Tips & sjablonen voor het maken van een werkschema in Excel

Advertentie

Het maken van een werkschema is niet gemakkelijk. Of uw team van medewerkers nu zo groot is als een paar dozijn of zo klein als een handjevol, het is moeilijk om een ​​manier te vinden om de uren van iedereen te passen, de minimum te halen en het team tevreden te houden. Gelukkig kan Excel er een bijdrage aan leveren veel makkelijker.

Excel-sjablonen Een Excel-sjabloon voor elke gelegenheidSla de steile leercurve over en sorteer uw leven met de kracht van Excel-sjablonen. We hebben een selectie van sjablonen voor automatisch bijwerken samengesteld om budgetten bij te houden, projecten te beheren en meer. Lees verder blijven een van de handigste tools in de geschiedenis van computers. Ze zijn geweldig voor het beheren van taken en projecten 10 Krachtige Excel-projectbeheersjablonen voor trackingGratis sjablonen voor projectbeheer zijn de beste. Download deze belangrijke Microsoft Excel-spreadsheetsjablonen voor het volgen van elk project. Lees verder , financiën op orde houden

15 Excel-spreadsheetsjablonen voor het beheren van uw financiënHoud altijd uw financiële gezondheid in de gaten. Deze gratis Excel-spreadsheetsjablonen zijn de tools die u nodig hebt om uw geld te beheren. Lees verder , het bijhouden van fitness vooruitgang 10 Excel-sjablonen om uw gezondheid en conditie bij te houden Lees verder , en gewoon georganiseerd blijven in het algemeen 10 Verbazingwekkend nuttige spreadsheet-sjablonen om uw leven te organiserenIs je leven een puinhoop van gemiste deadlines, vergeten winkels en verbroken verplichtingen? Het klinkt alsof je je moet ordenen. Lees verder - maar planning is een gebied waar Excel werkelijk schijnt.

5 Belangrijke tips bij het maken van een schema

Houd rekening met het volgende voordat u in het daadwerkelijke planningsproces duikt. Ze vergemakkelijken het hele proces en verminderen de hoeveelheid stress die u oploopt. Plannen zal nooit gemakkelijk zijn, maar het hoeft geen nachtmerrie te zijn.

Ken de voorkeuren van uw werknemer. Het soort voorkeuren waarmee u rekening kunt houden bij het plannen verschilt van veld tot veld (bijvoorbeeld detailhandel vs. magazijn), maar het is belangrijk om op zijn minst te proberen uw werknemers te huisvesten.

Hebben sommige werknemers een neiging naar de ochtend? Of misschien avonden? Hoeveel uur wil elke werknemer per week? Zijn er timingbeperkingen, zoals onwil om op zondag te werken? Hebben bepaalde werknemers synergie en compatibiliteit?

Je kunt niet passen iedereen, maar het is een goed doel om op te schieten omdat het de productiviteit en sfeer kan verbeteren, maar het belangrijkste is dat het vertrouwen opbouwt en vertrouwen hand in hand gaat met respect.

Verzuimverzoeken van werknemers volgen. Alsof het niet moeilijk genoeg is om met alle voorkeuren van uw werknemer te jongleren, zijn er tijdgevoelige problemen die zo nu en dan opduiken. Iemand heeft bijvoorbeeld een paar dagen nodig om vakantie te nemen of te rouwen om een ​​verloren familielid.

Gelukkig kan dit eenvoudig worden gehouden met a veelzijdige tool zoals Google Agenda 10 geweldige Google Agenda-functies die u moet uitproberen Lees verder of een agenda-plug-in voor Thunderbird 5 uitbreidingen om kalenders en taakbeheer toe te voegen aan Thunderbird 3 Lees verder . Een hoogwaardige takenlijst-app zoals Todoist (redenen om te upgraden naar Todoist Pro Hoeveel productiever is ToDoist Premium? Hier zijn 6 goede redenen om te upgradenIk bleef ToDoist een tijdje gratis gebruiken. Maar kwam steeds weer dingen tegen die ik wilde doen en niet kon. E-mailherinneringen. Notities toevoegen aan taak. Dingen die echt heel veel zouden toevoegen ... Lees verder ), WorkFlowy (onze WorkFlowy beoordeling Zen-stijl lijst en projectbeheer met WorkFlowy Lees verder ), of Wunderlist (onze Beoordeling van Wunderlist Wunderlist: gebruiksvriendelijke, veelzijdige en platformonafhankelijke takenlijstbeheerder Lees verder ) kan ook goed werken.

