Vergaderingen vs. Vergaderingen: twee Mac-applicaties voor het beheren van agenda's en notulen

Advertentie

Als je uitgebreide, gedetailleerde vergaderagenda's en notulen nodig hebt, bieden twee Mac Store-applicaties - beide Meetings genoemd - nuttige oplossingen die niet beschikbaar zijn in andere OS X-software.

Vergaderingen ($ 12,99) door Exquisitus Inc. en vergaderingen ($ 19,99) door Command Guru elk biedt een reeks vergelijkbare functies, met een paar belangrijke onderscheidende functies om ze van elkaar te onderscheiden. Ondanks de recente ontdekking van de kracht van Evernote voor het organiseren van meetings Hoe Evernote te gebruiken om uw vergaderingen te beherenWist je dat de nieuwste tools en functies in Evernote het een zeer nuttige applicatie maken voor het beheren van vergaderingen? Lees verder , elk van deze toepassingen bevat functies die nog niet worden aangeboden door de notitie-kolos.

Beide applicaties kunnen worden gesynchroniseerd tussen OS X en hun tegenhanger iOS-apps, maar ik zal me vandaag concentreren op de OS X-versies.

Bijeenkomst door Exquisitus Inc ($ 12, 99) [Niet meer beschikbaar]

Exquisitus ’Meetings is een app die is opgesplitst in drie delen: één sectie voor agenda's en minuten (beheerd onder de Actieve onderwerpen sectie), een speciale kalender (gelabeld Dashboard), en een Invoer sectie voor een lijst met herinneringen, actiepunten en vergaderonderwerpen.

De applicatie kan een beetje moeilijk te achterhalen zijn wanneer u voor het eerst begint. Selecteer om een ​​nieuwe vergadering in te stellen Bestand> Nieuw vergaderonderwerpof klik op de plusknop "+" in de zijbalk. In tegenstelling tot de vergaderingen van Command Guru, kunt u met dit programma de namen en respectieve e-mailadressen van uw contacten toevoegen, waardoor u, zoals u zult zien, gemakkelijk agenda's en minuten kunt verzenden.

Klik op de kleine "+ Agendapunt”Knop om het eerste agendapunt voor een vergadering toe te voegen. Hoewel u ook de sneltoets Shift + Command + G kunt gebruiken om een ​​nieuw item toe te voegen, zou het nog beter zijn als gebruikers op de combinatie Shift + Return kunnen drukken om snel agenda-items toe te voegen terwijl ze typen.

Merk op dat agendapunten voor deze applicatie de mogelijkheid bevatten om aan elk een notitie en bijlage toe te voegen item en een knop voor het selectief inspringen van agendapunten, waarvan er twee uniek waren voor deze specifieke toepassing. Individuele agendapunten kunnen ook rechtstreeks vanuit de applicatie naar alle of geselecteerde deelnemers aan de vergadering worden gemaild.

Een van de voordelen van het gebruik van deze applicatie ten opzichte van de Evernote-aanpak is dat agendapunten gemakkelijk kunnen worden verplaatst. Dit is zowel handig bij het maken van agenda's als bij het maken van wijzigingen in de agenda aan het begin of halverwege de vergadering.

Notulen maken

Klik na het toevoegen van al uw agendapunten op de Nieuwe bijeenkomst knop om de minuten in te stellen. Nadat er notulen zijn gemaakt, moeten wijzigingen in de agenda handmatig worden bewerkt in de notulen, dus het kan een goed idee zijn om alleen notulen te maken na deelnemers keuren de agenda goed.

Een ander pluspunt van deze aanpak is dat als uw vergaderingen regelmatig dezelfde agendapunten gebruiken voor elk vergadering, kunt u eenvoudig op de knop Nieuwe vergadering klikken om een ​​nieuwe set minuten voor de toekomst te maken vergaderingen. Uiteraard kan de agenda ook voor elke nieuwe bijeenkomst worden aangepast.

Net als bij agendapunten kunnen minuten worden gemaild, geëxporteerd naar PDF of RTF, gekopieerd naar het klembord of worden ingesteld voor Markdown Markdown hier: gebruik Markdown-tekst in Gmail en laat het weergeven [Chrome] Lees verder HTML-opmaak. Wanneer agenda's of notulen via e-mail worden verzonden, voegt Meetings automatisch de e-mailadressen in, evenals de inhoud van de meeting. Dit is een functie die ontbreekt in de onderstaande applicatie.

