Beheer uw bedrijf voor betere resultaten met Intellinote

Intellinote is een alles-in-één tool voor projectbeheer, samenwerking en organisatie Intellinote: plaats uw taken, bestanden, berichten en online vergaderingen op één plekIntellinote maakt het gemakkelijker om te beheren, samen te werken en beter te communiceren met uw team, collega's en klanten met een uitgebreide mix van bestandsdeling, organisatie en realtime video en tekst chatten. Lees verder voor bedrijven, eigenaren, managers en professionals. Het kan worden gebruikt om de productiviteit te verhogen, de betrokkenheid van werknemers of klanten te vergroten en tegelijkertijd de operationele kosten te verlagen.

Het platform draait om een ​​systeem van individuele werkruimten met een verticale toegankelijkheid aan werknemers, teamleden en zelfs klanten die toegang nodig hebben, zonder een afleiding te zijn voor degenen die niet.

Hoewel Intellinote redelijk eenvoudig is om aan de slag te gaan, is effectief gebruik van elk platform afhankelijk van precies weten hoe het het beste kan worden gebruikt. We hebben een paar realistische gebruiksscenario's bedacht waarbij zakelijke teams en medewerkers die regelmatig samenwerken kunnen profiteren van de aangeboden services.

Beheer uw bedrijf voor betere resultaten met Intellinote

Leg alles vast (zo ongeveer)

Als samenwerkingsplatform Intellinote probeert meerdere platforms en gefragmenteerde tools te vervangen door één oplossing. Het doet dit met behulp van aanpasbare werkruimten - kant-en-klare hubs voor notities, discussie en taakbeheer. Elke werkruimte kan worden gebruikt om deze items te maken en er is geen limiet aan het aantal werkruimten dat u kunt maken.

Notities, taken en discussies zijn de verzamelmedia voor alles wat relevant is voor uw organisatie. Of u nu wilt delen en samenwerken aan onderzoek, houd brainstormsessies tussen verschillende afdelingen of wijs verschillende taken en rollen toe aan verschillende leden van uw team, Intellinote kan het doen.

Echte voorbeelden zijn niet moeilijk voor te stellen: in plaats van elke keer dat u een beleid wijzigt een e-mail te sturen, houdt u gewoon een relevante notitie up-to-date en wijst u er leden van uw team aan toe. Maak een werkruimte speciaal voor uw groepsidee-sessies en plaats de resultaten elke keer op een nieuwe notitie. Gebruik je een whiteboard om ideeën door een kamer te laten stuiteren? Maak een foto en bevestig deze aan de relevante discussie om ze veilig te bewaren. De lijst is vrijwel eindeloos.

Wanneer u een werkruimte bezoekt, staat u altijd klaar om inhoud toe te voegen via het gedeelte 'Snelle notitie toevoegen'. Begin gewoon met typen en druk op Enter om uw gedachten vast te leggen. Klik voor taken of Google Drive-documenten op de uitnodigende knop Nieuw toevoegen.

Veel organisaties gebruiken e-mail voor discussie terwijl ze nog steeds vertrouwen op extern projectbeheer en organisatietools, wat vaak resulteert in een te grote afhankelijkheid van e-mail voor het nemen van beslissingen. Hoewel er binnen de meeste organisaties altijd een plaats voor e-mail zal zijn, gedijen veel discussies wanneer ze worden verplaatst naast andere relevante notities en bijlagen.

Een plek voor alles wat met werk te maken heeft

En dus is het belangrijkste doel van Intellinote om een ​​georganiseerde opslagplaats te zijn van wat het belangrijkst is voor uw organisatie, project of bedrijf. Om het meeste uit het platform te halen, moet je het gebruiken om op te slaan absoluut alles - en werkruimten zijn de sleutel om alles netjes en georganiseerd te houden.

De Persoonlijke werkruimte biedt zelfs leden van uw team een ​​plek om hun eigen notities en taken te maken die de werkruimten van andere leden niet overbelasten en privé zijn voor die gebruiker. Dergelijk materiaal heeft de neiging om in persoonlijke Evernote-accounts of op iPad-notitie-apps terecht te komen, in plaats van op een plaats die relevant is voor het project of bedrijf zelf. Met Intellinote kan elke notitie snel van de werkruimte naar de werkruimte worden verplaatst of door andere leden worden bewerkt.

