Automatiseer uw leven en werk met Todoist en IFTTT

Advertentie

Tel hoe vaak u de afgelopen 24 uur iets bent vergeten. Zo vaak heb je de kans gehad om te automatiseren.

Automatisering gaat over het verwijderen van de noodzaak om dingen te onthouden die u vaak doet. Het gaat erom je leven te vereenvoudigen en te werken op een manier waarbij mensen je de eer geven om veel productiever te zijn dan je in werkelijkheid bent, omdat 'het systeem' al je werk voor je doet.

Om er te komen is het moeilijkste. Denk aan alle kleine taken die u doet. Zijn er dingen die je elke dag doet? Zijn er dingen die u moet onthouden om op hetzelfde tijdstip van de dag, elke week of elke maand te doen? Soms gaat het niet eens om het volledig automatiseren van de taak, maar om het creëren van een systeem dat het in ieder geval gemakkelijker maakt om de taak sneller gedaan te krijgen.

Dit kan elke week alle informatie die u nodig heeft in een e-mail bezorgen, automatisch een rapport naar uw baas e-mailen of automatisch bestanden overzetten van uw cloudopslag naar uw eigen berging. De mogelijkheden worden alleen beperkt door uw verbeeldingskracht.

Ik heb een haat-liefdeverhouding met ToDoist. Eigenlijk met takenlijsten en services in het algemeen. Ik ging zelfs zo ver upgrade naar ToDoist Premium Hoeveel productiever is ToDoist Premium? Hier zijn 6 goede redenen om te upgradenIk bleef ToDoist een tijdje gratis gebruiken. Maar kwam steeds weer dingen tegen die ik wilde doen en niet kon. E-mailherinneringen. Notities toevoegen aan taak. Dingen die echt heel veel zouden toevoegen ... Lees verder . Niet lang daarna denk ik dat ik ging naar gTasks Gebruik gTasks om uw taken te synchroniseren met Google [Android]Tegenwoordig zijn er een miljoen geweldige manieren om een ​​takenlijst online en via mobiele apps te beheren. Dat gezegd hebbende, er zijn vaak nog steeds een paar mensen die nog geen gebruik maken van een van ... Lees verder en probeerde toen allerlei andere productiviteitsapps Stop met watertrappen en boek vooruitgang in het leven met het grote geheelIk weet zeker dat velen van jullie hebben nagedacht of je elke dag de juiste dingen doet, of je ergens komt en of je de goede kant op gaat. Takenlijsten en organisatorische apps helpen ... Lees verder .

Ik ben dol op het idee van een online systeem waar je je takenlijsten en projecten kunt opslaan, maar ik kan er niet tegen dat maar heel weinig online to-do systemen 5 nieuwe productiviteitsapps om uw takenlijst te beheren en dingen gedaan te krijgenDe beste productiviteitsapp is altijd wat voor u werkt. In deze lijst vindt u er misschien een die u helpt dingen voor elkaar te krijgen. Lees verder zijn echt aangepast voor hoe ik ze wil gebruiken.

Dit is waarom ik dol ben op ToDoist voor automatisering - het biedt je de mogelijkheid om meldingen via e-mail of sms te verzenden.

Wat dit betekent, is dat u die e-mail- of sms-meldingen via IFTTT kunt koppelen aan een soort uitvoertaak die u op een bepaald moment in de toekomst wilt uitvoeren. Je kunt ook het creatieve terugkerende planningssysteem van ToDoist gebruiken om elke repetitieve taak in te stellen.

Wanneer u taken in ToDoist instelt als onderdeel van uw normale schema, moet u beginnen na te denken over de soorten taken - met name terugkerende taken - die u mogelijk kunt automatiseren. Maak een e-mail- of sms-uitvoer van die taak naar IFTTT (zoals hieronder beschreven),

Automatiseer een rapport-e-mail aan uw baas

E-mail is waarschijnlijk de gemakkelijkste ToDoist-trigger om naar IFTTT te sturen voor automatisering. In dit eerste voorbeeld ziet u hoe u het verzenden van een rapport naar uw supervisor elke dag kunt automatiseren.

Maak eerst een terugkerende taak in ToDoist.

Klik vervolgens op het meldingspictogram (een wekker), stel het in voor "Via e-mail" en stel de vertraging in op 0 minuten.

In het bovenstaande voorbeeld wordt elke vrijdag om 15.00 uur een e-mail verzonden voor deze taak. Het gebruikte e-mailadres is het e-mailadres dat u heeft ingesteld in het gedeelte 'ToDoist-instellingen' van uw account. Het belangrijkste om hier te onthouden is dat elke tekst die je voor de taaktitel plaatst in de hoofdtekst van die e-mail wordt weergegeven.

