Hoe u ervoor kunt zorgen dat uw e-mailhandtekening niet de verkeerde indruk geeft

Advertentie

Afscheid nemen is zo moeilijk, nietwaar? Het is ongemakkelijk en soms is het ongemakkelijk. Nou, er zijn misschien geen instructies voor die situaties, maar we kunnen in ieder geval enkele instructies geven over hoe je afscheid kunt nemen in een e-mail zonder je ongemakkelijk te voelen.

Een email handtekening Ook u kunt profiteren van de kracht van e-mailhandtekeningenEen handtekening vertelt je iets over een persoonlijkheid. Net zoals twee mensen bijna niet hetzelfde schrijven, ondertekenen ze ook anders. Zo ontstond de "wetenschap" van de grafologie. Maar het digitale tijdperk en de e-mail ... Lees verder is voor alle doeleinden en uw "tot ziens". Het is niet of je iemand omhelst of hem een ​​handdruk geeft. Het is niet of u ze alleen uw naam geeft of uw visitekaartje overhandigt met al uw contactgegevens inbegrepen. Zo maak je indruk. Of niet.

In dit artikel ga ik de vijf belangrijkste lessen delen die ik de afgelopen decennia heb geleerd en die ik met mensen op internet heb gecommuniceerd. Interessant genoeg bestaan ​​de dilemma's rond e-mailhandtekeningen al sinds die vroege e-mail in de jaren zestig werden berichten verzonden via BitNet en FidoNet of zelfs via het CTSS-mailsysteem van MIT, maar ik afdwalen.

E-mail is al heel lang bij ons. Dus hoe krijg je het goed? Hoe meldt u zich af zonder op een snob te lijken, maar biedt u ook voldoende informatie zodat mensen weten wie en wat u bent? Laten we beginnen. Tegen de tijd dat we klaar zijn, heb je een redelijk goed idee wat je met je eigen e-mailhandtekening wilt doen.

Wat een e-mailhandtekening zou moeten doen

Tegenwoordig heb ik tijdens het e-mailen van mensen 3 verschillende "niveaus" van e-mailhandtekeningen. Waarom? Welnu, er zijn drie relatieniveaus: alles, van een korte notitie tot een vriend, tot een formeel zakelijk e-mailbericht aan een bedrijf. Drie varianten zijn eigenlijk alles wat je nodig hebt, en het doel hiervan zou het volgende moeten zijn:

1. Een snelle glimlach - Deze handtekeningversie stuurt snelle e-mails naar vrienden of collega's die u constant meerdere keren per dag e-mailt.

2. Glimlach en een handdruk - Deze handtekeningversie stuurt langere e-mails naar collega's, waar uw e-mail net iets formeler moet zijn.

3. Een stevige handdruk en visitekaartje - Dit is voor die momenten waarop u een formele zakelijke e-mail moet schrijven en uw titel en al uw contactgegevens moet opgeven.

Elk van deze typen e-mailhandtekeningen heeft ongeschreven regels. Breek ze, en het zal niet het einde van de wereld zijn. Als u echter een bijzonder goede indruk wilt maken, moet u enkele van deze tips in acht nemen voor elk type e-mail dat u verzendt.

De Quick Smile-handtekening

U heeft niet altijd een e-mailhandtekening nodig. Je hebt tenminste niet altijd een formele nodig. Dit is net als wanneer je langs een collega in de gang loopt. Je ziet ze meerdere keren per dag. U woont dezelfde vergaderingen bij. Moet je ze echt op de gang begroeten met een handdruk? Nee; meestal is het een snelle "Hey Fred" en een glimlach, als er al iets is. Wanneer u snel een collega e-mailt om advies of een fooi te vragen, heeft u misschien helemaal geen handtekening nodig. Als u de behoefte voelt om u af te melden, kunt u mijn benadering volgen, alleen uw naam wordt voorafgegaan door een streepje. Geen bloemrijke citaten of uitgebreide titels nodig. De persoon weet wie je bent, wat je bent en alles buiten je naam zou ongemakkelijk zijn. Beschouw het als een basisgesprek door de waterkoeler, dat je meestal gewoon eindigt met zoiets als 'oké, vang je later!' en een snelle golf. Meer is er niet nodig.

Glimlach en een handdruk

Het andere type handtekening is een soort hybride tussen formeel en informeel. Dit is de moeilijkste om goed te krijgen. Dit kunnen collega's zijn die u wilt e-mailen met semi-formele zakelijke verzoeken, maar u wilt niet dat ze denken dat u stijf overkomt. Ze moeten het belang van de e-mail waarderen, maar je wilt niet dat ze zich afvragen of je eigenlijk nog steeds vrienden bent. Dit is waar de zeer subtiele handtekening in het spel komt. Deze zijn meestal verkleind en bijna onmerkbaar in de voettekst van de e-mail zelf. Een van de beste benaderingen hiervoor is een handtekening die ik de "one-liner" noem.

In deze versie is alle informatie opgedeeld in een "|" karakter. Dit kan zo simpel zijn als een adres of e-mailadres, telefoonnummers, mobiele nummers of wat dan ook. Het moet kort zijn, slechts een klein beetje noodzakelijke informatie bevatten, en dat is alles. Ik heb zelfs gezien dat sommige mensen deze handtekening hebben gemaakt in een lettertype dat vager is dan de rest van de e-mail, misschien in het grijs. Een andere benadering die ik heb opgemerkt, is een zeer korte tweelaags. Kortom, een naam en een vorm van contact die een enkel telefoonnummer of een e-mailadres kan zijn.
Dit is duidelijk voor ontvangers die al weten wie je bent, met welk bedrijf je werkt, en je stuurt ze gewoon een van de vele correspondentie-e-mails. Het geeft het 'gevoel' van een vriendelijke e-mail, maar als de persoon contact met je moet opnemen en je nummer misschien niet binnenhoudt hun Rolodex (gebruiken mensen die nog steeds ???), dan is er uw contactgegevens onderaan de e-mail, direct binnen bereiken.