Als u de aansluiting van een item in de werkruimte wilt wijzigen of dat het item al dan niet kan worden bewerkt door andere leden, selecteert u het eerst en klikt u vervolgens op de informatieknop, die wordt weergegeven als een kleine 'ik“. U kunt vervolgens wijzigen wie wijzigingen kan aanbrengen door het vakje aan te vinken Sta werkruimteleden toe om te bewerken vak of klik op de Werkruimte veld om het item ergens anders toe te wijzen.

Bijlagen spelen ook een grote rol in het Intellinote-systeem, waarbij elke notitie gebruikers de mogelijkheid biedt om bestanden te uploaden vanaf hun computers of Google Drive-accounts. De mobiele apps gebruiken (beschikbaar voor beide iOS en Android) het is zelfs mogelijk om afbeeldingen - of elk ander bestand op uw mobiele apparaat - rechtstreeks vanaf een smartphone of tablet aan een notitie toe te voegen.

Met alles onder één dak, is het verrassend hoe gemakkelijk het is om te bezuinigen op de hoeveelheid e-mail die u verzendt wanneer u kan eenvoudig een notitie of opmerking over een taak in-line aanpassen - elke notitie, taak of discussie heeft immers zijn eigen opmerking sectie.

Gehecht zijn is goed

Intellinote hoopt al uw losse bestanden te absorberen door een zeer hechtingsvriendelijke omgeving te bieden voor werkgerelateerde bestanden. Aan opmerkingen, discussies en taken kunnen allemaal meerdere bestanden zijn vastgemaakt, evenals opmerkingen over deze items. Wat eens een heen-en-weer e-mailuitwisseling over een taak zou zijn, wordt een werkgerichte discussie in een productieve omgeving.

Hiermee kunt u interessante dingen doen, zoals herziene versies van producten rechtstreeks met klanten bespreken in Intellinote zelf, binnen een werkruimte die u speciaal voor die klant hebt gemaakt. Daarnaast zijn er nog vele andere mockups die u mogelijk al heeft afgeprijsd, verslagen van discussies, notulen van vergaderingen en opnames van conferentiegesprekken die allemaal specifiek zijn voor die klant.

Intellinote wordt gefactureerd als opslagplaats voor alles wat met werk te maken heeft, want zo werkt het het beste.

Organiseer en deel alles met context

Gmail was de revolutie in e-mail die internet in 2004 nodig had, maar door effectief zoeken en organiseren te combineren met een Schijnbaar grenzeloze ruimte voor e-mailberichten, Google heeft iets gecreëerd waar velen van ons nu afhankelijk van zijn voor werkgerelateerde zaken taken. Hoe essentieel het ook is, e-mail is niet het ideale platform voor samenwerking, organisatie of projectbeheer. Ondanks de noodzaak van e-mail voor de komende jaren, kunt u de meeste van uw discussies waarschijnlijk verplaatsen naar een geschikter en productiever platform.

Als u gewend bent aan Gmail of een e-mailaccount van Google Apps, is uw mogelijkheid om uzelf te organiseren beperkt tot het aantal filters dat u heeft en de zoektermen die u gebruikt. Zelfs als u bijzonder georganiseerd en bekwaam bent in het vinden van wat u zoekt, wordt de e-mailinbox algemeen beschouwd als een zeer ongeorganiseerde ruimte.

E-mail is een veel voorkomende afleiding en kost bedrijven over de hele wereld honderden miljoenen dollars per jaar - of meer persoonlijke notitie, uren van je anders productieve dag - dus er valt iets te zeggen over het vermijden van je inbox mogelijk. E-mail gebruiken als een manier om ideeën te delen, te brainstormen en zelfs te communiceren met klanten of leveranciers moet stoppen als u uw tijd beter wilt besteden.

Uw notities, taken en discussies organiseren

De twee dingen die Intellinote perfect maken voor het organiseren van uw ideeën, taken en samenwerkingsideeën zijn werkruimten en tags.

Werkruimten zijn contextspecifieke hubs en kunnen worden aangepast aan de behoeften die u momenteel heeft. Dat is een behoorlijk krachtig organisatietool, vooral gezien het feit dat elke notitie, taak of discussie in het bijzonder aan één werkruimte is gekoppeld. Door hun aard vergemakkelijken werkruimten de organisatie door uw inhoud te binden aan de relevante context.

