Hoe u een e-mail afwezigheidsresponder instelt in Outlook

Advertentie

Wat krijg je als je een vakantie van twee weken combineert met een druk werkleven? Een gigantisch project dat op je wacht als je eenmaal thuis bent - gewoon door al die e-mails te bladeren! Wacht - waarom zou u de afwezigheidsresponder niet inschakelen in Outlook en enkele van die antwoorden voor u automatiseren?

Hier bij MakeUseOf hebben we besproken hoe je dit in Gmail kunt doen, zoals dat van Tina vakantie-responder instructies Hoe u een e-mail afwezigheidsrespons instelt voordat u op reis gaatZou u niet graag op vakantie gaan, wetende dat u uw e-mail niet hoeft te controleren? Als je tijdens je afwezigheid niet op een assistent kunt vertrouwen, wend je dan tot autoresponders in Gmail. Lees verder , en Mark's methode om het te doen met behulp van een e-mailfilter Maak een automatisch e-mailantwoord met het nieuwe filter van Gmail Lees verder . De enige klant die we nog niet hebben behandeld, is Outlook. Helaas biedt de gratis versie van Outlook.com, in tegenstelling tot Gmail, niet de afwezigheidsfunctie. Als je echter Outlook 2010 hebt en een account op een MS Exchange-server - die veel bedrijven aan werknemers verstrekken - dan heb je geluk.

Out Of Office Responder gebruiken in Outlook

Microsoft heeft het uiterst eenvoudig gemaakt om een ​​geautomatiseerd systeem op te zetten dat onmiddellijke antwoorden stuurt naar iedereen die je een e-mail stuurt terwijl je niet op kantoor bent. Het maakt niet uit of het slechts gedurende 24 uur is of tijdens een vakantie van 2 weken, u kunt het configureren Outlook-client reageert precies zoals u dat wilt, en voor precies de tijd die u nodig heeft het aan.

Selecteer Info onder de knop Windows-logo om naar deze instellingen in Outlook 2010 te gaan. Hier ziet u een grote knop met de tekst 'Automatische antwoorden' met een deur en een pijlpictogram.

Klik op de knop Automatische antwoorden om de Out of Office-tool van Outlook te starten. Het pop-upvenster dat je ziet, is veel geavanceerder dan je misschien denkt. Op het eerste gezicht is dit een snelle manier om 'Automatische antwoorden verzenden' in te schakelen en een korte opmerking in te voeren die Outlook automatisch namens u verzendt naar iedereen die je een e-mail stuurt Elke Google+ gebruiker kan je nu e-mails sturen op Gmail (en hier is hoe je het kunt uitschakelen)Vanaf vandaag kan elke Google+ gebruiker je een bericht sturen op je Gmail. Om een ​​bericht te verzenden, hoef je alleen die persoon aan je Google+ toe te voegen. Lees verder .

Bij nadere inspectie zul je echter zien dat er hier veel meer functionaliteit is dan op het eerste gezicht lijkt.

Allereerst kunt u een specifiek datumbereik definiëren om de automatische antwoordfunctie in te schakelen, zodat u zich geen zorgen hoeft te maken dat u eraan moet denken wanneer u terugkomt van uw vakantie!

Je merkt ook dat er twee tabbladen zijn. De linker is om stel een automatisch antwoord in Sms me niet: automatisch tekstberichten beantwoorden terwijl u bezig bent Lees verder alleen voor mensen die u vanuit het bedrijf e-mailen.

Op het tabblad aan de linkerkant kunt u een specifiek antwoord instellen voor iedereen die u van buiten uw bedrijf e-mailt.

E-mailregels instellen

U ziet onderaan dit venster een ogenschijnlijk onbeduidende kleine knop met het label 'Regels ...'

Deze knop is eigenlijk behoorlijk belangrijk omdat je hiermee verder kunt definiëren hoe Outlook automatisch zal reageren door specifieke mensen te definiëren, woorden in het onderwerp of de hoofdtekst, of dat de e-mail rechtstreeks is verzonden of CC'd.

Je kunt hier heel specifieke regels maken. U kunt bijvoorbeeld een regel maken dat als uw moeder u een e-mail stuurt, u die e-mail kunt doorsturen naar een persoonlijk account u controleert tijdens uw vakantie (of stuurt het rechtstreeks naar de prullenbak, afhankelijk van uw relatie met uw moeder).

Het wordt nog interessanter als je op de knop "Geavanceerd ..." klikt.

Hier kunt u meer details definiëren over welke berichten u op een andere manier wilt beantwoorden dan het standaard automatisch beantwoorden. U kunt berichten boven of onder een bepaalde grootte kiezen, wanneer ze zijn ontvangen, hun belangrijkheidsniveau en meer.

Maak een afwezigheidsresponder met e-mailregels

Saikat gaf enkele tips over met behulp van Outlook-filters Tip voor MS Outlook: automatisch inkomende e-mails ordenen Lees verder voor, en Jack deed hetzelfde voor Filters van Google, Hotmail en Yahoo E-mailfilters instellen in Gmail, Yahoo Mail en OutlookE-mailfiltering is uw beste hulpmiddel om uw inbox netjes en georganiseerd te houden. Hier leest u hoe u e-mailfilters instelt en gebruikt in Gmail, Yahoo Mail en Outlook. Lees verder . Als je erover nadenkt, is de afwezigheidsresponder eigenlijk een alternatieve versie van wat je zou kunnen doen als je gewoon op Beheer regels vanuit het Outlook-menu.

Gebruik de wizard Regels om naar beneden te bladeren naar de optie om te controleren of er berichten zijn "ontvangen in een specifieke gegevensreeks".

Definieer die periode vanaf het moment dat u op vakantie gaat, tot het moment dat u van plan bent naar huis terug te keren.

Ten slotte hoeft u alleen maar te definiëren welke reactie of actie u wilt dat de regel onderneemt wanneer inkomende berichten aan deze criteria voldoen, en u hebt in wezen een afwezigheidsantwoord!

Zoals u kunt zien, is er geen reden waarom u niet op e-mails kunt reageren, zelfs niet wanneer u op vakantie bent! Het enige dat u hoeft te doen, is de tijd nemen om Outlook te vertellen hoe u wilt dat het voor u reageert, en mensen zullen dat doen denk dat je net zo productief bent als je ooit was, zelfs als je op een strand zit te nippen margarita.

Op welke creatieve manieren gebruikt u de Out of Office Responder van Outlook? Heb je goede tips of verhalen om te vertellen? Deel ze in de comments hieronder!

Afbeeldingscredits: robot hand Via Shutterstock