7 tips om uw takenlijst beter te beheren

Advertentie

Het zou fantastisch zijn als je een te doen lijst was het geheim om al je werk op tijd af te krijgen. Dat is echter niet het geval - er is een goed onderhouden, verstandig samengestelde takenlijst voor nodig gewenste effect op uw workflow Stop met organiseren, begin met werken: 3 eenvoudige taken om uw workflow te versnellenBen je een lijstliefhebber? Gebruik je takenlijst niet meer als een ander excuus om uit te stellen. Schakel over naar een minimaal taakbeheersysteem en richt u op het voor elkaar krijgen van dingen. Lees verder .

Gelukkig is het niet zo moeilijk om ervoor te zorgen dat je takenlijst de mosterd snijdt. Het enige dat nodig is, is een beetje vooruit plannen, een goed idee van wat u wilt bereiken en de flexibiliteit om goede ideeën te gebruiken die door iemand anders zijn bedacht.

Zet de volgende tips om in actie en u kijkt naar een takenlijst die echt een verschil maakt voor uw manier van werken.

1. Overweeg wanneer u uw lijst moet maken

Het klinkt misschien als een triviale zaak, maar de timing van het samenstellen van je takenlijst kan van grote invloed zijn op het uiteindelijke succes. Er is meer dan één strategie voor succes, maar dat is over het algemeen geen goed idee

het samenstellen van een lijst op de dag Hoe u meer vrije tijd kunt creëren door uw schema te gamificerenEr is niets zo lonend als het van tevoren uitvoeren van een taak die volgens uw planning staat. Dus waarom sta je erop om jezelf te straffen voor het voltooien van taken, in plaats van jezelf je beloning te geven? Lees verder .

Neem in plaats daarvan de avond ervoor wat tijd om morgen uit te plannen. Zonder de stress van het begin van een nieuwe werkdag, is het gemakkelijker om een ​​bruikbare lijst te maken die alles omvat wat moet worden voltooid. Het kan zelfs de moeite waard zijn om de gewoonte te maken om aan het einde van een werkdag uw takenlijst voor de volgende dag te maken.

2. Kies tussen pen en papier of een digitale oplossing

Tegenwoordig wordt er vaak van uitgegaan dat een mobiele app zo ongeveer alles kan doen waarvoor we ooit pen en papier hadden gebruikt. Hoewel het waar is dat het digitale tijdperk een enorme verbetering heeft gebracht in de manier waarop we werken, is het een vergissing om altijd aan te nemen dat dit de betere keuze is.

Voor sommige mensen heeft een takenlijst meer gewicht wanneer deze wordt gepresenteerd in een hoge kwaliteit papieren notitieboek 3 papieren notitieboeken die de moeite waard zijn om te beschouwenWe schrijven veel over hightech manieren om dingen bij te houden en je leven te beheren. Maar soms is een gewone oude notebook het beste wat je kunt gebruiken. Lees verder in plaats van te bestaan ​​uit enen en nullen. Het is in ieder geval de moeite waard om zowel fysieke als digitale methoden te proberen om te zien of beide processen een uniek inzicht bieden in uw eigen werkgewoonten.

Er zijn voordelen aan de online alomtegenwoordigheid van een app in de cloud en er zijn contrasten aan het hebben van een papieren versie. Het is niet verstandig om aan te nemen dat de moderne versie helpt u meer gedaan te krijgen 5 redenen waarom uw to-do-app u minder productief maaktJe takenlijsten opgeven? Uw probleem is niet uw ambitie of de app voor taakplanning die u gebruikt. Het probleem zit in de manier waarop u uw takenlijst in het algemeen gebruikt. Lees verder - er is echt geen vervanging voor het proberen van nieuwe toevoegingen aan uw workflow en het beoordelen of ze al dan niet grote verbeteringen bieden.

3. Als u digitaal gaat, kies dan een waardige tool

Veel gebruikers kiezen voor de digitale methode, ook na het uitproberen van een papieren to-do lijst. Natuurlijk zijn er tientallen apps en services om dit soort functionaliteit te vervullen, en het kiezen van de juiste optie kan nogal moeilijk zijn.

