Advertentie
Papierloos - een term die tegenwoordig vrij vaak wordt gebruikt. Maar wat houdt dat in? En in hoeverre is het van toepassing? We gebruiken zeker allemaal nog steeds papier, ondanks de technologische vooruitgang, dus hoe kunnen we dat doen helemaal papierloos?
De waarheid is dat er waarschijnlijk altijd een vorm van papier zal zijn, maar het probleem ligt niet in het gebruik van papier zelf, maar in plaats daarvan bewustzijn voor de gebruikte hoeveelheid en methoden waarvoor het wordt gebruikt. Webversie van instagram voor desktop en computer instagram Blader door Instagram met de beste ervaring.
Al met al is het, ondanks de papierloze tips die u in dit artikel wordt gepresenteerd, uiteindelijk aan u om het te laten gebeuren. Bedenk dus terwijl u leest hoe u dit in uw leven kunt uitvoeren. Als er iets is waarvan u denkt dat het waarschijnlijk niet voor u is, probeer dan in plaats van de deur volledig te sluiten, na te denken over wat er nodig is om het te laten gebeuren. Vaak is de eerste gedachte dat het niet werkt, maar meestal zul je na wat serieus nadenken en dieper onderzoek een aantal handige manieren ontdekken om het voor elkaar te krijgen.
Alternatieven voor afdrukken en aantekeningen op papier
Printen kan voordelig zijn, daar bestaat geen twijfel over. Soms is het fijn om het document bij de hand te hebben en soms ook noodzakelijk ook. Wanneer dat het geval is, is het belangrijk om te weten hoe de printkosten zo laag mogelijk te houden Hoe u de afdrukkosten zo laag mogelijk houdtLaten we dit duidelijk maken: het afdrukken van e-mails en documenten is oeroud! Het kost niet alleen geld, het verspilt ook bronnen, opslagruimte en tijd. In feite wordt de helft van alle afgedrukte pagina's nooit gebruikt ... Lees verder . Maar vaak klikken we gewoon op print zonder er twee keer over na te denken. Wat gaan we echt doen met die bon van de online winkel die we zojuist hebben afgedrukt? Het is leuk om het voor de administratie te hebben, maar doet het werkelijk moet worden afgedrukt? Waarschijnlijk niet.
Afdrukken naar PDF
"Afdrukken" naar PDF kan worden gedaan met een verscheidenheid aan tools - sommige zijn browserplug-ins en andere zijn programma's. We hebben een aantal manieren op MakeUseOf gedeeld om het mee te doen PDF995 Converteer alles naar PDF met PDF995 Lees verder en Afdrukken naar pagina's in Firefox Pagina's naar PDF afdrukken: gebruik Firefox om webpagina's naar PDF-bestanden af te drukken Lees verder . Persoonlijk gebruik ik Nitro PDF en raad het ten zeerste aan als PDF-lezer. Het bevat ook een "print naar PDF" applicatie.
Maar misschien zelfs niet nodig hebben een programma dat dit doet. Google Chrome kan opslaan wat u afdrukt rechtstreeks in een pdf.
Andere opties zijn om Google Cloud Print in Google Chrome te gebruiken om op te slaan in Google Drive. Ik kan ook opmerken dat Microsoft OneNote ook een functie heeft die uw computer herkent als een printer en het document daarheen kan sturen.
Opslaan als WWF, Save A Tree
U bent misschien bekend met de World Wild Fund for Nature (WWF). In hun "Denk voordat je print" beweginghebben ze een groot probleem aangepakt: onnodig afdrukken. Natuurlijk ben je misschien papierloos, maar hoe kun je ervoor zorgen dat anderen ook beginnen?
Ze hebben een bestandsindeling gemaakt, een WWF genaamd, een pdf die niet kan worden afgedrukt. Nadat u de software heeft geïnstalleerd, kunt u bestanden in deze indeling opslaan. Het formaat kan worden geopend met elk PDF-bestand, maar wordt uiteraard niet afgedrukt.
Documenten elektronisch ondertekenen
Als het ondertekenen van documenten een belangrijke reden is waarom u documenten afdrukt, kunt u overwegen om ze op uw computer te ondertekenen. Er zijn apparaten die u hiervoor kunt aanschaffen en programma's waarmee u dit gemakkelijk kunt doen. Veel PDF-lezers, zoals Nitro PDF of Adobe (eSignatures), hebben de functies erin ingebed. Maar er zijn veel andere tools die dit ook kunnen.
