Neemt e-mail meer tijd in beslag dan zou moeten? Er zijn betere manieren om je inbox te ordenen en temmen, zodat je meer energie en ruimte hebt voor andere dingen.
Gmail is 's werelds grootste e-mailservice en daarom richten de meeste methoden en apps in dit artikel zich op Gmail-gebruikers. De trucs hier kunnen echter gemakkelijk worden toegepast in andere e-mailapps en de meeste tools hebben daar een handleiding voor op hun website.
1. Jij vs. Uw inbox (Web): 4 strategieën voor Inbox Management
Iedereen heeft zijn eigen coole truc om controle te krijgen over zijn inbox. Forge magazine begon een verhelderende serie genaamd You vs. Uw inbox om enkele van de beste strategieën te belichten. Momenteel zijn er vier artikelen met verschillende ideeën over het aanpakken van inboxoverbelasting. Lees ze allemaal, ze bieden verschillende perspectieven op het omgaan met e-mail.
In één artikel wordt besproken hoe het geheim is om betere e-mails te verzenden. Als je e-mails opstelt die duidelijk maken wat het antwoord moet zijn, zal er minder verwarring zijn en zullen er minder dubbelzinnige berichten heen en weer worden gestuurd. Een ander vertelt over hoe u e-mail in sessies moet controleren en aan elke sessie een doel moet toewijzen.
Het derde e-mailbeheersysteem gaat over uw inbox testen met labels Herontdek Gmail-labels en tem tenslotte uw inboxEr zijn tal van trucs om e-mailoverbelasting aan te pakken, maar er is er een die je misschien niet gebruikt: goede oude Gmail-labels. Lees verder , waardoor het gemakkelijker is om de berichten te sorteren en te filteren. En tot slot gaat een strategie over hoe het niet belangrijk is om inbox nul te hebben, wat een van de beste adviezen is: "Het is belangrijk om te onthouden dat e-mail zelf niet werkt."
2. Instaclean (Android, iOS): vind afzenders en abonnementen die u niet opent
Instaclean is een van de beste gratis apps om je inbox te beheren. Hiermee kunt u ongewenste nieuwsbrieven verwijderen en blokkeren. En het laat afzenders zien die je inbox verstoppen wanneer je hun berichten niet eens leest.
Bulkverwijdering sorteert e-mails op afzender, en laat zien hoeveel van hun berichten er in je inbox staan en hoeveel je er ooit hebt geopend. Als iemand je veel e-mails stuurt en je opent 0-1% van hen, wil je die afzender misschien blokkeren en al zijn berichten nog in je inbox verwijderen. E-mails kunnen worden gesorteerd op afzender of grootte.
De app vindt ook alle abonnementen waarvan je e-mails ontvangt, die niet naar spam worden gestuurd. Met een paar tikken kunt u al deze e-mails blokkeren die u niet langer wilt ontvangen. Het verwijdert niet alle abonnementen en u moet meerdere passen uitvoeren. In zekere zin is dat goed omdat je niet per ongeluk iets wilt verwijderen dat je leuk vindt.
Elke actie (verwijderen of blokkeren) beloont je met munten. Zodra u 1000 munten heeft verzameld, kunt u ze voor een goed doel gebruiken door Instaclean te vragen namens u een boom te planten. Je kunt ook munten verdienen door de app naar vrienden te verwijzen.
Downloaden: Instaclean voor Android | iOS (Vrij)
3. Gestimuleerde e-mail (Web): Ontvang regelmatig e-mails als batches en samenvattingen
Niet elke nieuwsbrief is ongewenst, maar komt misschien wel te vaak naar je toe. Evenzo, zelfs als een collega trigger-happy is met het verzenden van bulk-e-mails in de kantoorketen, kunt u ze niet negeren. Met Paced Email kunt u veelvoorkomende berichten in batches veranderen, zodat ze op elk gewenst moment in uw inbox terechtkomen.
Registreer u op de website om uw persoonlijke e-mailalias te krijgen, bijvoorbeeld [email protected]. Ga dan naar de nieuwsbrief, ketting of dienst die te vaak mailt, en verander je e-mailadres in deze alias. Paced verzamelt vervolgens alle e-mails ervan en verzendt het als een dagelijkse samenvatting. Als u eerder een e-mail wilt, log dan in op de website en activeer een onmiddellijke samenvatting.
