Advertentie
Mijn vrouw vertelt me altijd dat we op een ontspannende reis moeten gaan - zonder de smartphones, de iPad en de laptop - en ik lach altijd om haar.
Het is niet alleen een kwestie van de telefoon uitzetten, een tas inpakken en je gaat met je emmer en schep naar de kust. Als je online werkt en je hebt e-mails, tweets, Facebook-berichten en Skype-voicemails die uit je oren komen, dan moet je je voorbereiden maanden van tevoren, als je terug wilt naar een gezonde werkomgeving. Anders duurt het opgefriste vakantiegevoel niet eens tot de lunch op je eerste dag terug.
Dus hoe kunnen we het onszelf gemakkelijker maken als we terugkeren? Gemakkelijk. Je volgt “het proces”.
Het proces
Voordat je weggaat….
Ik vind het het beste om mijn vakantie 3-6 maanden van tevoren in te plannen (hoewel mijn volgende vakantie in februari 2015 een jaar van tevoren was gepland, dus het kan in sommige gevallen variëren. Maar 3-6 maanden is normaal gesproken genoeg om iedereen te informeren dat je weg bent.
De sleutel tot online gezond verstand wanneer u terugkeert, is ervoor te zorgen dat uw collega's, familie, bekenden enz. Allemaal weten dat u weg bent gedurende een bepaalde periode. Dit zal hopelijk ervoor zorgen dat ze geen e-mails verzenden terwijl je in de zon ronddartelt met de inboorlingen en rumpunch drinkt met een kleine paraplu.
Maar mensen die mensen zijn, ZULLEN ze vergeten. Je mag ze dus niet zes maanden voor vertrek vertellen en verwachten dat ze het onthouden. Een ijverige enkeling kan het in hun agenda noteren, maar je moet er nog steeds van uitgaan dat het door de Zwitserse kaasgeesten gaat van iedereen die je e-mailt en die je terugstuurt.
Dus wanneer u uw vuile vakantie in de zon boekt, e-mail dan onmiddellijk belangrijke werkgerelateerde mensen en geef hen de datums waarop u weg bent.
Rond dit punt moet u beginnen met het plannen van uw werkschema vanaf dan tot de dag voordat u vertrekt. Wijst u nieuwe werkaanbiedingen af? Kun je alle openstaande opdrachten op tijd af hebben? Haal de kalender tevoorschijn en werk uw schema uit tot de dag van vertrek. Zorg ervoor dat al uw uitstaande verplichtingen worden nagekomen voordat het vliegtuig vertrekt, zodat u met een schone lei kunt vertrekken.
Herinner de mensen dan eens per maand, elke maand opnieuw. Slechts één herinnering. Probeer het in hun schedels geboord te krijgen dat je gaat.
4 weken voordat u vertrekt
Het is tijd om die autoresponder voor vakantie in te schakelen. Het zal alle inkomende e-mail beantwoorden en het zou er ongeveer zo uit moeten zien.
Familie, vrienden, collega's, kennissen,
Ik vertrek binnenkort van DATE tot DATE voor een broodnodige vakantie. Gedurende deze tijd zal ik dat zijn offline en volledig niet beschikbaar. Stuur mij daarom gedurende de hierboven aangegeven periodes GEEN e-mail over welk onderwerp dan ook. Als je dat doet, je e-mail wordt niet beantwoord omdat ik weg ben van de computer en geen e-mail controleer.
Houd die boodschap in de aanloop naar en tijdens uw vakantie. Als u een collega heeft die voor sommige e-mails kan zorgen, voeg dan hun naam, e-mailadres en eventueel telefoonnummer toe aan het bericht. Beëindig het anders met "Ik zal alle e-mails beantwoorden bij mijn terugkeer“.
24 uur voordat u vertrekt….
Stel een filter in om ALLE e-mail van de inbox om te leiden naar een label (sommige mensen raden aan alle e-mail te verwijderen, maar voor mij is dat een beetje extreem). Laat het gewoon ongelezen naar een label doorsturen.
Hoe ga je om alles naar een label? Simpel, bedenk een woord dat nooit in uw e-mails zou verschijnen en ga dan naar "Filters"In je instellingen, ga naar de onderkant van het scherm en kies"maak een nieuw filter'(Ervan uitgaande dat u Gmail gebruikt. Andere e-mailproviders hebben iets soortgelijks).
Dus in mijn voorbeeld heb ik besloten dat "pizzaface”Zal NOOIT in mijn e-mail verschijnen (keu, veel pizzaface-e-mails van mijn collega's). Dus zet je toverwoord in het veld "heeft niet“. Kies een map voor alle inkomende e-mail (wat hopelijk niet veel zou moeten zijn) en maak het filter. Heel goed mijn jonge Jedi. Je voelt de Force.