Inclusief maar niet beperkt tot: Hellofax Geen faxapparaat? Geen probleem - onderteken en verzend eenvoudig faxen vanaf uw computerTot de dag dat we eindelijk deze verouderde machine uit het verleden kunnen doden, moet je misschien af en toe een fax sturen, maar zit je zonder een faxmachine. Probeer HelloFax. Lees verder , PDFPen, MyLiveSignatures MyLiveSignature: maak uw online handtekening Lees verder , DocShaker, MiddlePost, DocuSign en SignNow Signnow: een eenvoudige en gratis tool voor elektronische handtekeningen Lees verder . De keuze is aan jou wat je gebruikt, maar ik moedig je aan om ernaar te kijken als het iets is dat je vaak doet. Als het meer een 'once in a blue moon'-ding is, is de afweging misschien niet zo groot, maar als je echt bent Ik wil helemaal papierloos gaan en het zou het organiseren van uw documenten gemakkelijker maken, dan raad ik aan het.
Gebruik uw smartphone voor notities
Misschien heb je geen smartphone (ik ook niet) en als je dat niet doet, zal ik uit eerste hand zeggen dat volledig papierloos gaan vaak moeilijk is. Als u echter een smartphone heeft, kunt u echt profiteren van de "papierloze functies". Het eerste voordeel van een smartphone is simpelweg dat je hem altijd hebt. Dit betekent dat u geen plaknotities hoeft te maken en ze niet overal op uw werkgebied hoeft te pleisteren. Maak gewoon een notitie op je telefoon (er zijn veel apps die dit doen) en je hoeft je geen zorgen te maken vergeten dat stuk papier dat je op je bureau had achtergelaten met je boodschappenlijstje, en zo het telefoonnummer, enzovoort.
Ook is er vaak de mogelijkheid om een herinnering voor notities op uw smartphone in te stellen - plaknotities kunnen dat niet, vooral als u ze kwijtraakt of vergeet ze mee te nemen.
Hetzelfde kan natuurlijk ook worden toegepast op tablets, maar ondanks hun draagbare voordelen zijn ze lang niet zo mobiel als een smartphone.
Knip webpagina's in plaats van ze af te drukken
Ten slotte is de Evernote Web Clipper is een erg handig hulpmiddel om informatie op te slaan. Ik zal later iets meer op Evernote uitwerken, maar deze tool is uitstekend. Het is beschikbaar als browserextensie en bookmarklet, maar je hebt natuurlijk een Evernote-account nodig om het te gebruiken - wat je zou moeten krijgen! Web Clipper kan artikelen of geselecteerde tekst detecteren en opslaan. Dit betekent dat u precies kunt opslaan wat u wilt lezen en niets anders.
Bezuinigen op e-mail
Er zijn zoveel dingen die uw mailbox verstoren, wat leidt tot een rommel op uw bureau of keukentafel - bankafschriften, rekeningen, tijdschriften, kranten, om nog maar te zwijgen van nieuwsbrieven en gewone ongewenste e-mail. Hoe kom je er allemaal vanaf? Welnu, er zijn verschillende manieren waarop u kunt bezuinigen op e-mail, inkomend en uitgaand.
Ontvang uw bankafschriften via e-mail
Het eerste dat u kunt doen, is uw bank laten weten dat u per e-mail afschriften wilt ontvangen. Ik weet niets van de uwe, maar mijn bank promoot dit constant - zelfs voor mensen zoals ik die het al hebben ingeschakeld. U hoeft waarschijnlijk niet eens met uw bank te praten, maar u zou toegang moeten hebben tot de instelling binnen uw online bankrekening.
Vul formulieren online in
In plaats van formulieren af te drukken, de informatie in te vullen en portokosten te besteden, bieden veel diensten, zelfs overheidsorganisaties, de mogelijkheid om formulieren in te vullen en online te verzenden. Vaak geven ze hier de voorkeur aan, dus probeer voordat je die drukke overheidsgebouwen binnengaat te kijken of je de taak vanuit je luie stoel kunt voltooien.
E-mailfacturen (voor bedrijven)
Als u een bedrijf heeft, heeft u waarschijnlijk veel meer papier te verwerken dan de gemiddelde huiseigenaar. Een manier om dit drastisch te verminderen, is door de hoeveelheid uitgaande post te verminderen, bijv. facturen. Er zijn natuurlijk nog veel meer documenten, maar facturen lijken een van de belangrijkste te zijn. Uw klanten zullen uw papierloze inspanningen waarschijnlijk ook waarderen.
Ontvang uw nieuws en informatie online
Probeer in plaats van de dagelijkse krant te krijgen, alleen de wekelijkse toevoeging te krijgen. Of beter nog, knip het helemaal uit. Het mooie van het web is dat we een eindeloze hoeveelheid informatie binnen handbereik hebben. Je kunt alle grote nieuwssites zelf bekijken en de informatie voor krijgen vrij, dus waarom ervoor betalen?
