Een online videoconferentie klinkt eenvoudig. Je zet je laptop aan en klikt op de virtuele meeting app om de webcam te starten. Maar deze afgelegen ligging en het gemak van technologie om ons allemaal met elkaar in contact te brengen, kan u bewust maken van de kleine dingen en niet achter het ontmoeten van uw collega's op het scherm.
Misschien worstelt u met de technologie of de sfeer van uw huis. De voorbereiding op de bijeenkomst is dus net zo belangrijk. Als u eenmaal in de vergadering bent, zal uw manier de sleutel zijn om uw aanwezigheid te verhogen.
In wezen maken online videoconferenties nu deel uit van ons leven. Haat ze of vind ze leuk, je moet ermee omgaan. Gebruik het onderstaande spiekbriefje om het beste uit deze videovergaderingen te halen.
GRATIS DOWNLOAD: Dit spiekbriefje is verkrijgbaar als een downloadbare PDF van onze distributiepartner, TradePub. U moet een kort formulier invullen om het alleen voor de eerste keer te openen. Downloaden Essentiële online videoconferenties.
Essentiële online videoconferenties
| Voorbereiding | |
|---|---|
| Let op de dresscode | Behandel een online vergadering als een persoonlijke vergadering en volg de normen op de werkplek. |
| Zorg voor je verzorging voordat je gaat zitten voor de vergadering. | |
| Projecteer een professioneel gezicht omdat het een gevoel van normaliteit toevoegt aan een gesprek op afstand. | |
| Vermijd afleidende kleuren die te helder of te donker zijn. Het kan sommige webcams uitschakelen die de belichting en helderheid automatisch aanpassen. | |
| Kijk met een goede houding naar de camera. | |
| Stel uw apparatuur in | Kies een comfortabele stoel om op te zitten. |
| Gebruik een monitor waarmee u eenvoudig dia's en spreadsheets kunt bekijken. (Een smartphonescherm is goed voor een informele vergadering, maar niet voor het bekijken van gegevens.) | |
| Investeer in een goede ruisonderdrukkende headset. | |
| Maak uzelf vertrouwd met de chatsoftware die u moet gebruiken. Besteed speciale aandacht aan de instellingen die u mogelijk nodig heeft tijdens de vergadering. | |
| Vermijd tegenlicht omdat dit uw gezicht kan verdoezelen. Natuurlijk licht of bovenverlichting is ideaal. | |
| Niets is zo belangrijk als een goede bandbreedte. Alles minder dan 20 MBps kan je video pixeleren. | |
| Als de vergadering kritiek is, houd dan een alternatieve verbinding bij de hand. U kunt bijvoorbeeld een onafhankelijke wifi-hotspot opzetten. | |
| Sluit onnodige achtergrondtoepassingen en stop gelijktijdige streamingprogramma's in uw browser. | |
| Plaats uw webcam op ooghoogte zodat u oogcontact kunt maken met anderen in uw team. | |
| Wees je eigen technische ondersteuning of test je apparatuur een paar minuten voor de echte vergadering met een collega. | |
| Schakel uw webcam in en bekijk het frame en het effect van licht binnenshuis. Meer licht is beter. | |
| Schakel meldingen voor het verloop van de vergadering uit. | |
| Als u van plan bent uw scherm te delen, zorg er dan voor dat u persoonlijke gegevens uit de weg houdt. | |
| Verfraai uw omgeving | Demp uw mobiele telefoon om onderbrekingen te voorkomen. |
| Ruim je kamer en bureau op. | |
| Scan je achtergrond en zorg ervoor dat er niets ongepasts is. | |
| Kies een virtuele achtergrond in apps zoals Microsoft Teams en Zoom om rommelige achtergronden te verbergen. | |
| Houd water en thee / koffie bij de hand. | |
| Kies een geïsoleerde ruimte, bij voorkeur met een deur, zodat je ongestoord kunt vergaderen. | |
| Informeer uw familie vooraf over het vergaderschema. | |
| Zorg ervoor dat uw kinderen tijdens uw vergadering bezet blijven. | |
| Houd uw huisdieren uit de buurt van uw vergaderruimte. | |
| Je tijd indelen | Plan ruim van tevoren online vergaderingen. |
| Wees altijd op tijd. Het helpt om een paar minuten voor aanvang van de vergadering online te zijn. | |
| Als u de vergadering niet kunt bijwonen of te laat komt, informeer dan vooraf de persoon die de vergadering leidt. | |