Gebruik nu uw laatste 24 uur, tussen inpak- en afwerkingsopdrachten, om te proberen dit te bereiken Inbox Zero Houd Inbox Zero Daily bij met dit stroomschemaPersoonlijk probeer ik Inbox Zero te onderhouden ondanks dat ik dagelijks meer dan 500 e-mails ontvang. Dat zijn nul ongelezen e-mails - dat klopt, ik adresseer elke e-mail die elke ochtend naar mij wordt gestuurd. En vertrouwen... Lees verder . Ja, die mythische staat van zijn. Behalve dat het niet echt een mythe is, want het is echt mogelijk als je je op elke e-mail in de inbox concentreert en er een beslissing over neemt. Boomerang (die ik elke dag gebruik - lees onze recensie op Boomerang Plan e-mails om later te verzenden met Boomerang voor Gmail in ChromeGmail is een ingenieus hulpmiddel voor het beheren van e-mails. Veel van wat standaard ontbreekt, wordt gedekt door Gmail Labs-apps of browser-add-ons. Boomerang is een browser-add-on beschikbaar voor Chrome waarmee we ... Lees verder ) is een fantastische tool om e-mails te laten verdwijnen en op toekomstige data terug te laten komen. Als je het gebruikt, plan dan alles in om terug te komen twee dagenna je keert terug. Verward? Ik leg het later uit.
U vertrekt nu voor uw vakantie. Heb je de zonnebrandolie? Controleren. Echt luid en gênant Hawaii-shirt? Controleren. De smartphone, tablet, laptop en internetstick thuisgelaten? Goed geprobeerd. Leg het terug. En ook de pc. Dat hoeft niet met u mee te gaan.
Zie je over 2 weken kerel.
2 weken later….
Je bent terug! Hoe was het? Wat, regende het de hele dag, elke dag? Nou, dat is wat er gebeurt als je een pakketreis naar Schotland koopt.
Ik raad je ten zeerste aan om nog een dag op vakantie te gaan, weg van de computer, totdat je weer thuis bent. Maak je uitpakken klaar, doe je was, etc. Het internet kan nog een dag wachten.
24 uur later - D-Day
Dus laten we je, net als de astronauten die naar de aarde komen neerstorten, opnieuw de gekke tumultueuze wereld van e-mails, tweets en Facebook-berichten binnengaan. Je moet het voorzichtig doen, maar anders kom je in een ernstige staat van "aggressium computerum“.
Twitter opnieuw invoeren is eenvoudig. Begin bij het meest recente bericht en probeer niet eens de achterstand te lezen. Anders blijf je er tot je volgende vakantie.
En zie je dat nummer naast de meldingen? Als je iemand bent die veel wordt genoemd op Twitter (dat doe ik vanwege Coole websites en tools), dan zal dat aantal "meldingen" behoorlijk hoog zijn als je het al een tijdje niet hebt gecontroleerd. Wis gewoon het nummer weg en ga verder. Als iemand echt met je wil praten, kunnen ze het bericht opnieuw verzenden.
Nogmaals, doe met Facebook niet de moeite om de statusberichten van iedereen in de afgelopen 2 weken te lezen. Het zal eeuwen duren. Concentreer u gewoon op het beantwoorden van uw Facebook Messenger-berichten.
Alles goed hier, ga verder.
Nu komen we bij de biggie. Weet je nog hoe ik je vertelde om alle e-mail naar een label om te leiden en je e-mails te plannen om twee dagen later terug te komen? OK, laten we dat eens bespreken.
Het plannen van de e-mail om 2 dagen na terugkomst terug te komen, zorgt ervoor dat je een extra vrije dag krijgt om je te wassen ondergoed, en nog een dag achter de computer met een prachtige magische Inbox Zero, om weer binnen te komen geleidelijk. Alle e-mail staat in een andere map waar u op uw gemak doorheen kunt gaan. Dus ga je gang en verwijder dat filter zodat alle toekomstige nieuwe e-mail terugkomt in de inbox. En schakel de automatische autoresponder uit.
Nadat we de inhoud van de spammap met één klik hebben verwijderd, gaan we nu naar de map (waar de e-mail is gedumpt). Hopelijk hebben uw familie en collega's gevolg gegeven aan uw verzoek en niet per e-mail. Dit zou nieuwsbrieven, rekeningen en facturen moeten achterlaten, en alle spam die uit de klauwen van het spamfilter ontsnapte. En elke dwaze persoon die de berichten negeerde en je toch een e-mail stuurde.
Je bent natuurlijk vrij om te doen wat je wilt, maar als ik het was, zou ik de spam en de nieuwsbrieven verwijderen en me concentreren op de "legitieme e-mail"
Een week later…..
IK BEN ZO GESTREST!! IK HEB VAKANTIE NODIG!!!
En zo gaat het verder….
Hoe bereid je je digitale leven voor op vakantie? Of ben je 24/7 hopeloos aangesloten op het Net?
Afbeeldingscredits: Man schrijven aan boord - Shutterstock, Hond op het strand - Shutterstock, Nerveuze Zakenvrouw Met Een Laptop - Shutterstock, JaysonPhotography / Shutterstock.com, Benadrukt zakenman - Shutterstock
Mark O'Neill is een freelance journalist en bibliofiel, die al sinds 1989 dingen publiceert. Hij was zes jaar lang de hoofdredacteur van MakeUseOf. Nu schrijft hij, drinkt hij te veel thee, worstelt hij met zijn hond en schrijft hij nog wat meer. Je kunt hem vinden op Twitter en Facebook.