Gmail te laten gaan, maar ik vind het een beetje overdreven.

Overweeg de soorten agenda's waarop u bent geabonneerd en hoe ze u kunnen helpen. Als je geabonneerd bent op je Last.fm-kalender, die je vertelt wanneer je favoriete bands lokaal spelen, kun je taken activeren om kaartjes te kopen voor optredens van je ultra-favoriete bands. Als u geabonneerd bent op feestdagen- of schoolagenda's, kunt u taken activeren om festiviteiten of kinderopvang voor te bereiden. Als u zich abonneert op wedstrijdkalenders voor poëziewedstrijden of marathons, kunt u een taak instellen om ervoor te zorgen dat u meedoet aan de wedstrijd.

Krijg Trello-kaarten of Basecamp-taken in Todoist

Gebruik je Trello voor algemene brainstorming, blogplanning, werktaken of een andere manier om uw algehele levensplan te bekijken? Download een kalender voor je Trello-bord. Ga naar de zijbalk en klik op Menu vervolgkeuzelijst en kies vervolgens Opstarten en je ziet de kalenderinstellingen.

Het is ook mogelijk om een ​​iCal-feed te krijgen in Basecamp en vele andere takenlijstdiensten.

Abonneer u op deze iCal-feed in Google Agenda; stel een vervaldatum in in Basecamp of Trello en laat deze weergeven in je Google-agenda. Hierdoor wordt de melding geactiveerd om een ​​taak naar Gmail en Todoist te sturen, zodat je niet vergeet de taak te voltooien.

Dit systeem is vooral goed als uw collega's graag samen plannen in Trello of Basecamp, maar u wilt geen deadline missen die aan u is toegewezen. U kunt het Gmail-filter eenvoudig afstemmen om alleen taken te vangen die aan uzelf zijn toegewezen.

A Killer Student Hack

Studenten kunnen dit systeem gebruiken om vooraf een reeks taken te activeren voor aankomende examens of indiendata van opdrachten. U kunt een melding van de kalender instellen om een ​​maand van tevoren te worden verzonden en die vervolgens activeren om een ​​reeks taken in te stellen. U kunt bijvoorbeeld direct een taak met lage prioriteit instellen om de opdracht te onderzoeken, een taak met een hogere prioriteit een paar weken later om een ​​taak voor te bereiden schets, een andere taak met hoge prioriteit iets later om een ​​concept te voltooien, en de laatste taak met hoge prioriteit iets later om ervoor te zorgen dat de opdracht is voltooid en ingediend.

Om er zeker van te zijn dat niets ooit wordt gemist, kunt u een week voor de vervaldatum nog een melding activeren om te controleren of deze is voltooid en ingediend. Op deze manier mis je niets dat wordt toegevoegd in de buurt van de vervaldatum.

Wat kun je nog meer doen met Todoist en IFTTT?

Omdat er honderden andere IFTTT-integraties zijn, zijn er veel mogelijkheden voor Todoist. Zelfs alledaagse herinneringen zoals het instellen van een taak om ervoor te zorgen dat er een winteroverlevingspakket in je auto zit als het weer zegt dat het gaat sneeuwen (of omgekeerd, een surfplank op je auto als het zonnig is).

Maar als je dingen omdraait, zijn er enkele coole dingen die je kunt doen als je IFTTT van Todoist activeert, zoals automatisch een rapport naar uw baas e-mailen Automatiseer uw leven en werk met Todoist en IFTTTSpeel creatief met de meldingsfuncties van ToDoist en het vermogen van IFTTT om er echt coole automatiseringen mee te realiseren. We laten u zien hoe het combineren van de twee krachten uw productiviteit bevordert. Lees verder .

Hoe integreer je Todoist met IFTTT, Gmail en Google Agenda? Zit je vast tussen een aantal takenlijsten voor werk en ontspanning? Vertel ons je beste hacks!

Afbeeldingscredits: Vergeet niet Via Shutterstock