Werk samen aan projecten met kleine teams met behulp van Wedoist Project Tracking

Advertentie

Sinds het lezen van Tina kort vermeld ToDoist op haar artikel over timemanagement, en natuurlijk Daniel's recensie Todoist - Eenvoudige maar krachtige app voor taakbeheer Lees verder van die web-app, ik ben geobsedeerd door het gebruik ervan. Ik hou ervan hoe eenvoudig en gemakkelijk het is om te gebruiken, maar hoe compleet je het niveau van taken kunt instellen - projecten binnen enkele minuten volledig organiseren.

Eenvoud is altijd waar ik naar op zoek ben, vooral wanneer die eenvoud de effectiviteit of de functies van de tool niet wegneemt. U kunt veel meer bereiken als u geen tijd verspilt aan het overdenken van de planningsfase. Dat is precies wat ToDoist u helpt te doen.

Dus toen ik hoorde dat de makers van ToDoist een andere, vergelijkbare tool hadden gemaakt om teams te helpen geweldige dingen te bereiken, wist ik dat ik het moest proberen, en ik ben blij dat ik dat gedaan heb.

De web-app wordt gebeld WeDoist, en het stelt kleine teams in staat om maximaal drie projecten gratis te beheren. Het helpt u om met uw groep samen te werken bij het bedenken van taken die aan een project zijn gekoppeld en het toewijzen van die taken aan leden van het team. Het is een van de snelste en gemakkelijkste manieren die ik heb gezien om kleine groepen te beheren - iets dat echt zou zijn Handig als je een teamopdracht hebt op de universiteit of een project op het werk met twee of drie mensen.

WeDoist gebruiken om uw projecten te beheren

Als u meer dan drie projecten wilt beheren of als u een groter team wilt binnenhalen, moet u daarvoor een maandelijks bedrag betalen. Maak u anders klaar om uw kleine team gratis te beheren.

Wanneer je je voor het eerst aanmeldt, krijg je de kans om je eerste project een naam te geven. Vergeet niet uw juiste tijdzone in te stellen, zodat tijdstempels die andere leden zien wanneer u taken bewerkt, logisch zijn.

Elke keer dat u op 'Een nieuw project maken' klikt en een ander project een naam geeft, verschijnt het in uw vervolgkeuzelijst onder 'Uw projecten'. U kunt snel overschakelen naar de sectie projectbeheer voor dat project door deze vervolgkeuzelijst te gebruiken en op de naam te klikken. Zoals je hier kunt zien, heb ik drie projecten gemaakt met betrekking tot het verbeteren van mijn blog en het toewijzen van artikelprojecten aan mijn schrijvers. De twee schrijvers zullen deel uitmaken van mijn WeDoist-team.

Op elke projectpagina kun je statusupdates toevoegen, als je alleen wat nieuws of opmerkingen wilt delen met teamgenoten. Wanneer u met een team werkt, is dit een heel goede manier om te communiceren, aangezien u met e-mails nooit zeker weet of uw team uw bericht over het hoofd heeft gezien of niet. Wanneer u uw communicatie rechtstreeks in WeDoist plaatst, is deze ook rechtstreeks aan het project gekoppeld en iedereen kan later teruggaan om te controleren wat u heeft geschreven of om informatie te krijgen die u heeft gepubliceerd.

Wanneer je op de projectenpagina bent, klik je op het tabblad 'Mensen' aan de rechterkant om een ​​lijst met je teamleden te zien, en statistieken over hoe ze WeDoist hebben gebruikt. Dit laat zien hoeveel taken ze hebben voltooid, evenals hun statusupdates en opmerkingen in het hele project.

Wanneer u individuele taken binnen het project maakt, kunt u snel een teamlid aan de taak koppelen. Je ziet alle toegewezen leden direct onder de taakbeschrijving.

Vergeet niet een vervaldatum toe te voegen in het datumvak in de rechter benedenhoek. U hoeft geen vervaldatum toe te voegen, maar als een taak geen vervaldatum heeft, krijgt deze meestal de laagste prioriteit en wordt deze het slachtoffer van uitstelgedrag. Geef het een redelijke vervaldatum. Als u problemen ondervindt bij het plannen van uw project en het bedenken van taakdatums die logisch zijn, gebruik dan een tool als Gantter om het allemaal uit te leggen voordat u taken gaat toewijzen met WeDoist.

Rechts van het taakoverzicht kunt u ook op het opmerkingenveld klikken om een ​​volledige tekst op te nemen die precies beschrijft wat die taak inhoudt. Met deze knop wordt een groot tekstvak voor die taak weergegeven, dus er is voldoende ruimte om zoveel details op te nemen als u denkt dat u nodig heeft.

Wanneer u iemand aan een nieuwe taak wilt toewijzen, kunt u, als u op de link "mensen toewijzen", hun gebruikersaccount selecteren in de vervolgkeuzelijst. Als je wilt dat iedereen verantwoordelijk is voor die taak, kun je gewoon 'Iedereen' opnemen.

Op de hoofdprojectpagina ziet u een nieuwsfeed van alle projectactiviteiten, inclusief voltooide taken, updates en meer. Het is project de snelste plaats om een ​​overzicht van 10 seconden te krijgen over hoe het project vordert, omdat u in één oogopslag kunt zien hoeveel er wel of niet wordt bereikt.

Je kunt ook bestanden toevoegen aan een project of taak. Het uploaden van bestanden naar WeDoist wordt niet ondersteund in het gratis account, maar je mag via URL naar bestanden linken of bestanden toevoegen die zijn opgeslagen in je Google Drive. Die snelkoppelingen worden weergegeven op uw project- of taakpagina.

Wanneer u bestanden toevoegt, zoals een document uit uw Google Documenten-account, kunt u bijvoorbeeld op de namen van uw teamleden klikken die u op de hoogte wilt stellen van de bestandsupdate.

Aangezien uw gratis account slechts drie projecten tegelijk toestaat, kunt u het, wanneer u klaar bent met een project, uitschakelen door naar de projectoverzichtspagina te gaan en op 'Archief projecteren' te klikken.

Een andere leuke kleine bonusfunctie op WeDoist is dat, verscholen in de rechterbenedenhoek van het scherm, je een klein bolletje ziet met de tekst 'Project Chat'. Als je hierop klikt, wordt er een groot chatvenster geopend.

Dit, mijn vrienden, is een handig klein teamchatvenster dat u kunt gebruiken wanneer uw teamleden zijn aangemeld bij WeDoist. Dit betekent dat u allemaal op een bepaald moment kunt afspreken om de voortgang van het project te bespreken of om eventuele problemen met taken op te lossen.

Over het algemeen is WeDoist net als ToDoist op steroïden - een samenwerkingsprojectwebapp waarmee u uw kunt beheren klein team, zonder u te dwingen veel tijd te verspillen met gecompliceerde projectbeheertools die u niet heeft nodig hebben. Met WeDoist heeft uw team de tijd om het project af te krijgen.

Probeer WeDoist eens uit met uw kleine team en laat ons weten wat u ervan vindt. Doet het alles wat je nodig hebt? Is er iets dat je zou willen dat de WeDoist-ontwikkelaars zouden toevoegen? Deel uw mening in de opmerkingen hieronder.