U kunt ook aangeven hoe vaak u e-mails van die service wilt ontvangen. Standaard is dit dagelijks zoals de e-mailalias aangeeft, maar u kunt dit wijzigen in 'wekelijks' of 'maandelijks'. Paced verzendt vervolgens batches volgens uw voorkeuren.
4. Slimbox (Web): Batch alle nieuwsbrieven in Gmail
Meer dan wat dan ook verstoppen e-mailnieuwsbrieven waarschijnlijk uw inbox. Slimbox is een gemakkelijke manier om ze in een enkel batchbericht te veranderen, zonder dat u zich hoeft af te melden of te verwijderen.
Er zijn een paar redenen waarom Slimbox beter is dan de gemiddelde app voor batching. Ten eerste wordt het geverifieerd door Google, dus u kunt zich aanmelden bij uw Gmail- of Google Apps-inbox met de zekerheid dat uw gegevens veilig zijn. Ten tweede zorgt Slimbox er niet voor dat u uw e-mailadres wijzigt in andere services zoals Paced vereist.
Nadat u bent ingelogd, scant de app al uw berichten en stelt een lijst op met regelmatig nieuwsbrieven. Je kunt ervoor kiezen om ze door te laten sturen naar je inbox of om ze in de dagelijkse Slimbox-explosie te stoppen. Slimbox verzendt die e-mail eenmaal per dag (u kunt uw tijdzone instellen), waarin alle andere e-mails worden gemist die u hebt gemist. Het heeft geen invloed op uw bestaande Gmail-filters.
U kunt uw Slimbox op elk moment controleren door u aan te melden bij de site, te wijzigen welke afzenders naar de inbox of Slimbox gaan, enzovoort. De service is een maand gratis om het uit te testen, daarna kost het $ 1 per maand.
5. gfeed (Android, iOS): schuiffeed voor een snellere inbox
Probeer gfeed en je zult je afvragen waarom Gmail deze optie nog niet heeft. De app verandert uw inbox in een doorlopende feed met berichten, zoals elk sociaal netwerk. Afbeeldingen verschijnen in preview, met de eerste paar regels van het bericht eronder.
Tik op de afbeelding, het onderwerp of de link 'meer' om een bericht uit te vouwen. Daar kun je antwoorden (of alles beantwoorden) en dat bericht doorsturen via gfeed zelf. Dit is goed voor standaardteksten, maar je kunt meestal beter antwoorden via de officiële Gmail-app.
Elke keer dat u langs een bericht bladert, zal gfeed het automatisch markeren als gelezen of gearchiveerd, afhankelijk van uw instellingen. U kunt een bericht ook een ster geven of van een label voorzien om een filter toe te voegen. Wanneer je Gmail opent, kun je die berichten onder dat filter zien.
Als u te veel tijd besteedt aan het doorlopen van uw inbox, is gfeed een van de beste apps om uw e-mail sneller te organiseren.
Downloaden: gfeed voor Android | iOS (Vrij)
Archiveer oude e-mails voor Inbox Zero
Via een van deze apps of een combinatie van meerdere methoden zou die rommelige e-mail uiteindelijk veel beter beheersbaar moeten worden. Of je nu streeft naar inbox nul of een meer georganiseerde inbox, vergeet niet de tools te bekijken die al beschikbaar zijn.
De meest over het hoofd geziene functie is bijvoorbeeld de knop "Archiveren" in e-mailapps. Het is een uitstekende manier om je inbox vrij te maken en toch e-mails beschikbaar te houden om later te zoeken. Hier is hoe je kunt archiveer oude e-mails en bereik inbox nul Hoe u alle oude e-mails in Gmail archiveert en Inbox Zero bereiktDeze eenvoudige e-mailgewoonte helpt je om Inbox Zero te bereiken zonder alle moeite. Laten we een paar tips en trucs bekijken om e-mails in Gmail te archiveren. Lees verder .
Mihir Patkar schrijft over technologie en productiviteit wanneer hij niet aan het kijken is naar herhalingen.