De eerste overweging die u nodig heeft om te bepalen vanaf welk apparaat u uw lijst wilt openen. Als het antwoord op verschillende apparaten is, kunt u het beste werken met een accountgebaseerd systeem zoals Evernote, waar u kunt inloggen en uw aantekeningen kunt bekijken op alles van uw smartphone tot uw thuiscomputer 8 Effectieve Evernote-apps voor pijnloze productiviteitMaak uw Evernote-notities beter met essentiële apps en add-ons. Deze acht keuzes integreren Evernote naadloos met hun web-apps. Lees verder .

Er zijn echter nog tal van andere opties. Als je al diep in het Windows-ecosysteem zit, is het misschien de moeite waard om te profiteren van de diepe banden die OneNote heeft met het besturingssysteem 6 tips voor het gebruik van OneNote als uw takenlijstBenut u het meeste uit uw OneNote-takenlijst? Pas onze tips toe voor betere OneNote-checklists. Lees verder .

Zowel OneNote als Evernote zijn vrij complexe stukjes software en misschien wilt u iets lichters om te voorkomen dat uw takenlijst onbeheersbaar wordt. Gelukkig zijn er tal van mobiele apps 8 beste apps voor het beheren van takenlijsten op AndroidProbeer niet met tientallen taken in je hoofd te jongleren. Deze geweldige Android-apps voor taakbeheer helpen u om efficiënt uw takenlijst bij te houden. Lees verder dat kan het bijhouden en voltooien van uw takenlijst een fluitje van een cent maken.

4. Houd dingen gesegmenteerd

Hoe langer een takenlijst wordt, hoe minder effectief deze is. Als je lijst een groot aantal taken bevat, zal het snel meer een onoverkomelijke uitdaging worden - en dat verslaat het punt om het in de eerste plaats samen te stellen.

In plaats van uw takenlijst uit de hand te laten lopen, kunt u deze opsplitsen in gemakkelijk uitvoerbare taken. Een manier om dit te bereiken is door het te sorteren op gebied - bijvoorbeeld school, werk en thuis. Het kan echter zijn dat het praktischer is om taken te differentiëren met verschillende prioriteitsniveaus.

Duidelijk maken welke taken het verdienen om voorrang te krijgen 10 manieren om jezelf uit taakachterstanden te gravenHet gevoel van verdrinking in een lijst met nooit eindigende taken is een angst die we allemaal gemeen hebben. De remedie is beschikbaar. Hier zijn tien manieren om terug te klauwen. Lees verder is een geweldige stap om uw takenlijst om te zetten in een takenplan. Als u zo werkt, krijgt u een overzicht van alles op uw bord, wat u kan helpen vast te stellen hoeveel u precies kunt doen in een dag, een week of een maand - en dat moet u weten jij kan nog productiever worden 3 soorten lijsten die u daadwerkelijk helpen productiever te zijnTakenlijsten zijn het ultieme productiviteitswapen. Deze takenlijsten kunnen u alle kracht geven die u nodig heeft om dingen voor elkaar te krijgen. Lees verder .

Als u niet precies weet waar u aan moet werken of in welke volgorde, overweeg dan om individuele projecten te evalueren. Maak een lijst van de gewenste resultaten, fasen of producten (uw componenten) en verdeel die in afzonderlijke taken en subtaken, die u vervolgens - de een na de ander - kunt overzetten naar uw takenlijst. Om dit eerste overzicht voor te bereiden, de Work Breakdown Structure Hoe elk project te organiseren met een Work Breakdown StructureEen reis van duizend mijl begint met een enkele stap. Elk complex project bestaat uit meerdere componenten. De Work Breakdown Structure kan u helpen bij het identificeren van alle stappen en deze op volgorde te zetten. Lees verder is een goed begin.

Als je eenmaal een overzicht hebt van al je taken, zal het gemakkelijker zijn om stapsgewijs een uitdagend project aan te pakken en in te schatten hoe lang elke taak - en dus de voltooiing van het hele project - zal duren.

5. Tijd is alles

Een takenlijst is een geweldige methode om al je taken op één plek te bewaren, maar als je niet weet hoe lang het duurt voordat deze taken zijn voltooid, is het misschien niet zo handig. U kunt alleen nauwkeurig inschatten hoe lang het duurt voordat een bepaalde taak is uitgevoerd, dus deze cijfers kunnen bij benadering zijn, maar ze zijn nog steeds erg belangrijk.