Ga nu naar uw e-mailaccount en stel een filter in voor die hoofdtekst. Laat voor het filter uw e-mailclient een label op de e-mail plakken. In dit geval passen we het label 'Wekelijks rapport aan baas' toe. Voor het filter komt het van "[email protected]", en vervolgens gaan alle woorden uit je taaknaam naar het veld "Heeft de woorden".

Breng vervolgens het label aan (mogelijk moet u het label maken).

Telkens wanneer uw terugkerende ToDoist-taak begint, wordt er een e-mail geactiveerd naar uw inbox, uw e-mailclient zal het label toepassen en het enige dat u nu hoeft te doen, is IFTTT instellen om op dat label te letten en vervolgens de verslag doen van. De IFTTT-trigger ziet er als volgt uit.

Ten slotte, voor de trigger die u ook e-mail gaat gebruiken - laat IFTTT een e-mail sturen met een vaste onderwerp en tekst, maar maak van de bijlage een vaste URL naar het rapportbestand waarin u hebt opgeslagen Dropbox.

Dus nu hoef je alleen maar te onthouden om dat wekelijkse rapportbestand in Dropbox bij te werken met de nieuwste gegevens (of beter nog, zoek een manier om automatiseer een Google Spreadsheet Report Hoe u een geautomatiseerd Google-spreadsheetrapport maakt op basis van Analytics-gegevens Lees verder en je hoeft helemaal geen werk te doen! Plan de spreadsheet om de dag voor deze geautomatiseerde e-mail bij te werken en u kunt koffie gaan drinken - zodat het systeem al uw werk voor u doet.

Plan een Facebook-bericht van ToDoist

Oké, dus je bent zoals ik en je hebt de beste bedoelingen om je fanbase up-to-date te houden met constante berichten en updates, maar dan wordt het leven druk en voor je het weet is er een maand voorbij zonder Facebook berichten. Niet cool.

Waarom plant u geen reeks Facebook Post-taken in ToDoist? Het is makkelijk. Stel eerst een nieuw project in ToDoist in genaamd "Quick Update" voor alle Facebook-berichten. Stel vervolgens gewoon een taak in en maak van de titel uw berichttekst.

Net als bij de eerste automatisering hierboven, maakt u een e-mailfilter met de 'Snelle update' aan het begin van uw onderwerpregel. Stel het filter in en breng het label "ToDoist-Facebook-Post" aan zoals hierboven weergegeven. Waarom de onderwerpregel? Nou, wat cool is, is dat je ToDoist-melding de projectnaam aan de voorkant van de inkomende e-mail toevoegt, zoals hier wordt weergegeven.

Het leuke hiervan is dat je niet alleen de zin 'Snelle update' in het onderwerp kunt gebruiken om te filteren de inkomende e-mail, maar u kunt dan IFTTT gebruiken om de volledige onderwerpregel van die e-mail te posten Facebook! In een IFTTT Facebook-trigger is het net zo eenvoudig als het selecteren van het inkomende onderwerp als het te plaatsen ingrediënt.

Dat is het! Nu plant u gewoon uw taak / post in ToDoist onder het "Quick Update" -project met de titel van de taak als uw Facebook-post. Zorg ervoor dat de taakmelding is ingesteld om naar uw e-mailaccount te gaan. Dat is het. Uw e-mail zal de inkomende e-mail labelen, IFTTT zal voor u op Facebook posten en u bent nu een productiviteitsninja!

Herinneringsvergadering aan meerdere mensen

Een nadeel van ToDoist is dat e-mailherinneringen slechts naar één e-mail gaan. Dus, wat als u een terugkerende e-mail naar uw team wilt instellen die dient als herinnering voor een vergadering of een taak waaraan u allemaal moet samenwerken?

U kunt in ToDoist een terugkerend vergaderbericht instellen en de melding gewoon naar uw e-mailadres sturen.

Nogmaals, stel een filter in om naar de regel in uw taaktitel te zoeken, maak er een label voor en gebruik dat label vervolgens in IFTTT om een ​​e-mailtrigger naar meerdere e-mailadressen te activeren.

Dit is een zeer eenvoudige en effectieve manier om de beperking van ToDoist uit te breiden van één e-mailmelding naar meerdere, dankzij een IFTTT-recept met een e-mailtrigger en een e-mailuitvoer!

Activeer bestandsoverdracht met sms

Een andere leuke functie van ToDoist is dat het ook sms-meldingen biedt. Gelukkig biedt IFTTT de mogelijkheid om recepten via sms te activeren. Kies gewoon SMS als trigger en kies "Stuur IFTTT een getagd SMS-bericht". Gebruik een tag zoals #TransferReport om een ​​bestand via SMS over te zetten.