Als u de krant echter nog steeds wilt hebben (omdat deze wel voordelen heeft), kunt u bij veel van de grote uitgevers een abonnement nemen op een elektrische versie. Dit geldt ook voor tijdschriften.
Als een bonus, als je een eReader hebt, kun je ze er waarschijnlijk rechtstreeks naartoe sturen! Ik heb eigenlijk een artikel geschreven over MakeUseOf Webartikelen opslaan om later te lezen op uw niet-tablet KindleWe zijn er allemaal geweest: u surft op internet en vindt een geweldig artikel dat u graag wilt lezen. Maar er is zoveel te doen en je weet dat je niet de tijd moet nemen om te lezen ... Lees verder over het verzenden van webartikelen (die zelfs de behoefte aan je tijdschriften volledig kunnen vervangen) naar je Kindle.
Afmelden voor mailinglijsten
Geloof het of niet, je kunt veel van die mail kwijtraken. Helaas kan het even duren, maar er is een uitstekende bron op WikiHow die verschillende manieren verklaart om het te doen: nummers om te bellen, organisaties om te schrijven en technieken om te onthouden om te doen.
Betaal uw rekeningen online
Last but not least betaalt u uw rekeningen. Het is waarschijnlijk een van de grootste manieren om papier te besparen en daarbij tijd te besparen. Vaak kunt u e-mailherinneringen van bedrijven krijgen in plaats van mailings en kunt u het proces zelfs automatiseren dus u hoeft niet eens na te denken over het doen van de betalingen - zorg er gewoon voor dat u het geld in uw bezit heeft account.
Scan bestaande en nieuwe documenten
De beste manier om uw bestaande documenten naar een digitaal bestand te converteren, is door ze in te scannen. Ik raad aan om het PNG-formaat te gebruiken, omdat het JPEG-formaat van mindere kwaliteit is. Als u een grote scanner heeft, geweldig, maar als u alleen een smartphone heeft, hoeft u zich geen zorgen te maken - u zou er zelfs de voorkeur aan kunnen geven boven traditionele scanners.
Er zijn veel apps beschikbaar om documenten te scannen. Waarom kun je niet gewoon een foto maken met de camera van je telefoon? U kunt echter merken dat veel van de apps die speciaal voor scannen zijn gemaakt, meer functies hebben die resulteren in een beter gescand document.
Gebruik een bestandsorganisator, bij voorkeur met OCR
Nu u zowel uw bestaande als nieuwe documenten scant, moet u ze beheren. Er zijn zeker enkele technieken en methoden die je moet gebruiken om dit te doen en ik heb hierover ook een artikel geschreven op MakeUseOf. Het is cruciaal voor uw overstap naar papierloos zijn om ervoor te zorgen dat u vanaf het begin begint, zelfs als u tot nu toe niet erg goed bent geweest in organiseren.
Nadat u de basisprincipes van het organiseren van down heeft, zal de software veel gunstiger zijn. Er zijn een aantal verschillende programma's die ik aanbeveel. Een daarvan is de beroemde Evernote. Naar mijn mening is het geweldig. Het is niet alleen maar een programma om papierloos te worden, het is een programma voor wat je maar wilt - dat is waar ik van hou - het is universeel en het past zich aan hoe u werk.
Een van de grote kenmerken van Evernote is de mogelijkheid om tekst in afbeeldingen te detecteren - ook wel bekend als OCR of Optical Character Recognition. Dit betekent dat als u een document scant en het als een afbeelding opslaat, Evernote later naar iets in het document zoekt, de tekst in de afbeelding zal scannen en vinden.
We hebben onlangs een geheel gepubliceerd gids over het gebruik van Evernote Hoe Evernote te gebruiken: de onofficiële handleidingHet kost veel tijd om Evernote zelfstandig te gebruiken. Daarom hebben we deze handleiding samengesteld om u te laten zien hoe u ten volle kunt profiteren van de belangrijkste Evernote-functies. Lees verder , dus ik raad je aan om dat eens te bekijken en vertrouwd te raken met de andere artikelen erover op MakeUseOf.
De andere tool is Doxo. Het is erop gericht u te helpen papierloos te werken en is een uitstekend hulpmiddel om dit te doen.