Of u nu uw takenlijst dag voor dag of maandelijks plant, het is cruciaal dat u tijdoverwegingen maakt. Als er niet genoeg tijd is om alles op de lijst te doen, vallen sommige taken zeker buiten de boot - en dat kan snel een echt probleem worden.

Overweeg om dit probleem te verhelpen Google Agenda gebruiken als basis voor uw takenlijst Herinneringen Maak van Google Agenda een ongelooflijke takenlijstHoudt u een takenlijst en een aparte kalender bij? Het introduceert wrijving omdat taken en planning onderling afhankelijk zijn. Google heeft dit nu opgelost door Herinneringen aan Google Agenda op Android te introduceren. Lees verder . De onlangs geïntroduceerde herinneringsfunctionaliteit helpt taken een gevoel van timing te geven, zodat ze vóór hun vervaldatum worden gedaan.

Google Agenda maakt het hele proces zo soepel mogelijk, omdat u uw herinnering met uw stem of met de hand kunt instellen, en u wordt altijd gevraagd een tijd aan individuele taken te koppelen. Het is soms moeilijk vast te houden aan het plannen van tijden in plaats van alleen aan taken, maar het levert op de lange termijn wel voordelen op.

6. Schakel elke keer voltooide taken uit

De laatste stap van een voltooide takenlijsttaak is het afvinken, maar het is iets dat we vaak missen. Ongecontroleerde taken waarvan we weten dat ze voltooid zijn, zullen uw lijst snel rommelig maken, waardoor het minder direct duidelijk wordt wat er nog moet worden afgehandeld, dus dit kan snel een probleem worden.

Dit proces heeft echter ook een psychologisch aspect. Het idee van een takenlijst is dat deze op elk moment grip houdt op uw grootste prioriteiten. Als het je lukt om de taken te voltooien, maar die kleine overwinningen niet te registreren, krijg je niet het volledige voordeel van je lijst.

Geniet van het feit dat u een goed uitgevoerde taak afvinkt. Een deel van het idee van een takenlijst is om alles op te stellen dat moet worden afgehandeld, maar het is ook een methode om alles te volgen wat je bereikt. Als je worstelen voor motivatie Hoe u creatieve motivatie terugkrijgt nadat u opgebrand bentSchrijvers zijn niet de enigen die last hebben van 'creatieve blokkades'. Wat kun je doen om je creatieve vuur nieuw leven in te blazen? Hier zijn vijf eenvoudige dingen die je kunt proberen. Lees verder , onthoud dat je al veel taken hebt afgevinkt.

7. Leer van technieken die anderen met succes hebben gebruikt

Het is geweldig om je eigen to-do list-methodologie uit te werken, een strategie die perfect in je workflow past. Er is echter niets mis met het uitproberen van reeds bestaande strategieën en deze als basis te gebruiken.

Kijk naar een systeem zoals Persoonlijke Kanban. Het is vrij eenvoudig, met slechts twee echte 'regels', maar je kunt die basis nemen en personaliseren totdat je tevreden bent met de resultaten. Overweeg de twee leerstellingen waarop Kanban is gebouwd:

• Visualisatie: Het is belangrijk om altijd in één oogopslag te kunnen zien waar u aan werkt, wat u gaat doen en wat u al heeft voltooid.
• Minder werk in uitvoering: Kanban bepaalt dat u een limiet moet stellen aan het aantal lopende taken dat u op een bepaald moment probeert af te handelen.

Dat is een solide start en iets dat gemakkelijk kan worden aangepast. Bovendien vindt u online een schat aan echte Kanban-casestudy's die u kunt gebruiken om uw eigen gebruik te sturen. Afgezien daarvan zijn er nog veel meer strategieën - neem rekening met iemand anders hoe ze hun werk verbeteren My One Best Productivity Trick: How Gina Trapani Gets Things DoneGina Trapani heeft een topproductiviteitstruc om dingen voor elkaar te krijgen, zelfs op een drukke dag. Hier is wat het is. Lees verder , en kijk hoe je het op je eigen leven kunt toepassen.

Heb je een goede tip over hoe je je takenlijst op de juiste manier samenstelt? Bent u op zoek naar begeleiding op de juiste manier om uw taken te beheren? Laat het ons weten in de comments hieronder.