Hoe gescheiden tekstbestanden converteren naar Excel-spreadsheets

Advertentie

Er zal een tijd komen dat je met allerlei soorten informatie die in andere soorten bestanden zijn opgeslagen, om moet gaan en deze moet gebruiken Microsoft Excel. Je kunt niet weglopen voor een altijd aanwezig tekstbestand. Ik wed dat je er elke dag een paar vindt.

Hier zijn een paar alledaagse voorbeelden:

• Een Excel-analyse van verkoop- of productinformatie opgeslagen in een tekstbestand.
• Uitwisseling van gegevens tussen twee verschillende software (misschien van een database tot een spreadsheet).
• Namen, adressen en e-mail-ID opgeslagen in een e-mailprogramma (bijv. exporteren van Microsoft Outlook naar Excel Hoe Outlook-contacten naar overal te exporterenMoet u uw Outlook-contacten exporteren en weet u niet zeker waar u moet beginnen? We laten u zien hoe u vanuit Outlook kunt exporteren en op uw bestemming kunt importeren. Lees verder ).

Microsoft Excel biedt u alle tools om verbinding te maken met externe gegevensbronnen. Laten we het hebben over gescheiden tekstbestanden.

Dit is een gescheiden tekstbestand

Zoals u kunt zien, worden de voor- en achternaam, de bedrijven waarvoor ze werken en andere details gescheiden door komma's. Deze door komma's gescheiden tekstbestand is gemakkelijk te maken in elke teksteditor.

Op dit moment is het niet nuttig. Breng dit in een spreadsheet en u kunt een professioneler document maken.

U kunt bijvoorbeeld gemakkelijk zoeken naar dubbele gegevens en deze verwijderen. Dan kunt u gebruik de spreadsheet om labels te maken en mail merge Etiketten afdrukken met Afdruk samenvoegen in Microsoft Word en ExcelGebruik je nog steeds kopiëren en plakken om labels, naambadges of andere gepersonaliseerde massacommunicatie te maken? Met Mail Merge, een eenvoudige automatiseringstool van Microsoft Office, kunt u uw etiketten binnen enkele seconden afdrukken. Lees verder als adressen ook deel uitmaken van de gegevens.

Het basisidee hier is om de informatie uit een tekstbestand te importeren en uw verschillende stukjes informatie op te splitsen in afzonderlijke kolommen en elke kolom een ​​passende koptekst te geven.

Laten we een afgebakend tekstbestand in meer detail bekijken ...

De 3 verschillende soorten gescheiden tekstbestanden

Er zijn drie veelvoorkomende soorten gescheiden bestanden, afhankelijk van de manier waarop u elke waarde scheidt (begrenst). Elk teken kan worden gebruikt om de afzonderlijke vermeldingen in een bestand te scheiden.

Bijvoorbeeld: de pijp (|) of een simpele spatie. U zult zien dat deze drie de meest voorkomende soorten gescheiden scheidingstekens zijn tussen elk tekstitem.

1. Door komma's gescheiden waarden.
2. Door tabs gescheiden waarden.
3. Door dubbele punten gescheiden waarden.

Het tekstscheidingsteken houdt elke waarde gescheiden van de volgende. Elke waarde die het scheidingsteken volgt en voorafgaat aan het volgende exemplaar van het scheidingsteken, wordt geïmporteerd als één waarde. Houd er rekening mee dat de waarde tussen het toegewezen scheidingsteken een ander scheidingsteken kan hebben, maar een aanhalingsteken (") of een apostrof (‘) nodig heeft.

Verwarrend? Niet zo veel. Laten we eens kijken hoe met een voorbeeld:

In een tekstbestand met plaats- en staatsnamen kunnen enkele waarden voorkomen, zoals "Albany, NY".

Microsoft Excel kan de komma (,) tussen de twee woorden als scheidingsteken lezen. Om de namen van steden en landen te behandelen als één waarde en importeer ze in één Excel-cel we moeten dubbele aanhalingstekens of een apostrof gebruiken als tekstkwalificatie. Als er geen teken is opgegeven als tekstkwalificatie, wordt "Albany, NY" geïmporteerd in twee aangrenzende cellen zoals Albany en NY.

Kortom, om elke waarde in een kolom exact te behouden zoals deze is, kunt u de waarde tussen aanhalingstekens of een apostrof plaatsen.

Zoals we hieronder zullen zien, geeft Microsoft Excel u volledige controle over het importproces en een voorbeeldvenster om het formaat van de gegevens te zien voordat het de cellen vult.

Converteren van een gescheiden tekstbestand naar een spreadsheet

Er zijn veel online converters Hoe elk bestandsformaat online te converteren met gratis toolsAls u een bestand moet converteren, vindt u hier de ultieme lijst met sites waar u naar toe moet gaan. Lees verder die een onbewerkt CSV-tekstbestand kan bevatten en een XLS-spreadsheet kan uitspugen. Zamzar en Convertio zijn twee uitstekende tools.

Maar u hoeft niet op zoek te gaan naar een online converter omdat Microsoft Excel een native functie heeft die het werk veel beter doet.