Maak het schema van tevoren. Je kunt het natuurlijk niet redden te ver van tevoren als situaties veranderen, maar wacht zeker niet tot de dag ervoor. Een goede vuistregel is ongeveer een week van tevoren.

Was uitstelgedrag maar zo gemakkelijk te verslaan, toch? Iedereen heeft moeite om dingen tot op zekere hoogte gedaan te krijgen, daarom hebben we er veel over geschreven anti-uitstelstrategieën 5 uitstelstrategieën om productiever te worden Lees verder , internetafleiding vermijden 6 tips Voorkom internetuitstelIk ben een meester in uitstelgedrag. Misschien ben jij dat ook. Er zijn miljoenen mensen die last hebben van verlammend uitstelgedrag en het is een echte aanslag op productiviteit en efficiëntie. Het rare is dat veel van ... Lees verder , en echt uitstelgedrag overwinnen Hoe uitstelgedrag te stoppen: de enige nieuwjaarsresolutie die u moet instellenSchop de gewoonte van uitstelgedrag en begin actie te ondernemen zonder op het juiste moment te wachten. Het uitstellen van uitstelgedrag is de enige resolutie voor het nieuwe jaar die u nodig heeft. Dit is waarom. Lees verder .

Door uw schema's van tevoren op te stellen, geeft u uzelf wat ademruimte voor het geval er plotselinge wijzigingen moeten worden aangebracht.

Wijs eerst de belangrijkste verschuivingen toe. Met "meest belangrijk" bedoelen we "niet onderhandelbaar". Als iemand absoluut een bepaalde dienst moet uitvoeren, vul die dan eerst in en zet hem in steen. Zodra alle noodzakelijke diensten zijn ingevuld, is het gemakkelijker om de resterende diensten te mixen en matchen met beschikbare werknemers.

En houd altijd ten minste één onvoorziene gebeurtenis in gedachten. Idealiter zou je meerdere schema's maken (bijv.Plan A, Plan B, enz.) Maar dat kan veel tijd in beslag nemen, dus bij de u zou op zijn minst de werknemers moeten identificeren die het meest waarschijnlijk zullen vallen en een back-upplan hebben voor het geval dat Doen.

Maak het schema gemakkelijk toegankelijk. Uw werknemers van tevoren het schema laten zien, is om twee redenen goed: ze kunnen eventuele fouten aangeven en ze zullen de heads-up waarderen, zodat ze hun eigen weken rond het schema kunnen plannen.

Aangezien we Excel-sjablonen gaan gebruiken om onze werkschema's te maken, is de voorkeursoptie: upload ze rechtstreeks naar Google Drive Aanmelden bij Google Drive en eenvoudig bestanden delenGoogle Drive is een cloudopslag en online kantoorservice met 15 GB gratis opslagruimte en ingenieuze samenwerkingsopties. We laten u zien hoe u deze kunt openen en documenten met anderen kunt delen. Lees verder . Het zal converteren naar Google's spreadsheet-alternatief Excel vs. Google Spreadsheets: welke is beter voor u?Heeft u echt Excel nodig? Zowel desktop- als online-oplossingen hebben hun voordelen. Als u problemen heeft om te kiezen tussen Excel en Google Spreadsheets voor het beheren van uw spreadsheets, laten we u helpen beslissen. Lees verder en u kunt het delen zodat anderen het kunnen zien. Let op deze tips voor gezamenlijke Google Spreadsheets 5 Instellingen voor Google Spreadsheets essentieel voor teamwerkGoogle Spreadsheets heeft meer functies om collectieve gegevensinvoer en -verwerking te ondersteunen dan u misschien denkt. We laten u kennismaken met de functies en functies van Google Spreadsheets die essentieel zijn voor groepsprojecten. Lees verder als je nieuw bent.

En maak je geen zorgen over beveiliging. Tenzij je met overheidsgeheimen omgaat, Google Spreadsheets is veilig genoeg Hoe veilig zijn uw documenten in Google Drive? Lees verder voor dagelijkse gebruikers zoals jij en ik.

Gratis Excel-sjabloondownloads

Met die tips uit de weg, hier zijn een handvol geweldige Excel-sjablonen die speciaal zijn ontworpen om werkgevers te helpen bij het plannen van werkroosters voor de week. Het zal nog steeds hard werken zijn, maar veel makkelijker als u een van deze sjablonen gebruikt.

