Advertentie
Papierwerk hoeft geen karwei te zijn als het snel en efficiënt kan worden afgehandeld. In het geval van het ondertekenen van documenten is dat meestal niet het geval. Nadat u het PDF-contract per post heeft ontvangen, drukt u het af en zet u uw goedkeuringsstempel erop.
Als dat niet genoeg was, moet u dat document nu weer op uw computer zetten. Het hebben van een prehistorisch faxapparaat lijkt nu bijna een zegen. Anders moet het document weer worden gescand. Ga naar uw dure alles-in-één printer, gebruik een mobiele app om het document te scannen Scan documenten op uw telefoon met CamScanner voor AndroidU kunt deze handige app gebruiken om elk document rechtstreeks vanaf uw telefoon te scannen. Lees verder , of bouw er zelf een smartphone documentscanner Hoe u uw eigen smartphone-documentscanner bouwtHeb je ooit geprobeerd een foto van een document te maken met je smartphonecamera, in de hoop het later met OCR-software te converteren naar een PDF- of Word-document? Misschien heb je geprobeerd om ... Lees verder .
Het is een hopeloos ingewikkeld proces, allemaal om een enkele kronkel op een enkel document te krijgen. Het wordt tijd dat het ondertekenen van documenten het digitale tijdperk binnengaat en met elektronische handtekeningen wel. Hieronder staan drie manieren om documenten elektronisch te ondertekenen op uw computer, uw mobiel of vanuit uw browser. Hiermee kunt u binnen enkele minuten door het papierloze papierwerk werken.
Elektronische versus digitale handtekeningen
Allereerst om te verduidelijken. U hoort vaak de termen elektronische handtekening en digitale handtekening door elkaar gebruiken. Het is belangrijk om het verschil te kennen.
Een elektronische handtekening of e-handtekening is gewoon een token dat u aan een document toevoegt en dat aangeeft dat u het ermee eens bent of de inhoud van het document goedkeurt. Deze elektronische handtekening wordt normaal gesproken als juridisch bindend beschouwd. Het lijkt erg op je 'echte' handtekening, omdat het er vaak hetzelfde uitziet, maar het kan ook worden nagebootst door een persoon met een slechte bedoeling.
Als u een digitale handtekening op een document plaatst, betekent dit niet dat u de inhoud van een document onderschrijft. Een digitale handtekening is eerder een elektronische ‘stempel’ die (met asymmetrische cryptografie) het dubbele doel dient om de afzender en / of ondertekenaar te verifiëren. Een derde partij - een certificeringsinstantie genoemd - helpt het hele proces mogelijk te maken. Digitale handtekeningen zijn vergelijkbaar met de beveiligingscertificaten die u op sommige websites ziet, waar een externe certificeringsinstantie instaat voor de identiteit van de certificaathouder. Het kan worden gecombineerd met een elektronische handtekening om het document veiliger te maken. In sommige zeer gevoelige gevallen kan de afzender van het document eisen dat de toestemming van de ondertekenaar bijna onweerlegbaar wordt.
Digitale handtekeningen worden meestal tegen een meerprijs aangeboden, hetzij door een afzonderlijke certificeringsinstantie, hetzij in de duurdere bedrijfsplannen van eSignature-services zoals de hieronder genoemde. De meeste services bieden uitsluitend eSignatures in de persoonlijke plannen, met enkele aanvullende beveiligingsmaatregelen zoals documenttracering (wanneer en waar is het document samengesteld? Wanneer en waar is het ondertekend?) En verificatie van het e-mailadres. Dit zijn de services waar we vandaag naar zullen kijken.
SignNow was oorspronkelijk gedekt Signnow: een eenvoudige en gratis tool voor elektronische handtekeningen Lees verder in de MakeUseOf-directory. Sindsdien is het aanzienlijk geëvolueerd. De service wordt gebruikt door bedrijven als General Motors en Pepsi. SignNow beweert zelfs te worden gebruikt door 50% van de Fortune 500-bedrijven.
Deze bewering klinkt steeds geloofwaardiger als je begint te spelen met SignNow. Van alle eSignature-tools die ik heb getest, biedt SignNow de meest naadloze interface. U kunt ondertekenen met een gebogen lettertype, proberen een biometrische stempel van uw handtekening te maken door deze digitaal te tekenen of een afbeelding uploaden.
Gratis gebruikers kunnen maximaal vijf documenten per maand uploaden en ondertekenen. Dit klinkt niet veel, maar de meeste thuisgebruikers ondertekenen niet dagelijks contracten. Je kunt ook de iOS en Android apps om onderweg te ondertekenen, of misschien om uw handtekening te tekenen met een stylus.
Zakelijke gebruikers kunnen een van de andere aanvragen prijsplannen. Deze voegen een groot aantal andere functies toe, inclusief die welke handig zijn wanneer u dat wilt anderen om uw documenten te ondertekenen. U kunt velden aan een document toevoegen waardoor ondertekenen een fluitje van een cent wordt en het document naar uw klanten mailen. U kunt ook een sjabloon maken die als ondertekeningslink naar meerdere klanten tegelijk kan worden verzonden.
HelloSign is vrijwel hetzelfde verhaal, met een paar verschillen. Allereerst is aanmelden een fluitje van een cent. U kunt uw Google-account gebruiken om een groot deel van de aanmeldingsvoortgang over te slaan en er meteen in te duiken. Zelfs als u momenteel geen account heeft, kunt u uw document binnen enkele minuten laten ondertekenen.
Binnen HelloSign kunt u uw document uploaden via de browser of HelloSign koppelen aan Google Drive, Box, Dropbox, Evernote en SkyDrive om toegang te krijgen tot uw documenten in de cloud. Onderteken uw document met een cursief lettertype, een geüploade afbeelding of door uw handtekening in de browser te tekenen en stuur het onmiddellijk op weg naar de ontvangers.
HelloSign vertoont duidelijke overeenkomsten met SignNow. De interface is niet zo naadloos (maar nog steeds geweldig), maar het maakt het in betere bewoordingen goed. Als zodanig kunt u tekenen onbeperkt documenten met een gratis account en stuur elke maand maximaal drie handtekeningverzoeken. Gratis apps voor Gmail, iOS en Android zijn beschikbaar als aanvulling op de service.
Uw eigen PDF-lezer
De meeste mensen hebben onbewust al de nodige tools om een elektronische handtekening op uw documenten te zetten. Microsoft Office biedt elektronische handtekeningen in hun e-mail- en kantoorsuites. Professionele applicaties zoals Acrobat XI Pro hebben duidelijk ondertekeningsfuncties, maar zelfs de gratis Adobe XI Reader applicatie kunt u uw document ondertekenen door u aan te sluiten bij die van Acrobat EchoSign onderhoud.
Preview, de standaard PDF- en afbeeldingsviewer in Mac OS X, biedt een handige ondertekeningsfunctie waarbij je een pen of met een scherp getekende handtekening omhoog houdt naar je webcam. De handtekening wordt vervolgens geconverteerd naar een vectorafbeelding en een optie voor elektronische handtekening wordt toegevoegd aan de annotatiewerkbalk.
Hoe zorg je voor je papierwerk? Gebruik je je computer of mobiele telefoon om documenten elektronisch te ondertekenen of druk je nog steeds alles af? Meld je aan en deel je workflow in de comments onder het artikel!
Ik ben een schrijver en student computerwetenschappen uit België. Je kunt me altijd een plezier doen met een goed artikelidee, boekaanbeveling of receptidee.