6 manieren om te garanderen dat je beledigd, boos en geïrriteerd bent met elke e-mail die je verstuurt

Advertentie

E-mails zijn moeilijk. Het is echt moeilijk om over te brengen wat je echt wilt zeggen in een e-mail, en de helft van de tijd zullen mensen je bijna altijd verkeerd begrijpen. Veel van het probleem komt doordat de mensen naar wie je schrijft je gezicht niet kunnen zien. Ze kunnen de glimlach op je gezicht niet zien en je kunt de uitdrukking op hun gezicht niet zien - het natuurlijke menselijk vermogen om de emotie in woorden te begrijpen door gezichtsuitdrukking is volledig ongeldig in een e-mail.

Dus, wat kan gezichtsuitdrukking en tone of voice vervangen? Hoe kunt u uw boodschap effectief overbrengen zonder dat al uw vrienden of iedereen op kantoor royaal op u wordt afgevinkt?

Schrijver Peter Drucker schreef ooit: "Het belangrijkste in communicatie is horen wat er niet wordt gezegd. ' Ik zou nog een stap verder gaan en zeggen dat het belangrijkste bij het verzenden van een e-mail precies genoeg is om duidelijk te maken dat de ontvanger niet hoor wat er niet wordt gezegd. In feite veroorzaken de meeste problemen met e-mailcommunicatie de persoon die de e-mail ontvangt interpreteert allerlei vreselijke dingen die je hebt gesuggereerd, zelfs als je er maar één hebt geschreven lijn.

Dit leidt tot haat en ontevredenheid. Dit is wat wrok opwekt. Dit is de reden waarom de man aan de andere kant van de tafel tijdens de ochtendvergadering je aanstaart, omdat je hem had geïnformeerd op een e-mail die je gistermiddag had verzonden, en hij beschouwde het als een persoonlijke aanval.

Uw perfecte e-mail opstellen

Hier bij MUO hebben we veel besproken over het technische aspect van het verzenden van e-mails, zoals anoniem e-mails verzenden Anonieme e-mails verzenden: 5 heimelijke methodenEen anonieme e-mail sturen is niet moeilijk. En er zijn legitieme redenen om een ​​anoniem e-mailaccount te gebruiken. We laten je zien hoe. Lees verder of mijn e-mail aan e-mails verzenden vanuit Excel E-mails verzenden vanuit een Excel-spreadsheet met VBA-scriptsOnze codesjabloon helpt u bij het instellen van geautomatiseerde e-mails vanuit Excel met behulp van Collaboration Data Objects (CDO) en VBA-scripts. Lees verder . Maar hoe zit het met de emotionele kant van e-mail? Hoe zit het met hoe je tegenkomt in je e-mails en betere manieren om jezelf te presenteren in het geschreven woord dat niet zal zorgen dat iedereen altijd zo boos op je is?

Nou, het is niet zonder veel pijn en lijden dat ik hier vandaag kan staan ​​en je kan vertellen dat ik nu in een positie ben om te helpen. Ik heb zowat elke fout gemaakt die kan worden gemaakt met e-mail, vanaf de vroegste dagen om universiteit, toen ik probeerde een marketingbedrijf op meerdere niveaus te starten door iedereen massaal te e-mailen campus. Binnen een dag had ik mijn account 24 uur afgesloten en een grote, vervelende waarschuwing van de IBM-mainframebeheerder over wat "spammen" definieert.

Het was niet zozeer een les in e-mailetiquette, maar het was een wake-up call dat e-mail je echt in de problemen kan brengen als je het verkeerd aanpakt. Door de jaren heen heb ik mensen beledigd, ben ik beledigd en ben ik in epische woord- en vuurgevechten met mensen terechtgekomen. Ik zou willen zeggen dat iemand heeft gewonnen, maar niemand wint ooit. Daarom sta ik hier vandaag, in de hoop toekomstige legioenen van het e-mailpubliek te helpen die e-mails beter voor te bereiden voordat ik op de verzendknop klik.