Sjablonen zijn beschikbaar als XLSX-bestanden voor Excel 2007 en latere versies.

Uitgebreid werkploegenschema

Dit werkploegenschema door Spreadsheet123 is een van de uitgebreidere sjablonen die er zijn. Het is goed genoeg om te wedijveren met enkele van de planningssoftware die beschikbaar is om te downloaden op internet, maar op de een of andere manier is deze sjabloon volledig gratis beschikbaar.

Wanneer u het opent, vindt u verschillende bladen voor: werknemersregister, werkrooster, tijdkaart, salarisbudget, aanwezigheid, bezetting, instellingen en hulp. Het Help-blad is een mini-zelfstudie die u laat zien hoe u aan de slag kunt met het schema.

Eerlijk gezegd raden we deze ten zeerste aan. We hebben een aantal andere suggesties hieronder, maar geen enkele is zo goed en u moet alleen controleren ze uit als deze te gecompliceerd is voor wat u wilt doen (wat zeker geldig is klacht).

Downloaden:Werkdienstschema

Wekelijks ploegenschema

Dit wekelijkse ploegenschema door Bedrijfsbeheersystemen is misschien niet zo uitgebreid als hierboven, maar het is geweldig voor kleinere teams. Het is eenvoudiger, wat betekent dat het gemakkelijker te leren en gemakkelijker te gebruiken is. Een echte aanrader voor diegenen die een middenwegplanner willen.

Het wordt geleverd met drie bladen: planning, diensten en werknemers. Het enige dat u hoeft te doen, is uw werknemers en hun uurtarieven op het Werknemersblad vermelden. Definieer vervolgens de starttijd en eindtijd voor elke beschikbare dienst in het Dienstenschema. Daarna wordt het geautomatiseerde planningsblad vanzelfsprekend.

Het enige nadeel is dat het slechts 20 werknemers en 9 gedefinieerde ploegen kan bevatten, waardoor het geweldig is voor kleine en middelgrote bedrijven, maar ongeloofwaardig voor grotere bedrijven.

Downloaden:Werkschema van de werknemer

Dagelijkse ploegenschema

Misschien heb je niet alle automatische toeters en bellen nodig die bij de twee hierboven genoemde sjablonen horen. Misschien doe je het liever zo handmatig mogelijk en heb je alleen een echt basisschema nodig om aan te sleutelen. Zo ja, gebruik dan die van Hoekpunt 42.

Deze sjabloon doet het niet ieder helemaal niet werken. Het enige doel is om u een vooraf ontworpen schema te geven dat u met de hand kunt invullen. Als je klaar bent, kun je het afdrukken (of online uploaden) zodat iedereen het kan zien, en het is gemakkelijk genoeg om elke week opnieuw te beginnen.

Downloaden:Shift Schedule-sjabloon

Excel maakt uw leven nog een keer gemakkelijker

Voel je vrij om deze sjablonen aan te passen aan je behoeften, als ze niet absoluut perfect voor je zijn (zolang je ze niet opnieuw verspreidt). Als je wilt aanpassen, maar niet weet waar je moet beginnen, raden we je aan Excel-formules leren Hulp nodig bij Excel-formules? 7 bronnen om te raadplegenExcel is de gouden standaard voor spreadsheets. Als u Excel moet gebruiken en er toch kennis van moet nemen, zullen deze bronnen u snel kennis laten maken met de basis en meer. Lees verder eerste.

En bekijk deze voordat u uw voltooide schema's gaat afdrukken tips voor het afdrukken van Excel-bladen 7 Excel-afdruktips: stap voor stap afdrukken van uw spreadsheetHeeft u problemen met afdrukken vanuit Microsoft Excel? Deze gids laat u zien hoe u een Excel-spreadsheet perfect kunt afdrukken. Lees verder om ervoor te zorgen dat alles er goed uitkomt.

Welke sjabloon is jouw favoriet? Hebben we goede gemist? Heeft u tips of trucs voor het plannen van uw medewerkers? Deel het met ons in de reacties hieronder!

Afbeeldingscredits: Wekelijks tijdschema door Andrey_Popov via Shutterstock, Taken plannen door faithie via Shutterstock, Werkstation illustratie door faithie via Shutterstock, Leeg schema door xtock via Shutterstock