The Art of the Apology: How to Say Sorry With a Email (And Mean It)

Advertentie

Iedereen verpest het wel eens. Hoe we het ook proberen, niemand is perfect. Als je een fout maakt die iemand anders pijn doet, is het juist om je excuses aan te bieden.

Hoewel u zich vaak persoonlijk moet verontschuldigen, heeft u soms de voorkeur of moet u per e-mail sorry zeggen. In een e-mail bekijken we hoe we ons professioneel kunnen verontschuldigen om u te helpen het beste uit deze situatie te halen.

De drie ingrediënten van een goede verontschuldiging

Hoewel er geen universeel patroon is, bestaat een algemeen aanvaarde standaard voor excuses uit drie delen:

1. Erkennen dat je iets verkeerd hebt gedaan.
2. Wroeging voelen voor je acties en zijn empathisch om te begrijpen hoe ze de ander pijn doen.
3. Teruggave, waar u de situatie goed maakt.

We bekijken elk van deze drie elementen terwijl we doornemen hoe je sorry kunt zeggen in een e-mail.

Je verontschuldiging openen

Voordat u begint met het maken van de daadwerkelijke verontschuldiging, moet u de persoon aan wie u schrijft, aanspreken. Dit zal sterk variëren, afhankelijk van je relatie met de persoon.

Laten we aannemen dat je een fout hebt gemaakt in een professionele situatie en dat je dus een verontschuldigingsmail naar je baas moet sturen. We zeggen bijvoorbeeld dat u een kritieke taak niet op tijd hebt voltooid, waardoor het project voor alle anderen is vertraagd.

In dit geval is een passende begroeting "Beste [naam]". Als je je verontschuldigde bij een vriend, zou zoiets als "Hallo [naam]" of "Hallo [naam]" geschikter zijn.

Vergeet ook de onderwerpregel van de e-mail niet. Nadat u iemand onrecht heeft aangedaan, is het misschien niet blij dat er een e-mail van u binnenkomt. Zoiets als "Accepteer mijn excuses" of "Het spijt me oprecht" in de onderwerpregel is een goede manier om vanaf het begin duidelijk te maken waar uw bericht voor is. Probeer het niet word slim met e-mailafkortingen 15 e-mailacroniemen die u moet gebruiken voor pakkende onderwerpregelsTer info, ik ben OOO tot EOD. Trouwens, PRB vanavond met J / N. Als je geen idee hebt wat een van deze e-mailacroniemen betekent, laten we ze dan eens bekijken en hoe je ze kunt gebruiken. Lees verder .

Je fout erkennen

Nu de opening klaar is, is het tijd voor het eerste essentiële deel van de verontschuldiging. Hier moet u het probleem dat is opgetreden duidelijk identificeren. Geef toe aan wat je hebt gedaan; probeer niet iemand anders de schuld te geven of excuses te bedenken voor wat er is gebeurd.

Hier is een voorbeeld van wat je niet moet doen:

Hoewel ik weet dat ik een belangrijke deadline heb gemist, is het echt niet mijn schuld. Ik werkte samen met Paul aan dit project en hij verspilde te veel van mijn tijd door me een aantal niet-gerelateerde vragen te stellen. Mijn computer liep de hele week ook vast en IT kon er nog niet naar kijken. Dit komt niet alleen door mij.

Zelfs als het bovenstaande waar is, zorgt het niet voor een goede verontschuldiging. Dit onderdeel moet je verantwoordelijkheid in de blunder erkennen.

Zoiets is veel beter:

Ik realiseer me dat ik een cruciale deadline heb gemist. Dit project was erg belangrijk voor onze afdeling en u vertrouwde erop dat ik het op tijd zou voltooien. Ik weet dat het niet voltooien van deze taak op tijd de voltooiing van het project heeft vertraagd. Dit weerspiegelt slecht ons team en het spijt me daarvoor.

Hier heb je duidelijk uiteengezet wat je verkeerd hebt gedaan, zonder te proberen te bagatelliseren of af te buigen.

Berouw tonen voor wat je hebt gedaan

Nu je je fout duidelijk hebt uiteengezet, moet je berouw tonen over wat er is gebeurd. Houd in gedachten dat wat je deed pijn, frustratie en andere negatieve emoties bij de ander veroorzaakte.

Maak duidelijk dat je spijt hebt van de situatie. Probeer uzelf in hun schoenen te plaatsen en begrijp hoe uw acties hen ertoe brachten zich te voelen. Geef hier geen verklaring voor uw gedrag. Het punt van verontschuldiging is om een ​​verbroken relatie te herstellen, niet om te bewijzen dat je al die tijd gelijk had.

