Hoe professionele rapporten en documenten te maken in Microsoft Word

Advertentie

Als Microsoft Office een land was geweest, zou het het derde meest bevolkte land ter wereld zijn geweest. 1,2 miljard mensen het gebruik van één suite apps is verbijsterend. En zij "spreken" 107 talen!

Maar nu spreken u en ik in het Engels en gaan we het hebben over de meest populaire tool in het Microsoft Office-arsenaal - Microsoft Word Ja, krijg Microsoft Word gratis: hier is hoeWilt u niet betalen voor de volledige Microsoft Word-ervaring? Maak je geen zorgen, hier zijn enkele manieren waarop je Microsoft Word gratis kunt gebruiken. Lees verder 2016.

Deze documenteditor wordt gebruikt voor het schrijven van verschillende documenten. Van een eenvoudige applicatie tot het nodige CV. Van een gewone bucketlist tot een kantoormemo. We denken dat we met Word kunnen werken. Maar wanneer we gaan zitten om een ​​serieus professioneel rapport te schrijven, ontdekken we een belangrijk feit.

Professioneel rapport schrijven vereist een andere set vaardigheden.

Dus vraag jezelf dit eens - kunt u de sprong maken van een enkel document naar een lang rapport? Doe je alle Microsoft Word-functies kennen 9 tips om alles te leren over Office 2016Microsoft Office 2016 is een van ons. Hoe beheerst u de nieuwste versie omwille van uw productiviteit? We geven u tips voor de beste links voor Office-leren. Steel een mars met deze ... Lees verder dat zal helpen bij het beheren van dit grootschalige documentproject? Kun je samenwerken met andere teamleden?

U kunt een student, een eigenaar van een klein bedrijf of een kantoormedewerker zijn... u moet een rapport of een professioneel opgemaakt document van een soort maken. Deze MakeUseOf-gids helpt u uw technieken bij te werken en uw ontwerpaanpak aan te scherpen.

In deze gids:

Een rapport schrijven — Invoering | De rapportchecklist

Handige Microsoft Word-hulpmiddelen — Plakken speciaal | Onderzoeker | Bevries delen van uw document

Werk aan de layout & het ontwerp — Intro | Voorpagina | Inhoudsopgave | Koptekst en voettekst | Paginanummers | Lettertypestijl | Alineaopmaak | Pagina-einden | Stijlen en thema's | bijschriften | Snelle onderdelen | Paginaranden

Referenties en samenwerking — Inhoudsopgave | bibliografieën | Kruisverwijzingen | Comments

Voltooi uw rapport — handtekeningen | watermerken | Alleen lezen | Afdrukken naar PDF

De volgende stap — Conclusie

Een rapport schrijven

Het schrijven van rapporten omvat onderzoek en vervolgens het publiceren van de resultaten van die analyse. In de professionele wereld is de "look" of het uiterlijk van wat u publiceert van het grootste belang. Het oogstrelende eindresultaat kan uw reputatie verbranden en uw persoonlijke merk versterken.

De onderstaande stappen leiden u door de expertfuncties in Microsoft Word 2016. Besteed veel tijd aan een plan. Begin met deze richtlijnen ...

Stap 1: Bepaal het doel

Voordat u met het rapport begint, moet u eerst weten waarom u het in de eerste plaats schrijft. Er zijn veel soorten rapporten, maar ze zijn bedoeld om te informeren of te overtuigen. Het kan bedoeld zijn om een ​​technisch proces te beschrijven, achtergrondinformatie te delen of de voortgang van een project te demonstreren.

Vraag jezelf - Wat en Waarom. Dit helpt je om het doel te destilleren tot één hoofdpunt en je eraan te houden in plaats van over te stappen met onnodige details.

Stap 2: Identificeer uw publiek

De tweede belangrijke overweging is om uw publiek te evalueren. Zullen ze kunnen begrijpen waar je het over hebt? Zijn er verschillende niveaus van lezers die het rapport zullen lezen? De kennis van de lezer over het onderwerp is van grote invloed op de informatie die u moet opnemen.

Bepaal de primaire doelgroep en maak vervolgens een script op het juiste technische niveau. Het secundaire publiek kan worden ondersteund met aanvullende informatie aan het einde van het rapport.

Stap 3: Ken je onderwerp

Je moet weten waar je het over hebt. Dus onderzoek het onderwerp en neem alle relevante informatie op om uw punt te bewijzen. Zorg ervoor dat u tot een conclusie komt op basis van feiten en niet op basis van een persoonlijke mening. De informatie moet correct, actueel en goed zijn waarnaar wordt verwezen.

Gebruik ook verschillende bronnen zoals tijdschriften, krantenartikelen, boeken, websites, brochures, onbewerkte gegevens, jaarverslagen en toespraken om uw punt te ondersteunen. Blijf niet bij Wikipedia.

Stap 4: schets het rapport

Je hebt het onderzoek gedaan. Er staat heel veel informatie te wachten om te worden getypt en afgedrukt. Maar wacht! Verdrink niet voordat je het water in gaat. Bereid de definitieve schets van het rapport voor, dat de kaart met routepunten zal zijn om u te helpen bij het navigeren van start tot finish. De omtrek is de blauwdruk. Het geeft je een panoramisch overzicht van het land en laat je ook zien waar je de details moet invullen.

De structuur van een ideeënrapport kan de volgende elementen bevatten:

• Titelpagina
• Managementsamenvatting
• Inhoudsopgave
• Invoering
• De kern van het rapport
• Conclusie
• aanbevelingen
• Bijlage
• Bibliografie en referenties

Microsoft Word's Documentoverzicht is een krachtige functie die u kan helpen een document te organiseren, nog voordat u het begint te vullen met onderzoek. Profiteren van brainstormen en sjablonen voor mindmapping 8 MS Word-sjablonen die u helpen brainstormen en uw ideeën snel in kaart brengenGratis Word-sjablonen gaan niet alleen over prachtige documenten, perfecte cv's en voorbladen. Ze kunnen ook van vitaal belang zijn voor brainstormen en mindmaps. Hier zijn acht Word-sjablonen voor uw ideatiebehoeften. Lees verder te.

Stap 5: schrijven, bewerken, proeflezen en voltooien

Nadat u uw rapport hebt gestructureerd, is het tijd om de headers met inhoud in te vullen. Ik vind het persoonlijk het beste om een ​​klein beetje van elke sectie aan te pakken en het vervolgens te vullen met informatie. U kunt dat doen als u wilt, of elke sectie afwerken terwijl u door de rapportstructuur gaat. Zorg ervoor dat u zich concentreert op het presenteren van uw ideeën en dat u ondersteunend bewijs gebruikt in plaats van eerst spelling en grammatica. Omlijn uw argument en schrijf een paar zinnen die uw belangrijkste ideeën uitbrengen. Als u iets vindt dat het vermelden waard is, citeer het dan.

Zodra het grootste deel van uw tekst is geschreven, is het nu tijd om deze door te lezen en ervoor te zorgen dat deze goed stroomt. Zorg ervoor dat u het begrip van de lezer begeleidt met overgangswoorden zoals "Deze informatie toont ...", "Met andere woorden ...", "Evenzo ..." en markeer relevante en belangrijke punten.

