Hoe blader je door je e-mails in Microsoft Outlook

Advertentie

E-mails worden verondersteld een handige communicatiemethode te zijn, maar velen van ons brengen veel meer tijd door dan we zouden willen proberen onze Inbox te begrijpen. Zonder de juiste organisatie zou je kunnen merken dat e-mails je meer tijd kosten dan ze besparen.

Microsoft Outlook bevat een aantal functies die dit probleem kunnen verhelpen, maar veel gebruikers zijn zich er eenvoudig niet van bewust functionaliteit die is verborgen in het programma Verander Outlook in een projectmanagementtool met OneNote-integratieOneNote kan meer doen dan u denkt. We laten u zien hoe u van uw Outlook-takenlijst een krachtig projectbeheertool kunt maken met behulp van de OneNote-plug-in voor Outlook. Lees verder . Gebruik deze stukjes functionaliteit om ervoor te zorgen dat uw Inbox zo goed mogelijk wordt onderhouden, zodat u zich kunt concentreren op belangrijkere zaken.

Zoek een weergave die bij u past

Een van de eerste stappen om een ​​te worden expert Outlook-gebruiker Word een Pro Outlook-gebruiker door veel voorkomende fouten te vermijden

Als u in een typische kantooromgeving werkt, is de kans vrij groot dat het e-mailsysteem een ​​Exchange-server is en dat de gewenste e-mailclient Outlook is. We hebben Outlook hier besproken op ... Lees verder past het programma aan uw workflow aan. Bijna iedereen gebruikt tegenwoordig e-mail, maar dat betekent niet dat we dit allemaal op precies dezelfde manier doen. Wat voor iemand anders werkt, werkt misschien niet voor u, en daarom is het een goed idee om de standaardindeling van Outlook aan te passen aan uw gebruik.

Ga naar de Visie om te zien welke opties voor u beschikbaar zijn. De Wijzig weergave knop in de Huidige weergave sectie geeft je een paar verschillende keuzes, maar het is de moeite waard om in de te gaan Arrangement en lay-out sectie om in de kern van maatwerk te komen.

U wilt bijvoorbeeld misschien veranderen Voorbeeld van bericht naar 3 lijnen, waarmee u een meer gedetailleerd voorbeeld van een kleiner aantal e-mails tegelijkertijd kunt bekijken. Of misschien wilt u het instellen Leesvenster naar Uit, wat u de broodnodige schermruimte bespaart ten gunste van het openen van individuele e-mails als een nieuw venster wanneer u ze wilt doorlezen.

De sleutel hier is gewoon om erachter te komen wat het meest geschikt is voor de manier waarop u Outlook gebruikt. Probeer dingen uit - het is net zo eenvoudig als het wijzigen van deze instellingen naar hun standaardwaarden als u merkt dat ze niet zo goed werken als u had gehoopt.

Gebruik regels om het proces te automatiseren

Regels zijn een geweldige eerste stap in de richting van het organiseren van uw e-mails, want als ze eenmaal zijn geplaatst, zorgen ze voor een groot deel van het werk voordat u zelfs uw inbox controleert. Ga naar de om aan de slag te gaan met Regels Huis tabblad in Outlook en navigeer naar Reglement > Regels en waarschuwingen beheren.

Vanaf hier, klik op Nieuwe regel. U ziet een selectie van sjablonen, evenals opties om helemaal opnieuw te beginnen. Op dit moment is het het beste om bij de aangeboden sjablonen te blijven - er is voldoende gelegenheid om de regel naar wens aan te passen op het volgende scherm. Voor deze demonstratie gaan we selecteren Verplaats bericht van iemand naar een map.

Nu is het tijd om de regel een doel te laten dienen. Ik wil een systeem opzetten waar elke e-mail die ik van een andere MakeUseOf-auteur ontvang, wordt verzonden rechtstreeks naar een prioriteitsmap. Vink hiervoor het vakje aan in het voorwaardenvenster dat staat met specifieke woorden in het adres van de afzender. Klik vervolgens op specifieke woorden in het onderstaande gedeelte - ik stel het in op gebruikmaken van dus het zou alleen reageren op e-mails die zijn verzonden vanaf een e-mailaccount van de site, maar dit kan uiteraard alles zijn wat je wilt - en selecteer vervolgens een verstandige map door te klikken op gespecificeerd en er naartoe navigeren.

Kies vervolgens wat u wilt doen met de berichten die deze regel opzij zet en overweeg zorgvuldig of u dat wilt stop met het verwerken van meer regels. Afhankelijk van welke andere regels u actief hebt, kan het aanvinken van deze optie later organisatorische problemen veroorzaken. Selecteer vervolgens uw uitzonderingen en u kunt uw regel een naam geven en deze activeren. Vanaf dat moment sorteert het automatisch door uw e-mail totdat u het uitschakelt.

