Advertentie
Of je nu Gmail, Outlook, Google Inbox, Yahoo Mail of iets anders gebruikt, e-mail is e-mail en vroeg of laat wordt je inbox overspoeld. Maar één eenvoudig sorteersysteem zorgt ervoor dat u nooit het gevoel heeft dat het uit de hand is gelopen en altijd op de hoogte blijft van uw berichten.
Ooit geprobeerd trucs met takenlijsten toe te passen op uw e-mailinbox? Ik deed. Vaker wel dan niet, werken ze niet. Wat we niet begrijpen over het verschil tussen e-mail en takenlijsten, is dat taken alleen een actie van u vereisen, terwijl e-mails over communicatie met mensen gaan.
Maar het aanpassen van één populair productiviteitssysteem is het antwoord op het temmen van de constante stroom e-mails. De matrix van de Amerikaanse president Dwight Eisenhower om taken te sorteren is ook geweldig effectief bij het sorteren van e-mails, als u het goed aanpast.
Gewijzigde Eisenhower-matrix voor e-mails
De Eisenhower Matrix Zo sorteerde hij zijn takenlijst in vier kwadranten, wat hem hielp uit te zoeken welke taak hij vervolgens moest doen. De basismatrix ziet er zo uit en we gaan die intact houden:
U classificeert elke e-mail in een van deze vier kwadranten. De kwadranten gaan bepalen wat u met die e-mail doet en wanneer u ernaar handelt. Vergeet 'inbox nul', we gaan ons concentreren op het voor elkaar krijgen van dingen.
U kunt de matrix het beste combineren met mappen in Outlook of gebruik Gmail-labels om je inbox te temmen Herontdek Gmail-labels en tem tenslotte uw inboxEr zijn tal van trucs om e-mailoverbelasting aan te pakken, maar er is er een die je misschien niet gebruikt: goede oude Gmail-labels. Lees verder . Elk kwadrant heeft dus zijn eigen label / mapnaam en misschien ook zijn eigen kleur.
Wat je ook doet, verander de naam van deze kwadranten niet. Uw mappen of labels hebben dus alleen deze vier categorieën:
- Belangrijk en dringend
- Belangrijk (niet urgent)
- Dringend (niet belangrijk)
- Niet belangrijk, noch dringend
Wat is "dringend"?
Het is gemakkelijk om vast te stellen wat "belangrijk" is - het is een subjectieve oproep die we gemakkelijk kunnen beantwoorden, afhankelijk van onze prioriteiten. Maar 'urgent' roept een beeld op van een tijdgebaseerde berekening, en dat schrikt mensen af.
Ontspan, raak niet in paniek. 'Dringend' betekent hier wat je maar wilt. Als je een drukke dag hebt zonder een moment te missen, dan krijgt 'Urgent' een nieuwe betekenis. Als je een dag vol vergaderingen hebt, dan krijgt 'Urgent' een andere betekenis. Laat het flexibel zijn; het is zelfs belangrijk dat het flexibel is.
Verschillende productiviteitsexperts houden er eigenlijk van om een tijdslimiet te stellen aan de "dringende" kolom van de Eisenhower Matrix, maar het is gewoon niet haalbaar aangezien de tijdgebaseerde behoeften van leven en werk steeds veranderen.
Er is geen magische formule of tijdslimiet om "Urgent" te definiëren. Je zult het weten als je het ziet. Het is geen moeilijk woord om te begrijpen, dus denk er niet over na.
Houd het simpel, heb geen 'kwadrantregels'
Je komt in de verleiding om een actie aan je kwadrant te koppelen. Bijvoorbeeld, Bryan Lee van Tutum gebruikt het systeem en heeft voor elk kwadrant een specifieke actie ingesteld, zoals 'Beslis wanneer het moet' voor 'Belangrijk maar niet urgent' en 'Delegeer het' voor 'Dringend maar niet belangrijk'.
Weersta dat. Daar zijn twee problemen mee.
Ten eerste beïnvloeden deze 'actieregels' de manier waarop u een e-mail tagt. Als je weet dat je op dit moment moet reageren op een e-mail, maar je hebt geen tijd om het te doen, zul je merken dat je hersenen je ertoe verleiden het verkeerd te classificeren.