Breng ten slotte tijd door met proeflezen, controleer op grammatica en spelling Spelling en grammatica controleren in Microsoft WordU kunt de ingebouwde spelling- en grammaticacontrole van Microsoft Word aanpassen aan uw behoeften. U kunt zelfs AutoCorrectie gebruiken om uw typen te versnellen. Lees verder en controleer nogmaals alle relevante informatie en de logische stroom. Het is het beste om ten minste één dag te vertrekken om uw werk te controleren en te proeflezen. Probeer het niet meteen te bewerken nadat u denkt dat u klaar bent, omdat u de neiging zult missen om te lezen wat u hebt geschreven. Ga slapen en proef het de volgende dag.

De rapportchecklist

Voordat u uw rapport indient of inlevert waaraan u zo hard hebt gewerkt, moet u het volgende doen:

• De titelpagina voltooid met de titel, uw naam, datum, voor wie het rapport is bedoeld, en een mogelijke beschrijving van waar het rapport over gaat.
• De inhoudspagina heeft de juiste koppen en paginanummers zijn correct.
• Zorg ervoor dat de inleiding de belangrijkste punten, de reikwijdte van het rapport en het doel dat het wil bereiken omvat.
• U hebt bijschriften toegevoegd boven tabellen en onder afbeeldingen / grafieken.
• Biedt de inhoud van het rapport de informatie op een duidelijke manier, logisch, feitelijk, blijft op het onderwerp, to the point?
• Bevat de conclusie de resultaten, herformuleren hoofdideeën en bevat het geen nieuwe informatie?
• Zijn de koppen en subtitels duidelijk gemarkeerd?
• Zijn citaten relevant, up-to-date en correct gerefereerd?
• Heb je waar nodig pagina-einden gebruikt?

Laten we nu Microsoft Word lanceren en u door de functies leiden die u helpen de conceptversie van uw rapport samen te voegen en het als een professioneel document te presenteren.

Handige Microsoft Word-functies voor het schrijven van rapporten

Neem deze als hapklare tips en beheers ze een voor een.

Microsoft Word is een grote houwitser met veel bouten en moeren. Laten we ons concentreren op de belangrijkste vaardigheden en de tools die u nodig hebt om het professionele rapport te plannen, voorbereiden en presenteren. De Microsoft Word-functies die we hieronder behandelen, zijn ook productiviteitssnelkoppelingen die uw taak eenvoudiger maken.

Tip: Gebruik de "Tell Me" -assistent van Microsoft Word 2016 voor meer informatie over nieuwe functies in de Office-suite.

Laten we beginnen met drie voorbereidende hulpmiddelen ...

Gebruik Plakken speciaal

Voor de meesten van ons is de CTRL + V-snelkoppeling prima als we tekst of een afbeelding naar Word moeten kopiëren. Maar soms willen we de gekopieerde gegevens in een ander formaat plakken, zoals Excel-gegevens als een afbeelding. Met de Plakken speciaal commando kunt u het formaat weggooien of specificeren wanneer u een afbeelding, presentatiegegevens, tabel of object uit een ander programma in Word plakt.

Je werkt veel met Excel-tabellen en -grafieken in een professioneel document.

Als u gewoon kopieert wat u wilt en op plakken klikt, zult u merken dat de gegevens als tabellen worden ingevoegd. Maar als het een groot gebied van cellen is dat u wilt plakken en u wilt het niet bewerken, wilt u het misschien als afbeelding plakken, met de extra optie om het te bewerken.

In Microsoft Excel: Selecteer en markeer de cellen die u wilt kopiëren> Druk op CTRL + C.

In Microsoft Word: Ga naar Home> Plakken> Plakken speciaal. kiezen Plakken speciaal en selecteer in het dialoogvenster Microsoft Office Excel-werkbladobject.

U kunt het formaat van de gegevens wijzigen alsof het een afbeelding was en als u dubbelklikt, kunt u de waarden bewerken. U kunt de tabel of het diagram wijzigen en opnieuw ontwerpen. En als u de gegevens in de grafiek of tabel in Excel bijwerkt, kunt u de grafiek automatisch vernieuwen in Word.

Probeer ook het contextmenu met de rechtermuisknop. Het menu Plakken speciaal verschijnt:

Er zijn meer opties om gegevens vanuit Excel in Word te importeren 8 Verrassende manieren waarop u gegevens kunt importeren in Microsoft WordAls u weet hoe u gegevens vanuit elke bron in Microsoft Word kunt importeren, inclusief Excel-, PDF-bestanden of andere Word-documenten, kunt u veel tijd besparen. We laten je alle trucs zien. Lees verder . De Ondersteuning voor Microsoft Office pagina beschrijft ze ook in detail.

Gebruik de onderzoeker

Ja, er is Google en Wikipedia. Maar constant overschakelen van Word naar uw browser kan uw productiviteit belemmeren. Office 2016 brengt krachtige onderzoeksintegratie in dit gruntwerk. De onderzoeker kan u niet alleen helpen inhoud te vinden vanuit Microsoft Word, maar u ook helpen snel citaten toe te voegen. Het maakt gebruik van de Bing Knowledge Graph om de juiste inhoud te vinden om uw document te ondersteunen.

Ga naar Lint> tabblad Verwijzingen en c Kies Onderzoeker. Rechts wordt een venster geopend met de zoekopties.

Typ een trefwoord voor het onderwerp waarnaar u wilt zoeken en druk op Enter.

Het paneel Resultaten toont een lijst met bronnen die u in uw document kunt gebruiken. Kies een onderwerp om in detail te verkennen.

Voeg het onderwerp toe aan uw Microsoft Word-document met een klik op het plusteken rechtsboven. U kunt ook op het plusteken op een resultaat klikken om de bron in uw onderzoeksdocument te vermelden. De citeerbron helpt je bij het ondersteunen van je onderzoek met webbronnen en boeken.

Zoals we later zullen zien, is een geannoteerde bibliografie een van de moeilijkste delen van een document. De onderzoeker is een intelligente assistent die ingrijpt.

Een deel van uw Word-document bevriezen

Laten we aannemen dat uw professionele rapport een lang en complex werk zal zijn. U kunt het Word-venster in twee deelvensters splitsen, zodat u twee verschillende delen van een document tegelijkertijd kunt bekijken. Het is een waardevolle tijdbesparing wanneer u delen van de ene plaats naar de andere wilt kopiëren en plakken of naar een deel van het document wilt verwijzen terwijl u in een andere werkt.

Ga naar Lint> tabblad Weergave> Splitsen.

Klik op om de splitsing te verwijderen Split verwijderen op hetzelfde tabblad.

De Windows-groep biedt u verschillende opties om de manier te wijzigen waarop u met twee of meer documenten werkt. De functies spreken voor zich.

Klik op om beide documenten tegelijkertijd te doorbladeren Synchroon scrollen in de groep Venster op het tabblad Weergave. U kunt ook op klikken Bekijk naast elkaar om twee delen van het document naast elkaar te plaatsen.

Tip: Gebruik de gesplitste weergave om twee verschillende lay-outs weer te geven - bijvoorbeeld Afdrukken en Omtrek. Stel de splitsing in. Klik vervolgens in het paneel dat u wilt wijzigen en selecteer vervolgens een andere lay-out op het tabblad Weergave.