Verdeel en heers met categorieën

Hoewel regels een geweldige manier zijn om met het grootste deel van uw e-mail om te gaan, vereisen bepaalde organisatorische taken een menselijk oog. Streng gebruik van Categorieën kan dit proces helpen stroomlijnen, waardoor u e-mail snel en nauwkeurig kunt classificeren. Ga naar de om uw categorieën in te stellen Tags gedeelte van de Huis tabblad in Outlook en navigeer naar Categorize > Alle categorieën.

Hier ziet u een overzicht van alle huidige categorieën. Ze zijn standaard ingesteld op een eenvoudig systeem van kleuren, dus misschien wilt u die invoer om te beginnen gewoon bewerken. Om ze een beetje nuttiger te maken, klikt u op een categorie om deze te markeren, of hernoemt u deze in iets relevant voor het soort e-mail dat u ontvangt en wijs er een sneltoets aan toe die u onthoudt uit de laten vallen.

Met deze instellingen kun je je e-mails snel en gemakkelijk organiseren zodra je ze ontvangt. Markeer eenvoudig een bepaald bericht in uw Inbox en gebruik de juiste snelkoppeling Navigeren door Windows met alleen sneltoetsenU kent misschien veel sneltoetsen, maar wist u dat u zonder uw muis door Windows heen kunt komen? Hier is hoe. Lees verder die u zojuist hebt toegewezen. U kunt nu alle berichten zien die zijn getagd onder een bepaalde categorie door de naam van die categorie in te voeren in de Outlook-zoekbalk.

Gebruik de zoekbalk

Het geheim om uw e-mails georganiseerd te houden is planning op tijd - een beetje werk van tevoren kan voorkomen dat hoofdpijn later ontstaat. Er zijn echter tijden dat een e-mail verdwaalt en er geen teken is in een van uw zorgvuldig onderhouden mappen of categorieën. In dat geval is het verstandig om de zoekbalk te gebruiken.

De zoekfunctionaliteit van Outlook is even wendbaar als grondig. Voer een zoekterm in het veld boven uw Postvak IN in en het zal snel alle instanties van dat woord weergeven die het kan vinden, of het nu in een onderwerp of een e-mail staat. Dit kan met name handig zijn als u een bepaald detail van een specifieke e-mail kunt onthouden die u niet op een normale manier kunt vinden.

Het is goed om te weten dat de zoeksnelheden met een volledig Postvak IN zullen vertragen. Als dat de situatie is waarmee u werkt, is het wellicht de moeite waard om in bepaalde mappen te zoeken in plaats van elke e-mail waar Outlook toegang toe heeft. Gebruik hiervoor het vervolgkeuzemenu aan de rechterkant van de zoekbalk om uw bezienswaardigheden te verfijnen. Ga naar de voor meer diepgaande aanpassingen Verfijnen gedeelte van de Zoeken tab.

Vergeet niet om Outlook.com te gebruiken

De online versie van Outlook heeft misschien niet alle toeters en bellen van de Desktop-versie, maar de feit dat het gemakkelijk toegankelijk is vanaf elk apparaat met een webbrowser, betekent dat het dat niet zou moeten zijn over het hoofd gezien. Als u uw e-mails onmiddellijk moet kunnen raadplegen wanneer u dat bent weg van uw werkstation Een e-mail voor afwezigheid instellen in OutlookWat gebeurt er wanneer u een vakantie van twee weken combineert met een druk werkleven? Je hebt een gigantisch project als je thuiskomt: e-mails! Wacht - waarom niet wat voor u automatiseren? Lees verder , het is een perfect acceptabele optie.

Er is echter meer naar het webgebaseerde Outlook Outlook.com krijgt geavanceerde regels, functie ongedaan maken, in-line antwoord en meerNu beschikbaar voor alle gebruikers van Outlook.com zijn vier nieuwe functies bedoeld om uw e-mailleven een stuk eenvoudiger te maken: geavanceerde regels voor sorteren, een functie ongedaan maken, in-line antwoorden en verbeterde chatfunctie. Lees verder dan alleen e-mail controleren. Door op te klikken Instellingen tandwiel in de rechterbovenhoek van uw scherm heeft u ook toegang tot een behoorlijk uitgebreide set van opties dat kan behoorlijk handig zijn als je onderweg bent. Plus hetzelfde vervolgkeuzemenu geeft u toegang tot uw Reglement en Categorieën.

Wetende dat je overal toegang hebt tot je Outlook-e-mails, kan worden gecombineerd met een Regel om u te helpen uw Postvak IN uit te dunnen, zelfs wanneer u niet achter uw computer zit. Als u regelmatig reist, is het misschien mogelijk om uw bus- of treinreis om te zetten in een geschikte tijd om uw Postvak IN te beoordelen voordat de dag begint.

Hebt u een goede tip voor het gebruik van Outlook om uw e-mails georganiseerd te houden? Laat het ons weten in de commentaren hieronder.