1. Een roman sturen

Een van mijn eerste schuldige zonden toen ik voor het eerst als ingenieur begon te werken, was dat ik bijna altijd e-mails zou schrijven die zich uitstrekten over drie of vier alinea's. De reden was niet alleen omdat ik vrij snel kan typen, maar omdat ik altijd het gevoel had dat als ik details wegliet, mensen niet echt zouden begrijpen waar ik het over had. Dat kan tot op zekere hoogte waar zijn - en we zullen binnen een minuut te korte e-mails ontvangen - maar voor de eenvoud is er iets te zeggen.

Wanneer u zulke gecompliceerde e-mails schrijft, slaagt u er niet in om uw bericht op verschillende manieren over te brengen. Ten eerste betekent het feit dat je zoveel hebt geschreven voor de persoon dat je weinig respect hebt voor hun tijd, en als je het te vaak doet, zul je ze ongetwijfeld irriteren. Ten tweede, terwijl een e-mail van 500 woorden die in verschillende alinea's is georganiseerd, volkomen logisch is u, verwart u hoogstwaarschijnlijk iedereen - en geeft u ze migraine.

Als je een woordsmid bent en de neiging hebt om te overschrijven, ga dan altijd terug en ga aan de slag met het 'hakken' van die zinnen. Bedenk nieuwe en creatieve manieren om ze in te korten, of misschien kun je ze helemaal verwijderen. Misschien biedt u veel te veel informatie aan. Vertel mensen wat ze nodig hebben om te weten, niet wat je wilt dat ze weten u weten. Je weet wel?

2. Een e-mail van twee woorden verzenden

Het tegenovergestelde van de nieuwe e-mail is de e-mail van één of twee woorden die helemaal niets verklaart. Het lijkt op wanneer ik mijn kinderen aan de eettafel vraag: 'Hoe was je dag?"Na een ogenblik, een aarzelend antwoord, 'Goed.'Ik weet niet zeker waarom ik me er zelfs druk om maak, ik zet door. “Wat heb je gedaan, iets leuks?"Het onvermijdelijke antwoord, "Nee niet echt.”

Ik begrijp echt niet waarom sommige mensen zelfs de moeite nemen om e-mail te gebruiken. Als je geluk hebt, bevat een e-mail van deze persoon één volledige zin. Als je pech hebt, zal de persoon je vragen iets voor hem te doen, maar niet de moeite nemen om precies uit te leggen wat hij / zij wil dat je doet. Het is een beetje alsof je een noodbericht via een radio verstuurt als je verdwaald bent in het midden van de wildernis, en de reddingsploeg niet vertelt wat je coördinaten zijn.

Het is buitengewoon frustrerend, omdat mensen moeten worstelen om te begrijpen waar je het in vredesnaam over hebt. Erger nog, u kunt ze zelfs dwingen tijd te verspillen aan het beantwoorden van uw e-mail, alleen om u te vragen wat meer uit te werken.

Ik vermoed dat de meeste mensen met dit probleem zulke korte e-mails schrijven omdat typen zo moeilijk is. Niet iedereen kan meer dan 60 tot 70 woorden per minuut typen, dus je moet wel een beetje sympathie hebben voor deze groep.

3. Een massa-e-mail verzenden voor één persoon

Wil je mensen echt afvinken? Stuur een massa-e-mail naar iedereen in uw kantoor om een ​​persoon te berispen voor iets dat ze verkeerd hebben gedaan. Ik noem dit de 'openbare vernedering'-e-mail. Gewoonlijk weet iedereen op kantoor misschien al dat een bepaalde persoon een fout heeft gemaakt, maar de manager kan dit niet met rust laten. Dus sturen ze een massale e-mail naar iedereen waarin ze in groot en ondraaglijk detail uitleggen waarom een ​​bepaalde actie zo verkeerd is om te doen, of waarom die specifieke fout zo erg is.

Ik moet toegeven dat ik in sommige van mijn managementrollen in het verleden in dit gedrag ben geglipt. Ik heb andere collega's van mij het ook zien doen. Het is een makkelijke fout om te maken, omdat u er misschien zeker van wilt zijn dat iedereen die u beheert niet dezelfde fout maakt. De realiteit is dat als iedereen het al weet, de persoon die de fout heeft gemaakt, wordt vernederd. Als ze het niet weten, is iedereen in de war en weet niet zeker of je het wel of niet over ze hebt.

