Hoe versla je e-mailverslaving door de inboxgewoonten te volgen

Advertentie

U: Laat me mijn e-mail nog een keer controleren.

Die vervelende innerlijke stem: Opnieuw?

E-mail kaapt uw ​​dagen en het is er stiekem over. Maar wie zegt dat u uw tijd niet weer onder controle kunt krijgen? Het enige dat u hoeft te doen, is erachter te komen hoeveel tijd u nu aan e-mail besteedt en dan manieren te vinden om het te verkorten.

Dankzij apps als Mailstrom, de veel begeerde inbox nul Begraven in e-mails? Verklein uw enorme inbox tot nul met MailstromWe hebben door de jaren heen een aantal oplossingen aangeboden om uw Gmail-account te beheren en een rommelige inbox op te ruimen. Niets is handiger dan een centrale online oplossing zoals Mailstrom. Lees verder is niet langer moeilijk te bereiken. Ik heb het lang geleden bereikt. Dat weerhield me er niet van om de hele dag naar mijn lege inbox te staren, in afwachting van mijn volgende e-mail, klaar om het meteen te zappen en mijn inbox schoon te houden. Het lijkt anale retentie, maar dat soort e-mailobsessie is voor velen van ons heel gewoon. Hoe we het ook proberen te ontkennen, verslaving is het woord dat past bij wat we hebben.

Net als andere verslavingen kan deze ook worden aangepakt, als je begrijpt wat het veroorzaakt en doet iets om het tegen te gaan.

Tijdsbesparing = Verdiende tijd

Je weet wanneer iets slecht voor je is. Maar totdat je de negatieve effecten kwantificeert, zul je het moeilijk vinden om de overstap naar betere gewoonten te maken.

In het geval van e-mail, als je het tussen taken in controleert, begint het als een niet-taak te voelen. De tijd die u op deze manier doorbrengt, is periodiek niet meer dan een paar minuten, wat het gemakkelijk maakt om het cumulatieve effect ervan te negeren. E-mail lijkt in deze tijden een noodzakelijk kwaad, maar dat betekent niet dat je het je leven moet laten leiden of dat je geen manier kunt vinden om er het beste uit te halen.

Tenzij u die verloren tijd in perspectief plaatst, blijft uw routine voor het controleren van e-mails onschadelijk in het grotere geheel. Zijn er geen apps voor het registreren van e-mailtijd? Ik dacht dat je het nooit zou vragen. Natuurlijk zijn er.

Er zijn verschillende apps die zijn ontworpen om u te helpen de tijd die u online besteedt aan individuele activiteiten bij te houden. Gebruik ze om uw e-mailgewoonten bij te houden en de resultaten in harde cijfers te zien. Ze vertellen je waar je het goed doet en waar je het verknalt.

Hier zijn enkele apps die u kunnen helpen begrijpen hoe uw dag suist als u helemaal in gesprek bent met uw inbox.

Scherp

Als te veel heen en weer e-mailen de werkuren van uw team opslokt, is een geautomatiseerde tijdregistratietool zoals Crisply wellicht precies wat uw team nodig heeft. Houd de exacte tijd bij die uw teamleden moeten doorbrengen in hun inbox en gebruik die gegevens om een ​​betere workflow te vinden die niet zoveel e-mail omvat. Beter nog, overschakelen naar een teamsamenwerkingsservice Slack maakt groepscommunicatie sneller en gemakkelijkerGroeps-e-mails kunnen de productiviteit echt schaden. Het is tijd om mailclients te laten rusten en samenwerkingsservices te gebruiken, zoals het pas gelanceerde Slack. Lees verder zoals Slack, zoals we bij MakeUseOf hebben.

Crisply is gratis voor persoonlijk gebruik. De smaken Team en Enterprise zijn geprijsd.

Pomodoro Timers

Als je een fan bent van de Pomodoro-techniek, kun je het je e-mailgewoonten laten volgen door elk van je e-mailcontrolesessies te timen en de duur ervan op te tellen. Er zijn veel uitstekende Pomodoro-apps die op het web zweven. Wij raden aan Tomato.es, een browsergebaseerde Pomodoro-timer Pomodoro Web App Tomato.es is eenvoudig tijdbeheerKunt u zich niet concentreren? Ga nu aan het werk. Tomato.es is een gratis Pomodoro-timer die je rechtstreeks in je browser kunt gebruiken - en het is misschien wel de beste app die ik ooit heb gebruikt. De Pomodoro-techniek is eenvoudig: ... Lees verder dat vereenvoudigt het tijdbeheer. Het vereist geen registratie, maar als u het aan uw Twitter-account koppelt, krijgt u gedetailleerde statistieken over uw Pomodoro-sessies. Analyseer die statistieken om te zien hoeveel tijd u besteedt aan het lezen en beantwoorden van e-mails.

Ramen. Mac. Linux. Android. iOS. U kunt de populaire tijdregistratie-app Toggl op al deze platforms installeren of deze openen via de online interface. Meld u aan om te beginnen met het meten van uw e-mailgebruik.

RescueTime (onze review Houd nauwkeurig bij wat u op de computer doet en hoe lang met RescueTimeAls u veel tijd achter uw computer aan het werk bent zonder Corporate Big Brother om te controleren wat u doet, zult u merken dat u wat meer tijd doorbrengt dan u zou moeten zijn ... Lees verder ) is een andere geweldige platformonafhankelijke tool voor tijdregistratie. Het geeft u toegang tot gedetailleerde rapporten over uw computergewoonten. Lees ze om erachter te komen of u net zo productief bent als u denkt dat u bent. Hoe ziet uw e-mailgebruik eruit? Niet zo minimaal als je zou willen? Stel een doel om het te verminderen en werk aan uw e-mailgewoonten met behulp van de eenvoudige tips in de volgende sectie.

