4 Mac Mail-productiviteitstips die alle professionals moeten kennen

Advertentie

Als u een Mac op de werkplek gebruikt, gebruikt u waarschijnlijk de Mail-app voor uw e-mailcommunicatie. Dit ingebouwde macOS-hulpprogramma biedt flexibele functies die het een handig hulpmiddel maken voor professionals.

Misschien heb je gewoon geen tijd gehad om deze functies te verkennen of ben je een nieuwe Mac-gebruiker. Hoe dan ook, deze lijst met professionele productiviteitstips voor Mail op Mac kan u helpen bij het instellen van de app voor succes.

1. Gebruik VIP's voor je baas of klant

De VIP-functie van Mail (beschikbaar op zowel Mac als iOS) biedt je een geweldige manier om gemakkelijk e-mails van je belangrijkste contacten te herkennen. Vanwege de speciale mailbox is dit een handige manier om ervoor te zorgen dat u altijd snel berichten van uw baas of klant ziet.

U kunt uw VIP's instellen en ze vervolgens aangepaste meldingsgeluiden geven. Op deze manier weet je dat een inkomende e-mail van een VIP komt, zelfs als je ogen ergens anders zijn dan je scherm.

Stel een VIP in Mail in

Een contactpersoon of afzender van een e-mail aanwijzen als VIP is zo simpel als een paar klikken:

1. Selecteer een e-mail in de Mail-app van de afzender waarvan je een VIP wilt maken.
2. Klik op hun naam in de e-mailkop.
3. Kiezen Voeg toe aan VIP's vanuit het snelmenu.

Zodra u dit doet, ziet u onmiddellijk een paar wijzigingen. Ten eerste heeft de naam van de persoon in de e-mailkop nu een ster ernaast. Ten tweede verschijnen hun naam en e-mails in uw VIP's postbus.

Stel een aangepaste VIP-melding in

Hoewel dit onderdeel optioneel is, kan het best handig zijn. U kunt een aangepast meldingsgeluid instellen voor e-mails die binnenkomen op uw VIP-lijst door deze stappen te volgen:

1. Klik Mail > Voorkeuren vanuit uw menubalk en ga naar de Reglement tabblad.
2. Klik Regel toevoegen.
3. Geef je regel een naam en verlaat de Als aan [een / alle] van de volgende voorwaarden is voldaan ingesteld op ieder.
4. Kies voor de conditie Afzender is VIP.
5. Kies voor de actie Geluid afspelen. Selecteer vervolgens het geluid dat u wilt gebruiken in het vak aan de rechterkant.
6. Klik OK. In het volgende vak met de vraag of je de regel op de berichten in je inbox wilt toepassen, kun je kiezen Niet toepassen.

Als u nu met uw hoofd naar een document aan het kijken bent, weet u wanneer een VIP-e-mail aankomt, alleen al door het geluid.

2. Maak e-mailgroepen voor teams of werknemers

Als u dagelijks met een projectteam werkt of uw werknemers regelmatig e-mailt, kunt u ze gemakkelijk allemaal tegelijk e-mailen door een groep voor die contacten te gebruiken. Hoewel u de app Contacten moet gebruiken om uw groep te maken, kunt u de app Mail gebruiken om uw e-mails naar hen te sturen.

Creëer uw groep

Open om te beginnen de app Contacten op je Mac. Je hebt dan een aantal snelle manieren om je groep te maken:

• Klik het dossier > Nieuwe groep in de menubalk of klik op plusteken die wordt weergegeven naast een van uw contactcategorieën zoals iCloud of Gmail. Geef de nieuwe groep een naam en druk op Keer terug. Vervolgens kunt u contacten van hun verschillende locaties naar die nieuwe groep slepen.
• Selecteer alle gewenste contacten in de groep. U kunt op de eerste klikken en vervolgens ingedrukt houden Command en klik elke extra. Selecteer dan het dossier > Nieuwe groep uit selectie in de menubalk en geef je groep een naam.

Maak een groeps-e-mail

Zodra u uw groep heeft ingesteld in de app Contacten, is het een e-mail om hen een e-mail te sturen. Bovendien kunt u dit doen in de Contacten- of de Mail-app.

In de Contacten app, klik met de rechtermuisknop op de e-mailgroep en kies E-mail verzenden naar [groepsnaam]. Het nieuwe berichtenvenster in de Mail-app wordt dan geopend met die groep in de Naar veld.

In de Mail app, typ de naam van uw groep in de To veld. Wanneer de groep in de lijst met suggesties wordt weergegeven, klikt u erop.

Welke manier u ook gebruikt om die groeps-e-mail te maken, deze tip maakt het gemakkelijk om meerdere personen tegelijk te e-mailen, vooral als u vaak berichten naar diezelfde mensen verzendt.

3. Stel e-mailregels in voor project-e-mails

Als je het aangepaste meldingsgeluid instelt voor je VIP's zoals hierboven vermeld, dan heb je je al verdiept in het gebruik van regels in de Mail-app. Maar daar kun je zoveel meer mee doen E-mailregels voor uw e-mails 6 Apple Mail-regels om met e-mail voor u om te gaanOverweldigd door e-mail op je Mac? De filters van Apple Mail maken het gemakkelijk om je te concentreren op de belangrijke berichten en de rommel te verbergen. Lees verder dan alleen meldingsgeluiden instellen.