Maak het eenvoudig: praat over het specifieke probleem met de persoon die de fout heeft gemaakt. Als je denkt dat het belangrijk genoeg is voor iedereen, stuur dan een bericht, maar laat het klinken alsof het gewoon een is algemeen "FYI" gestuurd door hoger management - dit verwijdert de beschuldigende toon en maakt het minder persoonlijk.

4. Dramatische bijwoorden gebruiken

Een ander veel voorkomend gedrag in e-mails - meestal van mensen die erg gepassioneerd zijn over hun werk in het algemeen, of over een specifiek project dat wordt besproken. Dat gedrag is het overmatig gebruik van zeer dramatische bijwoorden. Zinnen zoals, 'Dat ontwerp is gewoon vreselijk verkeerd'Of'Die aanpak is pijnlijk vaag ” dient alleen om emotie in de discussie te introduceren.

Als je naar die zinnen kijkt zonder de bijwoorden, kun je zien hoeveel zakelijker - en veel minder antagonistisch - ze zijn. Anders kom je gewoon over als een te dramatische, verwende snotaap.

Probeer het zonder de bijwoorden. Dat ontwerp klopt niet. Die aanpak is vaag.

Het bevalt de ontvanger misschien niet, maar het valt ze ook niet aan en zet ze niet in de verdediging. Het is professioneler en u kunt zich misschien zelfs als volwassen volwassene voordoen, zelfs als u het niet met iemand eens bent.

5. Overmatig gebruik van passieve stem

Het was eigenlijk pas laat in mijn schrijfcarrière dat ik de passieve stem echt, echt leerde kennen en begrijpen. Het probleem met het leren ervan is dat je het overal begint te zien. Een van de meest voorkomende toepassingen van passieve stem is in e-mail, omdat de passieve stem iemand in staat stelt zichzelf te scheiden van een actie.

Inplaats van zeggen, "Ik reed de klant naar het vliegveld ”, die de verantwoordelijkheid direct op je schouders legt, zou je in plaats daarvan kunnen schrijven: "De klant is naar het vliegveld gebracht. '

Dit is een gedrag dat veel voorkomt bij mensen die nerveus zijn om voor bijna alles de verantwoordelijkheid te nemen, want als er iets misgaat, willen ze niet de schuld krijgen. Dit zijn dezelfde mensen die klagen wanneer de risiconemers - degenen die de verantwoordelijkheid nemen om dingen voor elkaar te krijgen - erkenning of promoties krijgen. De waarheid is dat mensen de passieve stem in e-mails doorzien. Als je een taak hebt voltooid of een doel hebt bereikt, wees dan niet bang om de eer op te eisen!

6. Klopte jezelf op de rug

Vreemd genoeg zijn de mensen die bijna altijd in de eerste persoon over alles schrijven, het tegenovergestelde uiterste van de mensen die de hele tijd passieve stem gebruiken in e-mail. Als je hun e-mails leest, zou je denken dat een project geen groepsinspanning was, maar een persoonlijke prestatie. Je zou denken dat de persoon die de e-mail verstuurt absoluut al het werk heeft gedaan!

Hoe herken je deze e-mails? Tel de keren dat het woord 'ik' voorkomt.

Als je een e-mail van dit type persoon leest, is het duidelijk dat ze het gevoel hebben dat de hele wereld om hen draait, en dat iedereen hen constant een pluim zou moeten geven voor al het werk dat ze in hun eentje hebben gedaan bereikt. Door deze e-mails voelen teamgenoten zich altijd neerslachtig en totaal niet gewaardeerd. Deze aanpak is de snelle weg naar woede en isolatie van je leeftijdsgenoten.

Ik weet zeker dat er veel andere soorten e-mails zijn die mensen echt irriteren en beledigen. Ik wed dat je ook je eigen lijst hebt! Wat voor soort e-mails zetten je echt uit? Welke soorten zijn uw huisdieren ergeren? Deel uw mening in de opmerkingen hieronder.

Afbeelding tegoed: Geconcentreerde zakenman via Shutterstock, Wiskundige formule via Shutterstock, Jonge zakenvrouw via Shutterstock, Expressieve senior via Shutterstock, Militaire jongen via Shutterstock, Jammer via Shutterstock