Deze items kunnen verticaal worden gedeeld met iedereen in uw organisatie of, door gebruikers toe te voegen aan een werkruimte, kunt u ervoor zorgen dat ze al het relevante materiaal zien dat daar wordt gedeeld. Dit resulteert ook in een minder rommelige werkruimte voor leden die niet overal toegang tot nodig hebben. En omdat u zoveel werkruimten kunt maken als u nodig heeft, kunnen de contexten enorm variëren.

Creëer werkruimten voor hele afdelingen, individuele projecten, klanten of leveranciers en elke willekeurige groepering die u nodig heeft. Gebruik tijdelijke werkruimten voor jaarlijkse audits die kunnen worden gearchiveerd totdat u ze weer nodig heeft, maar altijd toegankelijk zijn vanaf dezelfde locatie.

Op elke werkruimte Instellingen pagina, vindt u een optie voor Werkruimtegroep. Dit biedt een hoger organisatieniveau dat u kunt gebruiken om slapende projecten, voltooide contracten of gearchiveerde werkplekken die u niet langer nodig heeft, te groeperen. Je kunt zoveel groepen maken als je nodig hebt, typ gewoon een nieuwe naam in het vak.

Werkruimten zijn al behoorlijk georganiseerd, maar met behulp van tags is het mogelijk om inhoud nog effectiever te filteren. Tags bestaan ​​binnen werkruimten, inclusief de Persoonlijke werkruimte en u kunt verschillende Taken, Discussies of Notities samen groeperen. Tags zijn ontworpen om op een persoonlijk niveau te organiseren, terwijl werkruimten helpen om alles op een veel grotere schaal te organiseren.

Volg alleen wat je nodig hebt

Intellinote biedt een compleet overzicht van de werkruimten waarvoor u lid bent, met samenvattingen via e-mail en activiteitenoverzichten om bij te blijven met recente wijzigingen. Er kunnen echter items zijn die u als prioriteit wilt bijhouden en in deze situatie moet u een opmerking volgen.

Om een ​​item te volgen, klik (of tik) op de RSS-achtige Volgen icoon. Notities die u hebt gevolgd, verschijnen onder In aansluiting op in de Uniforme werkruimte.

Gevolgde items worden standaard gefilterd op Opmerking, Taak en Discussie. Dit zijn misschien wel de belangrijkste items waaraan u momenteel werkt voor werkplekken die u vaak bezoekt, of dat kunnen ze ook een andere manier zijn om een ​​notitie, taak of discussie te volgen zonder je te hoeven abonneren op de werkruimte daarin geheel.

Maak vergaderingen weer nuttig

Dankzij technologie hebben we meer vergaderingen dan ooit kunnen houden, dus waarom hebben we het gevoel dat onze tijd niet goed wordt gebruikt? Vergaderingen vormen de basis van effectief groepswerk, maar al te vaak worden het frustrerende tijdpauzes die grote delen van uw werkdag in beslag nemen. Dit is nog erger als je bedenkt dat deze evenementen vaak rondes van inefficiënte pingpong voor en na de e-mail met zich meebrengen - het zou je vergeven worden als je nooit meer een andere bijeenkomst wilt bijwonen.

De sleutel tot vlotte vergaderingen is planning, en dat houdt in dat u bedenkt wat u eerder, tijdens en na kunt doen en nadat de vergadering is voltooid. Veel van de ellende die gepaard gaat met vergaderingen is te wijten aan de slechte afhandeling van agenda's, notulen - en de meeste van de tijd, deze materialen zijn begraven in inbox in plaats van gemakkelijk toegankelijk zijn wanneer je nodig hebt hen.

Het is zelfs mogelijk dat uw vergaderingen inefficiënt zijn en een vertraging in uw werk veroorzaken, bijvoorbeeld door lijsten te maken van dingen die gedaan moeten worden in plaats van ze alleen te doen.

Vergaderingen minder ellendig maken

De directheid van het Intellinote-platform maakt het perfect geschikt om de manier waarop vergaderingen worden gehouden op te schudden. Als organisator van een vergadering kunt u een discussie maken in de relevante werkruimte met de agenda van de vergadering, die automatisch zichtbaar zal zijn voor alle leden van de relevante afdeling.

Een dergelijke agenda moet doelen definiëren zoals items die moeten worden besproken, terwijl suggesties van uw team worden overgenomen met behulp van Intellinote's vermogen om overal commentaar op te geven. Als u voorstellen, documenten, afbeeldingen, mockups of andere bestanden wilt verspreiden, kunt u dit eenvoudig doen door ze als bijlage bij uw notitie te voegen.