Laten we een voorbeeld-CSV-bestand nemen en de stappen doorlopen om gescheiden tekstbestanden naar spreadsheets te converteren. De bovenstaande schermafbeelding van een wirwar van door komma's gescheiden waarden in een Kladblok-bestand is een goed voorbeeld.

Microsoft Excel kan helpen deze verwarde wirwar in nette rijen en kolommen te veranderen. U kunt er vervolgens mee aan de slag gaan en er een mooi opgemaakt rapport van maken of het klaarmaken om af te drukken.

Er zijn drie manieren om gegevens vanuit een CSV-bestand naar een Excel-spreadsheet te brengen. Begin eerst met de gemakkelijke.

Methode 1: de automatische import

1. Klik op de het dossier tabblad en klik vervolgens op Open.

2. Selecteer het CSV-bestand dat u wilt openen. Microsoft Excel opent het tekstbestand automatisch en geeft de gegevens weer in een nieuwe werkmap.

Dit is de meest directe (en snelste) route om een ​​CSV-bestand te openen. Microsoft Excel gebruikt de standaardinstellingen voor gegevensindelingen om elke kolom met gegevens te lezen en te importeren. Maar de automatische import geeft je niet de flexibiliteit die je wilt.

Laten we dus de tweede manier bekijken die een wizard gebruikt.

Methode 2: Herstel de wizard Tekst importeren

Met de Text Import Wizard kunt u de structuur van de gegevens die u wilt importeren, beheren. Het start automatisch wanneer u tekstbestanden importeert (d.w.z. een bestand met een TXT-extensie).

Open Microsoft Excel en blader naar een tekstbestand (of wijzig de extensie van het CSV-bestand in TXT).

Microsoft verborg de oude Text Import Wizard in Excel 365 en 2016 (vanaf versie 1704). Maar u kunt de wizard voor tekstimport terughalen vanuit Excel's Opties.

1. Ga naar Bestand> Opties> Gegevens.

2. Scroll naar beneden naar de Toon verouderde wizards voor het importeren van gegevens sectie.

3. Selecteer om tekst of CSV-bestanden te importeren Van tekst (verouderd). Klik OK om de opties te sluiten.

4. Nu kunt u de wizard van het lint gebruiken. Ga naar Gegevens> Gegevens ophalen> Oude wizards> Van tekst (oud). Blader naar en open het CSV-bestand dat u wilt importeren.

Gebruik dit proces in drie stappen om het formaat van de gegevens te bepalen.

Stap 1

Zo ziet de Text Import Wizard eruit in de eerste stap.

Selecteer Gescheiden - Wanneer items in het tekstbestand worden gescheiden door tabs, dubbele punten, puntkomma's, spaties of andere tekens.

Selecteer Vaste breedte - Wanneer alle items dezelfde lengte hebben en netjes zijn gestructureerd in door spaties gescheiden kolommen.

Soms hebben de onbewerkte gegevens een koptekstrij. Bijvoorbeeld: ["voornaam", "achternaam", "bedrijfsnaam", "adres", "stad", "provincie"].

Gebruik Begin met importeren op rij om de rij te selecteren waar het importeren begint.

De Bestandsherkomst kan in de meeste gevallen standaard blijven.

De Voorbeeld geeft de waarden weer zoals ze zullen verschijnen wanneer ze worden gescheiden in kolommen op het werkblad.

Klik De volgende.

Stap 2

Kies de Afbakeningen voor uw bestand (komma, in ons geval). Controleer voor een ander karakter Andere en voer het teken in het kleine veld in. De Gegevensvoorbeeld venster geeft u een glimp van de kolomgegevens.

Selecteer de Behandel opeenvolgende scheidingstekens als één selectievakje als uw gegevens een scheidingsteken bevatten van meer dan één teken tussen gegevensvelden of als uw gegevens meerdere aangepaste scheidingstekens bevatten.

Dit helpt u bijvoorbeeld om bestanden af ​​te handelen die voor of na een ander scheidingsteken een extra spatie kunnen hebben. U kunt de ruimte helpen identificeren als een ander scheidingsteken en dit vakje aanvinken.

Gebruik de Tekstkwalificatie vervolgkeuzelijst om het teken te selecteren dat waarden in uw tekstbestand bevat. We hebben eerder besproken hoe een tekstkwalificatie u kan helpen bij het importeren van bepaalde waarden in één cel in plaats van afzonderlijke.

Gebruik de Gegevensvoorbeeld venster om het uiterlijk te controleren.

Klik op De volgende.

Opmerking: Het wizardscherm verandert bij het importeren van gegevens met een vaste breedte.

De Gegevensvoorbeeld venster kan u helpen bij het instellen van kolombreedten. Gebruik de bovenste balk in het venster om een ​​kolomeinde in te stellen dat wordt weergegeven door een verticale lijn. Sleep een kolomeinde om de breedte te vergroten of te verkleinen. Dubbelklik op een kolomeinde om het te verwijderen.

