Laat Outlook-regels uw e-mailinbox beheren

Advertentie

Er zijn momenten in het leven dat regels onaangenaam zijn. Als het echter gaat om toepassingen zoals Outlook, kunnen regels levensreddend, tijdreddend en rommelverwijderaars zijn. Of je het nu gebruikt Outlook 2016 op uw desktop of Outlook.com op het web Microsoft Outlook Web Vs. Desktop: welke is het beste voor u?Outlook.com is een krachtige online e-mailclient die gratis bij Office Online wordt geleverd. Maar kan Outlook op het web concurreren met zijn desktop-tegenhanger? Onze Outlook-vergelijking helpt u om zelf te beslissen. Lees verder , regels zijn beschikbaar voor helpen u georganiseerd te blijven Hoe u door uw e-mails bladert in Microsoft OutlookLaat uw e-mails uw dag niet beheersen, gebruik deze Outlook-tips om de controle over uw Inbox terug te nemen. Lees verder .

Wat zijn regels precies?

Voor Outlook zijn regels tools die u kunt gebruiken om e-mails automatisch te verplaatsen en te markeren, en om u te waarschuwen voor specifieke e-mails. Zodra u een regel heeft ingesteld, worden alle nieuwe berichten die in uw inbox binnenkomen, voor u geregeld volgens de regels die u instelt die van toepassing zijn.

Regels worden vaak gebruikt voor ontvangen berichten, maar u kunt ze ook maken voor e-mails die u verzendt. U kunt bijvoorbeeld een melding krijgen wanneer uw e-mail is afgeleverd en gelezen of ervoor kiezen om de levering uit te stellen Hoe u een e-mail in Outlook kunt terugroepen nadat u deze hebt verzondenHeb je ooit op verzenden gedrukt en daar spijt van gehad? We zijn er allemaal geweest en wilden dat we de verzending ongedaan konden maken. We laten u zien hoe u een e-mail in Outlook kunt oproepen of het verzenden in Gmail kunt uitstellen. Lees verder voor een bepaalde tijd.

Hoe kunnen regels worden gebruikt?

In zowel werk- als persoonlijke situaties kunnen de regels in Outlook zorgen voor een effectieve organisatie van uw berichten en u op de hoogte houden van belangrijke items. Hier zijn een paar basisvoorbeelden waarop u zich waarschijnlijk kunt vinden.

• Laat alle e-mails van een bepaald contact een desktopwaarschuwing vragen.
• Zorg ervoor dat alle e-mails met een specifiek woord in de onderwerpregel naar een bepaalde map worden verplaatst.
• Laat alle e-mails met specifieke tekst in de berichttekst verwijderen.

Regels kunnen zo gedetailleerd en geavanceerd zijn als je wilt, omdat er nogal wat opties zijn. Hier zijn enkele gevallen waarin u meer parameters kunt definiëren.

• Laat alle e-mails van een bepaald contact met een specifiek woord in de onderwerpregel een aangepast waarschuwingsgeluid afspelen.
• Laat alle e-mails met bijlagen binnen een specifiek groottebereik en datumbereik naar een bepaalde map verplaatsen.
• Zorg ervoor dat alle e-mails waar u zich bevindt op de CC-lijn die vergaderverzoeken zijn en die als belangrijk zijn gemarkeerd, worden gemarkeerd.

Hoe zijn regels toegankelijk?

Outlook 2016

Als u Outlook 2016 op uw bureaublad gebruikt, zult u het zien Reglement bovenaan in de Actie sectie wanneer je op de Huis tabblad.

Als je een bericht hebt geopend, zul je het zien Reglement bovenaan als je op de Bericht tabblad. Als je klikt Reglementheb je snelle opties voor het momenteel weergegeven bericht Altijd bewegen e-mails van die afzender of specifiek naar u verzonden, naar een bepaalde map. Je hebt ook opties om Maak een regel of Beheer regels en waarschuwingen.

Outlook.com

Als je bent met behulp van Outlook.com in uw browser Outlook.com krijgt geavanceerde regels, functie voor ongedaan maken, in-line antwoord en meerNu uitrollen naar alle Outlook.com-gebruikers zijn vier nieuwe functies die bedoeld zijn om uw e-mailleven een stuk eenvoudiger te maken: geavanceerde regels voor sorteren, een ongedaan maken-functie, in-line antwoorden en verbeterde chatfunctie. Lees verder , klikt u op het tandwielpictogram in de rechterbovenhoek en selecteert u vervolgens Beheer regels. Op het volgende scherm zie je een lijst met actieve regels.

Hoe kunnen regels worden toegevoegd en gemaakt?

Outlook 2016

Hier begint de echte magie. U kunt een van de hierboven beschreven acties voor snelle regels selecteren en berichten laten verplaatsen met de specifieke afzender of alleen berichten die met een simpele klik naar u zijn verzonden. Maar als u meer wilt weten over uw regels, bepaalde behoeften heeft of beter georganiseerd wilt worden, dan heeft Outlook u zeker gedekt.

Selecteer in Outlook 2016 Reglement vanuit je hoofdmenu en dan Creëer regel. Vervolgens ziet u een pop-upvenster met veelgebruikte regelvoorwaarden en acties. U kunt meer dan één selectievakje selecteren om de voorwaarden te beperken. Indien nodig kan ook meer dan één actie worden gekozen.

Klik op als u klaar bent OK. In het bevestigingsvenster kunt u een vakje markeren om de regel uit te voeren op berichten in de huidige map, wat handig is voor het afhandelen van een groot aantal berichten waarop de regel van toepassing is. U kunt ook de selecteren Geavanceerde mogelijkheden knop voor meer parameters, die hieronder wordt beschreven.