Hier is een voorbeeld van hoe u dit deel van de verontschuldiging kunt inlijsten:

Ik wil me oprecht verontschuldigen dat ik mijn verplichtingen niet ben nagekomen en de taak die je mij op tijd hebt toevertrouwd, niet hebt voltooid. Er zijn geen excuses voor dit falen. Ik vind het niet leuk om te weten dat ik mijn team in de steek heb gelaten, en ik voel me vreselijk dat dit je in verlegenheid bracht bij een ontmoeting met de klant.

Empathie uiten geeft authenticiteit voor je verontschuldiging. Het helpt je even je perspectief te vergeten en te kijken waar iemand anders mee te maken heeft.

Het goed maken

Woorden zijn belangrijk, maar acties wegen veel zwaarder. Om te laten zien dat je meent wat je zei, is het belangrijk om het goed te maken. Als u actie onderneemt, wordt de situatie (indien mogelijk) verholpen of wordt aangetoond dat u uw best zult doen om niet opnieuw dezelfde fout te maken.

Voortbordurend op ons voorbeeld van het missen van een deadline, zou dit kunnen dienen als het restitutiegedeelte van de verontschuldiging:

In de toekomst zal ik, om te voorkomen dat deadlines worden gemist, ruim van tevoren met u spreken als ik me zorgen maak dat ik iets niet op tijd voor elkaar krijg. Ik zal me meer bewust zijn van hoeveel tijd kritische projecten me kosten en ben bereid om extra uren buiten kantoor te besteden om ervoor te zorgen dat ze worden gedaan. Dit zal niet meer gebeuren.

In sommige situaties weet u misschien niet wat u moet aanbieden om uw gedrag goed te maken. Als dat het geval is, kun je gewoon vragen: 'Wat kan ik doen om dit goed te maken?'

Het belangrijkste is om te laten zien hoe u zich in de toekomst anders gaat gedragen om te voorkomen dat hetzelfde probleem zich opnieuw voordoet.

Uw verontschuldiging sluiten

Nu hoef je alleen maar het bericht af te ronden. Dit is vrij eenvoudig, maar zorg ervoor dat je de toon passend houdt. U moet de ontvanger bedanken voor het lezen van uw verontschuldigingsbericht en hem het beste wensen.

Het kan ook een goed idee zijn om ze uit te nodigen om te bespreken wat je verder hebt gezegd. Dit laat zien dat je oprecht bent en openstaat voor extra dialogen.

Hier is een manier om uw professionele verontschuldigingsmail te sluiten:

Bedankt voor het lezen. Als je nog iets wilt bespreken, neem dan contact met mij op zodat we het kunnen bespreken.

Vriendelijke groet,
[Uw naam]

Als u 'Met vriendelijke groet' niet wilt gebruiken, zullen andere formele sluitingen zoals 'Met vriendelijke groet' ook werken.

Is e-mail het juiste medium?

We hebben in een e-mail bekeken hoe we ons professioneel kunnen verontschuldigen. Maar voordat u begint met het schrijven van de uwe, moet u overwegen of een e-mail het juiste medium is voor de verontschuldiging.

E-mail heeft zeker voordelen als het gaat om excuses. Omdat er geen tijdsdruk is, kunt u uw gedachten op een duidelijke en directe manier samenstellen. Als een snelle verontschuldiging nodig is, kunt u met e-mailen in korte tijd contact met hen opnemen. En in tegenstelling tot persoonlijke verontschuldigingen, hoeft u niet spontaan te zijn en te reageren op wat de andere persoon zegt.

Maar het is niet allemaal goed. E-mail is minder persoonlijk dan een persoonlijke (of telefonische) verontschuldiging. Afhankelijk van de opzet van uw bedrijf kan het verzenden van een e-mail laf overkomen als persoonlijk verschijnen haalbaar is. Verberg je niet achter een scherm.

Excuses om fouten te herstellen

Op de juiste manier excuses aanbieden is een waardevolle levensvaardigheid. Niet iedereen weet hoe het moet, dus het is gemakkelijk om de ander nog meer gefrustreerd achter te laten dan voorheen. Gebruik deze basisgids voor het zeggen van sorry in e-mail en je bent op weg naar een herstelde relatie.

Houd er rekening mee dat het uiteindelijke doel van een verontschuldiging is om het gebroken vertrouwen te herstellen. Je hebt iets verkeerds gedaan en de drie bovenstaande stappen zijn hoe je dit aanpakt en corrigeert. Maak het niet over jou.

Vervolgens kunt u er meer over leren hoe professionele e-mails te schrijven 5 manieren om professionele e-mails te schrijven die tijd en moeite besparenHet is een vaardigheid om te weten hoe u professionele e-mails schrijft die tijd besparen en antwoorden krijgen. Laat deze e-mailsjablonen je helpen. Lees verder .