Prioriteit toekennen aan taken met het Eisenhower Matrix-productiviteitssysteem

Advertentie

Takenlijst-apps zijn tegenwoordig een rage. De wetenschap heeft dat bewezen lijsten stimuleren de productiviteit echt, en je kunt de productiviteit verder verhogen met trucs zoals uw to-do lijst openbaar maken. Sommige mensen gebruiken zelfs hun e-mailinboxen als takenlijsten.

Maar wat als je dat allemaal hebt geprobeerd en niets werkt?

Gelukkig voor jou, alternatieve productiviteitsmethoden 5 nieuwe productiviteitstechnieken waar u waarschijnlijk nog nooit van gehoord heeftAls je nog steeds op zoek bent naar de beste manier om je productiviteit te verhogen, probeer dan een van deze betere alternatieven voor Pomodoro en GTD. Vergeet niet te stoppen met zoeken zodra u een "goed genoeg" -oplossing heeft gevonden. Lees verder bestaan. En als u vindt dat gewone takenlijsten te lastig of te overweldigend zijn, raden we u aan een oude maar effectieve techniek te proberen, de zogenaamde Eisenhower Matrix.

Wat is de Eisenhower-matrix?

De Eisenhower Matrix is ​​een 2 × 2 raster van dozen. De bovenste rij is voor taken die "Belangrijk" zijn, terwijl de onderste rij voor taken is die "Niet belangrijk" zijn. Tegelijkertijd, de linkerkolom is voor taken die "Urgent" zijn, terwijl de rechterrij is voor taken die "Niet Urgent" zijn. Zo ziet dat eruit Leuk vinden:

Voor de meeste mensen zijn de termen Belangrijk en Urgent synoniem, dus laten we even de tijd nemen om het verschil tussen hen te definiëren:

• Belangrijk - Taken die bijdragen aan uw langetermijndoelen en waarden, of het nu persoonlijk, professioneel, etc. is Belang gaat over relevantie. Een manier om te beslissen of een taak belangrijk is, is door jezelf af te vragen: "Kan ik mijn doelen nog steeds bereiken en trouw blijven aan mijn waarden als ik deze taak oversla?"
• Dringend - Taken die aan het eind van de dag moeten worden afgehandeld. Als uw schema meer speelruimte heeft, geeft u misschien de voorkeur aan het einde van de week. Hoe dan ook, bij urgentie draait alles om tijd. Een manier om te beslissen of een taak dringend is, is door uzelf af te vragen: "Wanneer is de deadline voor deze taak?"

Voordat u kunt beslissen of een taak belangrijk is of niet, moet u uw eigen doelen en waarden kennen. Voor velen is loopbaanontwikkeling een langetermijndoel, dus taken die daar direct verband mee houden, zijn belangrijk. Of als u familie het meest waardeert, kan het belangrijk zijn om op tijd thuis te zijn.

Maar hoe kan een taak dringend maar niet belangrijk zijn? Onthoud dat urgentie is enkel en alleen werd tijd. Denk aan de deadline. Stel dat het vandaag Internationale Koffiedag is en uw plaatselijke coffeeshop gratis koffie uitdeelt. Als je daar vandaag geen gebruik van maakt, is de kans voorbijgegaan, maar gratis koffie is niet relevant voor je langetermijndoelen of waarden. Het is dringend, maar niet belangrijk.

Met behulp van deze definities wordt het gemakkelijker om de soorten taken te beschrijven die bij elk van de vier vakken horen. We kunnen de matrix zelfs als volgt bedenken:

Waarom de Eisenhower-matrix gebruiken?

De Eisenhower Matrix is ​​gewoon een manier om dat te doen geef prioriteit aan uw taken.

Takenlijsten zijn geweldig bij het volgen wat wat u moet doen, maar het is niet altijd gemakkelijk te bepalen welke taken hebben een hogere prioriteit. Ik heb persoonlijk nooit de functie 'Prioriteit' gebruikt in een takenlijst-app, omdat ik altijd alles tag als 'Hoge prioriteit' - en als alles een hoge prioriteit heeft, is niets dat.

