Vermijd moord door PowerPoint: hoe u uw presentaties overtuigend en onvergetelijk maakt

Advertentie

Heb je ooit een PowerPoint-presentatie gedaan? Natuurlijk heb je. Als je 'nee' zei, zou ik je een leugenaar noemen. Oké, dat kan extreem zijn. Maar de meesten van ons hebben toch? Ik zou het zeggen. Dus, wat is mijn punt? Mijn punt is dat de meesten van ons hier een PowerPoint hebben gemaakt en een presentatie hebben gegeven (of dat ooit zullen doen) en toch is het waarschijnlijk een van de slechtst uitgevoerde dingen op een computer.

De presentaties die ik op de universiteit zag, beide door studenten en de instructeurs waren op zijn zachtst gezegd beschamend. Van belachelijk lange dia's van instructeurs tot studenten die eruitzagen alsof ze niet wisten hoe lezen (wat ze in de eerste plaats niet hadden moeten doen). Slechte PowerPoint-presentaties zijn een epidemie in het onderwijs, die vervolgens doorgaat op de werkplek. Het gaat natuurlijk niet alleen om de PowerPoint zelf, maar ook om de presentator en hoe goed ze spreken en de informatie overbrengen. En daar zal ik ook op ingaan.

Begin met een overzicht

Net als bij het schrijven van een rapport is het handig om specifieke punten te hebben. Meestal is dit alleen voor jou om je gedachten naar beneden te halen. In een PowerPoint is het echter leuk voor je publiek om te zien wat de presentatie die ze gaan doornemen zal gaan. Het verbindt ze een beetje meer en houdt ze geïnteresseerd, vooral als er iets in de tijdlijn was dat hen intrigeerde. De omtrek is eenvoudig en bestaat alleen uit de exacte dingen die u wilt behandelen. Soms is het ok om wat gedetailleerder te zijn en de omtrek uit te breiden om meer informatie te geven over subonderwerpen die aan bod komen. Dit hangt echter af van de grondigheid van uw presentatie en de vereisten van de specifieke inhoud die u behandelt. Hieronder ziet u een voorbeeld van een schets in een presentatie die ik heb gegeven over computerbeveiliging.

Wees consistent met het thema en de lay-out

Er zijn verschillende aspecten om afleiding tot een minimum te beperken en consistent zijn met uw thema en lay-out in uw PowerPoint is daar zeker een belangrijke speler in. Je wilt geen gedachten creëren die de focus van het publiek op je inhoud en wat je zegt zouden veranderen. U kunt dit doen door niet alleen het thema consistent te houden (dat is vrij eenvoudig), maar ook de lay-out. Als een onderwerp bijvoorbeeld twee dia's beslaat, moet u de tweede dia een label geven en aan het einde van de titel '(Vervolg)' toevoegen. Dit laat de doelgroep snel zien dat u zich in hetzelfde onderwerp bevindt, ondanks het wisselen van dia en houdt de focus op het onderwerp in plaats van zich af te vragen waar die dia over gaat.

Vergeet illustraties, gekke geluiden en mooie overgangen

Over afleiding gesproken, dit is een andere grote speler. Sommige visuals kunnen goed zijn. Echter, irrelevante beelden of geluiden (eigenlijk gewoon alle geluiden) en gekke overgangen zijn niet alleen erg storend voor het publiek, maar het geeft je PowerPoint ook een minder professionele uitstraling. Ik zou aanraden om weg te blijven van de meeste hiervan, zoals dit groen-achtige, donzige ding hieronder.

Op de universiteit had ik een instructeur geliefd al deze dingen. Ik vind dat ze kleuterschool had moeten leren / geven, als dat je enig idee geeft hoe zij (en haar presentaties) waren.

Lees uw PowerPoint niet. Periode.

Werkelijk? Lees je nog steeds je PowerPoints? Ik hoop echt dat je dat niet doet. En niet om je te beledigen als je dat doet, maar je moet stoppen - voor het welzijn van de mensheid. Oké, nu ik klaar ben met het beschimpen van je waardigheid, wil ik je dit vragen: heb je ooit geluisterd naar iemand die iets leest? Als zij zijn werkelijk goed in, zoals sommige beroepen vereisen, kun je het nauwelijks zeggen. Maar als ze gemiddeld zijn zoals de meesten van ons, klinkt het eentonig en flauw. Je wilt toch niet dat anderen dat over jou denken? Dit komt terug op waarom je geeft de presentatie in de eerste plaats. Geef je het omdat jij hebben naar? Omdat je het onderwerp leuk vindt? Of omdat je wilt dat het publiek zoveel mogelijk kennis en inhoud opneemt om positieve veranderingen door te voeren? Misschien zijn er meerdere, maar hopelijk is de laatste er een van, want zo niet, is het onwaarschijnlijk dat u de inhoud die u zo hard hebt gewerkt om onderzoek te doen en samen te stellen op een manier overbrengt die uw publiek zou geniet van leren over en toepassen.

