5 stappen om papier te besparen en digitaal te gaan

Advertentie

Papier en alternatieve materialen zoals perkament waren ooit zeer zeldzame en kostbare materialen. Tegenwoordig gebruiken we bijna overal papier of liever: overal waar het niet kan worden vervangen plastic.

De productie van beide materialen is een belasting voor het milieu, hoewel papier - meestal gemaakt van hout - biologisch afbreekbaar is en daarom veel gemakkelijker te recyclen is.

Digitaal gaan bespaart niet alleen papier en helpt het milieu, het bespaart u ook heel veel ruimte: uw bureau of zelfs uw koelkast ziet er veel schoner uit. Documenten vinden gaat een stuk sneller. En we leven tenslotte in het digitale tijdperk! Hier is hoe je begint:

1. Scannen

Het begint allemaal met het scannen van uw bestaande papieren documenten. Als u geen scanner heeft, kunt u uw digitale camera gebruiken, een foto maken en gebruiken Snapter om perspectief en vervorming te corrigeren. Damien heeft de tool een paar maanden geleden in detail bekeken: Snapter - Scan uw documenten zonder een scanner Snapter - Scan uw documenten zonder een scanner Lees verder

2. het dossier

Zorg ervoor dat u een goed systeem bedenkt waarmee u gemakkelijk een document kunt opsporen dat u nodig heeft. Vraag jezelf altijd af: "Waar en hoe zal ik dit zoeken?"

De eenvoudigste manier om documenten in te dienen, is ze waarschijnlijk als pdf te hebben, ze een naam te geven met de datum en een korte beschrijving en door te zoeken naar alles wat u nodig hebt binnen de inhoud door middel van trefwoorden.

Aangezien het zoeken naar afbeeldingen voor tekst nog geen standaard is, moet de bestandsnaam voor afbeeldingen zeer beschrijvend zijn. Je kunt ook een tool gebruiken met de naam JOCR, die de tekst uit uw gescande documenten haalt en in een tekstbestand zet. U kunt het tekstbestand exact dezelfde naam geven als de afbeelding, het in dezelfde map opslaan en op die manier kunt u gemakkelijk het respectieve document opsporen. Varun beoordeelde JOCR: Tekst uit afbeeldingen extraheren Tekst uit afbeeldingen extraheren (OCR)De beste manier om tekst uit een afbeelding te halen, is door gebruik te maken van optische tekenherkenning (OCR). We laten u zeven gratis OCR-tools voor de klus zien. Lees verder

Als dit te veel moeite lijkt, kunt u de gescande documenten en pdf's ook wegzetten met Gmail. E-mail de bestanden naar uzelf en typ de juiste, relevante zoekwoorden in de e-mail. Houd rekening met het beveiligingsrisico waaraan u uw bestanden zou kunnen blootstellen, dus probeer geen gevoelige documenten te uploaden.

3. Gebruik tools

We gebruiken veel papier voor willekeurige aantekeningen, die dan voor altijd op onze bureaus blijven plakken of totdat we er koffie op morsen. Om papier te besparen en uw bureau er netjes opgeruimd uit te laten zien, probeert u een routine te krijgen voor het gebruik van gereedschappen.

Herinneringen, snelle notities, takenlijsten, adressen kunnen digitaal worden georganiseerd en opgeslagen. Afhankelijk van de tools die u gebruikt, heeft u als bijkomend voordeel dat u ze overal kunt openen.

Gebruik voor snelle notities Stickies, wat in feite het digitale alternatief is voor Post-It Notes.

Google kalender zorgt voor een uitstekende online en desktop kalender. Het kan je ook herinneren aan taken. Als u Google Agenda in Thunderbird integreert, kunt u zelfs rechtstreeks vanaf uw bureaublad takenlijsten maken. In mijn artikel Hoe kan ik: Google-agenda integreren in Thunderbird Hoe Google Agenda in Thunderbird te integrerenU gebruikt Thunderbird en Google Agenda en u vraagt ​​zich af hoe u deze twee kunt combineren? We laten u zien hoe u Google Agenda volledig kunt integreren met Thunderbird. Lees verder , je zult zien hoe dat wordt gedaan.

Een van de beste tools om georganiseerd te blijven en papieren notities en herinneringen te verwijderen, is Onthoud The Milk. Omdat het compatibel is met een reeks andere toepassingen, kan het net zo goed uw centrale hub worden voor het bijhouden van taken en informatie. David dekte 8 eenvoudige manieren om taken te beheren met Remember The Milk 8 eenvoudige manieren om taken te beheren met Remember The Milk Lees verder , wat een beetje meer inzicht geeft in wat deze tool voor u kan doen.

Verder in het artikel Beheer uw leven met gratis online tools voor tijdbeheer Beheer uw leven met gratis online tijdmanagementtools Lees verder , Ik heb verschillende andere handige tools bekeken, waarvan sommige hierboven zijn genoemd.

4. Back-up, back-up, back-up

Om volledig papierloos te worden, moet u de originele papieren documenten op een gegeven moment weggooien of opbergen. Er zijn natuurlijk documenten die u moet bewaren. Maar voor de meerderheid zijn de digitale kopieën goed genoeg.

Er gebeuren echter ongelukken. Uw harde schijf kan beschadigd raken door de digitale kopieën van uw documenten mee te nemen. Het is dus belangrijk om regelmatig back-ups te maken.

Vertrouwelijke bestanden mogen uw harde schijf nooit verlaten en u moet ze regelmatig back-uppen op externe schijven.

Hoe zit het met de documenten die zijn opgeslagen in uw Gmail-account? Hoewel GMail een redelijk veilige plaats kan zijn, moet u ook een back-up maken van uw GMail-account, om er 100% zeker van te zijn dat alles is verantwoord.

Er is een manier om GMail te back-uppen met GMail Backup, zoals Karl in zijn artikel beschreef Hoe u een back-up maakt van uw Gmail-account op uw computer Hoe u een back-up van uw Gmail-account maakt op uw harde schijfJe kunt de toegang tot je waardevolle Gmail-gegevens verliezen. Met zoveel opties beschikbaar, is het logisch om regelmatig een back-up van je Gmail te maken. Deze korte handleiding laat zien hoe. Lees verder .

Eindelijk, met een elektronische kopie van elk belangrijk document, zelfs als u het origineel niet kunt weggooien, is een back-up op zich. Stel je voor dat al je kostbare papieren documenten verloren zijn gegaan bij een overstroming of brand - en je hebt nog steeds een duplicaat op een harde schijf.

5. Herhaling

Maak van bovenstaande stappen een gewoonte. Dat is cruciaal. Blijf herinneringen instellen om papieren documenten te scannen. Maak scannen een routine voor al het nieuwe dat binnenkomt, en werk aan oude dingen wanneer u tijd heeft. En herhaal.

Dus, wat weerhoudt u ervan om volledig te veranderen van een oude schoolkrantgebruiker naar de new age digitale master? Laat het ons digitaal weten in de comments.