Klik op de kleine ik "Informatie" -knop op een notitie om de zichtbaarheid ervan te bewerken en andere leden van uw team toe te staan ​​deze ook te bewerken.

Intellinote kan tijdens uw vergadering worden gebruikt om taken rechtstreeks aan uw teamleden te maken en toe te wijzen. In plaats van een lijst te maken van dingen die gedaan moeten worden zodra uw vergadering voorbij is, kunt u direct beginnen met het organiseren van uw team - creëer direct nieuwe werkruimten voor uw nieuwe project, start discussie threads voor off-topic items die opduiken door nieuwe gesprekken te posten naar relevante afdelingen of gebruik de organisatorische bekwaamheid van het platform om snel te verwijzen naar agenda's, doelen en minuten.

Minuten zijn een noodzakelijk kwaad dat zelfs audio- of video-opnamen niet kunnen vervangen. Terwijl u uw minuten rechtstreeks in Intellinote typt, wordt het proces niet leuker, de mogelijkheid om direct de vruchten van uw gezamenlijke werk te delen met de relevante groep mensen is onbetaalbaar. Zelfs als u de vergadering niet voorzit, is Intellinote's Persoonlijke werkruimte biedt u een gerichte, werkgerichte locatie voor uw eigen aantekeningen.

En zodra u uw vergadering heeft gehouden, maakt Intellinote het gemakkelijk om alle taken die u hebt toegewezen (of bent geweest) op te volgen toegewezen), gestelde vragen, discussies buiten het onderwerp die elders zijn verplaatst en een tijd en datum instellen voor uw volgende team bijeenkomst.

Externe teams? Houd ze op de hoogte

Intellinote maakt het mogelijk om verbonden te blijven, of het nu gaat om incidentele zakenreizen of om contact te houden met werknemers die regelmatig een bepaalde tijd niet op kantoor zijn. Het kan ook teams aan die volledig bestaan ​​uit vaste telewerkers verspreid over de hele wereld, die u nog nooit persoonlijk heeft ontmoet.

Telewerken kan eenzaam werk zijn, maar als je deel uitmaakt van een team kan het nog erger zijn; er is een reëel gevaar dat u zich vervreemd en out-of-the-loop voelt naarmate u verder gaat met uw afwezigheid. Hoewel e-mail een manier is om in contact te blijven met collega's, krijg je waarschijnlijk niet het gevoel dat je een vinger aan de pols hebt. Het is ook een ongelooflijk inefficiënt en afleidend medium.

Managers en andere kantoorgebonden werknemers moeten ook in contact blijven met telewerkers. Het internet heeft veel beperkingen en zelfs grenzen weggenomen, maar heeft tegelijkertijd hindernissen geïntroduceerd die overwonnen moeten worden een team organiseren, samenwerken aan projecten, ideeën bespreken, taken toewijzen en talloze andere zaken Intellinote kan u helpen met.

Het belang van een verbonden gevoel

Naast dat het een werkgericht platform is dat is ontworpen met het oog op samenwerking, is Intellinote toegankelijk vanuit elke webbrowser en op de meeste mobiele apparaten. Contact houden kan betekenen dat u een beschikbare webbrowser gebruikt of een app start op uw iPhone, iPad of Android-apparaat.

De VerenigdWerkruimte brengt relevante items van andere werkplekken onder de aandacht van medewerkers, waardoor het gemakkelijk is om bij te praten of op de hoogte te blijven van de ontwikkelingen tijdens het reizen. Taken worden weggearchiveerd onder de taken die u moet voltooien en de taken die u hebt ingesteld, en elke werkruimte heeft zijn eigen taken Huis scherm met een handig overzicht van recente wijzigingen, toevoegingen, opmerkingen en andere activiteiten.

Terwijl u normaal gesproken overspoeld wordt met e-mail voor elk klein verzoek, elke taak of query terwijl u niet op kantoor bent, biedt Intellinote contextbewuste hubs voor werkgerelateerde taken. Dit belemmert niet alleen de stroom van e-mail, het focust medewerkers en bevat discussies. De Uniforme werkruimte consolideert deze discussies in één gebied, zodat u tijd kunt besteden aan communicatie met uw team zonder uw toevlucht te nemen tot e-mail.

Externe medewerkers zullen ook de mogelijkheid vinden om individuele notities, taken of discussies een bepaalde zegen te volgen terwijl ze niet op kantoor zijn. Met deze functie kunnen gebruikers specifieke materialen bij de hand houden zonder in al het andere te verdrinken, waarbij ze de aandacht vestigen waar het moet zijn door afleiding te verwijderen.