Werk aan de layout & het ontwerp

De presentatie van een rapport is wat iemand ertoe brengt om een ​​rapport in de eerste plaats te lezen, en daarom is het van cruciaal belang dat uw rapport goed wordt gepresenteerd. Als u de keuze had uit vier rapporten om te lezen, wat zou u dan kiezen?

1. Een handgeschreven rapport.
2. Een document in zwart-wit afgedrukt.
3. Een rapport afgedrukt op normaal A4-papier in kleur.
4. Een rapport in kleur, met een pakkende titelpagina, netjes begrensd en glad?

Je pakt het vierde rapport op omdat het je alleen al door het visuele uiterlijk naar je toe zal trekken.

De voorkant is niet de enige reden. Een goed ontworpen rapport is gemakkelijker te lezen. Het is ook eenvoudiger om te scannen als u geen tijd hebt om te lezen. Daarom moet u wat tijd besteden aan uw kop- en voetteksten en de verschillende stijlen en thema's. Kort gezegd: de opmaak van elk element in het rapport.

Formatteren lijkt misschien een moeilijke taak, maar het is een leuke oefening die al je creatieve spieren traint. De belangrijkste punten zijn de vaardigheden die u in de toekomst op alles in Microsoft Office kunt toepassen. En de tijd die u bespaart met alle productiviteitstips die u hier hebt geleerd.

Microsoft Word 2016 heeft een uitgebreide reeks functies. Dit zijn slechts enkele van de manieren waarop uw rapportontwerp zich kan onderscheiden van de rest en professioneel kan zijn. Laten we dus de lay-out en ontwerpvaardigheden onderverdelen.

In deze sectie worden deze functies stap voor stap behandeld:

• Begin met een voorblad
• Maak een inhoudsopgave
• Maak uw kop- en voettekst
• Paginanummers toevoegen

(Formatteer de inhoud)

• Kies de juiste lettertypen
• Stijl de alinea's
• Controle pagina-onderbrekingen
• Gebruik stijlen en thema's
• bijschriften
• Gebruik snelle onderdelen
• Versier met paginaranden

1. Begin met een voorblad

De eerste pagina is het eerste contactpunt met uw lezer. Het is ook uw kans om een ​​gunstige indruk te maken. Laat je gebrek aan artistieke vaardigheden geen excuus zijn, want Word neemt de klus met zijn ingebouwde galerij met titelpagina's. Het enige dat u hoeft te doen is er een trouwen met het thema van het rapport.

Microsoft Word 2016 biedt u 16 vooraf opgemaakte sjablonen en nog drie op Office.com.

Ga naar Invoegen> Paginagroep> Voorblad.

Het voorblad verschijnt standaard aan het begin van het document.

Omdat er slechts 16 "officiële" sjablonen worden aangeboden, kan het zijn dat al uw andere collega's hetzelfde voorblad hebben. Dus, waarom zou u het niet aanpassen en een beetje meer uniek maken.

Jij kan ontwerp een titelpagina (of voorblad) in Microsoft Word Een aangepaste voorpagina maken in Microsoft WordEen sterk voorbladontwerp is een geweldige manier om uw document te stileren. We laten u zien hoe u uw eigen voorblad kunt maken in Microsoft Word. Lees verder dat kan een origineel in de stapel zijn. Sla het op als een sjabloon of verander het ontwerp eenvoudig on the fly.

2. Maak een inhoudsopgave

Casual lezers scannen. Goede lezers scannen eerst en duiken vervolgens diep. Een inhoudsopgave biedt de waypoints die beide helpen. Als het een lang en gecompliceerd document is, wilt u dan niet liever de lay van het land controleren voordat u naar het gedeelte gaat dat u interesseert?

Overweeg een inhoudsopgave (TOC) als uw document meer dan 10 pagina's lang is. Zorg eerst dat u dat niet hoeft te doen herschik eventuele pagina's in uw document 3 manieren om pagina's te verplaatsen en herschikken in Microsoft WordWanneer u in Word werkt, moet u pagina's opnieuw rangschikken. Het is misschien niet intuïtief, maar het is niet moeilijk met deze drie tips hier. Lees verder voordat u de inhoudsopgave maakt.

In Microsoft Word hoeft u niet de hele TOC met de hand te schrijven. Er is een Inhoudsopgave automatisch hulpmiddel onder de Referenties tabblad dat uw omtrek neemt en voor u ontwerpt. Je kunt het ook gemakkelijk up-to-date houden als je iets wilt veranderen.

Er zijn ook sjablonen die u kunt downloaden en aanpassen aan de aard van de inhoud. Een TOC voor een scriptie ziet er bijvoorbeeld anders uit dan in het jaarverslag van een bedrijf.

We hebben een complete tutorial over hoe u een inhoudsopgavepagina in Word kunt maken Een inhoudsopgave maken in Word & gratis sjablonenInhoudsopgave is een geweldige manier om uw documenten georganiseerd te houden en de navigatie te verbeteren. We laten u zien hoe u uw eigen inhoudsopgave kunt maken in vier eenvoudige stappen. Gratis sjablonen inbegrepen. Lees verder .

De kern ervan is deze:

Maak de omtrek en gebruik kopstijlen om de hiërarchie te organiseren. Pas de automatische TOC-tool toe op de kopstijlen. Word 2016 zoekt naar die koppen en voegt vervolgens de inhoudsopgave in uw document in. Vervolgens kunt u uw inhoudsopgave automatisch bijwerken als u wijzigingen aanbrengt in uw document.

Voor meer praktische controle kunt u ook de Handmatige inhoudsopgave stijl. Word voegt plaatsaanduidingstekst in en u moet elke inhoud in de lijst invoegen en opmaken.

3. Maak uw kop- en voettekst

Kop- en voetteksten zijn belangrijk in rapporten, omdat het belangrijkste doel is om op elke pagina informatie over het rapport te geven. Dit zijn de algemene weergavegebieden voor paginanummers. De kop van het document moet de titel van het rapport bevatten en mogelijk de naam van wie het heeft gemaakt. De titel van de huidige sectie is nuttig.

De voettekst moet daarentegen de paginanummers, publicatiedatum en andere vereiste administratieve informatie bevatten. Houd er rekening mee dat sommige stijlgidsen hebben speciale richtlijnen voor kop- en voetteksten Hoe Chicago Style voetnoten toe te voegen in Microsoft WordVoetnoten kunnen u helpen tekst aan te vullen met extra details. Voetnoten toevoegen in Microsoft en stijlen gebruiken als Turabian, MLA, APA of Chicago, is heel eenvoudig. We laten u zien wat u moet weten over voetnoten. Lees verder .

Laten we beginnen met de koptekst in uw document en deze een uniek uiterlijk geven.

kiezen invoegenen selecteer vervolgens een van beide hoofd of footer uit de groep. De ingebouwde galerij toont u verschillende opties waaruit u kunt kiezen.

De kop- en voettekstruimte wordt met plaatsaanduidingstekst of tabel in uw document ingevoegd. De Koptekst- en voetteksthulpmiddelen wordt op het lint geopend voor ander opmaakwerk, zoals de datum, tijd of foto.

Voer uw tekst in en selecteer vervolgens Koptekst en voettekst sluiten.

