Soms raakt uw Excel-spreadsheet bij u weg en merkt u misschien dat deze goed moet worden opgeruimd. Een veelvoorkomend probleem is het tegenkomen van dubbele informatie in meerdere cellen of rijen. Hier zijn enkele eenvoudige manieren om dubbele gegevens in Excel te vinden en te verwijderen om het probleem op te lossen.
Dubbele waarden zoeken in Excel
Het is een goede gewoonte om dubbele waarden in Excel te zoeken en te markeren voordat u ze verwijdert. Als u de waarden permanent verwijdert, worden ze uit het Excel-werkblad verwijderd, dus als u ze eerst markeert, krijgt u de mogelijkheid om de duplicaten te bekijken en ervoor te zorgen dat u ze niet nodig hebt.
In ons voorbeeld gebruiken we de volgende spreadsheet:
Onze fictieve gebruiker volgt alle vulpennen die ze heeft geïnkt. De spreadsheet bevat informatie over de pen en de kleur van de inkt die momenteel in de pen zit. Maar ze vermoedt dat ze per ongeluk meer dan eens een van haar pennen heeft ingevoerd.
De eenvoudigste manier om dubbele waarden te identificeren, is door voorwaardelijke opmaak te gebruiken. Volg deze stappen om dubbele waarden te markeren met voorwaardelijke opmaak:
- Selecteer de cellen die u op duplicaten wilt controleren.
- Onder de Huis tab, klik op Conditionele opmaak in de Stijlen groep.
- Selecteer Markeer celregels> dubbele waarden.
- Er verschijnt een pop-upvenster waarin u een stijlopmaak voor de dubbele cellen kunt kiezen.
- Als u klaar bent, klikt u op OK.
Deze methode markeert de duplicaten in elke kolom of rij. Zoals u hieronder kunt zien, wordt elk bedrijf, elk model of elke inktkleur die meer dan eens wordt vermeld, gemarkeerd weergegeven.
Voor dit voorbeeld moeten we naar de kolom Model kijken om dubbele pennen te vinden. We hebben twee Student-, 41- en Preppy-pennen. De 41's hebben verschillende inkten, dus het zijn waarschijnlijk verschillende pennen. Maar de Student- en de Preppy-pennen kunnen duplicaten zijn.
Zoals u kunt zien, is deze methode niet ideaal.
Het vindt elke dubbele cel, maar in dit geval zijn we alleen geïnteresseerd in het vinden van dubbele rijen. U kunt met dezelfde inkt veel verschillende pennen van hetzelfde bedrijf hebben. Maar het is minder waarschijnlijk dat u meer dan één pen heeft met hetzelfde bedrijf, hetzelfde model en dezelfde inktkleur.
Verwant: Formatteer automatisch gegevens in Excel-spreadsheets met voorwaardelijke opmaak
Met de voorwaardelijke opmaakfunctie van Excel kunt u afzonderlijke cellen in een Excel-spreadsheet opmaken op basis van hun waarde. We laten u zien hoe u dit kunt gebruiken voor verschillende dagelijkse taken.
Hoe dubbele rijen in Excel te markeren met een aangepaste formule
Met Excel kunt u aangepaste voorwaardelijke opmaak maken met formules. We kunnen deze methode gebruiken om dubbele rijen te identificeren. Het selecteren van deze optie is vergelijkbaar met hoe we de dubbele waarden hierboven hebben geselecteerd, behalve in plaats van te selecteren Markeer celregels, selecteer Nieuwe regel in plaats daarvan.
Dit roept een pop-upmenu op. Stel de Stijl naar Klassiek, open vervolgens het volgende vervolgkeuzemenu en kies Gebruik een formule om te bepalen welke cellen moeten worden opgemaakt.
De formule die we willen invoeren is:
AANTAL.ALS ($ A $ 2: $ A $ 14, $ A2, $ B $ 2: $ B $ 14, $ B2, $ C $ 2: $ C $ 14, $ C2)> 1Laten we deze formule eens nader bekijken.
Formules voor voorwaardelijke opmaak moeten een antwoord retourneren dat waar of onwaar is. Als het antwoord waar is, wordt de opmaak toegepast. Deze vergelijking is waar als er meer dan één rij met dezelfde informatie wordt geteld.
Om de rijen op duplicaten te controleren, selecteert de formule eerst een kolom ($ A $ 2: $ A $ 14). We gebruiken de absolute locatie omdat we willen dat iedereen hetzelfde celbereik gebruikt bij het evalueren van rijen op duplicaten.
De volgende variabele is het doel dat we controleren op een dubbele waarde ($ A2). Deze keer wordt de absolute locatie gebruikt voor de kolom, maar niet de rij. Hierdoor kan onze formule elke rij stapsgewijs controleren.
We herhalen dit voor elke kolom in de rij.