Ten slotte is er geen reden om te lezen wat uw publiek duidelijk kan zien. Je doel als presentator is om verder te gaan dan de PowerPoint zelf. De PowerPoint is gewoon een gids en een uitgebreide schets die het publiek tijdens uw presentatie kan volgen.

Levering van de inhoud is net zo belangrijk als de inhoud zelf. Hier is een oplossing die ik heb gevonden voor dit probleem, wat geweldig werkt voor mij. Nadat u uw PowerPoint hebt gemaakt, doorloopt u deze en maakt u een script. Het script kan van alles zijn, van een overzicht of samenvatting van uw presentatie tot een volledige imitatie van wat u van plan bent te zeggen. Overal in het script wordt vermeld waar diaovergangen plaatsvinden, zodat u niet vergeet de dia's te wijzigen terwijl u uw presentatie geeft. Het is prima om naar beneden te kijken om te lezen, maar je zou al een beetje moeten begrijpen wat je al gaat zeggen.

Ga naar de Punt En vermoord The Saga

Dit is de andere kant van het niet lezen van wat je gaat zeggen. Het is moeilijk om een ​​zinvolle presentatie te geven wanneer je alleen punt na punt leest (daar is het script voor). Maar zet dat script niet in de dia's zelf. Dat klinkt misschien als gezond verstand, maar ik had een instructeur wiens dia's zo vol waren dat het te lang duurde om de belangrijkste punten en belangrijke informatie van hen te krijgen. Heel frustrerend als je probeert te studeren. Maar het gaat niet alleen om studeren - hoe zit het op een werkplek als uw PowerPoint een hulpmiddel voor anderen moet zijn? Ze willen niet de tijd nemen om door je romanachtige dia's te bladeren. Dus, zoals de titel al zegt, kom ter zake - het wordt een kracht genoemdPunt om een ​​reden, niet een "PowerSaga."

Gebruik media, maar kwaliteitsmedia

Eerder had ik het over het niet gebruiken van gekke afbeeldingen, zoals Clip Art of andere afleidende media. Dit betekent niet dat je het helemaal niet kunt gebruiken. Foto's, video's en zelfs audioclips hebben hun plaats indien relevant. Sleutelwoord daar. Heb geen willekeurige foto om ruimte in te vullen. Zoek in plaats daarvan iets dat betrekking heeft op waar je het over hebt. Het is een pluspunt als het kwaliteit toevoegt aan wat je al zegt, maar als het alleen maar is om de dia iets minder steriel te maken, is dat ook goed. Zorg er wel voor dat het relevant is voor wat je behandelt en dat het de aandacht van het publiek niet wegneemt.

Gebruik de bronnen die voor u beschikbaar zijn

Misschien heb je wel eens een idee gehad voor iets dat je wilde doen, maar niet de kennis hadden om het in je PowerPoint te implementeren. Vergeet niet gewoon op internet te zoeken. Natuurlijk zijn er veel tips en informatie op de Microsoft-website en het is een geweldige bron voor dit soort dingen. Maar zelfs een snelle zoekopdracht op uw favoriete zoekmachine zal fantastische resultaten opleveren, omdat er waarschijnlijk iemand anders is geweest die zich hetzelfde heeft afgevraagd en een oplossing heeft gevonden.

Het ligt allemaal op jou, de presentator

De aandacht van het publiek trekken vanaf het begin is cruciaal voor het succes van uw presentatie en de impact die het op hen zal hebben. Begin met een pakkende lijn, een intrigerende statistiek of een vraag om hun nieuwsgierigheid te wekken. Als je het eenmaal hebt, je moet het onderhouden. Dit doe je door de eerder genoemde tips en nog een ding te volgen: de vibe die je afgeeft. Ben je nerveus? Of ben je ontspannen en jezelf? Je moet de laatste zijn, wat het ook mag zijn. Maak je geen zorgen als je denkt dat je persoonlijkheid ontoereikend is voor de inhoud die je presenteert - probeer deze niet te veranderen. Vertrouw in plaats daarvan op je instinct en wees jezelf. Als je bijvoorbeeld grappig bent, gooi hier en daar je eigen humor in. Of als je serieuzer bent, doe dat dan. De sleutel is om vertrouwen in jezelf, je werk en de inhoud die je presenteert over te brengen.

Praktijk. Praktijk. Praktijk. (En stel het niet uit)

Dus hoe kun je op die dingen vertrouwen? Eenvoudig - oefenen. Je moet je hele presentatie (niet je PowerPoint) onthouden hebben. Hierdoor wordt de informatiestroom verbeterd, wordt het zelfvertrouwen afgebeeld, worden droge presentaties (monotoon) en het lezen van de dia's voorkomen en wordt de aandacht van het publiek beter getrokken. Als je dit uitstelt, zullen alleen de negatieven toenemen en de positieven afnemen. Dus stel het niet uit en blijf de wedstrijd voor.