Synchroniseer uw documenten op alle apparaten
U heeft waarschijnlijk meer dan één apparaat en een van de voordelen van papierloos werken is dat u dat papieren briefje of document niet hoeft mee te nemen. Het document kopiëren en plakken van apparaat naar apparaat is echter bijna hinderlijk. Gelukkig zijn er tal van cloudservices om uit te kiezen om dit probleem te helpen oplossen. Van SugarSync SugarSync: de meest complete gratis back-up- en synchronisatieservice voor bestandenBestandsback-up is op geen enkele manier een nieuw gesprek of onderwerp. Als u op Google zoekt naar 'bestandsback-up', zult u waarschijnlijk overweldigd worden door services en artikelen over het onderwerp. Het is een enorm ... Lees verder naar Box naar de "grote drie" - Google Drive, SkyDrive en Dropbox Dropbox vs. Google Drive vs. OneDrive: welke cloudopslag is het beste voor u?Heb je de manier waarop je denkt over cloudopslag veranderd? De populaire opties van Dropbox, Google Drive en OneDrive zijn door anderen vergezeld. We helpen u te beantwoorden welke cloudopslagdienst u moet gebruiken. Lees verder , je hebt veel om uit te kiezen.
Conclusie: nuttige methoden om te adopteren
Naast deze verschillende dingen die u kunt doen, is het in werkelijkheid aan u om papierloos te gaan. Net als bij het beheren van uw bestanden, als u niet de moeite doet en de juiste dingen op zijn plaats heeft, zal het niet zo goed werken. Ik verwijs hier graag naar dit artikel over LifeHack welke dat nog meer aanpakt. Ik denk dat het heel belangrijk is om dat vast te stellen voordat technieken of andere methoden worden geprobeerd.
Andere dingen die u kunt doen om papierloos te worden, zijn gewoon naar de bibliotheek gaan en een boek lenen in plaats van het te kopen. Recycling is erg belangrijk en kan meer dan alleen de traditionele manier doen, maar ook door beide zijden van het papier te gebruiken in plaats van een nieuw vel te gebruiken. Het hergebruiken als kladpapier of andere doeleinden is ook geweldig om te doen.
Zorg ervoor dat u niet overdrukt. Onthoud: 'denk na voordat u afdrukt'. Voordat u een document afdrukt, moet u ook kijken of het aanpassen van de lettergrootte en -soort en de paginamarges het aantal pagina's vermindert. Natuurlijk vereisen sommige documenten, zowel voor school- als voor professionele doeleinden, een bepaald formaat en een bepaalde indeling. Deze dingen kunnen niet worden voorkomen, maar vergeet niet om terug te verwijzen naar het artikel van Tina, waar ik eerder naar verwees, over hoe de afdrukkosten kunnen worden verlaagd.
Andere manieren om kosten te besparen bij het afdrukken vanaf het web zijn door websites zoals PrintWhatYouLike en Printvriendelijk om alles van de pagina te verwijderen, zoals advertenties, extra afbeeldingen of links, enz. zodat u alleen krijgt wat u wilt op de pagina.
Ten slotte moet u een back-up maken. Nu. Stel het niet uit Deze jongens hebben geen back-up van hun bestanden gemaakt, kijk nu wat er is gebeurdAls ik iets heb geleerd tijdens die eerste jaren van werken met computers (en de mensen die ze gebruiken), was het hoe belangrijk het is om niet alleen belangrijke dingen op te slaan, maar ook om ... Lees verder . Een van de voordelen van papierloos werken is hebben back-ups voor het geval er iets met het originele bestand zou gebeuren, dus zorg ervoor dat u dit niet uitstelt.
Ik dacht dat deze video heel nuttig zou kunnen zijn om je op weg te helpen in de richting van papierloos gaan. De video is van SmallBusinessDoer en de oprichter van DocumentSnap.
Ben je papierloos geworden? Zo ja, hoe heeft het je leven veranderd? Wat vindt u in het algemeen van papierloos werken?
Afbeeldingscredits: Boeken over laptop via Shutterstock, Papierloze toetsenbordtoets via Shutterstock, eSignature via Shutterstock, Smartphone-notitieblok via Shutterstock, Betaal rekeningen via Shutterstock, Ongewenste e-mail via Shutterstock, Online nieuws via Shutterstock, Transformatie van papier via Shutterstock, Bestanden in de cloud via Shutterstock, Online bankieren via Shutterstock, WWF
Aaron is afgestudeerd als dierenartsassistent, met zijn voornaamste interesses in natuur en technologie. Hij geniet van het verkennen van het buitenleven en fotografie. Als hij niet door de interwebs schrijft of zich overgeeft aan technologische bevindingen, kan hij op zijn fiets de berghelling af bombarderen. Lees meer over Aaron op zijn persoonlijke website.