Zelfs als een veeleisende reis je in een andere tijdzone plaatst dan de rest van je collega's, slaapt Intellinote nooit - een asynchrone werkwijze die voortkomt uit onze eisen van de 21e eeuw, waarvoor een oplossing uit de 21e eeuw, zoals Intellinote, nodig is om volledig te werken potentieel.

Inloggen

Er is een universeel iOS-app voor iPhone en iPad, evenals een onlangs uitgebrachte Android-app dat profiteert ook van grotere schermformaten. Beide apps lijken sterk op de web-app zelf en je kunt vrijwel alles vanuit een mobiele app doen die je vanuit een browser kunt doen, met uitzondering van het maken van nieuwe Google Drive-documenten.

Een laatste voordeel dat Intellinote-gebruikers genieten, is een volledig browsergebaseerde benadering. Als het erop aankomt, kunt u elke laptop, pc of Mac pakken en inloggen via de startpagina van Intellinote, geen software nodig.

Vendor Management vereenvoudigd

Zoals we hebben besproken ad nauseumwordt e-mail vaak gezien als de ruggengraat van veel organisaties, bedrijven en assemblages van productieve geesten. Leveranciers - ook wel bekend als leveranciers, onderaannemers, vrienden of gewoon mensen die u moet achtervolgen over dingen die al hadden moeten gebeuren - communiceren ook vaak via deze methode.

Het bijhouden van deze discussies, overeenkomsten, deadlines en ondersteunend materiaal met uitsluitend e-mail is moeilijk. Zelfs als u al samenwerkingshulpmiddelen zoals Google Drive gebruikt voor spreadsheets of het delen van documenten, uw waarschijnlijk vinden er elders discussies plaats en gebruikt u waarschijnlijk ook nog een andere tool om deadlines op te volgen en taken.

Problemen met leveranciers oplossen

Er is een makkelijkere manier. Door een werkruimte in te stellen voor degenen die u regelmatig moet achtervolgen, kunt u al dit materiaal bevatten en één tool gebruiken om het allemaal te beheren. Het duurt niet lang voordat derden zich aanpassen aan een nieuwe methode om dingen te doen, en de voordelen vanuit organisatorisch oogpunt zijn enorm.

Als u regelmatig een product bestelt of een dienst aanvraagt, maakt het voor beide partijen gemakkelijk om een ​​taak bij te houden met uw exacte vereisten om de precieze afspraken bij te houden. In plaats van je toevlucht te nemen tot e-mail, bespreek je bestellingen daar in Intellinote met behulp van opmerkingen en is er een permanent overzicht van alle overeenkomsten waar dit het belangrijkst is. U kunt uw leveranciers zelfs toestaan ​​om taken voor u te maken en toe te wijzen, zodat ze ook geen toevlucht hoeven te nemen tot gefragmenteerde communicatie en follow-up.

Als het gaat om het achtervolgen van deze eerdere afspraken of to-do-items, een bezoek aan de relevante werkruimte of een blader door Taken die ik heb toegewezen in de Uniforme werkruimte maakt het gemakkelijk voor beide partijen.

Bedrijven hebben vaak bestaande overeenkomsten met betrekking tot verantwoordelijkheden, aannames, beloningspercentages of voorwaarden. Notities kunnen worden gebruikt om deze documenten op te slaan in een relevante omgeving voordat ze worden getagd. Discussies met betrekking tot taken of bestanden die aan Notes zijn gekoppeld, worden uiteindelijk op een logische manier georganiseerd, onder één platform - niet drie of vier.

Gebruik ook sjablonen

Sjablonen zijn een ander onderdeel van Intellinote waarmee u gemakkelijk aan de slag kunt met nieuwe werkruimten. In plaats van elke keer voor elke nieuwe leverancier een nieuwe werkruimte in te stellen, moet u de tijd nemen om een ​​werkruimte op maat aan te passen die u vervolgens in een sjabloon kunt veranderen. Aantekeningen die uw verwachtingen, contactgegevens en discussies beschrijven die zijn ontworpen om de bal aan het rollen te krijgen, kunnen allemaal keer op keer worden uitgerold met behulp van deze methode.