Wat nu?

Als u eenmaal hebt begrepen hoeveel tijd u elke dag aan e-mail besteedt en hoeveel het groter is dan wat u doet noodzakelijk acht, kunt u effectieve maatregelen nemen om de overgang naar een slimmere e-mailworkflow te maken. Hier zijn enkele stappen om u op weg te helpen.

Sluit die inbox in 5, 4, 3 ...

Als je je inbox de hele dag open houdt, kun je het niet laten om er tussendoor heen te springen. Pas het concept van chunking toe 8 Geeky-taken die u kunt samenvoegen om uw productiviteit te verhogenMulti-tasking is een aandachtsmoordenaar. "Chunking" is een ander soort multitasking. Het is niet nieuw en bestaat al lang onder de geeky-term van batchverwerking. Lees verder aan uw e-mailgerelateerde taken en pak ze op specifieke tijden aan. Eén keer per dag is geweldig als je het kunt doen, twee keer is redelijk, driemaal is het misschien een beetje te veel. Bepaal een tijdslimiet voor uw inbox-controlesessies op basis van de gemiddelde hoeveelheid e-mail waarmee u dagelijks te maken krijgt. Voordat je die inbox induikt, stel je een alarm in om je eraan te herinneren wanneer je tijd om is en gehoorzaam je het zonder uitzondering.

Blijf een paar uur weg van je inbox nadat je wakker bent geworden en nog een paar voordat je naar bed gaat. Bewaar uw e-mailactiviteiten voor dat soort momenten middagdip na de lunch 8 manieren om middagdalingen productief te verslaan wanneer u alleen werktGoede eet- en slaapgewoonten helpen. Geplande werkgewoonten helpen het onvermijdelijke nog meer. Hier zijn acht eenvoudige oplossingen wanneer uw productiviteit kruipt, uw ogen glazig worden en u de geeuw onderdrukt. Lees verder , wanneer je een deel van je werk voor de dag achter je hebt gelaten en je je niet alert genoeg voelt om je op echt werk te concentreren.

Desktopmeldingen inschakelen? Nee, dank u.

Live-meldingen verstoren je stroom, dwingen ongeplande pauzes af en zorgen ervoor dat je niet graag weer aan het werk gaat. Geef het de schuld van uw nieuwsgierigheid om te ontdekken wat uw inbox voor u in petto heeft. Zeg nee tegen die directe meldingen. In plaats van jezelf over te laten aan de genade van je inbox, u bepaal wanneer u de informatie die het bevat wilt ontvangen.

Ga terug naar het bureaublad

E-mailmarketeers passen hun strategieën aan om hun e-mails voor mobiele gadgets te optimaliseren, omdat het aantal mensen dat van desktop wisselt voor mobiele apparaten om e-mail te lezen, met de dag toeneemt.

Als u deel uitmaakt van die statistiek en u wilt uw e-mailverslaving verslaan, verwijder dan de e-mailapp van uw smartapparaat en ga terug naar uw desktop om e-mail te controleren. Dit kan leiden tot een inspanning die niet bestaat wanneer u te maken heeft met een gadget zoals uw smartphone, en dat kan een positief effect hebben op uw e-mailgewoonten. Het lijkt goed te hebben gewerkt voor Jake Knapp, die een afleidingsvrij iPhone-experiment een jaar geleden.

Programmeer je hersenen

In zijn boek Hoe je bij bijna alles faalt en toch groot wint, Noemt Dilbert-maker Scott Adams de menselijke geest een vochtige robot die men kan programmeren. Misschien wilt u de uwe programmeren om uw e-mailcontrole tot een minimum te beperken. Doe dat door uw e-mailverslaving te ruilen voor een andere, zij het met een positief effect op uw leven. Ik heb het over HabitRPG. Zie hoe HabitRPG maakt jezelf verslavend verslavend HabitRPG maakt het verbeteren van jezelf eigenlijk verslavendVerander je gewoontes ten goede door ze te binden aan uitdagingen in een rollenspel. Ga een niveau omhoog om dingen te doen waarvan u weet dat u ze zou moeten doen en verlies punten voor het overgeven aan gewoonten die u kent ... Lees verder , en gebruik het om uw e-mailgewoonten te bespelen en in een gezonde richting te sturen.

Klaar om het snoer door te snijden?

Met zijn voor iedereen toegankelijke aanpak heeft e-mail een belangrijke rol gespeeld bij het wegnemen van geografische barrières, maar het is ook veranderd in een bloeiende afleiding die je weerhoudt van belangrijkere dingen in je leven. Het goede nieuws is dat als u erin slaagt het e-mailsnoer door te snijden, u meer tijd herstelt van uw dag en zelfs kunt maak tijd voor persoonlijke projecten Wat een drukke dag: 10 slimme manieren om tijd te vinden voor uw persoonlijke projectenHeb je een passie die stiekem in je hoofd klopt? Wat houdt je tegen? Misschien loopt de klok af na een slopende werkdag en een uur pendelen. Laten we tijd stelen. Lees verder .

Hoe houd je je inboxgewoonten bij? Veranderen ze ten goede?

Afbeeldingscredits: Jonge student benadrukt via Shutterstock, seier + seier via Compfightcc, amsfrank via Compfightcc, matthias-uhlig.photography via Compfightcc // Alle afbeeldingen zijn afgeleiden