U kunt beginnen met een lege kop- en voettekst. Als je de ontwerpvaardigheden hebt, gebruik dan de Koptekst- en voetteksthulpmiddelen om je eigen te ontwerpen. Beheers de kop- en voettekstruimte als u aangepaste briefhoofden voor uw organisatie wilt maken. U kunt merkelementen zoals bedrijfs- of bedrijfslogo's bovenaan gebruiken en netjes opgemaakte voetnoten onderaan

Laten we een van de ingebouwde headers proberen en wijzigen. ik selecteerde Facet uit de galerij.

De laatste blik duurde twee minuten om samen te stellen met eenvoudige teksteffecten en een pictogram uit de Microsoft Office-pictogramgalerij.

De kop- en voettekst zijn op hun plaats. Maar hoe weet u waar u zich bevindt in het document? Voeg paginanummers in als de volgende belangrijke wegwijzer.

4. Paginanummers toevoegen

Paginanummers zien er het beste uit in de voettekst (anders dan in de koptekst zoals in de afbeelding hierboven). U kunt een basispaginanummer toevoegen vanaf de Invoegen> Paginanummer knop op het lint. Je kunt het ook toevoegen vanaf de Ontwerp tabblad dat verschijnt wanneer u de koptekst en de voettekst toevoegt.

U hebt veel controle over paginanummers. Kies uit een groot aantal nummerindelingen en pas ze aan uw behoeften aan. In dit geval voegen we het nummer toe aan de voettekst, maar u kunt ze bovenaan of zelfs in de marge plaatsen. In dit voorbeeld heb ik het paginanummer links onderaan geplaatst. Maar ik wil graag het standaard uiterlijk en het formaat wijzigen.

Bijvoorbeeld: het gebruik van een "Pagina X van XXX" zorgt voor een betere indicator voor een lang document.

Selecteer het paginanummer. Ga naar Invoegen> Snelle onderdelen. Selecteer in het vervolgkeuzemenu Veld. U kunt ook het dialoogvenster Veld openen vanaf het tabblad Ontwerp van kop- en voettekst.

Kiezen NumPages uit de lange lijst met veldnamen. In het vak aan de rechterkant kunt u een specifiek formaat kiezen. Ik heb de gebruikelijke 1, 2, 3 gekozen. Klik OKen het nummer van het aantal pagina's verschijnt. Nu hoeft u alleen nog maar uw tekst toe te voegen, zoals pagina X van XXX, en het uiterlijk van de nummers te wijzigen met de gebruikelijke tekstopmaakhulpmiddelen die beschikbaar zijn op het tabblad Start.

Het ziet er nu zo uit:

Ontwerp het uiterlijk op elk paginanummer in uw document en Word werkt alle resterende automatisch bij. Paginanummers zijn de meest voorkomende elementen in een voettekst, maar deze kunnen ook andere informatie bevatten, zoals de koptekst. Via de opties in de groep Invoegen kunt u de datum en tijd, documentinformatie, afbeeldingen en meer aan uw koptekst of voettekst toevoegen.

Vervolgens gaan we de inhoud opmaken.

De visuele trekking van uw professionele rapport komt samen met de 'verfraaiing' die u op de inhoud toepast. Formatteren is ook een essentiële stap voor een goedlopend document. Je moet dus veel energie steken in het kiezen van het juiste lettertype, de alinea-ruimte en de kleuren.

Maak je geen zorgen. Zelfs de artistiek uitgedaagde vindt dit onderdeel gemakkelijk omdat Microsoft Word wordt geleverd met standaardthema's en visuele stijlen. Laten we beginnen met het meest elementaire element van een document.

5. Kies en stijl het juiste lettertype

Uw keuze van het lettertype in een professioneel Word-rapport Stijlen van lettertypen in Microsoft Word om uw tekst te laten opvallenEen goed opgemaakte tekst kan de aandacht van uw lezer trekken en hem helpen door uw document te bladeren. We laten u zien hoe u die laatste aanraking in Microsoft Word kunt toevoegen. Lees verder bepaalt niet alleen hoe de tekst opvalt, maar ook hoe deze wordt afgedrukt. U wilt beide voor maximale impact.

U kunt een lettertype (d.w.z. het visuele uiterlijk van het lettertype) toepassen op een volledig document of op specifieke delen van een document. Alle lettertypekeuzes zijn beschikbaar op het tabblad Start. Ga naar Home> Lettertype.

Het standaardlettertype in Microsoft Word 2016 is Calibri. Kijk verder dan dat, want er zijn veel anderen om uit te kiezen. Als je Times New Roman kiest, word je misschien lui beschouwd, als je kiest voor Windings, nou... Ik denk niet dat ik dat moet uitleggen. Zorg er dus voor dat u een lettertype kiest dat gemakkelijk te lezen is en bij het rapport past. Kies een van deze om het veilig te spelen professioneel ogende Google-lettertypen De 10 beste gratis Google-lettertypen voor professionele presentatiesTypografie kan een presentatie maken of breken. Hier zijn de beste gratis Google-lettertypen die perfect zijn voor professionele presentaties. Lees verder ; ze zijn gratis beschikbaar.

Tip: Baskerville en Georgia zijn goede alternatieven voor de veel gebruikte Times New Roman

Probeer verschillende lettertypeparen voor de hoofdtekst en koppen (en ondertitels). Verschillende websites willen FontJoy en TypeWolf helpt je te experimenteren met lettertypeparen. Jij kan download en gebruik aangepaste lettertypen te. Maar onthoud de vuistregel - gebruik nooit meer dan drie verschillende lettertypen in een document.

Probeer a voor dat beetje extra pit initiaal om uw tekst te verbeteren Hoe Drop Caps te gebruiken om uw tekst in Microsoft Word te verbeterenEen beschermkap is een stilistische toevoeging aan elk document. Het vraagt ​​aandacht. Hoe maak je een initiaal in een Microsoft Word-document? Laten we het eenvoudige creatieve proces doorlopen. Lees verder .

6. Stijl de alinea's

Als u wilt dat uw regels een dubbele regelafstand of enkele regelafstand hebben, moet u de indeling van de alinea's wijzigen. Door de afstand te wijzigen, kunt u een document gemakkelijker leesbaar maken of de indruk wekken dat het langer is en dat u er meer werk in hebt gestoken.

Als u de alinea voor het hele document wilt wijzigen, kunt u het beste elk tekstblok selecteren; anders zullen, als u headers in uw rapport gebruikt, deze ook veranderen. Een andere betere optie is als u de specifieke stijl aanpast die u gebruikt om de alinea op te maken.

Ga hiervoor naar Huis> Stijlen. Klik met de rechtermuisknop op de stijl die u wilt wijzigen en selecteer Aanpassen. Klik op Opmaak> Alinea die onderaan het dialoogvenster staat. Wijzig nu de afstand, inspringing en uitlijning voor de alinea. Klik OK om de dialoogvensters te sluiten.

Wanneer u een kleiner deel van het document wilt wijzigen, selecteer wat u wilt wijzigen. Klik met de rechtermuisknop op de gemarkeerde tekst en selecteer paragraaf. Hetzelfde dialoogvenster als hierboven verschijnt.