Ten tweede heeft een kwadrant niet altijd dezelfde actie. Een taak delegeren is niet altijd een optie. "Niet urgent noch belangrijk" betekent niet dat je het moet verwijderen, je hebt die e-mail misschien later nog nodig.
Vertrouw in plaats daarvan op de matrix van Eisenhower en vertrouw op uw eigen vermogen om dingen voor elkaar te krijgen. Een te ingewikkeld, te specifiek productiviteitssysteem is er een waarmee u uiteindelijk zult dumpen de three-strike productiviteitsregel Het 3-Strike-systeem: prioriteit geven aan uw takenlijstKomt u niet door uw takenlijst? Het probleem is misschien niet uw productiviteit, maar misschien wel uw prioriteiten. Laten we leren hoe we prioriteiten kunnen stellen aan de takenlijst en dingen voor elkaar kunnen krijgen. Lees verder . De namen van deze kwadranten geven u eigenlijk een goed idee van waar een e-mail over gaat, en u kunt dienovereenkomstig de juiste beslissing nemen.
Eén gouden regel: niet verder gaan zonder etikettering
Het idee is om sorteer uw e-mails meedogenloos Kunt u e-mail niet elke ochtend uitstellen? Probeer in plaats daarvan dit ritueelJe dag begint de e-mailmanier regelmatig, ook al doen de meesten van ons het. Is het controleren van e-mail na het ontwaken echt zo erg? Lees verder , en omvat één daad van zelfdiscipline - u kunt niet naar de volgende e-mail gaan zonder de e-mail die u leest te labelen.
Dit is van cruciaal belang. Elke keer dat u een e-mail opent, moet u deze absoluut sorteren. Sta jezelf niet toe om de volgende e-mail te controleren als je deze niet in een kwadrant hebt geclassificeerd.
Zoals we eerder hebben besproken, is niet slecht sorteren of sorteren dat wel de reden waarom uw productiviteitsapp niet werkt 5 redenen waarom uw to-do-app u minder productief maaktJe takenlijsten opgeven? Uw probleem is niet uw ambitie of de app voor taakplanning die u gebruikt. Het probleem zit in de manier waarop u uw takenlijst in het algemeen gebruikt. Lees verder . Je moet de sorteerstap goed doen en dan valt al het andere op zijn plaats.
Hoe u uw e-mails kunt aanvallen
Dit is het mooie: als je inbox eenmaal is gesorteerd, heb je eigenlijk niet veel advies nodig over wanneer en hoe je je e-mail moet adresseren. Voor de dringende en belangrijke dingen, zul je het uiteindelijk aanpakken op het moment dat je wat vrije tijd hebt.
Voor al het andere, zoals Andy Mitchell van ActiveInbox vertelde aan MakeUseOf Hoe om te gaan met Inbox Overload en To-Do Lists in e-mailsE-mail is niet alleen communicatie, het dicteert ook grotendeels uw takenlijst. Laten we het hebben over de beste tips om de inbox te koppelen aan onze productiviteit met Andy Mitchell - de oprichter van ActiveInbox. Lees verder ,
Kies energiezuinige punten op je dag (zoals dat slaperige half uur na de lunch) en ga naar je inbox om er doorheen te zoomen.
Als het al prioriteit heeft, is het gemakkelijk om dingen voor elkaar te krijgen zonder een must-do-item te missen.
Handel aan het einde van elke dag op al uw gesorteerde e-mails, zelfs als deze afkomstig zijn van uw smartphone-app. Geloof me, als het al prioriteit heeft, krijg je het in de helft van de tijd die je anders neemt.
Is dit gemakkelijk of moeilijk?
Persoonlijk vind ik de Eisenhower Matrix-methode om e-mails te sorteren de gemakkelijkste die ik heb gebruikt. Het heeft mijn inbox voor mij veel beter beheersbaar gemaakt en daardoor heb ik niets gemist.
Denkt u dat dit systeem eenvoudig te implementeren is of vindt u het moeilijk? Vertel ons waarom!
Afbeeldingscredits: Hey Paul Studios / Flickr
Mihir Patkar schrijft over technologie en productiviteit wanneer hij niet aan het kijken is naar herhalingen.