Doh! Je hebt zojuist je PowerPoint op slechts één plek opgeslagen: de enige flashdrive die je had. En op weg naar binnen liet je het in een modderpoel vallen. Ik hoop dat het nog steeds werkt - je baan / cijfer en andere mensen vertrouwen op je. Als dat je nog nooit is overkomen, kennen we allemaal iemand met wie het is gebeurd. Het is logisch om een ​​back-up te maken, dus doe het! Het is gratis (meestal) en er is echt geen reden om dat niet te doen, behalve je eigen luiheid - wat gewoon zielig is dat je het in de weg staat. Je weet dat je spijt zou hebben van die keren dat je geen back-up hebt gemaakt als zoiets je is overkomen, dus waarom zou je al die stress niet voorkomen en dingen gewoon vanaf het begin doen.

U kunt dit op verschillende manieren doen. Zorg eerst voor meerdere locaties van hetzelfde bestand in verschillende bronnen. Dus als je het bestand op je computer hebt, zet het dan ook op een flashstation. Als u alleen een flashstation wilt meenemen om op een andere computer aan te sluiten om de presentatie te geven, probeer een cloudservice te gebruiken Dropbox vs. Google Drive vs. OneDrive: welke cloudopslag is het beste voor u?Heb je de manier waarop je denkt over cloudopslag veranderd? De populaire opties van Dropbox, Google Drive en OneDrive zijn door anderen vergezeld. We helpen u te beantwoorden welke cloudopslagdienst u moet gebruiken. Lees verder zoals Dropbox, SugarSync, SkyDrive of Google Drive. Er zijn ook tal van andere services, maar dat zijn mijn favoriete keuzes, SugarSync is mijn persoonlijke favoriet SugarSync: de meest complete gratis back-up- en synchronisatieservice voor bestandenBestandsback-up is op geen enkele manier een nieuw gesprek of onderwerp. Als u op Google zoekt naar 'bestandsback-up', zult u waarschijnlijk overweldigd worden door services en artikelen over het onderwerp. Het is een enorm ... Lees verder . Een andere optie is om zowel een draagbare harde schijf als een flashstation (of twee van hetzelfde type) te hebben apparaat), op die manier heb je nog steeds een. als je niet zeker bent van de betrouwbaarheid van een internetverbinding back-up. Ik ben niet kieskeurig hoe je back-up, net zo lang als jij Doen en zijn betrouwbaar.

Daarnaast, opslaan terwijl u typt uw PowerPoint- en presentatiescript. Geef de bestanden vanaf het begin een naam en gebruik dan gewoon "Ctrl + S" terwijl u typt. Ik kan het aantal keren dat ik dat in dit artikel alleen heb gedaan niet tellen. Zelfs als u denkt aan het redden van de zin - doe het gewoon. Het duurt maar een seconde en bespaart uren frustratie.

Gevolgtrekking

Om samen te vatten, onthoud dat er veel dingen zijn die u kunt doen om uw PowerPoint aangenamer te maken om te lezen en eenvoudig te begrijpen. Dat gezegd hebbende, de andere 50% van het gewicht wordt bepaald door hoe goed je het materiaal presenteert. Beide moeten eenstemmig zijn om de aandacht van het publiek vast te houden en vast te houden om ervoor te zorgen dat ze de inhoud die u zo hard hebt voorbereid om volledig voor te bereiden, volledig begrijpen. Maar daar houdt het niet op. U moet de inhoud afstemmen op de behoeften en interesses van het publiek. Als het niet hun specifieke interesse is, kun je het goedmaken door de inhoud zelf te presenteren door analogieën te gebruiken om het zoveel mogelijk aan hen en je eigen persoonlijkheid te relateren. Die dingen, gecombineerd met het vertrouwen dat u hebt opgedaan door uw presentatiescript herhaaldelijk te bestuderen, zorgt ervoor dat uw publiek geïntrigeerd blijft. Vergeet ten slotte niet om een ​​back-up te maken. Het kan een gedoe lijken, maar onthoud dat het veel meer is wanneer je alles moet herstellen wat je kwijt bent.

Bekijk voor meer handige tips 10 PowerPoint-tips voor het voorbereiden van een professionele presentatie 10 PowerPoint-tips voor het voorbereiden van een professionele presentatieGebruik deze Microsoft PowerPoint-tips om veelvoorkomende fouten te voorkomen, uw publiek betrokken te houden en een professionele presentatie te maken. Lees verder door Tina en The 10-20-30 Rule of PowerPoint door Guy Kawasaki.

Afbeelding tegoed: Hand breekt door wit via Shutterstock | Geel speelgoed via Shutterstock | Cute Furry Ferret Concentratie Comic via Shutterstock | Illustratie van zakenman via Shutterstock