Door e-mailregels in te stellen voor e-mails met betrekking tot een project of zelfs een bepaald onderwerp, kunt u de app automatisch acties laten uitvoeren. Dit is een geweldige manier om je inbox te ordenen door vergelijkbare berichten bij elkaar te houden of e-mails op een bepaalde manier te markeren om ze snel te herkennen.

Verplaats e-mails naar een map

Voor dit eerste voorbeeld verplaatsen we alle e-mails voor Project X naar de Project X-mailbox. Dit omvat berichten met de zinsnede "Project X" in het onderwerp, evenals die van de teamleden van Project X Group.

1. Klik Mail > Voorkeuren vanuit uw menubalk en ga naar de Reglement tabblad.
2. Klik Regel toevoegen.
3. Geef je regel een naam. Voor ons voorbeeld noemen we het Project X-e-mails.
4. Verlaat de Als aan [een / alle] van de volgende voorwaarden is voldaan ingesteld op ieder zodat het alle voorwaarden vastlegt die u instelt.
5. Selecteer voor de aandoening Onderwerpen in de eerste vervolgkeuzelijst, bevat in de tweede en typ "Project X" in het tekstvak.
6. Klik op de plusteken rechts om nog een voorwaarde toe te voegen.
7. Selecteer voor de volgende voorwaarde Afzender is lid van de groep in de eerste vervolgkeuzelijst en Project X Group (de groep die we eerder hebben gemaakt) in de tweede.
8. Selecteer voor de actie Bericht verplaatsen in de eerste vervolgkeuzelijst en Project X in de tweede.
9. Klik OKen beslis dan of u de nieuwe regel op uw inbox wilt toepassen door te kiezen Niet toepassen of Van toepassing zijn.

Markeer e-mails met een kleur of vlag

Misschien wilt u e-mails niet naar een bepaalde map verplaatsen, maar ziet u ze liever snel in uw inbox. Om dit te bereiken, kunt u kleuren, vlaggen of beide gebruiken met de Mail-regels.

Gebruik ons ​​Project X-voorbeeld hierboven en volg stap één tot en met zeven om uw voorwaarden in te stellen. Selecteer een of beide van de volgende opties wanneer u bij stap acht voor de actie komt:

• Stel een kleur in: Kies in de eerste vervolgkeuzelijst Kleur instellen, kies in de volgende Achtergrond of Teksten kies vervolgens een kleur in de derde.
• Markeer als gemarkeerd: Kies in de eerste vervolgkeuzelijst Markeren als gemarkeerd en kies in de volgende de vlag kleur.

Ga verder met de laatste stap door op te klikken OK en of je de regel wel of niet op je inbox wilt toepassen.

Met dit soort regels ingesteld, kunt u berichten automatisch verplaatsen of die project-e-mails in één oogopslag in uw inbox zien.

4. Maak slimme mailboxen voor onbeantwoorde e-mails

Slimme mailboxen in de Mail-app zijn in zekere zin regels. U voegt voorwaarden toe die van toepassing zijn op inkomende e-mails, maar in plaats van geluiden te verplaatsen, te markeren of af te spelen, houden slimme mailboxen die e-mails vast.

De e-mails blijven in hun oorspronkelijke inbox, dus ze verlaten dat specifieke e-mailaccount niet. Ze worden echter ook weergegeven in het gebied Slimme postbussen in hun eigen postbus.

Terwijl u de voorwaarden bekijkt die u op een slimme postbus kunt toepassen, zult u er waarschijnlijk een vinden die nuttig voor u is. Maar een uitstekend voorbeeld is een mailbox voor uw onbeantwoorde e-mails. Als u elke dag tonnen e-mails ontvangt die een reactie vereisen, kunt u ze allemaal op één plek bekijken met een slimme mailbox.

Om dit in te stellen:

1. Klik Postbus > Nieuwe slimme mailbox in de menubalk en geef je mailbox een naam.
2. In de Bevat berichten die voldoen aan [alle / alle] van de volgende voorwaarden, kies allemaal. (Dit kan voor u anders zijn als u de Smart Mailbox anders gebruikt.)
3. Selecteer voor de aandoening Bericht is niet beantwoord in de vervolgkeuzelijst.
4. Klik op de plusteken rechts om nog een voorwaarde toe te voegen.
5. Kies voor de volgende voorwaarde Datum Ontvangen in de eerste vervolgkeuzelijst en selecteer vervolgens is vandaag in de seconde. (Je kunt ook kiezen uit opties zoals gisteren, deze week of vorige week naar jouw voorkeur.)
6. Klik OK.

Met deze Smart Mailbox-installatie kun je er aan het einde van elke dag doorheen kijken om te zien op welke e-mails je niet hebt gereageerd, zodat je nooit een kans mist om te reageren.

Doe meer met Mac Mail

Deze productiviteitstips voor de Mail-app op Mac zijn slechts het begin van manieren om deze efficiënter te gebruiken. Je kunt er ook een paar bekijken manieren om van Mail een betere desktop-e-mailclient te maken algemeen.

Maar als u nog steeds niet overtuigd bent en andere e-mailopties wilt bekijken, kijk dan eens waarom je Spark zou moeten gebruiken voor het beheren van je Mac- en iOS-mail Waarom u Spark zou moeten gebruiken om uw e-mail op iPhone en Mac te beherenSpark is een nieuw soort e-mailapp, een app die uw e-mail voor u organiseert en prioriteit geeft (en het is gratis). Lees verder .