7 IFTTT-recepten die u moet opzetten om gemakkelijk met anderen samen te werken

Advertentie

Als reinheid naast goddelijkheid staat, dan zal automatisering je in de hemel brengen. Waarom? Want als je leven geautomatiseerd is, is het eenvoudiger, schoner en gelukkiger.

Er zijn maar weinig services die zo krachtig zijn als het gaat om het automatiseren van productiviteit als IFTTT. IFTTT helpt je geld besparen Gebruik IFTTT om geld te besparen en geld te verdienenMisschien is de beste manier om online op de hoogte te blijven van speciale aanbiedingen, het omarmen van IFTTT, de populaire gegevens combinatieservice waarmee u gegevens van websites en RSS-feeds kunt verwerken tot iets nuttigs voor... Lees verder , transformeer uw e-mail en sms in een sportscorebord Verander uw e-mail, sms-inbox of wat dan ook in een scorebord met IFTTT en ESPNBlijf op de hoogte van je favoriete sportteam, zoals je wilt. Het nieuwe ESPN-kanaal voor If This Then That (ifttt) betekent dat je eenvoudig sms-, e-mail- en zelfs telefoonmeldingen kunt instellen voor je favoriete ... Lees verder of optimaliseren

Google Agenda-automatisering 9 IFTTT-hacks om uw leven een boost te geven met Google AgendaUw agenda maakt een groot deel uit van uw productiviteit en het goed beheren ervan kan een echt verschil maken. De juiste IFTTT-recepten kunnen u helpen de leiding over uw Google-agenda te nemen en deze te laten presteren ... Lees verder .

Dit is slechts het topje van de ijsberg met IFTTT. Net als je denkt dat je alles hebt behandeld, komen er nieuwe receptideeën. Wanneer u met een groep mensen samenwerkt, biedt IFTTT nog meer mogelijkheden om het proces van samenwerken met anderen te automatiseren en te vereenvoudigen. Hieronder volgen 7 nuttige recepten voor elke taak of elk project dat u beheert waarbij een groep mensen betrokken is.

E-mail naar agenda

Wanneer u met een groep mensen werkt waarvan u er niet altijd op kunt vertrouwen dat u overdag op hun computer zit, is e-mail het meest effectieve communicatiemiddel.

Naast communicatie is het ook een van de beste automatiseringstriggers die er zijn, omdat u vrijwel overal een e-mail kunt verzenden. Mensen hebben bijna altijd e-mail geconfigureerd voor hun telefoons. Het eerste recept dat u kunt gebruiken, is dus het activeren van Google Agenda-evenementen met uw e-mail.

Dit is hoe het werkt. Stel in uw e-mail (het voorbeeld hier is Gmail) een label in met de naam 'Groepskalender'.

Maak een filter zodat elke e-mail die wordt ontvangen met het onderwerp "Groepskalender" wordt gemarkeerd met dit label. Maak vervolgens in IFTTT een e-mailtrigger die naar dat label zoekt.

Gebruik IFTTT, neem de inhoud van die e-mail en voeg deze toe aan uw gedeelde agenda. Kies gewoon de agendatrigger en stel deze in voor "Snel evenement toevoegen", en laat de tekst het e-mailadres en de hoofdtekst weergeven.

Dit is het leuke aan deze trigger: Als iemand 'zakendiner morgen om 20.00 uur' in het lichaam schrijft, plaatst IFTTT dat evenement slim in het tijdslot om 20.00 uur morgen in uw agenda!

Daar heb je het. Elke afspraak kan automatisch aan de groepsagenda worden toegevoegd met het juiste onderwerp in de e-mail.

De enige vangst hier is dat de Google-e-mail die u IFTTT gebruikt, degene moet zijn die wordt gebruikt voor de gedeelde groepsagenda. Zolang je het met hetzelfde Google-account hebt ingesteld, werkt dit recept prima.

Maak een evenement in Google Agenda via sms naar IFTTT-nummer

Het volgende recept is een andere manier om een ​​evenement in de gedeelde Google-agenda in te voegen, behalve deze keer via sms. Stel gewoon een IFTTT-sms-trigger in met een getagd bericht en maak de hashtag zoiets als #GroupEvent.