7. Controle pagina-onderbrekingen

Een pagina-einde - bij zijn naam - splitst een doorlopend tekstblok over twee pagina's. Pagina-einden zijn belangrijke structurele elementen voor lange documenten. Word voegt automatisch een pagina-einde in aan het einde van de pagina. Maar in een lang document kunt u pagina-einden plaatsen waar u ze wilt.

Klik op om een ​​handmatig pagina-einde in te voegen Invoegen> Pagina-einde. (Sneltoets: CTRL + Enter)

Een pagina-einde ziet er zo uit wanneer u op klikt Laten zien verbergen commando in de Alinea groep.

Maar wat als u een aantal regels op een pagina of kolom bij elkaar wilt houden en ze niet gescheiden wilt houden vanwege een pagina-einde? De lay-out is in uw controle. Klik op het kleine pijltje rechtsonder in de groep Alinea.

In de Paragraafvak, klik Lijn- en pagina-einden. Maak een keuze uit deze vier pagineringopties:

• Widow / Orphan besturingselement plaatst ten minste twee regels van een alinea boven of onder aan een pagina.
• Blijf bij de volgende voorkomt onderbrekingen tussen alinea's die u bij elkaar wilt houden.
• Houd lijnen bij elkaar voorkomt pagina-einden in het midden van alinea's.
• Pagina-einde eerder voegt een pagina-einde toe voor een specifieke paragraaf.

We hebben het ook getoond hoe pagina-einden te verwijderen 2 manieren om een ​​pagina-einde in Microsoft Word te verwijderenPagina-einden maken deel uit van goed ontworpen Word-documenten. Laten we kijken hoe we ze kunnen maken en ze ook snel kunnen verwijderen met twee methoden. Lees verder wanneer nodig.

8. Gebruik stijlen en thema's

Stijlen en thema's zijn misschien twee van de meer onderbenutte functies in Microsoft Word 7 Onderbenutte Microsoft Word-functies en hoe ze te gebruikenOverzie je enkele van de meest handige functies van Microsoft Word? Deze applicatie beschikt over een verrassend aantal onderbenutte tools en opties. We hebben er zeven gevonden en laten je zien hoe je ze kunt gebruiken. Lees verder . Maar ik denk dat je ze bij elke gelegenheid moet gebruiken om veel tijd te besparen.

Maar wat is het verschil tussen een thema en een stijl? Microsoft zegt:

Thema's bieden een snelle manier om de algemene kleur en lettertypen te wijzigen. Als u de tekstopmaak snel wilt wijzigen, zijn Word-stijlen de meest effectieve hulpmiddelen.

Dus, aangezien thema's het algemene uiterlijk bepalen met kleur, effecten en lettertypen, begint u eerst met een goed thema voor uw document. Vervolgens, gebruik Stijlen om in de specifieke gedeelten te graven waarvoor u het uiterlijk wilt wijzigen.

Voor Thema's: Ga naar de Ontwerp tab. Kies een thema uit de galerij. U kunt voorbeelden zien van hoe de kleurencombinatie is.

Voor styles: Selecteer het gedeelte van de tekst dat u wilt wijzigen. Ga naar de stijlen groep op de Huis tab. U kunt voorbeelden bekijken van hoe ze eruit zien. Kies de stijl die geschikt is voor uw inhoud. Kies bijvoorbeeld een kopstijl voor de koppen in uw document. Of een bepaalde stijl voor alle offertes. Je kunt ook een bestaande stijl wijzigen en helemaal opnieuw stijlen maken.

9. bijschriften

Elke foto, grafiek of illustratie heeft een onderschrift nodig om het duidelijk te beschrijven. Het is een enkele regel tekst, meestal onder een afbeelding. Bijschriften zijn ook een belangrijke referentie wanneer u ze op een andere plaats moet vermelden. Veel documenten laten dit kleine detail weg.

Het is gemakkelijk om een ​​bijschrift toe te voegen. Klik met de rechtermuisknop op de illustratie waaraan u een bijschrift wilt toevoegen. kiezen Bijschrift toevoegen.

Voeg in het dialoogvenster de tekst van het bijschrift toe en configureer de resterende opties. Bijschriften kunnen automatisch worden verwezen in Word.

10. Gebruik snelle onderdelen

Professionele documenten kunnen repetitief worden. Daarom moet u Quick Parts gaan gebruiken voor boilerplate-inhoud die u altijd opnieuw gebruikt. Stel dat er een contractclausule is die u bij elk document opneemt. Of enige inleidende informatie. In plaats van herhaald kopiëren en plakken, slaat u ze op als Quick Parts en gebruikt u ze opnieuw en opnieuw.

Quick Parts is ook een soort van bouwsteen. U kunt de galerij met alle herbruikbare inhoudsblokken bekijken in de Bouwsteen organisator.

Bewaar en hergebruik uw eigen Quick Parts in twee stappen:

1. Selecteer de zin, zin of ander gedeelte van uw document dat u in de galerij wilt opslaan.
2. Ga naar Invoegen> Tekstgroep> Quick Parts> Selectie opslaan in Quick Part Gallery. Wijzig de naam en voeg een beschrijving toe als je wilt. Klik OK.

Net zo gemakkelijk kunt u het opgeslagen inhoudsfragment opnieuw gebruiken.

Plaats uw cursor op de plaats waar u een selectie uit de Quick Parts Gallery wilt invoegen. Ga naar Invoegen> Tekstgroep> Snelle onderdelen. Klik vervolgens op de zin, zin of andere opgeslagen selectie die u opnieuw wilt gebruiken.

U zult drie andere categorieën opmerken in het Quick Parts-menu.

Auto-tekst: Word 2016 heeft het oude behouden Auto-tekst voorzien zijn van. Het werkt als Quick Parts voor elk tekstblok dat u veel gebruikt. Voorbeeld: een notitie die u bij elk document wilt gebruiken.

Documenteigenschap: Een set constante eigenschappen die u bij elk document kunt opnemen. Voorbeeld: bedrijfsnaam of auteur.

Fields: Dit zijn vooraf gedefinieerde elementen die automatisch worden bijgewerkt. Voorbeeld: datum, tijd, paginanummers etc.

Vergeet niet dat vermeldingen voor documenteigenschappen soms informatie kunnen bevatten die u niet met iedereen wilt delen. Houd deze velden dus goed in de gaten en verwijder de verborgen persoonlijke gegevens wanneer dat nodig is.

11. Versier met paginaranden

Paginaranden zien er niet alleen goed uit op flyers en uitnodigingen. Als het goed wordt gedaan, kunnen ze een vleugje klasse toevoegen aan een document. Een verscheidenheid aan lijnstijlen en breedtes en kunstranden zijn beschikbaar via het menu Ontwerp op het lint.

Ga naar Ontwerp> Paginaranden.

In de Randen en schaduw vak, gebruik de Paginarand tabblad om uw rand te ontwerpen.

De instellingen spreken voor zich. Probeer Shadow of 3D met de juiste kleuren om een ​​subtiele maar elegante rand toe te voegen. De kunststijlen met hun clip-art randen zijn misschien te opzichtig voor professionele documenten.

Gebruik de vier hoekknoppen in de Voorbeeld venster om de zijkanten van de pagina te selecteren om randen te tekenen. Klik op deze knoppen om randen te verwijderen of toe te voegen, zoals u wilt.