Een formele handdruk

Natuurlijk zijn er momenten waarop u iemand buiten het bedrijf e-mailt, of misschien wel iemand binnen het bedrijf een e-mail sturen over iets officieels waarvoor het gesprek nodig is formeel. Het is alsof je een formele outfit draagt ​​wanneer je een prijsuitreiking voor je collega's bijwoont. Voordat ik inga op wat u in deze gevallen moet doen, is het leerzamer om eerst te bespreken wat u niet moet doen. Ja, u moet contactgegevens verstrekken, zoals uw bedrijfsnaam, website en e-mailadres, maar u hoeft dit niet te overdrijven. Is het echt nodig om vier verschillende telefoonnummers op te geven, inclusief een faxapparaat?

Nee, geef voldoende contactgegevens zodat er verschillende manieren zijn om contact met u op te nemen - e-mail, telefoon of misschien zelfs via een website - maar laat u niet meeslepen. Door een lijst met telefoonnummers op te geven, lijkt het alsof u zo mobiel bent dat u nooit op kantoor bent en te moeilijk om contact op te nemen.

Een andere veelgemaakte fout is om over te komen als zelfpromotor. Mensen zoals deze zullen hun e-mailhandtekeningen overbelasten met hun sociale netwerkaccounts tot het punt dat de handtekening meer dan 10 regels lang is en gevuld is met voornamelijk zelfmarketing.

Een andere manier om een ​​vreselijke indruk te geven, is door allerlei funky kleuren en lettertypen in je e-mailadres te gebruiken. Het is moeilijk om zoiets uit te trekken, omdat de kleuren moeten overeenkomen en de lettertypen er goed uit moeten zien. Helaas hebben veel mensen geen idee hoe ze kleuren op de juiste manier moeten matchen, en hun e-mailhandtekening ziet eruit als iets uit een Willy Wonka-fabriek.

Dit soort clown-handtekeningen is onprofessioneel en iedereen naar wie je het stuurt, zal denken dat je geen idee hebt wat je doet, ongeacht in welk veld je bent. Vermijd dus extravagante kleuren. Hou het simpel.

Wat u goed kunt doen

Dus hoe ziet een goede formele e-mailhandtekening eruit als je een goede indruk wilt maken? Ga met de vereiste basisinformatie, houd de opmaak en stijl eenvoudig en overdrijf het niet met informatie.

Hier is een voorbeeld. Deze bevat 4 regels - naam, bedrijf, telefoonnummer en e-mailadres. Dat is het.

Deze persoon gebruikte alleen platte tekst, en door het slechts op vier regels te houden, komt het stijlvol en professioneel over.

Met mijn eigen adres ga ik wat verder door de signatuur bescheiden te houden door cursief te gebruiken en deze te vervagen tot donkergrijs. Door het een tint lichter te houden dan de e-mailtekst zelf, weet de ontvanger dat u uw eigen informatie als secundair beschouwt voor het bericht zelf. Het is een subtiele hint van nederigheid.

Titels mogen ook alleen worden gebruikt als ze relevant zijn voor het gesprek in kwestie. In de meeste correspondentie met betrekking tot mijn eigen website moeten mensen weten dat ik de eigenaar van de site ben, dus de titel is belangrijk. Er is slechts voldoende informatie opgenomen voor snel contact - e-mail en telefoonnummer, meer niet.

Een ander voorbeeld is de handtekening die ik gebruik voor zowel interne als externe correspondentie van MakeUseOf.

Hier heb ik eigenlijk geworsteld tussen het gebruik van de titel of niet. Het is meestal alleen belangrijk in externe e-mailcommunicatie en marginaal belangrijk in sommige interne communicatie. Ik begon met het gebruik van twee versies - een voor extern en een voor intern - maar werd moe van het handmatig schakelen tussen de twee, dat ik besloot om bij de bovenstaande te blijven. Met het risico dat het overkomt als belangrijk voor zichzelf, blijft het vervaagd en secundair. Het maakt ook gebruik van de "|" hierboven genoemd teken, een klein beetje kleur om de naam van de website te laten opvallen, en ik besloot vet te zijn en een vijfde regel toe te voegen voor een citaat.

Met iets komen de perfecte e-mailhandtekening 6 tips om meer uit handtekeningen in Gmail te halen Lees verder dat vertegenwoordigt wie u bent, wat u doet en hoe u contact kunt opnemen, u kunt wat vallen en opstaan, maar als u het eenmaal hebt ontvangen goed, het voelt goed te weten dat u uw beste beentje voorzet in elke e-mailcorrespondentie die u verzendt uit.

Waar zijn je tips voor? een betere e-mailhandtekening 5 manieren om aangepaste meerdere handtekeningen in Gmail te maken Lees verder ? Welke dingen vind je leuk of niet leuk aan andere handtekeningen die je hebt gezien? Deel uw mening in de opmerkingen hieronder!

Afbeelding tegoed: Zakelijke paar via Shutterstock