U kunt van elke werkruimte een sjabloon maken door deze te bezoeken en te klikken Instellingen en vink vervolgens het vakje aan dat is gemarkeerd Sta toe dat deze werkruimte als sjabloon wordt gebruikt. Vervolgens kunt u op de klikken Werkruimte klonen knop die hieronder verschijnt om snel kopieën te maken, en de werkruimte zal ook verschijnen in de lijst met sjablonen.

Zodra u een werkruimte hebt gecreëerd voor een bijzonder bedrijfsproces (zoals het plannen van een evenement), kunt u er een van maken sjabloon zodat uw medewerkers en teamleden het gemakkelijk elke keer kunnen volgen, zonder dat u het opnieuw hoeft uit te vinden wiel.

Houd uw klanten dichtbij

Intellinote is geen complete tool voor klantenrelaties, maar kan een aantal van de rollen vervullen die gewoonlijk met de praktijk worden geassocieerd. Afhankelijk van uw behoeften en de behoeften van uw klanten, kan het u mogelijk geld besparen bij het betalen voor een apart CRM oplossing en de alles-in-één benadering zorgt ervoor dat de dingen zijn waar u ze verwacht en die ook toegankelijk zijn plaats.

Net zoals leveranciersbeheer belangrijk is voor een bedrijf dat producten of diensten consumeert, is het onderhouden van een goede relatie met uw klanten belangrijk en de sleutel hiervoor is vaak duidelijke communicatie. Het is belangrijk dat u op tijd bent met uw antwoorden, dus het is van vitaal belang dat u uzelf kunt organiseren.

Discussies zijn een geweldige manier om te communiceren. Ze ondersteunen niet alleen bijlagen en opmaak, net als goede oude e-mail, maar ze zijn gekoppeld aan relevante werkruimten en niet verspreid over inboxen. Er wordt zelfs een gebied genoemd Mijn discussies op de Uniforme werkruimte waarmee u gemakkelijk lopende gesprekken kunt bijhouden.

Het op deze manier gebruiken van Intellinote biedt uw klant een "thuisbasis" voor wat u ook bent ze te voorzien van, wat hen hopelijk de tools zal geven die ze nodig hebben om zich nog steeds dichtbij te voelen project. Tegelijkertijd krijgt u volledige controle over de omgeving en interacties van uw klant, zodat u snel dingen onder hun aandacht kunt brengen door notities te maken, bestanden te delen en toe te wijzen u taken of gewoon een nieuwe Discussiethread starten.

Geef uw klanten meer mogelijkheden

Het maken van werkruimten voor al uw klanten is niet moeilijk als u de tijd neemt om een ​​nieuwe sjabloon te configureren, waarna het slechts een paar klikken kost. Voor uw klanten is het proces net zo eenvoudig; het duurt niet lang om u te registreren voor een Intellinote-account.

Als u echt wilt profiteren van alles wat Intellinote te bieden heeft, moedig uw klanten dan aan om taken toe te wijzen. Laat ze vervaldatums instellen, volledige beschrijvingen schrijven, ondersteunende bestanden toevoegen als bijlagen en de opmerkingen gebruiken om het item te bespreken. Zodra de taak is toegewezen, kunnen beide partijen de voortgang bijhouden.

De Taken toegewezen aan mij en Taken die ik heb toegewezen secties van de Uniforme werkruimte maken het gemakkelijk voor individuen om taken bij te houden, ongeacht de werkruimte, handig bij het omgaan met meerdere klanten, drukke tijden van het jaar of onderweg inhalen.

Uiteraard werkt dit systeem in beide richtingen, en als u aanvullende informatie, betaling of iets anders van een klant of klant nodig heeft, maakt u gewoon een nieuwe taak en wijst u deze toe aan de relevante persoon. Alles is waar het moet zijn - in de werkruimte van de klant (of project).

Houd uw concurrenten dichterbij

Het is voor elk bedrijf onmogelijk om te allen tijde te weten wat de concurrentie doet, maar het is zeker mogelijk om een ​​beeld op te bouwen van wat ze hebben nu al bereikt. Door uw bedrijfsstrategie te ontwikkelen als antwoord op wat uw concurrenten doen, blijft u fris en innovatief, wat u ook doet. Intellinote is klaar voor de taak.

Het bijhouden van de aanwezigheid van de concurrentie is een manier om bij te blijven. Elke vermelding die u op blogs, in reclamemateriaal of op sociale media ziet, kan worden opgenomen in een notitie die u bij dat specifieke bedrijf, groep of individu houdt. Het delen van deze notitie of het toevoegen van leden van uw team aan de werkruimte maakt dit een groepsinspanning. U kunt zelfs Google Alerts instellen en e-mail over concurrenten rechtstreeks doorsturen naar Intellinote.