Plaats de cursor op de eerste pagina van een document als u alleen een rand rond de eerste pagina wilt plaatsen. U kunt ook randen rond bepaalde pagina's in een sectie plaatsen. Plaats de cursor in de sectie - op de eerste pagina van die sectie of op een volgende pagina.

Referenties en samenwerking

Een Word-rapport kan een onhandelbare klus lijken. Het is alsof je een miljoen stapels hooi in nette kleine stapeltjes organiseert. Het idee is om precies te weten welke stapel de pin heeft die u zoekt. Deze functies zijn bedoeld om het gemakkelijker te maken.

1. Maak een index

Wanneer u grote documenten schrijft, zoals een rapport dat veel informatie bevat, is een inhoudspagina mogelijk niet voldoende. Een Inhoudsopgave moet aan het einde van het document verschijnen, met paginanummers naar trefwoorden en informatie in het rapport. Maak een index om de lezer te helpen bij het verwijzen naar de juiste informatie met alleen het paginanummer.

Maak een index als uw document meer dan 20 pagina's heeft. Microsoft Word 2016 laat u niet overweldigen door het proces. Het bestaat uit twee delen:

• Selecteer de woorden of informatie die u in de index wilt opnemen.
• Plaats de index op de juiste plaats in uw document.

U kunt door het voltooide document bladeren en de woorden of woordgroepen markeren die u in de index wilt opnemen of deze markeren terwijl u verdergaat. Hoe dan ook, selecteer de tekst die u als indexitem wilt gebruiken of klik op de plaats waar u het item wilt invoegen.

1. Klik Referenties > Markeer vermelding.

2. Bewerk de tekst in de Indexingang markeren dialoog venster. U kunt ook een subitem toevoegen dat verder het hoofdwoord definieert dat u in de index hebt gebruikt. U kunt meerdere niveaus toevoegen en elk verschijnt ingesprongen onder het hoofditem.

3. Onder opties, kunt u ook een kruisverwijzing naar een ander hoofditem maken. Een lezer kan dit gebruiken om gerelateerde informatie elders in hetzelfde document te verwijzen.

4. Gebruik de paginanummerindeling om te bepalen hoe de paginanummers in de index worden weergegeven.

5. Klik Mark om het indexitem te markeren. Klik op om deze tekst overal te markeren waar deze in het document wordt weergegeven Markeer alles.

6. Herhaal het proces voor alle woorden en zinnen die u in de index wilt opnemen.

U hebt nu uw index opgebouwd. Plaats het op de juiste plaats tegen het einde van het document.

1. Klik op de pagina waar u de index wilt invoegen.

2. Klik Verwijzingen> Index invoegen.

3. De Inhoudsopgave dialoogvenster wordt weergegeven. Hier kunt u kiezen om de tekstinvoer, paginanummers, tabbladen en hoofdtekens op te maken.

4. Kies het uiterlijk uit de verschillende formaten in de lijst en vink het voorbeeldvenster aan de rechterkant aan. Vergeet niet dat het voorbeeldvenster geen werkelijke index toont. Het is slechts een "simulatie" van hoe het eruit zal zien.

5. Klik OK. Uw index is nu gereed.

Soms moet u mogelijk meer items aan de index toevoegen nadat u deze op de pagina hebt ingevoegd. Markeer het item en ga naar Referenties> Update index om de nieuwe vermeldingen op te nemen.

Voeg ook een kop voor de index toe, omdat Word dit niet automatisch doet.

2. Bibliografieën maken

Je document is bijna klaar. Nu moet u alle andere onderzoekswerkzaamheden en ideeën vermelden waarnaar u in uw document hebt verwezen. Het is tijd voor een bibliografie.

Een bedrijfsrapport heeft misschien geen bibliografie nodig, maar een academisch artikel is nog niet af zonder. De bibliografie is een van de meest zorgvuldige taken in een academisch rapport. U moet al uw citaten op orde hebben voordat u gaat zitten om de bibliografie in te lijsten. Bepaal ook de citatiestijl (meestal MLA, APAof Chicago-stijl) volgens de richtlijnen van uw onderwerp.

Aarzel niet om hiervan te profiteren generators voor citatie en bibliografie van derden 5 automatische citatie-apps die het schrijven van bibliotheken eenvoudiger makenGratis online bibliografie- en citatietools ondersteunen elke vorm van schrijven. Deze apps besparen ook tijd met automatische citaten. Lees verder voor het samenstellen van deze sectie.

Maar Microsoft Word 2016 heeft een complete toolset om dit proces zo pijnloos mogelijk te maken. Ga dus naar het punt in het document waar u de bibliografie wilt plaatsen. Het is goed als je ten minste één citaat hebt om op te nemen, maar zelfs als je dat niet doet, kun je in Word 2016 een citaat voor tijdelijke aanduiding gebruiken en de bronnen later invullen.

Klik Referenties> Bibliografie.

Word biedt een paar bibliografische stijlen die alleen verschillen in hun kopnamen. Kies de juiste stijl en voeg vervolgens citaten in met de knop in de Citations & Bibliography-groep.

De bibliografie-tool bestaat uit een paar stappen. Kortheidshalve zal ik u naar het uitstekende leiden Help-pagina van Microsoft Office dat is een stapsgewijze handleiding.

Sommige academische papers zullen u dat vragen maak een geannoteerde bibliografie Een geannoteerde bibliografie maken in Microsoft WordEen geannoteerde bibliografie is een belangrijk onderdeel van elk onderzoeksdocument. Laten we eens kijken hoe we er een kunnen maken met behulp van Microsoft Word. Lees verder . Het is een meer uitgewerkte versie van een bibliografie met een lijst met citaten uit tijdschriften, boeken, artikelen en andere documenten, gevolgd door een korte paragraaf. De paragraaf is een beschrijving van de bron en hoe deze uw papier ondersteunt.

3. Kruisverwijzingen

U kunt een kruisverwijzing gebruiken om de lezer door een lang document te laten navigeren. Op elk punt in een document kunt u de lezer vertellen terug te verwijzen naar een kop, paginanummer, afbeelding, grafiek, voetnoot, eindnoot en alinea. Een kruisverwijzingslink is een handige manier om gerelateerde informatie met elkaar te verbinden. De lezer hoeft alleen maar op de link te klikken om naar dat informatiefragment te gaan.

Dit is hoe je begint:

1. Selecteer de plaats voor de kruisverwijzing en typ de tekst die de lezer erover vertelt. Bijvoorbeeld: "Raadpleeg grafiek 3 voor toekomstige trends."

2. Ga naar Invoegen> Kruisverwijzing.

3. In de Referentie type vak, klik op de vervolgkeuzelijst om te selecteren waarnaar u wilt linken.

4. De opties in de Referentie invoegen in drop-down zal veranderen volgens uw keuze hierboven.

5. In de Waarvoor veld, doorloop de keuzes en vertel Word de exacte informatie waarnaar moet worden gelinkt.

6. Controleer de Invoegen als hyperlinkvakje om de hyperlink te maken voor de informatie waarnaar wordt verwezen.

7. Klik op invoegen om de kruisverwijzing in het document op te nemen.

Weet je nog, onze vermelding van bijschriften? U kunt kruisverwijzingen maken naar vergelijkingen, figuren, grafieken en tabellen als u onderschriften hebt gebruikt.