In een bestand met vaste breedte worden geen scheidingstekens gebruikt om de waarden in het bestand te scheiden. Gegevens zijn georganiseerd in rijen en kolommen, met één vermelding per rij. Elke kolom heeft een vaste breedte, gespecificeerd in tekens, die de maximale hoeveelheid gegevens bepaalt die het kan bevatten.

Stap 3

De voorbeeldvensters worden belangrijker in dit scherm omdat u het formaat van de gegevens die in elk veld terechtkomen, kunt verfijnen met de Kolomgegevensformaat. Standaard importeert Microsoft Excel gegevens in de algemene indeling. Selecteer de kolom in het voorbeeldvenster en stel de juiste indeling in.

U kunt bijvoorbeeld selecteren ...

• Tekst voor de tekstvelden.
• Datum en de datumnotatie voor elke kolom die datums bevat.
• Algemeen voor het converteren van valuta naar de Excel-valuta-indeling.

Gebruik de Geavanceerd knop om het type decimaal en de duizend-plaatsscheidingstekens voor numerieke gegevens op te geven.

Als u bijvoorbeeld 100.000 als 1,00.000 wilt weergeven. Excel geeft de cijfers weer volgens de indeling die is ingesteld in de regionale instellingen van uw computer.

Klik Af hebben. Een finale Data importeren dialoogvenster verschijnt.

Maak je er nu niet teveel zorgen over. Het geeft je een paar opties om de gegevens in de spreadsheet in te voegen of een verbinding te maken met een externe database. Het invoegen van de door tekst gescheiden waarden als een tabel in het huidige werkblad is de standaardinstelling.

De "oude" verouderde methode is nog steeds de beste manier om dit te doen wanneer uw CSV-bestand eenvoudig is. Zo niet, dan is er nu een nieuwe methode die geschikt is voor alle tekstimportbehoeften.

Methode 3: Gebruik gegevens ophalen en transformeren

Het tabblad Gegevens bevat alle tools die u nodig hebt om externe gegevens te verzamelen en deze te laten gedragen zoals u dat wilt. U kunt bijvoorbeeld een draaitabelrapport maken en vernieuwen wanneer de externe gegevens veranderen.

Het is een overkill voor eenvoudige CSV-bestanden, maar laten we doorgaan en kijken hoe we kolommen met gescheiden gegevens in Excel kunnen invoegen.

1. Open een lege werkmap.

2. Ga naar de Gegevens tabblad op het lint. Klik vervolgens op de kleine vervolgkeuzepijl onder de Gegevens verkrijgen knop (in de Gegevens ophalen en transformeren groep). Kiezen Van Bestand> Van Tekst / CSV.

3. In de Tekstbestand importeren dialoogvenster, blader naar de locatie op uw bureaublad en selecteer het CSV-tekstbestand dat u wilt importeren. De Text Import Wizard wordt netjes weergegeven met de opties die u nu kunt selecteren.

Zoals u kunt zien, kunt u de tekencodering en de keuze van het gescheiden teken wijzigen of een aangepast scheidingsteken invoeren.

Excel berekent het scheidingsteken door standaard de eerste paar honderd rijen van de dataset te analyseren. U kunt dit wijzigen en Excel ook laten werken met de volledige dataset. Het wordt niet aanbevolen als u miljoenen records wilt importeren.

4. Klik op de Laden knop om uw gegevens in een nieuw mooi werkblad te importeren.

5. Telkens wanneer u gegevens in Excel importeert, wordt er een gegevensverbinding gemaakt. U kunt query's uitvoeren en het werkblad verbinden met de externe bron. Elke wijziging in de oorspronkelijke brongegevens wordt automatisch bijgewerkt in het Excel-blad.

6. U kunt deze verbinding annuleren door naar te gaan Gegevens> Query's en verbindingen om het paneel aan de zijkant te openen.

Klik met de rechtermuisknop en kies Verwijderen. Of beweeg de muis over de bestandsnaam van de gegevensbron en druk op Verwijderen in het venster dat naar boven komt. Als u het zeker weet, klik dan op Verwijderen nog een keer.

Het transformeren van de gegevens valt buiten het bestek van deze tutorial. Dus ik zal je doorverwijzen naar die van Microsoft Aan de slag met Get & Transform in Excel ondersteuningspagina voor meer hulp.

Het vele gebruik van gescheiden bestanden in Excel

Wilt u een lijst met voor- en achternamen scheiden en voorbereiden om af te drukken? Converteer het gescheiden tekstbestand naar Excel. U kunt maximaal 1.048.576 rijen en 16.384 kolommen importeren of exporteren. En gescheiden bestanden worden bijna overal ondersteund. Gebruik Excel als tijdbesparing 14 tips om tijd te besparen in Microsoft ExcelAls Microsoft Excel in het verleden veel van uw tijd heeft verbruikt, laten we u dan zien hoe u een deel ervan terugkrijgt. Deze eenvoudige tips zijn gemakkelijk te onthouden. Lees verder met bovenstaande technieken en onderstaande tips of leer hoe een nummer of tekst uit Excel te halen.