Om een ​​e-mail door te sturen naar uw Intellinote-account. stuur gewoon een e-mail naar [email protected] van uw geregistreerde Intellinote-adres en uw notitie wordt opgeslagen op de Mijn notities sectie van uw Persoonlijke werkruimte. Neem #tag of @ "Workspace" op in de onderwerpregel voor organisatorische doeleinden. En als u "+ taak" aan de onderwerpregel toevoegt, wordt uw notitie een taak binnen Intellinote.

Met deze informatie die naar Intellinote stroomt, kunt u beginnen met het taggen van notities om ze op bedrijf te ordenen, zet ze om in taken en wijs ze toe aan uw teamleden om ze op te volgen en discussies te starten om te formuleren reacties. De mogelijkheid om items tussen notities en taken om te zetten, toe te wijzen aan verschillende teamleden en op zo'n manier samen te werken aan marktonderzoek helpt u een compleet beeld van de concurrentie op te bouwen.

De concurrentie is goed

Elk bedrijf moet reageren op concurrentie. Dit stimuleert niet alleen innovatie, het zorgt er ook voor dat het direct aanspreken van klanten een belangrijk aandachtspunt blijft in uw bedrijfsstrategie. Als u een concurrent verliest, kunt u uw reactie volgen en beheren in een notitie en moeiteloos opvolgen met taken die zijn toegewezen aan teamleden.

Discussies die worden gebruikt om reacties op concurrerende campagnes te formuleren, kunnen nuttig zijn als referentie voor de volgende keer dat u zich moet aanpassen. Nieuwe teamleden kunnen direct toegang krijgen tot een schat aan kennis over de mensen waarmee ze zullen concurreren tegen, en als bedrijf kijk je actief naar de concurrentie en bouw je een steeds gedetailleerder op foto.

Stel je voor dat je dit in de loop van jaren hebt gedaan. U zou niet alleen een lijst hebben met de strategieën van uw concurrent gedurende een bepaalde periode, maar ook een levend beeld van hoe u als bedrijf reageert op dergelijke bedreigingen. Door toegang te hebben tot dit materiaal kunt u gemakkelijk uw bredere strategie bekritiseren, een beroep doen op succesvolle beslissingen uit het verleden of beter nog, vermijd twee keer dezelfde fouten te maken.

Effectief delegeren

Het is hoogst onwaarschijnlijk dat elk lid van uw organisatie alle concurrentiegebieden kan bijhouden, maar u wilt waarschijnlijk de betrokkenheid hoog houden. Door iedereen uit te nodigen om een ​​bijdrage te leveren aan de werkruimte, kan iedereen gemakkelijk campagnes, vermeldingen of promoties noteren.

Dit kan uw organisatie enorm ten goede komen, maar u kunt verder gaan. Door bepaalde bedrijven of interessegebieden aan individuen te delegeren, kunnen ze de Follow-tool gebruiken om op de hoogte te blijven van deze prioritaire items en toch bij te dragen aan het grotere geheel. Items verschijnen in hun Uniforme werkruimte onder In aansluiting op, terwijl het ook wordt opgenomen in e-mailoverzichten.

Betekenis geven aan Google Drive

Google Drive (voorheen Docs) biedt een hele reeks realtime samenwerkingstools voor tekstverwerking, archivering, gegevensverwerking, presentaties en nog veel meer. De aantrekkingskracht van een betaalbare en bewezen capabele productiviteitsoplossing is begrijpelijk vanuit een groep of zakelijk perspectief, maar dat betekent ook dat Google Drive een extra platform is dat u nodig heeft leef ermee.

De voordelen van een van de meest trotse prestaties van Google wegen vaak op tegen de minpunten, maar de frustraties zijn er nog steeds: een systeem van organisatie dat vertrouwt op mappen, opmerkingen die in de rij verschijnen en moeilijk bij te houden zijn en het overweldigende gevoel van fragmentatie wanneer u een ander product aan uw bedrijf toevoegt hulpmiddelen.

Het koppelen van deze documenten aan relevante teamleden en afdeling omvat vaak het delen van URL's, "U heeft toestemming nodig om toegang te krijgen tot dit item" fouten en gesprekken die plaatsvinden binnen een document dat moeilijk te volgen en nog moeilijker op te volgen is. Intellinote is de contextuele lijm die wordt gebruikt om uw Google Drive-documenten vast te houden aan hun relevante context.