Daarnaast kunt u selecteren Beheer regels en klik Nieuwe regel. Kies het type regel waarmee u wilt beginnen in de lijst, die in het volgende scherm kan worden bewerkt, en klik op De volgende. U krijgt dan de Regels Wizard, wat hetzelfde venster is dat verschijnt als je kiest Geavanceerde mogelijkheden hierboven genoemd.

U gebruikt de selectievakjes om zoveel voorwaarden te markeren als u wilt. Elke markering is gemarkeerd en wordt weergegeven in het vak Stap 2 eronder. In dat gebied van Stap 2 gebruikt u de links om de parameters op te geven.

Als u er bijvoorbeeld voor heeft gekozen om een ​​regel toe te passen met bepaalde woorden in het bericht, klikt u op de term specifieke woorden en voer ze vervolgens in het volgende venster in. Klik Toevoegen en alle woorden of woordgroepen die u wilt toepassen, worden weergegeven in het vak eronder. Klik OK en die woorden of woordgroepen zullen dan de term vervangen specifieke woorden in stap 2.

Klik De volgende en voeg de acties toe die op uw regel van toepassing moeten zijn. Ook hier kunt u er meer dan één kiezen en de parameters in het vak Stap 2 configureren, indien van toepassing. Als u er bijvoorbeeld voor heeft gekozen om een ​​kopie van de e-mail naar een map te verplaatsen, klikt u op specifieke map om uw keuze te maken. Klik OK en het gekozen item verschijnt in het vak Stap 2.

U kunt meer opties voor uw regel selecteren door op te klikken De volgende en als je klaar bent, klik je gewoon op Af hebben. Geef uw regel een naam, voer deze optioneel uit in uw inbox en zorg ervoor dat het selectievakje om de regel in te schakelen is gemarkeerd. Klik Af hebben en je bent helemaal klaar.

Outlook.com

Aan Outlook.com, klik op het tandwielpictogram, selecteer Beheer regels en klik op de Nieuw knop. U gebruikt dezelfde soorten voorwaarden en acties als hierboven beschreven voor de desktopversie, maar met beperktere opties.

Kies eerst de voorwaarde in de vervolgkeuzelijst en voer de parameter ernaast in. Kies vervolgens de actie en selecteer opnieuw de parameter.

U kunt op het pluspictogram klikken om zowel voorwaarden als regels toe te voegen voor een robuustere filtering. Als u van gedachten verandert of een fout maakt, drukt u gewoon op het vuilnisbakpictogram om dat item te verwijderen. Klik op als u klaar bent Creëer regel.

Hoe kunnen regels voor u werken?

Voor werk en persoonlijke e-mails kunnen regels erg handig zijn en hier zijn slechts enkele voorbeelden.

Voor het werk

• Laat alle e-mails van de CEO een alarmgeluid afspelen en een bureaubladwaarschuwing weergeven.
• Laat alle e-mails van uw projectteam naar de projectmap worden verplaatst plus die van bepaalde teamleden worden naar specifieke submappen verplaatst.
• Heb alle e-mails terwijl u niet op kantoor bent Hoe u een e-mail afwezigheidsresponder instelt in OutlookWat gebeurt er als je een vakantie van twee weken combineert met een druk werkleven? Bij thuiskomst heb je een gigantisch project: e-mails! Wacht - waarom automatiseert u een deel ervan niet voor u? Lees verder , die bijlagen hebben binnen die periode, worden gemarkeerd als vervolgacties.

Voor persoonlijk

• Laat alle e-mails van uw partner als belangrijk markeren en afdrukken.
• Heb alle e-mails met het woord beurs in de onderwerpregel of berichttekst worden doorgestuurd naar je ouders.
• Heb alle e-mails van een specifieke winkel met het woord account worden verplaatst naar een bepaalde map terwijl die met het woord uitverkoop worden verwijderd.

Hoe worden regels beheerd?

Outlook 2016

Klik in de desktopversie van Outlook op Reglement uit het menu en selecteer Beheer regel & waarschuwingen. Dit venster toont u alle actieve regels die u heeft ingesteld. U kunt een nieuwe regel maken of een huidige bewerken, een regel kopiëren of verwijderen en alle regels in een bepaalde map of uw inbox uitvoeren. Als u selecteert Optieskunt u uw regels ook gemakkelijk exporteren of importeren.

Outlook.com

Als de online versie van Outlook is, klikt u bovenaan op het tandwielpictogram en selecteert u Beheer regels, en je ziet een lijst met alle huidige regels. Je hebt dan opties om ze te sorteren, verwijderen of bewerken.

Gebruik je Outlook-regels?

U kunt tijd besparen door naar e-mails te zoeken, op de hoogte te blijven van belangrijke berichten en houd je inbox overzichtelijk Tip voor MS Outlook: automatisch inkomende e-mails ordenen Lees verder met de regels van Outlook. Zodra u begint met het maken van regels, wordt het een snel en eenvoudig proces en kan het bespaart u tijd, energie en gedoe 6 praktische tips voor Outlook om uw workflow te verbeterenAls u veel tijd besteedt aan het gebruik van Outlook, moet u uw workflow onderzoeken. Laat uw e-mail voor u werken en bespaar tijd voor belangrijkere taken. Lees verder aan het einde van de weg.

Gebruik je regels? Zo ja, hebben ze u geholpen en hoe? Zo niet, waarom heb je ze dan niet geprobeerd? Deel gerust uw opmerkingen hieronder!

Afbeelding tegoed: Verkeerslichten door chonlathit_stock via Shutterstock