Acties en taken toevoegen

Een van de belangrijkste doelen van vergaderingen is om vast te stellen wat er moet gebeuren en om vervaldata toe te wijzen. Exquisitus ’Meetings bevat drie handige manieren om herinneringen toe te voegen. Je kunt de Bestand> Nieuwe actie menu-item, klik op de Acties Items in de rechterbovenhoek van het vergadergedeelte, of voeg herinneringen toe in het Dashboard.

Met behulp van de Dashboard-functie kunt u vervaldatums aan items toewijzen en andere agenda-evenementen en herinneringen presenteren.

Wat ook handig is aan Meetings, is dat al je onderwerpen, agenda's en notulen in één applicatie worden bewaard en geëxporteerd naar de gelijkwaardige Meetings iOS-app ($ 4,99) [Niet langer beschikbaar].

Meetings by Command Guru ($ 19,99) [Niet meer beschikbaar]

Command Guru’s Meetings voor Mac heeft een strakke maar kleurrijke lay-out, met een interface die ik intuïtief vond. Ondanks dat dit $ 7 meer kost dan de applicatie van Exquisitus, is het niet zo volledig uitgerust voor het opstellen en delen van agenda's en minuten. Gelukkig kan een proefversie van 30 dagen van deze applicatie worden gedownload van de website van de ontwikkelaar.

Selecteer om een ​​nieuwe vergadering te maken Bestand> Nieuwen voeg de titel, datum en vergaderlocatie toe. Er zijn secties van de gebruikersinterface voor het toevoegen van namen van deelnemers aan de vergadering, voorbereidings- en agendapunten, discussienotities, beslissingen en taken. Je kunt er ook voor kiezen om secties te verbergen die je niet nodig hebt. Deze zijn erg handig en een paar ervan zijn niet beschikbaar in de Exquisitus-applicatie.

Helaas maakt deze applicatie geen verbinding met de contacten-app van je Mac, dus je zult de namen en adressen van bezoekers handmatig moeten invoeren. Er zijn ook geen sneltoetsen voor het toevoegen van agenda-items, maar er is een functie genaamd "Smart Task" waarmee u, indien ingeschakeld, items kunt invoeren en toevoegen met een toegewezen sneltoets.

Een ander nadeel van deze applicatie is dat er geen functie is om de agendapunten te gebruiken voor het instellen van minuten. Dus in wezen moet je de agendapunten voor de discussies opnieuw maken, als je voor die aanpak kiest.

De enige exportfunctie voor deze applicatie is e-mailen en de voltooide export ziet er beter uit dan de lay-out die is geproduceerd door de applicatie van Exquisitus. Zoals eerder vermeld, voegt dit programma geen e-mailadressen in en geeft het ook verticaal de namen van deelnemers weer, wat onnodig veel ruimte in beslag neemt.

Net als de applicatie van Exquisitus, wordt Meetings ook gesynchroniseerd met de gelijkwaardige Meetings iOS-app ($ 4,99) via iCloud.

Gevolgtrekking

Beide toepassingen voor vergaderingen bieden een broodnodige oplossing die voorheen niet beschikbaar was op het Mac-platform. En hoewel er verschillende sterk zijn iOS-vergaderapps MinuteTaker en vergaderingen helpen u bij het maken van professionele iPad-minuutrapportenIn mijn gratis online MakeUseOf Online Meeting Guide, waar ik enkele tips gaf voor het plannen en houden van vergaderingen via internet, verwees ik ook naar een paar minuten met apps. Terwijl weinigen van ons ... Lees verder , het is geweldig dat deze desktop-applicaties vergezeld gaan van mobiele versies die gegevens synchroniseren, aangezien het typen van iPad niet ieders idee is van een goede tijd. Aan de andere kant zijn de iPad-versies geweldig om te hebben om inhoud te bekijken.

Downloaden: Exquisitus ’Meetings [Niet langer beschikbaar] ($ 12,99) / Command Guru’s Meetings [Niet langer beschikbaar] ($ 19,99)

Voor andere suggesties over het plannen en houden van vergaderingen, bekijk onze gratis downloadbare online vergadergids Online Meeting Guide: software en strategieModerne videoconferentieservices zijn gemakkelijk te gebruiken en beschikbaar voor bijna iedereen met een computer of smartphone. De mogelijkheid om online contact te leggen en mensen te ontmoeten, betekent dat we niet langer beperkt zijn door geografische locatie. Lees verder . We zijn ook benieuwd naar de functies die u graag aan deze vergaderapplicaties wilt zien toevoegen.