Zodra u deze trigger hebt gemaakt, geeft IFTTT u het sms-nummer waarnaar u moet verzenden.

Het enige probleem hier is dat ToDoist, om meldingen rechtstreeks naar IFTTT te sturen, het 'van'-telefoonnummer als ToDoist-sms-nummer moet opgeven. Dat werkt niet, omdat IFTTT vereist dat u een test-sms verzendt en reageert met een pincode.

De eenvoudige manier om dit te omzeilen is om uw mobiele telefoon - die is ingesteld als uw sms-telefoon met zowel IFTTT als ToDoist - in te stellen met alle beschikbare Sms-doorstuur-app Pansi SMS maakt het eenvoudig om uw tekstberichten op Android te beherenEr zijn apps die sms'en transformeren van een alledaagse klus in een absoluut briesje. Pansi SMS is een van die apps. Lees verder . Er zijn genoeg beschikbaar voor zowel Android als iOS. Configureer die app om inkomende sms-meldingen van ToDoist door te sturen naar je IFTTT-nummer, en je bent klaar.

Stel nu uw ToDoist-taak in om de bestandsoverdracht te activeren door de taak een naam te geven met de tag die u wilt gebruiken om deze in IFTTT te activeren.

De inkomende sms van ToDoist ziet er ongeveer zo uit als "Herinnering | #TransferReport | Rapportnaam '

Aangezien u een IFTTT-sms-trigger heeft ingesteld om te zoeken naar de tag #TransferReport, zal dit sms-bericht dat recept activeren.

Om IFTTT nu een bestand van Dropbox naar Google Drive te laten overzetten, stelt u gewoon uw IFTTT-trigger in om Google Drive te gebruiken en selecteert u "Upload bestand van URL".

Zoals je kunt zien, stel je gewoon de bestands-URL in op de bestands-URL in Dropbox. Geef het bestand een naam met de "ReceivedAt" -datum van de sms, zodat het elke keer dat het bestand wordt geüpload een nieuwe datum ontvangt en selecteer vervolgens uw Google Drive-pad waar u het rapport naartoe wilt sturen.

Het voordeel van deze automatisering is dat u een van uw medewerkers hun nieuwste rapport in uw openbare Dropbox-URL kunt laten plaatsen, waarbij u het oude bestand vervangt en dezelfde naam behoudt. Vervolgens zal uw geautomatiseerde systeem met een wekelijks interval contact opnemen, dat rapport of databestand pakken en het in uw eigen Google Drive-account laden waar u het nieuwe rapport kunt zien.

Voeg een rij toe aan Google-spreadsheet met sms

Het laatste automatiseringsidee is het activeren van een nieuwe gegevensinvoerregel in een Google-spreadsheet. Een voorbeeld van waarom dit nuttig kan zijn, is als u een team van buitendienstmedewerkers of ander personeel op afstand had. Misschien verzamelen ze enquêtereacties van klanten of verzamelen ze meterstanden van externe locaties.

U kunt ze een sms-bericht naar uw telefoon laten sms'en met een unieke tag voor elke technicus. Bob kan u bijvoorbeeld een sms sturen met "#bobdata 779 Church Street, 4021" en John zou u een sms sturen met "#johndata 76 Main Strett, 6543".

U wilt op de een of andere manier het invoegen van die gegevens in een enkele Google-spreadsheet automatiseren. Klinkt gek ingewikkeld? Nou, dat is het niet.

Je hebt ToDoist zelfs niet nodig voor deze oplossing. Zorg er eerst voor dat u die auto-forward-app op uw telefoon laat werken, zodat inkomende teksten van die technici automatisch worden doorgestuurd naar uw IFTTT-sms-nummer. Stel vervolgens triggers in IFTTT in voor elke tag.

Maak vervolgens een actie met Google Drive en selecteer "Rij toevoegen aan spreadsheet".

Als u voor elke technicus een individuele trigger maakt met dezelfde spreadsheetnaam, wordt alle binnenkomende informatie in een afzonderlijke spreadsheet geladen.

Wanneer u creatief begint te spelen met de meldingsfuncties van ToDoist en de mogelijkheid van IFTTT om die te gebruiken en met hen heel coole automatiseringen realiseren, wordt het heel duidelijk dat de combinatie van de twee een zeer is krachtig ding.

Kun je nog andere coole manieren bedenken om ToDoist en IFTTT te combineren om andere taken te automatiseren? Deel uw creatieve ideeën en gedachten in de opmerkingen hieronder!