| Schakel uw vergaderapparatuur vooraf in of activeer deze om last-minute storingen te voorkomen. | |
| Vermijd deelname aan een online vergadering tijdens het rijden. Het is noch veilig, noch een efficiënt gebruik van uw vergadertijd. | |
| Overweeg een audiovergadering als laatste redmiddel. | |
| Organiseer uw gedachten | Als je de vergadering leidt, stel dan een agenda op met begin- en eindtijden. |
| Bewaar al uw gegevens naast u of in een toegankelijke map op uw computer. | |
| Maak een bladwijzer van alles dat relevant is voor de vergadering. | |
| Maak uw bureaublad overzichtelijker om de juiste informatie in één oogopslag toegankelijk te houden. | |
| Noteer uw vragen zodat u ze op het juiste moment kunt introduceren. | |
| Deel inhoud en bestanden vóór de vergadering om ervoor te zorgen dat alle deelnemers voorbereid zijn op de discussie. | |
| Deelname | |
| Let op je manieren | Stel jezelf voor als alle teamleden elkaar niet kennen. |
| Gebruik altijd video omdat gezichtsuitdrukkingen uw gedachten overbrengen zonder andere gebaren. | |
| Gebruik visuele aanwijzingen (zoals een opgestoken handpalm) om aan te geven dat je wilt spreken. | |
| Doe mee door duidelijk in de microfoon te spreken. Zwijgen of je webcam uitschakelen is net alsof je een stoelvuller bent in een echte vergadering. | |
| Demp uw microfoon wanneer u niet spreekt, omdat deze veel achtergrondgeluid kan opvangen. | |
| Als je midden in een vergadering moet rondlopen voor persoonlijke taken, schakel je je video uit om afleiding te voorkomen. | |
| Wacht tot de andere persoon klaar is met spreken, omdat de tijd over het internet vertraging oploopt en teamleden vaak over elkaar kunnen praten. | |
| Blijf aanwezig | Vermijd multitasken of afdwalen naar Facebook of Twitter tijdens een vergadering. |
| Eet niet tijdens een vergadering. Nippen aan water of een drankje zoals thee of koffie is oké. | |
| Om oogcontact te maken met een deelnemer aan een vergadering, kijkt u in de camera en niet naar het gezicht of de achtergrond van de persoon. | |
| Gebruik de tekstchatfunctie indien beschikbaar als ondersteuning voor vragen en voor het linken naar relevante documenten. | |
| Neem aan het eind van de vergadering afscheid met een glimlach. Een informele chat over niet-werkonderwerpen helpt ook om vergaderingen op een vrolijke noot af te ronden. | |
| Als u de vergadering heeft geleid, zorg er dan voor dat u zich als laatste afmeldt. |
Online videovergaderingen zijn er om te blijven
Het gaat natuurlijk niet alleen om technologie. Enkele eenvoudige sociale genaden kunnen uw aanwezigheid in elke online vergadering vergroten. Videoconferenties zijn immers meer 'in je gezicht' omdat iedereen zichtbaar is op het scherm. De video helpt, maar het kleine kader is niet genoeg om je lichaamstaal of emoties te laten zien terwijl je met je team praat.
Daarom zijn alle bovenstaande nuances van cruciaal belang, ongeacht de online vergadertool die u kiest om samen te werken met uw team De 6 beste gratis online vergadertools om samen te werken met uw teamHier zijn enkele geweldige gratis online vergadertools waarmee u kunt samenwerken en chatten met uw collega's, waar ze ook zijn. Lees verder . Kortom, om een goede etiquette voor online videovergaderingen te krijgen, doet u niets wat u niet zou doen in een echte vergadering.
Afbeelding tegoed:Visuals Aan Unsplash
Openbaarmaking van partners: Door de producten te kopen die we aanbevelen, helpt u de site in leven te houden. Lees verder.
Saikat Basu is de adjunct-redacteur voor internet, Windows en productiviteit. Na het verwijderen van het vuil van een MBA en een marketingcarrière van tien jaar, is hij nu gepassioneerd om anderen te helpen hun verhaalvaardigheden te verbeteren. Hij let op de ontbrekende komma in Oxford en heeft een hekel aan slechte screenshots. Maar ideeën over fotografie, Photoshop en productiviteit kalmeren zijn ziel.