Vergeet niet om een opmaakstijl te kiezen nadat u de formule heeft ingevoerd. De standaardinstelling is geen stijl. Dus zelfs als u alles goed doet, zult u de resultaten niet zien als u die stap vergeet.
Naderhand zag onze tafel er als volgt uit:
Deze methode markeert alleen de volledige rijen die duplicaten zijn. Zodra u alle duplicaten in uw Excel-spreadsheet heeft gevonden, kunt u beslissen of ze moeten worden verwijderd.
Hoe duplicaten in Excel te verwijderen
Duplicaten verwijderen is eenvoudig in Excel. Onder de Gegevens tabblad, in het Gegevenshulpmiddelen groep, vindt u een optie om Verwijder duplicaten. Deze tool is erg handig omdat u hiermee kunt selecteren welke kolommen u wilt controleren.
Om deze tool te gebruiken, selecteert u uw gegevens en klikt u vervolgens op Verwijder duplicaten.
Wanneer u dit doet, verschijnt er een pop-up waarin u kunt kiezen welke kolommen u wilt controleren op duplicaten. als jij Selecteer alles kolommen, verwijdert het alleen dubbele rijen.
U hoeft echter niet alle kolommen te kiezen. Als ik bijvoorbeeld wil weten welke inkten er momenteel in de pennen zitten, zou je kunnen selecteren Inkt kleur en verwijder dubbele kleuren. Hierdoor blijft de eerste pen die een nieuwe kleur gebruikt, over en worden alle volgende vermeldingen verwijderd.
Als u de tool Duplicaten verwijderen van Excel gebruikt, worden de dubbele vermeldingen automatisch verwijderd.
Verwant: Hoe u lege rijen in Excel op de gemakkelijke manier kunt verwijderen
Als u alleen dubbele vermeldingen tijdelijk wilt verwijderen, maar niet wilt verwijderen, wilt u misschien uw gegevens filteren.
Hoe duplicaten in Excel eruit te filteren
Met filters kunt u bepalen hoeveel van uw gegevens worden weergegeven, zonder daadwerkelijk een van de waarden te verwijderen. U vindt de filteropties onder de Gegevens tabblad in het Sorteren en filteren groep.
Er zijn veel verschillende manieren om gegevens in Excel te filteren. Het onderstaande voorbeeld laat alleen zien hoe u dubbele waarden eruit filtert:
- Selecteer de gegevens waar u doorheen wilt filteren.
- Klik Geavanceerd in de Sorteren en filteren Groep.
- Schakel in de pop-up de optie in om weer te geven Alleen unieke records.
- Klik OK.
Door deze gegevens te filteren, verbergt Excel dubbele rijen. Dus in ons voorbeeld waren de dubbele Student- en Preppy-pennen verborgen.
Maar de dubbele gegevens zijn niet verdwenen, ze zijn gewoon aan het zicht onttrokken. Dit is de reden waarom onze tabel nog steeds is opgemaakt volgens de regel die we eerder hebben gemaakt, ondanks dat er geen dubbele pennen verschijnen.
Als u langs de rijnummers kijkt, kunt u in feite zien waar de twee rijen verborgen zijn. De rijen springen van zeven naar negen en springen weer tussen 12 en 14. De gegevens zijn niet weg, ze zijn gewoon uit het zicht verdwenen.
Herzien hoe u duplicaten kunt verwijderen
De eerste stap bij het opschonen van uw gegevens is het identificeren van duplicaten. Als u duplicaten verwijdert in Excel, worden de gegevens permanent verwijderd. Als u ze markeert, krijgt u de gelegenheid om eerst de duplicaten te beoordelen. En als u geïnteresseerd bent in dubbele rijen, moet u formules voor voorwaardelijke opmaak gebruiken om ze te vinden.
En tot slot, als u uw dubbele gegevens niet wilt verwijderen, overweeg dan om in plaats daarvan een filter te gebruiken. Dit verbergt ze uit het zicht zonder daadwerkelijk dubbele gegevens uit Excel te verwijderen.
Maak uw Excel-tabellen beter leesbaar door met deze technieken elke rij in verschillende kleuren te markeren.
- Productiviteit
- Werkblad
- Microsoft Excel
- Gegevensanalyse
J. Seaton is een wetenschapsjournalist die gespecialiseerd is in het opsplitsen van complexe onderwerpen. Ze is gepromoveerd aan de Universiteit van Saskatchewan; haar onderzoek was gericht op het gebruik van game-based learning om de betrokkenheid van studenten online te vergroten. Als ze niet aan het werk is, zul je haar zien lezen, videogames spelen of tuinieren.
Abonneer op onze nieuwsbrief
Word lid van onze nieuwsbrief voor technische tips, recensies, gratis e-boeken en exclusieve deals!
Nog een stap…!
Bevestig uw e-mailadres in de e-mail die we u zojuist hebben gestuurd.