De trigger is opnieuw een Google Agenda-evenement en het enige dat u hoeft op te nemen, is het daadwerkelijke sms-bericht zelf.

Dezelfde regel is van toepassing. Als de tekst een bepaalde dag en tijd vermeldt, is IFTTT slim genoeg om die gebeurtenis in het juiste tijdslot in uw agenda in te voegen. Het is een gemakkelijkere manier om die groepsgebeurtenissen in de agenda te maken via sms in plaats van via e-mail, waarvoor u uw e-mailapp op uw telefoon moet openen wanneer u onderweg bent.

E-mail naar spreadsheet

Nog een van mijn favoriete recepten voor groepssamenwerking is het recept voor e-mail naar spreadsheet. Dit is perfect voor die projecten waarbij een groep mensen op pad gaat om gegevens te verzamelen.

Het enige wat uw groepsleden nodig hebben, is hun mobiele telefoon met e-mailconnectiviteit. Terwijl ze informatie verzamelen, hoeven ze alleen maar een e-mail te sturen met het onderwerp 'addss:' gevolgd door de naam van de verzamelde gegevens.

Net als bij de tool voor e-mail naar agenda, wil je een filter in je e-mailaccount instellen om naar die tekst in het onderwerp te zoeken.

Gebruik het veld "Heeft de woorden" in plaats van Onderwerp, omdat het onderwerp ook andere informatie zal bevatten. Laat dit filter het label "ADD-SPREADSHEET" op die e-mail toepassen.

Maak nu in IFTTT een e-mailtrigger die naar e-mails zoekt met dat label in uw inbox.

Maak vervolgens een Google Drive-trigger om toe te voegen aan een spreadsheet. Typ de naam van een groepsspreadsheet die u in Google Drive heeft gemaakt en gebruik de drie velden om de gegevens die worden ingevoegd, in te voeren - de datum van ontvangst, het onderwerp (waaronder het item voor gegevensverzameling) en de lichaamstest (wat de gegevens zullen zijn) zelf).

Dit zal een inkomende e-mail van uw groepsleden ontvangen en hun gegevens automatisch in de groepsspreadsheet invoegen zonder enige inspanning van uw kant.

Dit is een handige manier om gegevens op één plek te verzamelen terwijl iedereen onderweg is. Denk aan arbeiders van energiecentrales die naar de veldeenheden gaan om informatie van machines te verzamelen; IT-kantoormedewerkers die rondrennen en pc-informatie verzamelen; of politici die polling-informatie van lokale burgers verzamelen. Deze situaties kunnen baat hebben bij een geautomatiseerde tool als deze.

Dropbox-meldingen

Natuurlijk zullen soms simpele tekstregels het niet halen. Uw groepsleden moeten mogelijk volledige formulieren of PDF-documenten indienen bij de opslaglocatie van het team. Dit is een situatie die absoluut om een ​​geautomatiseerde Dropbox-oplossing vraagt. Met Dropbox hoef je alleen maar een gedeelde map te maken, al je teamgenoten hun mobiele apparaten te laten koppelen aan die gedeelde map met een Dropbox-app en je bent klaar.

Maar hoe krijg je een melding wanneer je teamleden nieuwe documenten hebben ingediend in de gedeelde map? Ah, nu is er een baan voor IFTTT! Maak eerst een Dropbox-trigger voor de map die je hebt gemaakt waarin je teamleden documenten kunnen neerzetten.

De actie is een sms naar je telefoon, die je de bestandsnaam geeft, en een URL-link rechtstreeks naar de bestandslocatie op DropBox.

Op het moment dat teamleden een document in de gedeelde map gooien, weet jij als manager direct dat het document voor je klaar ligt. Dit is een goed hulpmiddel voor een docent die opdrachten voor een grote klas beheert; een redacteur die wacht op artikelen; en vele andere scenario's.

Dropbox kan dat ook u op de hoogte stellen van wijzigingen in uw cloud-mappen. Dit eenvoudige recept helpt u uw opties uit te breiden met andere meldingshulpmiddelen.

Datum tot kennisgeving en sms

Een andere veel voorkomende behoefte aan groepen mensen die samenwerken, zijn constante vergaderingen. Het is een ongelukkige behoefte, maar er is geen betere manier om een ​​groep op het goede spoor te houden dan gewone vergaderingen waar iedereen incheckt om voortgang te melden. Het probleem is dat er altijd mensen zijn die vergaderingen vergeten.