Het oplossen van het Google Drive-probleem

Heel eenvoudig: Intellinote biedt een contextgebaseerde gebruikersinterface voor uw Google Drive-inhoud en organiseert uw samenwerkingsdocumenten naast bestaande notities, taken en discussies. U hoeft Google Drive niet eens meer te bezoeken, omdat uw documenten in de relevante werkruimten worden weergegeven, wat betekent dat u ook niet te maken heeft met het rommelige systeem van mappen van Google.

Google Drive veroorzaakt ook problemen voor gebruikers met betrekking tot meerdere accounts: tenzij u een browser met meerdere profielen, moet u elke keer dat u een account wilt openen van account wisselen document. Als u Intellinote echter koppelt aan uw "werk" -account, hebt u er via uw bedrijfsdocumenten toegang toe zonder constant moeten uitloggen bij uw persoonlijke Google Drive.

Verplaats discussies buiten documenten en naar de werkruimte, zodat ze direct doorzoekbaar zijn en altijd beschikbaar vanaf één locatie. Maak nieuwe versies van ideeën door bestanden te downloaden en toe te voegen, toestemmingsproblemen op te lossen of dubbele bestandsproblemen op te lossen.

De inhoud rond uw Google Drive-documenten biedt context, met taken en notities aan ondersteunende documenten of relevante informatie naast uw Google-spreadsheets en presentaties. Discussies nemen de plaats van inline opmerkingen, waardoor het voor organisatieleden gemakkelijk is om gedachten te delen vanuit de relevante werkruimte.

Ten slotte, als u te maken heeft met klanten die andere soorten bestanden gebruiken, zoals .DOCX en .PDF, maakt Intellinote het mogelijk mogelijk om deze bronnen bij de hand te houden in de vorm van bijlagen bij opmerkingen of opmerkingen, naast uw eigen Google documenten. Intellinote is ontworpen om alles bij elkaar te houden, op één plek.

Aan de slag!

Hoewel het onmogelijk is dat een product overal goed in is, is Intellinote ontworpen om eenvoudig te zijn. Dat betekent dat het flexibel is en kan worden aangepast voor gebruik in allerlei situaties. Door een eenvoudig systeem van notities, taken en discussies te creëren, vastgemaakt aan multifunctionele werkruimten, is het mogelijk om alles te organiseren; van hele afdelingen tot losse evenementen.

De truc van Intellinote is de organisatie, wat in deze context meer inhoudt dan alleen het verplaatsen van een paar documenten naar de juiste plaats. Probeer uw hele werkgerelateerde discussies uit uw inbox te halen en rechtstreeks naar relevante afdelingen. Deel bestanden met uw superieuren door ze rechtstreeks aan de taak toe te voegen die u bent toegewezen. In plaats van een e-mail te sturen over dat mockup of voorstel, realiseert u zich dat rechtstreeks reageren op het item zelf een productievere manier van werken is.

Als je dit eenmaal beseft, lijken de alternatieven niet zo wenselijk. Tijd, focus en geld verliezen door te vertrouwen op het zoekveld van Gmail is niet bepaald een bedrijfsplan.

Vrij om te proberen

Of je nu net begint in een kleine startup en je bedrijf wilt opbouwen zonder de valkuilen van vertrouwen via e-mail voor alles, of u komt er net achter hoe uw gevestigde organisatie kan profiteren van een dergelijke systeem; jij kan probeer Intellinote gratis (voor altijd) om te zien of het aan uw eisen voldoet.

Teams van maximaal vijf kunnen maximaal tien werkruimten maken met 2 gigabyte opslag per gebruiker voor het uploaden van bestanden. Deze startaccounts zijn voor altijd gratis en worden geleverd met volledige ondersteuning voor Google Drive, mobiele toegang en e-mailintegratie. Voor bijzonder kleine startups is Intellinote in wezen gratis. Professionele prijzen brengen Intellinote op $ 10 per gebruiker per maand, met 5 GB cloudopslag voor elk lid en de mogelijkheid om een ​​onbeperkt aantal werkruimten te creëren.

Wat uw behoeften ook zijn - of het nu een bedrijf is of anderszins - Intellinote stelt zakelijke, technische en creatieve individuen in staat die een krachtige, samenwerkende oplossing nodig hebben om de klus te klaren.

Meld u vandaag aan bij Intellinote.net

Afbeeldingscredits: Plaats het