Bovendien, hoe bepaal je welke taak je moet aanpakken als je naar een takenlijst kijkt en 30 opgestapelde taken ziet? 'Begin met het gemakkelijkste', zeggen sommigen. 'Nee, begin met het moeilijkste', zeggen anderen. Maar wat is gemakkelijk en wat is moeilijk? Het is nooit zwart en wit. Vaak heb ik 10, 15 of zelfs 30 minuten verspild door gewoon mijn taak te kiezen!

Dit is waarom de Eisenhower Matrix schittert. In tegenstelling tot een enkele takenlijst, geeft de matrix zelf prioriteit. Het vertelt het je welke volgende taak. Het vermindert de cognitieve belasting omdat alleen de vakken Nu en Later er echt toe doen. En als je ooit tijd tekort komt, kun je zien welke taken je kunt overslaan.

Daarnaast heeft de matrix nog twee andere kleine voordelen. Ten eerste dwingt het je om meer aandacht te besteden aan elke taak. In plaats van alles in één grote rommelige stapel te gooien, bepaal je actief of taken vooraf de moeite waard zijn, waardoor je echte takenlijst strak blijft. Ten tweede herinnert het je constant aan je doelen en waarden.

Het enige probleem is dat de Eisenhower Matrix in het begin een beetje lastig kan zijn. Met name nieuwe gebruikers worden vaak overvallen door de vakjes Delegate en Trivial. Daar is een leercurve, dus laten we een praktisch voorbeeld doornemen van hoe je een matrix opzet, taken organiseert en een dag doorkomt.

Hoe de Eisenhower-matrix te gebruiken

Hoewel de Eisenhower Matrix conceptueel een vierkant van vier vakken is, kunt u deze praktisch benaderen als vier afzonderlijke takenlijsten: een Now-lijst, een Delegate-lijst, een Later-lijst en een Trivial-lijst. De twee urgente lijsten komen voor de niet-urgente lijsten.

Ik vind dat Trello hier geweldig voor is. Zet een bord op voor elke sfeer van je leven (bijvoorbeeld persoonlijk, professioneel, kerk, hobby) en zet deze vier lijsten in elk van de borden. Of als je niet veel aan de hand hebt, kun je één bord gebruiken voor alle taken. Het is aan jou. Vind je Trello niet leuk? Overwegen deze alternatieve Kanban-tools Tot ziens, Trello! 5 Alternatieve gratis Kanban Board ToolsTrello is een ongelooflijke app voor projectbeheer en het organiseren van uw taken. Maar er zijn andere kanban-apps die ideaal kunnen zijn voor uw taken. Laten we het hebben over de beste Trello-alternatieven. Lees verder .

Zodra uw lijsten klaar zijn, kunt u beginnen met het toevoegen van taken:

Stel dat u een traditionele kantoormedewerker bent die de Eisenhower Matrix wil gebruiken om productiever te worden op het werk. Dit is het scenario dat de rest van dit voorbeeld aanstuurt, maar het zou gemakkelijk moeten zijn om deze concepten anders toe te passen.

Wat ligt er vandaag op je bord? Het eerste dat in je opkomt: e-mail. Laten we een taak maken voor het bereiken van inbox nul, wat dringend is (e-mail moet dagelijks worden geleegd) en belangrijk (we hebben het hier over werkgerelateerde e-mails):

Vandaag is het toevallig Pretzel-dag op kantoor en je verlangt naar een gratis pretzel met de werken. Dit kan dringend zijn, maar het is niet belangrijk:

Je baas herinnert je eraan dat het documentatierapport voor het laatste project van je team om 16.00 uur moet zijn, wat zowel dringend als belangrijk is:

Hij herinnert u er ook aan dat het budgetverzoek van uw team voor uw volgende project op het einde van de dag op vrijdag moet worden ingediend. Dit is belangrijk, maar niet urgent:

De officemanager komt naar je toe en zegt dat de papier- en inktvoorraad opraakt. U moet zo snel mogelijk een bestelling plaatsen, maar dit heeft niet veel te maken met uw carrièredoelen of waarden:

Het is vroege zomer (in dit scenario) en het kantoor wordt te benauwd door het natte seizoen. De productiviteit van iedereen zou omhoog schieten met een goede luchtontvochtiger, om nog maar te zwijgen van alle andere voordelen van het verminderen van de luchtvochtigheid 4 gezondheidsvoordelen van monitoring van temperatuur en vochtigheid thuisWist je dat het gebruik van smart home-producten gezondheidsvoordelen biedt? Dat is juist. Een of twee slimme aankopen kunnen uw levenskwaliteit thuis drastisch verbeteren. Lees verder .