Word kan geen kruisverwijzing maken voor iets dat niet bestaat. Word zal u op de hoogte stellen van deze fouten en ook de kruisverwijzingen automatisch bijwerken wanneer u het paginanummer of de tekst van het item waarnaar wordt verwezen, wijzigt.

Een professioneel rapport kan een eenzame klus zijn of u kunt de hulp van een team inschakelen om het eerste ontwerp voor te bereiden. De bescheiden Commentaar is een van de meest onderbenutte tools van een Word-document. Het wordt weergegeven als een rechthoekige gekleurde ballon in de marge of in het controlevenster.

U kunt opmerkingen gebruiken als kleine "stickies" of zelfnotities. Laat kleine aantekeningen voor jezelf in de marge terwijl je schrijft, bewerkt en reviseert je weg door een rapport of een manuscript. Wees creatief - voeg extra links toe naar andere bronnen, gebruik ze voor tips en verwijzingen, link naar verschillende delen van een document of stel een feedbacklink in voor uw lezers. En wanneer u klaar bent, kunt u eenvoudig verwijder alle opmerkingen in Word Hoe opmerkingen te verwijderen en alle wijzigingen in Word te accepterenAls u met bijdragers werkt, moet u weten hoe u opmerkingen in Word kunt verwijderen. Laten we eens kijken hoe u opmerkingen in een document kunt beheren. Lees verder .

Microsoft Word 2016 is ook een verbeterde samenwerkingstool. Opmerkingen spelen een grote rol bij het communiceren van feedback binnen een team. Dit is hoe het reactiesysteem werkt ...

1. Markeer de tekst waaraan u een opmerking wilt toevoegen of klik aan het einde van een tekstblok.

2. Ga naar Invoegen> Opmerking. Typ uw opmerking in het vak. De opmerkingen verschijnen in het opmaakgebied aan de rechterkant. De weergave Afdrukweergave is meestal de beste manier om de opmerkingen naast de tekst te zien.

3. Ga naar de Recensie tabblad en bekijk meer opties voor opmerkingen. Dit tabblad toont ook alle bedieningselementen voor wijzigingen en opmerkingen bijhouden in een samenwerkingsdocument. Gebruik de opmaakopties om de opmerkingen weer te geven of te verbergen. Bijvoorbeeld: Geen opmaak verbergt de opmerkingen en het opmaakgebied aan de rechterkant.

Voltooi uw rapport

Zodra het grootste deel van uw rapport is voltooid en opgeslagen, is het tijd om uw rapport af te ronden. Als ik zeg 'voltooien', bedoel ik niet het proeflezen. Dat zou ook moeten gebeuren. Nu moet u de beveiligingsmaatregelen nemen om het rapport te beschermen tegen ongeautoriseerde wijzigingen en plagiaat.

Deze beveiligingsmaatregelen geven een extra authenticiteitsniveau aan uw elektronische bestand voordat u het deelt.

Deze sectie heeft betrekking op:

• handtekeningen
• Watermerken invoegen
• Maak het document 'alleen lezen'
• Bescherm uw document met een wachtwoord
• Druk uw document af naar PDF

1. handtekeningen

U kunt een teksthandtekening toevoegen voor een persoonlijk tintje aan het rapport. Maar een eenvoudige teksthandtekening heeft geen authenticatie nodig. Een digitale handtekening is de betere manier om uw document tegen onbevoegde toegang te beschermen. EEN digitale handtekening Is uw elektronische handtekening wereldwijd legaal?Zijn elektronische handtekeningen wereldwijd geldig en legaal? Hebben ze meer de voorkeur boven de handgeschreven handtekening met inkt in een papierloze wereld? We kijken naar wat de wet wereldwijd zegt. Lees verder bevestigt dat het document van de ondertekenaar afkomstig is en op geen enkele manier is geknoeid.

Laten we een handtekeningregel maken in Microsoft Word 2016.

Plaats uw cursor in het document op de plaats waar u een handtekeningregel wilt maken.

1. Ga naar invoegen > Tekstgroep > Lijn voor de handtekening en klik Microsoft Office-handtekeninglijn.

2. De Handtekening instellen dialoogvenster wordt weergegeven. Vul de velden in zoals aangegeven. Als u het document naar iemand anders verzendt voor ondertekening, voegt u instructies voor de ondertekenaar toe in het daarvoor bestemde veld (Instructies aan de ondertekenaar). De ondertekenaar kan ook het doel van de ondertekening toevoegen als de Laat de ondertekenaar opmerkingen toevoegen in het dialoogvenster Ondertekenen is nagekeken.

3. Klik op OK en het document toont nu een tijdelijke aanduiding voor de handtekening.

Voer een handtekening in:

Wanneer u een document met een digitale handtekening moet ondertekenen, gaat u naar de handtekeningregel en klikt u erop met de rechtermuisknop.

U wordt gevraagd om te ondertekenen met een digitale id. Als u er geen heeft, zal Microsoft u vertellen er een te kopen van een handtekening servicepartner.

Als u geen digitale ID heeft, kunt u dat gewoon doen voeg een tekstuele weergave van een handtekeningregel in. U kunt een geschreven handtekening of een afbeelding gebruiken waarvoor geen authenticatie vereist is.

2. Watermerken invoegen

Een Microsoft Word-watermerk is een "nep" maar nog steeds nuttige visuele indicator voor de status van het document. U kunt bijvoorbeeld een watermerk met de tekst 'Concepten' gebruiken om het te onderscheiden van de definitieve versie van het document. Of gebruik het watermerk om aan te geven dat het document "Auteursrechtelijk beschermd" of "Vertrouwelijk" is.

Het "Draft" -teken komt het meest voor. Maar Microsoft Word biedt u verschillende andere watermerken om uit te kiezen.

1. Ga naar Ontwerp > Pagina achtergrond en kies Watermerk. De knop Watermerk wordt alleen ingeschakeld in de afdrukweergave.

2. U kunt een afbeelding of een tekstwatermerk kiezen in de galerij. Zowel horizontale als diagonale versies zijn beschikbaar. Het dialoogvenster geeft u alle aanpassingsopties voor het uiteindelijke uiterlijk van het watermerk. Probeer verschillende lettertypen, lay-outs, grootten en kleuren.

3. U kunt uw eigen tekst in het veld Tekst typen om uw aangepaste watermerk te maken.

4. Kiezen OK om het watermerk op uw document toe te passen. Word past het watermerk automatisch toe op elke pagina behalve de titelpagina.

3. Maak documenten "Alleen-lezen"

Een professioneel rapport hoeft naar zijn aard niet te worden bewerkt door de lezers. Het document converteren naar een PDF is een manier. Maar u kunt ook nog een paar beperkingen toepassen in Microsoft Word en onbedoelde wijzigingen of weglatingen voorkomen.

Er zijn drie manieren om een ​​document te beschermen.

Eerst - Maak uw document "alleen lezen".

Dit zorgt ervoor dat uw document alleen kan worden gelezen of gekopieerd. Het voorkomt dat iemand het bestand kopieert en wijzigingen aanbrengt in de kopie.

1. Ga naar de het dossier tabblad> info > Document beveiligen > Markeren als definitief.

2. Wanneer lezers een document openen, vraagt ​​een balk bovenaan de lezer om dit document als alleen-lezen te behandelen. Maar ze kunnen op "Toch bewerken" klikken om het document in de bewerkingsmodus te openen.

