Advertentie
De installatie van My Cloud Getting Things Done (GTD) gebruikt Gmail, Toodledo, en Google Agenda. Voor mobiele toegang tot mijn taken gebruik ik Toodledo op mijn iPhone, samen met native iPhone Mail- en Agenda-programma's gesynchroniseerd met Gmail en Google Agenda.
Hier is hoe ik de veldinstellingen van Toodledo configureer om het voor GTD te gebruiken. De velden die ik nodig heb zijn Context, vervaldatum, herhalen, en Prullenbak. Mijn persoonlijke versie gebruikt ook tags, wat een meer verfijnde controle biedt over de weergave van taken binnen standaard GTD-contexten: Werk, e-mail, oproepen, projecten, ooit / misschien, en Wachten op. (Ik heb bijvoorbeeld de tag ‘MUO’, zodat ik mijn Makeuseof.com-taken kan volgen binnen de context van projecten, e-mails of werk).
Een van de leuke functies van Outlook is de mogelijkheid om een e-mail in een taak te veranderen door deze naar de e-mail te slepen de knop Taken in het navigatiedeelvenster of door met de rechtermuisknop op het bericht te klikken en het naar de taken te verzenden map. Hoe dan ook, er wordt een nieuwe taak gemaakt en alle informatie die nodig is, kan worden toegevoegd. De hoofdtekst van de e-mail wordt de hoofdtekst van de nieuwe taak.
Toodledo kan dit nog niet doen (het is uitvoerig besproken in de forums van Toodledo). Maar toch heb ik een gemakkelijke manier gevonden om een e-mailbericht in een Toodledo-taak te veranderen. Hier is hoe, met behulp van de mogelijkheid van Toodledo om een taak via e-mail in te stellen.
Zoek eerst de "Importeren / exporteren / synchroniseren”Knop op de Toodledo-zijbalk. Klik Het.
Klik op de link Configureren op de E-mail importeren / exporteren paneel.
Controleren "Schakel het importeren van e-mail in", dan klikken "Wijzigingen opslaan“. Toodledo genereert vervolgens een privé-e-mailadres om taken te importeren en maakt het importeren van e-mail op de server mogelijk. Het adres moet om veiligheidsredenen periodiek worden gewijzigd.
Maak een contact in een e-mailclient om berichten door te sturen naar de Toodledo-takenlijst.
Om van een bericht een taak te maken, stuur je de e-mail gewoon door naar Toodledo; standaard komt het binnen zonder een context, vervaldatum of andere metadata. De hoofdtekst van de e-mail wordt opgeslagen in het notitieveld van de nieuwe taak, wat erg handig is. Ik stuur taken vaak op deze manier door en bewerk ze later wanneer ik mijn workflow bekijk. Maar er is nog een andere truc in de mouw van Toodledo.
Toodledo biedt scriptsyntaxis om de velden in een nieuwe taak in te stellen door ze in het e-mailonderwerp te vermelden. Op deze manier kunnen elf velden worden ingesteld; alleen degenen in mijn Getting Things Done-implementatie worden hier getoond.
- Opleveringsdatum: het # -symbool, gevolgd door een datum, stelt de vervaldatum in. Merk op dat de alternatieve syntaxis die Toodledo gebruikt voor datums is toegestaan: "#tomorrow", "#next Tuesday".
- Context: het "@" -symbool, gevolgd door de naam van de context. Als ik bijvoorbeeld GTD-standaard Contexten gebruik, gebruik ik "@@ work" om de taak toe te voegen aan de @work-context.
- Label: het "%" -symbool, gevolgd door de tag of tags. Ik gebruik zowel tags als contexten. Voorbeeld: "% MUO".
Het is gemakkelijk om een lege inbox te bewaren wanneer berichten direct kunnen worden verwerkt tot taken. Alles vastleggen in de workflow verbetert de productiviteit echt. Toodledo en zijn iPhone-app bieden een geweldige gratis oplossing voor taakbeheer.
Welke gratis applicaties gebruikt u voor uw workflow? Hoe doe je mobiel tijd- en taakbeheer?
Meer ideeën over Getting Things Done GTD (Getting Things Done) Roundup - Tijd om te organiseren Lees verder
Daniel Lieberman woont in de heuvels van West-Massachusetts. Hij werkt als projectmanager en adviseert over organisatorische workflow en sociale media.