U maakt een notitie om dit naar voren te brengen, maar het is niet dringend of belangrijk:

Het gaat maar door. Vergaderingen duiken op, planning moet worden gedaan, je onthoudt dingen die je wilt doen, enz. Uiteindelijk zal je matrix (d.w.z. lijsten) vol raken, en het beste is dat het veel minder intimiderend is dan één hoofdlijst met taken:

Wanneer je vrij bent voor een andere taak, begin je gewoon aan de linkerkant en ga je naar rechts. U moet alles in de Now and Delegate-lijsten aanpakken voordat u zich bezighoudt met de niet-urgente lijsten.

als jij kan delegeren, pak eerst de lijst met gedelegeerden aan en ontlaad zoveel mogelijk van die taken als je kunt. Ga dan door de Now-lijst. Als je eenmaal door de Now-lijst bent gekomen, beschouw je dag als een succes. U kunt nu een voorsprong krijgen op de lijst Later of de dag vroegtijdig beëindigen.

als jij kan niet delegeren, begin met de lijst Nu. Als je de Now-lijst doorloopt en je hebt meer tijd, heb je een keuze: behandel de Delegate-lijst als een Now-lijst, begin met een voorsprong op de Later-lijst of beëindig de dag vroeg. In de praktijk zul je waarschijnlijk willen wisselen tussen taken voor delegeren en later.

Ga aan het einde van de dag door de lijst met gemachtigden en dump alle taken waarvan de deadlines zijn verstreken. Bewaar degene die je nog steeds kunt doen. Bewaar ze voor morgen.

Ga aan het begin van de volgende dag door de lijst Later en beslis welke taken nu dringend zijn. Verplaats ze naar de Now-lijst. Doe hetzelfde voor de Trivial-lijst, maar verplaats die taken naar de Delegate-lijst. Voeg nieuwe taken toe die de hele dag door opduiken. Afspoelen en herhalen.

Wanneer takenlijsten werken niet voor u

Merk op dat u de Eisenhower Matrix kunt aanpassen zoals u dat wilt. In plaats van het bijvoorbeeld te gebruiken om je hele dag te begeleiden, kan dat sorteer uw e-mail met een eigen matrix Dit is de meest beslissende oplossing voor het sorteren van e-mail die u ooit nodig zult hebbenEen eenvoudige sorteeroplossing zorgt ervoor dat u altijd op de hoogte bent van uw e-mailberichten. Je hebt slechts vier labels of mappen nodig om je inbox te beheren en je e-mailstress te verminderen. Lees verder . Het hele concept van urgentie / belang kan nuttig zijn in allerlei gevallen, behalve werk en e-mail.

Veel mensen hebben veel succes gehad met de Eisenhower Matrix. Maar als je dit punt hebt bereikt en je denkt niet dat het zal helpen, dan is dat oké. Blijf zoeken naar de methode die voor u werkt. Als alles achter de rug is, de enige productiviteitstechniek die ertoe doet De beste productiviteitstool is degene die u daadwerkelijk gebruiktIn een wereld die productiviteit nastreeft, belooft elke nieuwe en glanzende productiviteits-app iets nieuws. Maar verliezen we iets als we onze productiviteits-apps te vaak veranderen? Lees verder is degene die u daadwerkelijk gebruikt.

Vindt u de Eisenhower Matrix nuttig? Zo niet, welke productiviteitstechniek gebruikt u om georganiseerd en vooruit te blijven? Deel het met ons in de reacties hieronder!

Beeldcredits: Amy Bull via Shutterstock.com