Als je dit wilt verhelpen, is een coole aanpak om de datum / tijd-trigger in IFTTT te gebruiken. Je kunt het gebruiken om alles te activeren, van e-mail tot iPhone-meldingen, maar in het onderstaande voorbeeld gebruik ik een scenario waarbij de groep actief communiceert via een Facebook-pagina. Je kunt met IFTTT een melding naar een Facebook-pagina activeren, maar eerst moet je de dag / tijd-trigger maken.

Maak vervolgens gewoon het aangepaste bericht dat u op de Facebook-pagina wilt gooien wanneer de tijd voor de vergadering nadert.

Als de groep die pagina actief gebruikt, mag u tijdens de vergadering geen enkele afwezige persoon hebben.

Facebook-pagina #Hashtag naar e-mail groeperen

Hier is een ander scenario. Stel dat u een bedrijf host dat websites host en dat u een groeiend aantal klanten heeft die uw technische ondersteuning nodig hebben. Uw technische ondersteuningsteam is geweldig, maar uw klanten klagen dat het niet altijd gemakkelijk is om in contact te komen met technische ondersteuning.

Hier is een manier om uw klanten enthousiast te maken voor uw technische ondersteuning. Bied aan om een ​​helpdeskvraag op uw Facebook-pagina te plaatsen met de hashtag #helpen, en laat dat bericht onmiddellijk naar de hele technische ondersteuningsgroep gaan.

De trigger op IFTTT is een Facebook-paginatrigger waar u de hashtag instelt.

Die trigger gaat naar de output van e-mailmeldingen. Maak het onderwerp een vlag zoals "GROUP-HELP" en plaats het bericht van de post in de body.

Dit gaat naar uw eigen e-mailadres, dus maak gewoon een filter aan in uw e-mailaccount en laat dat bericht automatisch doorsturen naar uw hele team van technische ondersteuningsmedewerkers. Gemakkelijk!

De volgende keer dat een van uw klanten merkt dat uw servers niet beschikbaar zijn, kunt u erop vertrouwen dat uw hele technische ondersteuningsgroep er precies op hetzelfde moment over zal horen - op het moment dat een klant het meldt!

Toodledo naar e-mail wanneer taken zijn voltooid

Een van de beste toevoegingen aan IFTTT was naar mijn mening Toodledo. Je hebt een soort takenlijst nodig om een ​​groep volledig te beheren, en met Toodledo geïntegreerd in IFTTT, kun je er allerlei coole automatisering mee doen.

Zou het bijvoorbeeld niet leuk zijn om een ​​melding te krijgen telkens wanneer iemand in uw team zijn taak voltooit?

Geen probleem. Maak een trigger in IFTTT voor wanneer een taak is voltooid.

Kies aan de uitvoerzijde e-mail. Het geweldige is dat deze e-mail naar meerdere mensen kan worden verzonden, niet alleen naar je e-mailaccount dat is geregistreerd bij IFTTT. U kunt maximaal vijf adressen typen van mensen die moeten weten wanneer taken door het team zijn voltooid.

Er zijn nog andere dingen die je met Toodledo kunt doen, zoals je kunt zien in de bovenstaande triggerlijst. U kunt ook activeren wanneer er nieuwe taken worden gemaakt, of alleen nieuwe taken met bepaalde tags.

Deel uw eigen trucs en recepten

Met een beetje creativiteit is het opmerkelijk hoeveel je de samenwerking van individuele leden in een groep kunt automatiseren. Samenwerken met andere mensen kan een complexe reeks taken, uitdagingen en successen zijn - dus waarom zou u het geheel niet vereenvoudigen door alle communicatie, planning en beheer zo veel mogelijk te automatiseren? Op deze manier kunt u zich concentreren op het betreffende project, wat op zijn beurt een veel beter eindresultaat zal opleveren.

Heb je IFTTT ooit gebruikt om groepstaken te automatiseren? Deel enkele van je eigen trucs en recepten in de comments hieronder!

Afbeeldingscredits: Creatieve duurzaamheid Via Flickr