Gegevens importeren in uw Excel-spreadsheets op een nette en gemakkelijke manier

Advertentie

Excel is het koning van spreadsheetprogramma's Excel vs. Google Spreadsheets: welke is beter voor u?Heeft u echt Excel nodig? Zowel desktop- als online-oplossingen hebben hun voordelen. Als u problemen heeft om te kiezen tussen Excel en Google Spreadsheets voor het beheren van uw spreadsheets, laten we u helpen beslissen. Lees verder , maar soms moet u een document openen dat niet specifiek voor Microsoft-programma's is opgemaakt. En soms moet u uw document in een andere indeling opslaan, zodat mensen die Excel niet gebruiken het kunnen gebruiken.

Het importeren en exporteren van gegevens in Excel lijkt een ingewikkeld proces, maar het is eigenlijk vrij eenvoudig als je het een paar keer hebt gedaan. Dit moet je weten.

Gegevens importeren in Excel

Het maakt niet uit wat voor soort gegevens u importeert, u start het proces op dezelfde manier. Raken Bestand> Importeren starten. Je ziet deze pop-up, waarin je de indeling kunt kiezen van het originele bestand dat je wilt importeren:

In dit dialoogvenster kunt u door komma's gescheiden waarden (CSV), FileMaker Pro, HTML en tekstbestanden importeren. Als u een ander type spreadsheetbestand wilt importeren, kunt u het beste de spreadsheet exporteren in een ander formaat dan het oorspronkelijke programma. De meeste programma's zouden geen problemen moeten hebben met exporteren naar CSV of tekst. Ik gebruik in dit voorbeeld een CSV omdat het een veelvoorkomend gegevensformaat is, dat voor alles wordt gebruikt, van onderzoeksgegevens tot spreadsheets voor sociale media. Hoe maak je een back-up van je Facebook-contacten naar elk e-mailaccount [Wekelijkse Facebook-tips]Facebook maakt veel aspecten van je leven gemakkelijker. Het is een gemakkelijke manier om contact te houden, het herinnert je aan de verjaardagen van je vrienden en het kan je contacten en Facebook-evenementen synchroniseren met je ... Lees verder

Start de wizard Tekst importeren

Klik Importerenen je ziet de wizard Tekst importeren:

De Text Import Wizard van Excel doet er alles aan om dit proces gemakkelijk te maken, en voor het grootste deel werkt het heel goed. Meestal sla je gewoon Volgende> totdat de wizard verdwijnt en uw gegevens verschijnen in de spreadsheet. Zoals u in de bovenstaande afbeelding kunt zien, heeft de tekstwizard vastgesteld dat dit bestand is afgebakend - elke cel wordt gescheiden door een komma. Omdat dit correct is, kunnen we gewoon slaan Volgende> om verder te gaan met het importeren (als dit niet het geval is, lees dan verder voor tips over importeren met vaste breedte).

Stel gegevensscheidingstekens in

In stap twee kunt u een aantal verschillende opties kiezen die verband houden met afbakening, zodat u ervoor kunt zorgen dat uw gegevens correct worden geïmporteerd:

Ten eerste kunt u uw scheidingsteken kiezen. De gegevens die ik hier importeer, gebruiken komma's om cellen te scheiden, dus ik vertrek Komma geselecteerd. Tab is ook geselecteerd en heeft geen nadelig effect op deze import, dus ik laat het met rust. Als uw spreadsheet spaties of puntkomma's gebruikt om onderscheid te maken tussen cellen, selecteert u die optie. Als u de gegevens over een ander teken wilt splitsen, zoals een schuine streep of een punt, kunt u dat teken invoeren in de Andere: doos.

De Behandel opeenvolgende scheidingstekens als één box doet precies wat hij zegt; in het geval van komma's zou het hebben van twee komma's achter elkaar een enkele nieuwe cel creëren. Als het vakje niet is aangevinkt, wat standaard is, worden er twee nieuwe cellen gemaakt.

De Tekstkwalificatie box is een belangrijke; wanneer de wizard een spreadsheet importeert, behandelt het sommige cellen als getallen en sommige als tekst. Het teken in dit vak vertelt Excel welke cellen als tekst moeten worden behandeld. Normaal gesproken staan ​​er aanhalingstekens ("") rond tekst, dus dit is de standaardoptie. De tekstkwalificaties worden niet weergegeven in de uiteindelijke spreadsheet. U kunt het ook wijzigen in enkele aanhalingstekens (‘‘) of geen enkele. In dat geval blijven alle aanhalingstekens op hun plaats wanneer ze worden geïmporteerd in de uiteindelijke spreadsheet.

Gegevensindelingen instellen

Zodra alles er goed uitziet, raak Volgende> om naar de laatste stap te gaan, waarmee u gegevensindelingen voor geïmporteerde cellen kunt instellen:

De standaardwaarde voor de Kolomgegevensformaat is Algemeen, die gegevens automatisch converteert naar numerieke, datum- en tekstindelingen. Voor het grootste deel werkt dit prima. Als u echter specifieke opmaakbehoeften heeft, kunt u selecteren Tekst of Datum:. Met de datumoptie kunt u ook het formaat kiezen waarin de datum wordt geïmporteerd. En als u specifieke kolommen wilt overslaan, kunt u dat ook doen.

Elk van deze opties wordt toegepast op een enkele kolom of op meerdere kolommen als u Shift ingedrukt houdt en meer dan één selecteert. Het kan lang duren om alle kolommen op deze manier te doorlopen als je een gigantische spreadsheet hebt, maar het kan u op de lange termijn tijd besparen als al uw gegevens correct zijn opgemaakt wanneer u ze voor het eerst importeert het.

