Teamwerk: 10 tips voor effectieve realtime online samenwerking

Advertentie

Digital natives co-auteur van artikelen, proefschriften en boeken online en in realtime. Als je nog steeds heen en weer e-mails met bestandsbijlagen verzendt om samen te werken aan een document, doe je het verkeerd. Tenzij je hetzelfde kantoor deelt, online samen schrijven Hoe Collaborative Writing Tools uw leven gemakkelijker makenDankzij internet zou samenwerken aan een schrijfproject een koud kunstje moeten zijn. Als je er ooit een hebt geproduceerd, weet je dat dit moeilijk kan zijn. Het zou niet met de juiste tool moeten zijn. Lees verder is over het algemeen veiliger, betrouwbaarder en efficiënter dan e-mails. Bovendien is het leuk en gemakkelijk. Laat me je helpen aan de slag te gaan.

Het team

Op afstand werken is moeilijk. Daarom is het des te belangrijker om iedereen op dezelfde pagina te krijgen en het team samen te stellen. We hebben besproken hoe teamgeest overtreft technologie Teamgeest troeft technologie af: hoe u samenwerking op afstand onder de knie krijgt voor online teams

Samenwerken wordt niet eenvoudiger als u op afstand moet samenwerken en alleen internet als gemeenschappelijke verbinding moet delen. Technologie kan helpen bij het navigeren door de chaos. Maar het is slechts de kers. Lees verder voordat. Leden van het team moeten leren over elkaars sterke en zwakke punten. Het team heeft een gemeenschappelijk doel en een routekaart nodig met individuele doelen en verantwoordelijkheden. Iedereen moet zich prettig voelen bij de tools die ze gebruiken, en ten minste één persoon moet het team georganiseerd houden.

Tip 1: Vergeet nooit het belang van een inclusief team dat al zijn leden betrekt.

Het gereedschap

Samen schrijven in realtime of bewerken kan op een aantal manieren worden gedaan. Browsergebaseerde tools omvatten Google Drive of Een schijf (voorheen SkyDrive). Aan de softwarekant ondersteunt Microsoft Office samen bewerken Deel punt of OneDrive. Als u een oudere versie van Word (2007 of 2010) gebruikt, kunt u de CodoxWord-add-on installeren om gezamenlijk schrijven mogelijk te maken. Het gratis, platformonafhankelijke en open source tekstverwerker Abiword is de beste gratis lichtgewicht tekstverwerkerKrijg een lichtgewicht maar niet ondermaatse tekstverwerker. Als u een programma nodig heeft dat compatibel is met een grote verscheidenheid aan bestandsindelingen, dan is Abiword wellicht de juiste keuze voor u. Het is niet zo krachtig als Microsoft ... Lees verder AbiWord bevat ook een samenwerkingsplug-in voor het gelijktijdig bewerken van documenten via AbiCollab.net. Als privacy een probleem is, kunt u een door uzelf gehoste open source en gratis online teksteditor instellen met Etherpad.

Tip 2: Kies een tool op basis van de behoeften van uw project en de capaciteiten of voorkeuren van uw team.

Tools moeten uw workflow vergemakkelijken. Als individuele teamleden een bepaalde software of een bepaald platform niet kunnen gebruiken, zal de voortgang van uw project eronder lijden. Hier zijn enkele punten om te overwegen:

• Op welke besturingssystemen werken de leden van uw team?

• Welke tools gebruiken ze nu?

• Met welke tools hebben ze ervaring?

Evenzo, als een tool de nodige functies mist, zal het bereiken van het gewenste resultaat moeilijk zijn. Verzamel samen een lijst met onmisbare en leuke functies. Stel je de volgende situatie voor:

• realtime samen schrijven

• opmerkingen

• zijbalk chat

• meldingen

• bestandsbeheer

• herzieningsgeschiedenis

• versiebeheer

• markdown-ondersteuning

• importeren en exporteren

• mobiele ondersteuning

Deze lijst en de kennis van de vereisten van uw team helpen u bij het kiezen van een of meer geschikte tools.

Tip 3: Help elk lid bij het opzetten van de tool (s) die u hebt gekozen en geef hen - waar nodig - een introductie over de functies die ze nodig hebben.

Het proces

Verzamel aan het begin van het schrijfproject een overzicht van de verschillende taken en onderwerpen om verantwoordelijkheden te dekken en te verdelen. Het team moet een overzicht opstellen, experts zoeken voor verschillende secties, een kopieereditor kiezen om de spelling, grammatica en schrijfstijl te corrigeren. Stel een uitvoerend redacteur in voor de inhoud en benoem iemand om gegevens te beheren of figuren en tabellen te ontwerpen.

Tip 4: Elk lid van je team heeft verschillende vaardigheden. Een efficiënt proces zal gebaseerd zijn op de sterke punten van mensen. Wijs dienovereenkomstig verantwoordelijkheden toe.

Tip 5: Betrek het team bij de uitvoering. Mensen moeten periodiek van rol wisselen en elkaars werk proeflezen om verschillende perspectieven te behandelen.

Schrijven is een creatief proces en een passie voor veel mensen.

Tip 6: Als je mensen in je team hebt die een hekel hebben aan het veranderen van hun schrijven door iemand anders, kunnen redacteuren in plaats daarvan werken met opmerkingen en suggesties.

Tip 7: Spreek afspraken af ​​over conventies voor opmerkingen, een nomenclatuur en hoe opmerkingen worden verwerkt.

Uiteindelijk hangt het succes van uw document af van de inhoud.

Tip 8: Laat mensen schrijven waar ze enthousiast over zijn, ook al is hun schrijven waardeloos. Hun ideeën zijn misschien briljant en je kunt altijd de schrijfstijl corrigeren.

Tip 9: Respecteer het idee! Als je het schrijven van iemand anders bewerkt, zorg er dan voor dat het idee dat ze uitdrukken behouden blijft.

Ondertussen moet één persoon het team organiseren, de verwachtingen beheren en rekening houden met het tijdsbestek.

Tip 10: Communiceer regelmatig met je teamgenoten. Update ze over de algehele voortgang, markeer hiaten en herinner ze aan verantwoordelijkheden en deadlines. Prijs individuele inspanningen en moedig ze aan om hun eigen vooruitgang, inzichten en uitdagingen te delen.

Het voltooide project

Een team dat met enthousiasme en de samenwerkingsgeest - bereidwillig - een schrijven of een ander project benadert hun best doen, hun teamgenoten steunen en compromissen sluiten - zal altijd betere resultaten opleveren dan individuen. Het geheel is groter dan de som der delen. Geef eraan toe en ik beloof dat het de meest lonende ervaring van je leven zal zijn. Het is absoluut van mij geweest.

Welke lessen heb je geleerd tijdens het werken met virtuele teams?

Afbeelding tegoed: Ed Yourdon via Flickr, Virtuele samenwerking via Shutterstock