Ten tweede - Bescherm uw document met een wachtwoord.

Bescherm uw document tegen ongewenste bewerkingen met een wachtwoordbarrière.

1. Onder Document beveiligen, Kiezen Versleutel met wachtwoord. Typ een wachtwoord en klik OK.

2. In de bevestig wachtwoord Typ het wachtwoord opnieuw en klik vervolgens op OK. Het document wordt geopend waarbij de lezer om een ​​wachtwoord wordt gevraagd.

Microsoft gebruikt de AES (Advanced Encryption Standard), 128-bit sleutellengte, SHA1 (een cryptografisch hashing-algoritme dat genereert een bijna unieke 160-bits sleutel om de platte tekst te vervangen) en CBC (codering blokketening) om een ​​hacker een welverdiende te geven hoofdpijn.

Derde - Beperkte bewerking.

Deze besturingsfunctie helpt u als auteur om te bepalen welke delen van het document anderen kunnen bewerken en welke worden geblokkeerd. Zie het als de uitsmijter die de VIP's binnenlaat maar anders de deur blokkeert voor het gewone volk.

1. Ga naar Recensie > Beperk bewerking.

2. Onder Beperkingen bewerken, controleren Sta alleen dit type bewerking toe in het documenten zorg ervoor dat in de lijst staat Geen wijzigingen (alleen lezen).

Geen wijzigingen (alleen lezen) is het standaardbeperkingstype. Voor een ander beperkingsniveau voor het document klikt u op het menu en selecteert u Bijgehouden wijzigingen, Opmerkingen of Formulieren invullen.

3. Om sommige secties van de bewerkingsblokkade te bevrijden, selecteert u de secties die u zonder beperkingen wilt bewerken. Klik op om meer dan één gebied te selecteren CTRL terwijl u het gebied selecteert met de muis.

4. Je kunt controleren Iedereen onder Uitzonderingen (optioneel) in het paneel Bewerken beperken. Of klik op Meer gebruikers... en staan ​​alleen specifieke gebruikers toe de secties te wijzigen. De toegestane gebieden worden gemarkeerd met vierkante haken.

5. Klik Ja, start het afdwingen van bescherming.

Typ nu een uniek wachtwoord in het vak dat wordt geopend. Je moet het opnieuw typen om het te bevestigen.

Het wachtwoord is optioneel. Maar het zorgt ervoor dat niemand gewoon kan klikken Stop bescherming en bewerk het document. Als je nog steeds paranoïde bent, ga je gang en codeer uw Microsoft Word-document Hoe wachtwoordbeveiliging en codering van uw Microsoft Office-bestandenZou u het erg vinden als iemand door uw OneNote-laptops heeft gekeken of toegang heeft gehad tot uw Word-documenten? Als uw antwoord ja is, laten we u zien hoe u uw Office-bestanden kunt beschermen. Lees verder zoals we deden in het tweede proces hierboven.

4. Druk uw rapport af naar PDF

Het Portable Document Format heeft vele voordelen. Niet in de laatste plaats is de platformonafhankelijke compatibiliteit op alle computers. Uw document is klaar en nu moet u het delen of verzenden om te worden afgedrukt. Veel professionele rapporten - bijvoorbeeld een juridisch document - moeten het formaat behouden zoals bedoeld.

Bewaar of converteer een kopie naar PDF. Microsoft Word 2016 heeft geen add-ins van derden nodig.

Ga naar het dossier > Exporteren > Maak PDF / XPS.

Vergeet niet dat uw Word-document gevoelige informatie kan bevatten die u niet in de PDF wilt opnemen. Verwijder het voordat u naar PDF publiceert. In de Publiceer als PDF of XPS venster, kies opties. Selecteer vervolgens Document en duidelijk Document eigenschappen. Stel eventueel andere opties in en kies OK.

Blader naar waar u het bestand wilt opslaan en klik op Publiceren.

De volgende stap…

U bent dicht bij de finish. Het rapport is klaar om te worden overhandigd aan uw lezers. Maar er is nog een laatste taak over.

Sla de pagina's om en zorg ervoor (opnieuw) dat uw rapport leesvriendelijk is. Benader het met het oog van de lezer. Heb je je gedachten georganiseerd en overtuigend geschreven? Loopt de informatie goed samen met de grafieken en illustraties? Kunnen ze erdoorheen bladeren en de informatie snel vinden? Is de tekst leesbaar? Gebruik de leesbaarheidsscore om het leesbaarheidsniveau van uw documenten als laatste stap te meten.

Je hebt misschien ook gemerkt dat we sommige aspecten van Microsoft Word niet hebben behandeld. Bijvoorbeeld, Microsoft Word-tabellen 8 Tips voor het formatteren van perfecte tabellen in Microsoft WordMicrosoft Word-tabellen zijn essentiële opmaakhulpmiddelen. Ontdek hoe u een tafel kunt maken en deze perfect kunt opmaken met deze eenvoudige tips. Lees verder zijn een belangrijk hulpmiddel voor gegevensweergave. Of de kracht van lijsten Lijsten opmaken en beheren in Microsoft WordHet maakt niet uit hoeveel opsommingstekens of genummerde lijsten u tot nu toe in uw leven met Microsoft Word hebt gemaakt, ik wed dat u iets nieuws leert uit deze gids! Of hebben we iets gemist? Lees verder in informatiebeheer.

Microsoft Word is meer dan een kwart eeuw oud en zit boordevol kleine functies. Bij MakeUseOf hebben we alle hoeken en gaten van dit beest behandeld. Gebruik onze bronnen dus om gratis meer over deze software te leren. Elk nieuwe functie van Microsoft Word 10 verborgen functies van Microsoft Word die uw leven gemakkelijker makenMicrosoft Word zou niet de tool zijn die het is zonder zijn productieve functies. Hier zijn verschillende functies die u elke dag kunnen helpen. Lees verder geleerd zal je leven gemakkelijker maken.

Maak uw rapport zichtbaar

Zoals auteur Nathaniel Hawthorne zei:

Gemakkelijk lezen is verdomd moeilijk schrijven

Geldt dit ook niet voor professioneel schrijven van rapporten? Immers, als iemand een keuze krijgt, wil hij deze misschien niet lezen. Een zakelijk rapport schrijven en gebruiken om te communiceren zijn twee verschillende dingen. Microsoft Word is slechts een hulpmiddel - het is jouw taak om te engageren.

Bekijk enkele alternatieven de beste online tekstverwerkers De 8 beste gratis online tekstverwerkersOnline tekstverwerkers zijn er in alle soorten en maten. Gebruik deze selecties om het schrijfgereedschap te kiezen dat het beste bij u past. Lees verder . En kijk voor meer hulp bij professioneel schrijven hoe je je kunt verontschuldigen in een e-mail en het meent De kunst van de verontschuldiging: sorry zeggen met een e-mail (en meen het)Goed je excuses aanbieden is niet eenvoudig. U kunt zich als volgt professioneel in een e-mail verontschuldigen, zodat u uw fouten kunt rechtzetten. Lees verder .

Wat zijn de best practices voor het schrijven van professionele bedrijfsrapporten? Vertel het ons in de comments.