De laatste optie in dit dialoogvenster is de Geavanceerd menu, waarmee u de instellingen kunt aanpassen die worden gebruikt voor het herkennen van numerieke gegevens. De standaard gebruikt een punt als decimaal scheidingsteken en een komma als scheidingsteken voor duizendtallen, maar u kunt dit wijzigen als uw gegevens anders zijn opgemaakt.

Nadat die instellingen naar wens zijn gekozen, drukt u gewoon op Af hebben en de import is klaar.

Gebruik vaste breedte in plaats van gescheiden

Als Excel ervoor zorgt dat uw gegevens verkeerd worden gescheiden, of u bent een tekstbestand importeren zonder scheidingstekens Hoe gescheiden tekstbestanden converteren naar Excel-spreadsheetsHet is gemakkelijk om een ​​afgebakend tekstbestand te converteren naar een Excel-spreadsheet. Hier leest u hoe u dit op drie verschillende manieren kunt doen. Lees verder , je kan kiezen Vaste breedte in plaats van Gescheiden in de eerste stap. Hierdoor kunt u uw gegevens in kolommen verdelen op basis van het aantal tekens in elke kolom.

Als u bijvoorbeeld een spreadsheet met cellen heeft met codes met vier letters en vier cijfers, en u wilt de letters en cijfers over verschillende cellen verdelen, kunt u kiezen Vaste breedte en stel de splitsing in na vier karakters:

Selecteer hiervoor Vaste breedte en klik Volgende>. In het volgende dialoogvenster kunt u Excel vertellen waar de gegevens in verschillende cellen moeten worden opgesplitst door op de weergegeven gegevens te klikken. Om een ​​splitsing te verplaatsen, klik en sleep je de pijl bovenaan de lijn. Dubbelklik op de lijn als u een splitsing wilt verwijderen.

Na het selecteren van je splitsingen en het raken Volgende>, krijgt u dezelfde opties als bij de gescheiden import; u kunt voor elke kolom het gegevensformaat selecteren. Raak dan Af hebben en je krijgt je spreadsheet.

Naast het importeren van niet-gescheiden bestanden, is dit een goede manier om dit te doen splits tekst en cijfers op Hoe een nummer of tekst uit Excel te extraherenMoet u een getal uit een tekenreeks of gemengde tekst in Excel extraheren? Hier leest u hoe u tekst en cijfers converteert in Microsoft Excel. Lees verder van bestanden waarmee je werkt. Sla het bestand gewoon op als CSV- of tekstbestand, importeer dat bestand en gebruik deze methode om het op te splitsen zoals u dat wilt.

HTML importeren is hetzelfde als CSV- of tekstbestanden importeren; selecteer het bestand, doorloop dezelfde keuzes als hierboven, en uw HTML-document wordt omgezet in een spreadsheet die u kunt om mee te werken (u vindt dit misschien handig als u HTML-tabellen van een website wilt downloaden of als webformuliergegevens in HTML zijn opgeslagen formaat).

Gegevens exporteren uit Excel

Het exporteren van gegevens is veel eenvoudiger dan het importeren ervan. Druk op als je klaar bent om te exporteren Bestand> Opslaan als... (of gebruik een handige Excel-sneltoets 35 Alledaagse Microsoft Excel-sneltoetsen voor Windows en MacSneltoetsen kunnen u veel tijd besparen! Gebruik deze Microsoft Excel-snelkoppelingen om het werken met spreadsheets op Windows en Mac te versnellen. Lees verder ), en u krijgt een aantal opties te zien. Kies gewoon degene die je nodig hebt.

Hier volgt een overzicht van enkele van de meest voorkomende:

• .xlsx / .xls: standaard Excel-formaten.
• .xlt: Excel-sjabloon.
• .xlsb: een Excel-formaat geschreven in binair in plaats van XML, waarmee extreem grote spreadsheets sneller kunnen worden opgeslagen dan standaardformaten.
• .csv: door komma's gescheiden waarde (zoals in het eerste importvoorbeeld hierboven gebruikt; kan worden gelezen door elk spreadsheetprogramma).
• .tekst: een aantal enigszins verschillende formaten die tabbladen gebruiken om de cellen in uw spreadsheet te scheiden (selecteer bij twijfel Door tabs gescheiden tekst in plaats van een andere .txt-optie).

Wanneer u een indeling selecteert en op drukt Sparen, krijgt u mogelijk een waarschuwing die er als volgt uitziet:

Als u uw bestand wilt opslaan als iets anders dan .xlsx of .xls, gebeurt dit waarschijnlijk. Tenzij er specifieke functies zijn die je echt nodig hebt in je spreadsheet, klik je gewoon op Doorgaan met en uw document wordt opgeslagen.

Een stap dichter bij Excel Mastery

Meestal gebruiken mensen alleen spreadsheets in Excel-indeling en het is heel eenvoudig om ze te openen, aan te passen en op te slaan. Maar af en toe krijg je een ander soort document, zoals een document dat is opgehaald van internet of is gegenereerd in een verschillende Office-suite Welke Office-suite is het beste voor u?Je zult onder druk worden gezet om een ​​beroep te vinden dat geen enkele vorm van woord- of nummerverwerking vereist. En je vraagt ​​je misschien af, is Microsoft Office echt de beste oplossing? Dit zijn uw opties. Lees verder . Weten hoe u verschillende formaten moet importeren en exporteren, kan het werken met dit soort vellen een stuk handiger maken.

Importeert of exporteert u regelmatig Excel-bestanden? Waar vind je het nuttig voor? Heb je tips om te delen of specifieke problemen waarvoor je nog geen oplossing hebt gevonden? Deel ze hieronder!